Août 2024 – Notes de version

Voici les améliorations récentes apportées à la plateforme Travel-as-a-Service de Spotnana. Les fonctionnalités sont regroupées par catégorie fonctionnelle (Contenu, Libre-service, etc.).

Contenu

Train : Nouveau contenu ferroviaire européen

Nous proposons maintenant du contenu ferroviaire pour Iryo, le deuxième plus grand transporteur ferroviaire en Espagne, disponible sur la plateforme Spotnana. Ceci s’ajoute au contenu Renfe (la compagnie ferroviaire nationale espagnole) déjà pris en charge sur notre plateforme. Les voyageurs peuvent réserver des billets en classe standard ou première, et ont également la possibilité d’annuler leur réservation. 

Expérience de voyage

Avion : Paiement partagé pour les services additionnels

La nouvelle fonctionnalité de paiements partagés de Spotnana permet de répartir le coût d’une réservation et de divers services additionnels entre deux modes de paiement. Ainsi, les voyageurs peuvent payer des services comme l’amélioration de siège, des bagages supplémentaires ou l’option EarlyBird Check-In de Southwest avec leur propre carte de crédit, tandis que le tarif principal du billet est réglé avec le mode de paiement de l’entreprise. Par exemple, un voyageur peut réserver un vol sur Spotnana avec le mode de paiement fourni par l’entreprise, puis utiliser sa carte personnelle pour payer une amélioration de siège. 

Les administrateurs de l’entreprise déterminent d’abord quels services additionnels peuvent être payés avec les modes de paiement de l’entreprise. Pour ce faire, procédez comme suit : 

1. Sélectionnez Politiques dans le menu Programme (la page de la politique Par défaut s’affichera). 

2. Sélectionnez la Politique par défaut sous Employé ou Non-employé (à gauche).

3. Déroulez la section Vol et faites défiler jusqu’à la section Suppléments.

4. Ensuite, utilisez le menu pour sélectionner les suppléments approuvés.

Pour tout service accessoire non inclus dans la politique, les voyageurs devront choisir un mode de paiement personnel lors de l’ajout à leur réservation. Pour plus de détails, consultez Payer les services accessoires avec votre carte personnelle (Air) et Afficher les détails du paiement partagé dans l’itinéraire (Air).

Air : Améliorations de la sélection des sièges

Nous avons apporté les améliorations suivantes à la sélection des sièges afin de mieux informer les voyageurs :

• Sélection des sièges avant l’émission des billets : Lorsque la sélection des sièges avant l’émission des billets n’est pas permise pour une compagnie aérienne donnée, un avis s’affichera maintenant pour expliquer que la sélection des sièges n’est possible qu’après l’émission du billet. Une fois les billets émis, les voyageurs peuvent réserver leurs sièges depuis la page Voyages.

• Tarifs Économie de base/Saver : Certains types de tarifs (par exemple, Économie de base ou tarif Saver) ne permettent pas la sélection des sièges. La plateforme indique désormais clairement lorsque cette restriction est liée au type de tarif.

Référence de l’ID de réservation pour toutes les réservations

Afin d’assurer plus de clarté et de cohérence sur la plateforme, les voyageurs verront désormais un ID de réservation affiché en évidence sur tous les courriels Spotnana, voyages et factures. La disponibilité de l’ID de réservation pour les voyageurs facilitera leurs échanges avec les agents ou les fournisseurs de voyage. Ceci s’ajoute à l’ID de voyage qui s’affiche au niveau du voyage.

Gestion des voyages

Voyages de groupe : Réservation de vols pour plusieurs passagers (un PNR par passager)

Spotnana permet maintenant aux administrateurs de l’entreprise et aux organisateurs de réserver des vols pour plusieurs voyageurs en même temps, plutôt que de faire une réservation de vol pour chaque voyageur du groupe individuellement. Les réservations de vols pour plusieurs passagers peuvent être effectuées pour un maximum de six voyageurs à la fois. Voici quelques précisions supplémentaires concernant ces réservations :

• Les voyageurs du groupe pour lequel vous effectuez la réservation doivent tous être des employés ayant un profil dans Spotnana (et non des invités).

