SFTP – Instrukcje dotyczące plików HR

SPIS TREŚCI

• SFTP – Instrukcje dotyczące plików HR
  • Wprowadzenie
  • Architektura i przebieg procesu
  • Instrukcje
    • Zasady przetwarzania plików HR Feed
    • Format pliku i zasady nazewnictwa
    • Częstotliwość i harmonogram
  • Format pliku HR

Wprowadzenie

Ogólne informacje i wytyczne dotyczące SFTP znajdziesz w sekcji SFTP – Instrukcje konfiguracyjne.

Aby użytkownicy Spotnana (podróżujący, osoby rezerwujące, zatwierdzający itp.) mogli korzystać z systemu rezerwacji Spotnana Online Booking Tool (OBT), muszą mieć założone profile w tym narzędziu. Aktualność tych profili jest kluczowa, by zapewnić właściwy dostęp do systemu – nowi pracownicy otrzymują uprawnienia, a odchodzącym dostęp jest odbierany. Aktualizacje te odbywają się poprzez tworzenie, edycję lub usuwanie rekordów. Spotnana wykorzystuje również dane HR, takie jak struktura raportowania czy podmioty prawne, do definiowania polityk, zasad zatwierdzania oraz ustawień związanych z podróżami i płatnościami.

Abyśmy mogli pracować na aktualnych danych, przesyłasz plik HR w formacie CSV na serwer Spotnana. Możesz ustawić dowolną częstotliwość tych przesyłek – plik zostanie przetworzony natychmiast po otrzymaniu. 

Uwaga: Spotnana umożliwia także bezpośrednią integrację z popularnymi systemami HR, takimi jak Bamboo HR, ADP Workforce Now czy Workday. 

Architektura i przebieg procesu

Poniższy schemat pokazuje, jak kilku klientów przesyła dane HR do Spotnana za pomocą SFTP. 

Instrukcje

W tej części znajdziesz praktyczne wskazówki, które pomogą Ci prawidłowo przesłać plik.

Zasady przetwarzania plików HR Feed

Głównym polem służącym do identyfikacji użytkownika jest Employee ID. 

Uwaga: W niektórych przypadkach Spotnana może wykorzystać Business Email jako identyfikator pracownika. Należy jednak pamiętać o pewnych ograniczeniach – jeśli adres e-mail pracownika się zmieni (np. w wyniku zmiany nazwiska czy domeny), system Spotnana dezaktywuje pierwotne konto i utworzy nowe dla tej osoby. 

Zasady przetwarzania pliku CSV są następujące:

• Jeśli w kolumnie ACTION dla danego wiersza ustawiono wartość CREATE i pole Employee ID lub Business Email nie istnieje jeszcze w bazie Spotnana, zostanie utworzony nowy profil użytkownika.

• Jeśli w kolumnie ACTION dla danego wiersza ustawiono wartość UPDATE i pole Employee ID lub Business Email odpowiada istniejącemu wpisowi w bazie Spotnana, profil użytkownika zostanie zaktualizowany na podstawie nowych danych z pliku. 

  • Uwaga: Jeśli w poprzednich przesłanych plikach profil użytkownika zawierał pola opcjonalne, a w kolejnej aktualizacji tych pól zabraknie, zostaną one usunięte z profilu.

• Jeśli w kolumnie ACTION dla danego wiersza ustawiono wartość DELETE i pole Employee ID lub Business Email odpowiada istniejącemu wpisowi w bazie Spotnana, profil użytkownika zostanie dezaktywowany. Jeśli nie znajdziemy odpowiedniego wpisu na podstawie Employee ID lub Business Email, ten wiersz zostanie pominięty i nie zostaną podjęte żadne działania. 

Uwaga: Każdy nowo utworzony profil użytkownika musi być powiązany z istniejącym już w Spotnana podmiotem prawnym. Podmioty prawne muszą być założone w systemie przed przesłaniem profili użytkowników. Biura są opcjonalne, ale jeśli plik CSV zawiera odniesienie do biura, musi ono być już dodane w systemie Spotnana. 

Format pliku i zasady nazewnictwa

Nazwa pliku HR w formacie .CSV powinna wyglądać następująco:

hr_feed.*.csv

Gwiazdka * oznacza dowolny ciąg znaków, który możesz dodać do nazwy. Pamiętaj, aby kropka po „feed” oraz przed „csv” była obecna. Wielkość liter w nazwie pliku nie ma znaczenia. Zalecamy dodanie daty i godziny do nazwy pliku, co ułatwi późniejsze rozwiązywanie ewentualnych problemów. Przykład:

hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv

Plik HR w formacie .CSV musi mieć określoną strukturę. Nazwy kolumn muszą dokładnie odpowiadać wymaganemu formatowi (szczegóły znajdziesz w sekcji Format pliku HR poniżej). Więcej informacji o formatowaniu pliku znajdziesz w Aneksie 1.

Wymagamy także spełnienia określonych zasad walidacji danych (szczegóły w sekcji Format pliku HR poniżej). 

Częstotliwość i harmonogram

Ogólne informacje o częstotliwości i harmonogramie znajdziesz w sekcji Częstotliwość i harmonogram w dokumencie SFTP – Instrukcje konfiguracyjne.

Zalecamy przesyłać plik co najmniej raz dziennie – dzięki temu Spotnana będzie na bieżąco informowana o wszelkich zmianach, takich jak dodania, aktualizacje czy usunięcia pracowników. Jeśli będziesz stosować się do tej praktyki: 

• nowi pracownicy otrzymają profil w Spotnana w dniu rozpoczęcia pracy i będą mogli od razu rezerwować podróże. Warunkiem jest, aby ich dane znalazły się w przesłanym pliku w dniu rozpoczęcia pracy.

• pracownicy odchodzący będą mieli odebrany dostęp ostatniego dnia pracy. Warunkiem jest usunięcie ich danych z pliku przesyłanego w dniu zakończenia pracy. 

Format pliku HR

Poniższe informacje pomogą Ci przygotować i sprawdzić poprawność danych w przesyłanym pliku HR.

Uwaga: Przed rozpoczęciem przesyłania plików musisz przekazać Spotnana swój publiczny klucz SSH oraz poczekać, aż zostanie dla Ciebie skonfigurowany folder SFTP.