Boeking als gast – Overzicht

Gemaakt door Ashish Chaudhary, Gewijzigd op Za, 4 Okt om 2:55 PM op Ashish Chaudhary

Gastenboekingen - Overzicht

Met de Spotnana Online Boekingsmodule kunt u vluchten, hotels, huurauto’s en in sommige gevallen ook treinreizen boeken voor gasten die geen medewerker van uw organisatie zijn. Dit kunnen bijvoorbeeld sollicitanten, externe krachten of andere niet-medewerkers zijn waarvoor u een reis moet regelen. U kunt ervoor kiezen om voor deze gasten een profiel aan te maken in de Online Boekingsmodule, maar u kunt ook reizen boeken zonder een profiel aan te maken. In de onderstaande tabel ziet u wat de verschillen zijn tussen beide opties, inclusief de voordelen en beperkingen. Zo kunt u eenvoudig bepalen wanneer het zinvol is om een profiel voor uw gast aan te maken.

ONDERWERP	VOOR GASTENBOEKINGEN MET PROFIEL	VOOR GASTENBOEKINGEN ZONDER PROFIEL
Wanneer toegestaan/hoe in te schakelen	Altijd toegestaan, zolang er een profiel voor de gast is aangemaakt.	De beheerder van het bedrijf moet de instelling Medewerker toestaan om voor gast te boeken activeren (te vinden onder Algemeen in de Programma instellingen). Zodra dit is ingeschakeld, kan elke medewerker binnen het bedrijf reizen boeken voor gasten.
Profiel/beleid	Het gastprofiel moet eerst worden aangemaakt en gekoppeld aan een bedrijfsbeleid voordat er reizen geboekt kunnen worden. Alle boekingen voor deze gast vallen dan onder het bijbehorende reisbeleid. Het aangemaakte gastprofiel kan ook voor toekomstige boekingen opnieuw worden gebruikt.	Er is geen gastprofiel nodig. Het ‘standaard’ reisbeleid van het bedrijf van degene die de boeking doet, wordt toegepast.
Wie kan boeken	Alleen een beheerder van het bedrijf of een Spotnana-medewerker kan de reis boeken. Ook het aanmaken van een profiel kan alleen door een beheerder of Spotnana-medewerker.	Iedereen met toegang tot de Online Boekingsmodule kan reizen boeken voor gasten zonder profiel (mits deze mogelijkheid door de beheerder is ingeschakeld).
Juridische entiteit	Het gastprofiel moet gekoppeld zijn aan een juridische entiteit binnen uw organisatie.	De gast wordt automatisch gekoppeld aan de juridische entiteit van degene die de boeking uitvoert.
Contact e-mail en boekingsbevestigingen	Het gastprofiel moet een e-mailadres bevatten. Dit adres mag niet van het domein van uw bedrijf zijn (bijvoorbeeld gmail.com, yahoo.com, hotmail.com). De gast ontvangt de bevestiging van de boeking op dit e-mailadres.	De contactgegevens, waaronder het e-mailadres, worden tijdens het afronden van de boeking ingevuld door degene die de reis boekt. De gast ontvangt de bevestiging op dit e-mailadres. Degene die de boeking doet, ontvangt ook een bevestiging (tenzij de boeking via het profiel van een andere gebruiker is gemaakt).
Betaling	Degene die de boeking uitvoert, moet een geldige betaalmethode voor de gast selecteren of toevoegen. Dit hoeft alleen bij het eerste gebruik van het profiel.	Degene die de boeking uitvoert, betaalt met de betaalmethoden die voor hem of haar beschikbaar zijn. Alle betaalopties die voor de boeker gelden, zijn toegestaan.
Duty of Care/Analyses	De boeking wordt in de Duty of Care- en analyserapporten weergegeven als “Gast (Profiel)”.	De boeking wordt in de Duty of Care- en analyserapporten weergegeven als “Gast (Geen Profiel)”.
Inloggen op Online Boekingsmodule	De gast kan niet inloggen op de Online Boekingsmodule en ontvangt ook geen uitnodiging per e-mail om in te loggen.	De gast kan niet inloggen op de Online Boekingsmodule en ontvangt ook geen uitnodiging per e-mail om in te loggen.
Zichtbaarheid op de pagina 'Reizen'	De gast heeft een eigen Reizen pagina. Degene die de boeking doet, kan alle reizen van deze gast bekijken.	Alle reizen voor deze gast verschijnen op de Reizen pagina van degene die de boeking uitvoert.
Privéreizen	Niet gebruiken voor privéreizen.	Niet gebruiken voor privéreizen.
Treinboekingen	Toegestaan	Niet toegestaan

Rapportage

Om inzicht te krijgen in boekingen voor gastreizigers zonder profiel, is er een nieuwe Persoonstype filteroptie, Gast – Geen Profieltoegevoegd aan de analyserapporten van Spotnana. Door deze filter te selecteren, kunnen beheerders specifiek de boekingen voor gasten zonder profiel opvragen. Daarnaast zijn er twee nieuwe kolommen toegevoegd: Naam host en E-mail host. Hiermee ziet u welke medewerker de boeking voor elke gast heeft gemaakt.