• Le voyageur principal de la réservation détermine quelles politiques de voyage et quels modes de paiement sont disponibles. La nécessité d’une approbation pour la réservation dépend des politiques de voyage du voyageur principal.

• Lors de la recherche de vols, les tarifs affichés correspondent à un seul voyageur. Lorsque vous sélectionnez et développez une option de vol, le coût total pour tous les voyageurs s’affiche.

• Une fois la réservation effectuée, chaque voyageur du groupe verra un voyage ajouté à sa page Voyages. Ces voyages peuvent être modifiés indépendamment.

• L’administrateur ou l’organisateur ayant effectué la réservation de groupe verra un voyage de groupe ajouté à sa page Voyages de groupe. Ce voyage regroupera toutes les réservations des voyageurs associés à ce voyage.

• Chaque voyageur du groupe disposera d’un PNR unique permettant de suivre toute modification de sa réservation.

Pour plus de détails, consultez Réservations aériennes pour plusieurs voyageurs.

Configuration du coût carbone

Les administrateurs de l’entreprise peuvent maintenant définir un coût fixe pour les émissions générées par les voyages. Pour configurer ce paramètre, sélectionnez Entreprise dans le menu Programme. La page Général s’affichera. Repérez la section Infos sur l’entreprise, où vous pouvez saisir le Coût carbone. Cette valeur détermine la façon dont le coût des émissions de carbone générées par les réservations de voyage est calculé. La valeur calculée est ensuite affichée aux voyageurs lors du paiement.

Nouvelle structure d’approbation par courriel

Pour réduire le nombre de courriels reçus par les voyageurs et les approbateurs de la part de Spotnana, nous avons mis en place de nouveaux critères améliorés qui déterminent quand les courriels sont envoyés et à qui ils sont adressés. De plus, nous avons ajouté de nouveaux modèles de courriels avec des textes adaptés à chaque contexte. Grâce à ces changements, nous avons réduit les courriels liés à l’approbation envoyés aux :

• Un maximum d’un courriel pour les approbations passives

• Un maximum de 2 courriels pour les approbations souples

• Un maximum de 3 courriels pour les approbations strictes

De plus, les courriels envoyés aux approbateurs afficheront désormais le prénom usuel du voyageur, plutôt que son nom officiel tel qu’indiqué sur son passeport.

Améliorations de la messagerie du site

La messagerie du site permet aux administrateurs de l’entreprise d’afficher efficacement des messages aux employés dans l’outil de réservation en ligne Spotnana sur ordinateur, dans l’application mobile et dans les courriels envoyés aux voyageurs. Les améliorations suivantes ont été apportées :

• Lors de la saisie du texte du message, vous pouvez maintenant choisir la couleur de la police et la couleur de fond. 

• Si vous avez ajouté un lien URL (par exemple, pour que les voyageurs en apprennent davantage), ce lien s’ouvrira maintenant dans un nouvel onglet lorsque les voyageurs cliqueront dessus. 

Pour plus de détails sur la messagerie du site, consultez Configurer la messagerie du site.

Configuration autonome SFTP et notifications par courriel

Nous permettons aux clients de téléverser leurs données RH sur notre plateforme en utilisant différentes méthodes. Le protocole SFTP (Secure File Transfer Protocol) est l’une de ces méthodes, couramment utilisée pour nous transmettre des données à partir d’un flux RH. Cette méthode permet aux clients de configurer et de planifier la mise à jour de leurs données RH dans notre plateforme. Avec cette version, les clients peuvent maintenant configurer eux-mêmes leur intégration SFTP (sans avoir à contacter Spotnana). Pour les clients ayant déjà une intégration SFTP, nous offrons maintenant la possibilité de recevoir des notifications par courriel lorsque les téléversements réussissent ou rencontrent des erreurs.

Pour configurer votre intégration SFTP, sélectionnez Entreprise dans le menu Programme. Ensuite, sélectionnez Intégrations dans la section Configuration de la navigation latérale. La page Intégrations s’affichera. Pour configurer votre intégration SFTP, cliquez sur Gérer. Pour plus de détails, consultez Instructions de configuration SFTP.

