הגדרת חיבור ישיר בין Outlook להזמנות נסיעה

באמצעות Spotnana ניתן להגדיר שהמערכת תוסיף באופן אוטומטי תזכורות בלוח השנה של Outlook עבור כל הזמנה שתבצעו בפלטפורמה. כך הנוסעים שלכם יוכלו לראות בקלות את כל הנסיעות הקרובות, הנוכחיות והקודמות שלהם ישירות בלוח השנה ב-Outlook, בלי צורך לייבא קובץ ICS (קובץ לוח שנה). 

אם לא תפעילו את האפשרות הזו, Spotnana תמשיך לצרף קבצי ICS לכל הודעות המייל של מסלולי הנסיעה. הנוסעים יוכלו לייבא את הקבצים הללו ולסנכרן את ההזמנות עם לוח השנה שלהם. שימו לב שכל שינוי בהזמנה ייצור קובץ ICS חדש, שיידרש לייבא שוב ללוח השנה.

הפעלת סנכרון אוטומטי עם לוח השנה של Outlook

כדי להפעיל סנכרון אוטומטי של הזמנות Spotnana עם Outlook לכל הנוסעים בארגון, יש לבצע את השלבים הבאים:

1. פנו למנהל Microsoft Entra (במחלקת ה-IT שלכם) ובקשו ממנו לאשר את Spotnana Outlook Integration האפליקציה. כדי שיוכל לעשות זאת, עליכם להעביר למנהל את קישור ההגדרה של לוח השנה ב-Outlook . כדי לשלוח את הקישור: 

   • התחברו ל- Online Booking Tool (OBT).  

   • בחרו ב- חברה מתוך תפריט ה- תוכנית . 

   • לאחר מכן בחרו ב- אינטגרציות מתוך תפריט ה- הגדרות שנמצא בצד ימין. עמוד האינטגרציות יוצג בפניכם. 

   • בחרו בלשונית לוח שנה . 

   • לחצו על ניהול בשורה של אינטגרציית לוח השנה של Outlook . יופיע חלון הגדרות אינטגרציית לוח השנה של Outlook . 

   • העתיקו את כתובת ה-URL שמופיעה בשדה "השתמשו בקישור שלמטה כדי לאשר גישה" (כפי שמוצג בתמונה) והעבירו אותה למנהל Microsoft Entra שלכם. 
     
     לתשומת לבכם: כתובת URL זו תאפשר למנהל Microsoft Entra לאשר את Spotnana Outlook Integration האפליקציה. חשוב לבקש מהמנהל לבחור באפשרות "הסכמה בשם הארגון שלכם" . 

2. לאחר מכן, מנהל Microsoft Entra ישתמש בקישור שהעברתם לו כדי לאשר את Spotnana Outlook Integration האפליקציה. עליו לוודא שבחר באפשרות "הסכמה בשם הארגון שלכם" וללחוץ על אישור. 

3. לאחר שמנהל Microsoft Entra יאשר שהשלב בוצע, יש להמשיך כך: 

   • גשו שוב לאותו עמוד ב-OBT שבו השתמשתם בשלב הראשון.

   • כאשר יופיע חלון אינטגרציית לוח השנה של Outlook , בחרו באפשרות חיבור לוח שנה של Outlook. 
     
     פעולה זו מאמתת שהאפליקציה Spotnana Outlook Integration אושרה על ידי מנהל Microsoft Entra ומחברת את מערכת Spotnana אל לוח השנה האישי שלכם ב-Outlook. Outlook calendar. 

4. לאחר מכן, מאותו חלון אינטגרציית לוח השנה של Outlook , הפעילו את אפשרות סנכרון לוח שנה .
   
   כך תאפשרו את סנכרון לוח השנה לכל הנוסעים בארגון. 

5. לאחר שכל השלבים בוצעו, אפשרות חיבור לוח שנה של Outlook תופיע בדף הבית של Spotnana לכל הנוסעים בחברה. יש להנחות את הנוסעים להפעיל אפשרות זו. 
   
   לאחר מכן, כל משתמש יתחבר אוטומטית לחשבון Microsoft Outlook שלו, ויווצר עבורו אסימון ייחודי שמאפשר עדכון לוח השנה. לאחר שכל המשתמשים השלימו שלב זה, ההגדרה הסתיימה.
   לתשומת לבכם: אם נוסע סגר בטעות את ההודעה, הוא עדיין יכול להפעיל את האפשרות דרך דף פרופיל (הפרופיל שלי בתפריט תחת האייקון עם שמו) ולבחור ב- האפליקציות המחוברות שלך מהתפריט בצד ימין. לאחר מכן, עליו לבחור ב- חיבור לוח שנה של Outlook מתוך אריח Outlook . 

אם נוסע לא התחבר ל-OBT במשך 90 יום, האסימון של לוח השנה ב-Microsoft Outlook יפוג. מדובר בהגדרה של Microsoft, ואין ל-Spotnana שליטה על כך. במקרה כזה, הנוסע יכול לאשר מחדש את האסימון על ידי לחיצה על חיבור לוח שנה של Outlook בדף הבית של OBT. אם הנוסע לא יחדש את האסימון לאחר שפג תוקפו, Spotnana תחזור לצרף קבצי ICS להודעות המייל של מסלולי הנסיעה.