Le libre-service SFTP n’est pas offert aux clients qui utilisent le chiffrement PGP ou plusieurs clés SSH. 

Filtres de rapports et améliorations de l’accessibilité

Analytics permet aux administrateurs de l’entreprise d’examiner des indicateurs pertinents, d’appliquer des filtres puissants, de contrôler les options de tri et de télécharger les données pour une analyse approfondie. Nous avons apporté les améliorations suivantes à la page Rapports de l’entreprise (sous le menu Analytics) afin de faciliter le filtrage et l’accessibilité :

• Filtres de plage de dates prédéfinies : Vous pouvez maintenant sélectionner des plages de dates prédéfinies lors de l’application de filtres aux rapports. Par exemple, si vous souhaitez consulter les données des 6 derniers mois, il suffit de choisir 6 derniers mois dans le menu.

• Sélection multiple : Selon la configuration de votre organisation et vos paramètres d’autorisation, vous pouvez maintenant consulter des données agrégées provenant de plusieurs entités (organisations ou entités juridiques) dans un seul rapport.

• Accessibilité : Pour garantir que la page Rapports de l’entreprise soit accessible sur différents navigateurs et types d’écrans, la disposition et la taille de nos filtres principaux ont été ajustées. De plus, notre barre latérale est maintenant adaptée à la taille de l’écran.

Pour plus de détails sur l’analytique et les rapports disponibles, consultez Rapports analytiques.

Événements

Améliorations apportées à Spotnana Événements

Spotnana Événements offre une gestion simplifiée des voyages pour les groupes se rendant à la même destination, permettant aux employés et aux invités de réserver et de gérer leur voyage pour des réunions et des événements.

Les améliorations suivantes ont été apportées à l’expérience de gestion des voyages pour les événements :

• Téléversement groupé des voyageurs invités - Pour faciliter l’invitation de plusieurs invités à un événement, nous avons activé le téléversement groupé. Cela permet aux coordonnateurs d’événement de téléverser un fichier CSV contenant les courriels de tous les participants. Pour les invités (non-employés), le prénom et le nom de famille seront requis en plus du courriel.

• Nouvelle présentation de la liste des voyageurs invités - La liste des participants invités affiche maintenant le statut de l’invitation, le statut de la réservation et les dates de voyage. Le coordonnateur d’événement peut aussi choisir combien de participants seront affichés par page (10/25/50). De plus, l’heure exacte d’envoi de l’invitation à chaque participant est visible en survolant le statut de l’invitation.

• Suppression restreinte des voyageurs ayant une réservation - Si un participant a déjà réservé un voyage pour l’événement associé, le coordonnateur de l’événement ne pourra pas retirer ce voyageur de l’événement tant que toutes ses réservations liées à l’événement n’auront pas été annulées. Le système affichera un message au coordonnateur de l’événement expliquant que la réservation du voyageur doit d’abord être annulée avant que le participant puisse être retiré de l’événement.

• Nouveaux filtres sur la page Événements - Vous pouvez maintenant rechercher des événements par nom sur la page Événements, ainsi que filtrer par date ou statut de l’événement (brouillon ou publié).

Les améliorations suivantes ont été apportées à l’expérience des voyageurs pour les événements :

• Les paramètres de recherche sont mémorisés - Le système retient les paramètres saisis par le voyageur lors de la réservation pour l’événement. Cela évite d’avoir à ressaisir l’information lors de la comparaison de différentes dates ou aéroports.

• Dates préremplies - Les dates de voyage sont automatiquement renseignées en fonction des autres réservations déjà effectuées par le voyageur pour l’événement. Cela assure la cohérence des dates pour tous les types de réservation et limite les sélections répétitives.

• Améliorations de la fenêtre de réservation - Les dates des événements sont clairement indiquées dans la vue de sélection du calendrier, ce qui facilite le choix des meilleures dates de voyage pour les voyageurs.

• Format des courriels d’événement - Les images et/ou icônes dans le courriel d’événement envoyé aux invités resteront constantes et n’expireront plus. Cela assure un format de courriel uniforme lorsque les voyageurs consultent d’anciens courriels.

• Lien courriel pour l’invité - Lorsqu’un invité est convié à un événement, le lien inclus dans le courriel d’invitation le dirigera vers une page où il pourra immédiatement réserver un voyage pour l’événement (plutôt que vers la page d’accueil de Spotnana).

Les améliorations suivantes ont été apportées à l’expérience des agents pour les événements :

• Réservations manuelles et PNR fictif - Les voyages d’événement prennent désormais en charge les réservations manuelles effectuées hors de l’OBT à l’aide de PNR fictifs pour tous les types de réservation pris en charge par cet événement.

• Voyages d’événement recherchables - Les voyages d’événement sans PNR peuvent maintenant être recherchés par les agents et les administrateurs de l’entreprise, ce qui facilite la recherche de voyages pour les voyageurs lorsque les réservations n’ont pas encore été effectuées.

Paiements

Identification du propriétaire du mode de paiement

Nous avons apporté les améliorations suivantes afin de mieux identifier si un mode de paiement est une carte personnelle, d’entreprise ou centrale :

• Lorsque les voyageurs ajoutent un nouveau mode de paiement, ils doivent maintenant préciser si la carte est personnelle ou d’entreprise.

• Toutes les cartes ajoutées par les administrateurs de l’entreprise pour un usage central (partagé) seront désormais marquées « centrale » par défaut. Cela inclut les cartes de crédit centrales, les cartes virtuelles, les cartes de voyage UATP et United Airlines PassPlus. 

• L’indicateur de propriété de la carte est maintenant visible dans le profil du voyageur, lors du paiement et dans l’API des voyages. 

Ces changements s’appliquent uniquement aux nouvelles cartes ajoutées. Les cartes et modes de paiement existants n’auront pas cette nouvelle étiquette et il ne sera pas possible d’en ajouter une. 

Cette fonctionnalité n’est pas activée automatiquement pour tous les clients. Veuillez communiquer avec votre organisation d’assistance client si vous souhaitez l’activer.

Améliorations de la facturation directe pour les voitures de location

Les améliorations suivantes ont été apportées à la configuration de la facturation directe pour les paiements de voitures de location :

• Les administrateurs de l’entreprise peuvent maintenant configurer la facturation directe dans la section Paiement. Cette opération se faisait auparavant dans la section Fournisseur (sous Programmes fournisseurs).

• Les administrateurs de l’entreprise peuvent maintenant restreindre l’utilisation du mode de paiement selon le rôle de l’utilisateur (« Tout le monde » OU « Admins et agents seulement ») et le type de voyageur (« Tous les voyageurs », « Employé », « Invité de l’entreprise », « Invité personnel »). Ils peuvent aussi configurer les pays, entités légales, départements ou centres de coûts autorisés à l’utiliser.

• Les codes de rabais d’entreprise peuvent maintenant être ajoutés au niveau du TMC, de l’entreprise ou de l’entité légale (et ne sont plus directement liés au numéro de facturation directe). Les numéros de facturation directe continueront de fonctionner normalement sans code de rabais.

Pour configurer la facturation directe, sélectionnez Entreprise dans le menu Programme. Ensuite, sélectionnez Modes de paiement dans la section Paiement de la navigation latérale. 

Cette fonctionnalité n’est pas activée automatiquement pour tous les clients. Veuillez communiquer avec votre équipe d’assistance à la clientèle si vous souhaitez l’activer.

Paiement virtuel pour les voitures de location

Les administrateurs de l’entreprise peuvent maintenant configurer des modes de paiement virtuels pour les réservations de voitures de location. 

Lors de l’ajout d’un mode de paiement virtuel, les administrateurs peuvent :

• Définir des restrictions sur qui peut utiliser la carte selon :

  • Rôle de l’utilisateur (« Tous » OU « Administrateurs et agents seulement »)

  • Type de voyageur (« Tous les voyageurs », « Employé », « Invité de l’entreprise », « Invité personnel ») ou

  • Entité légale.

• Rendre la carte virtuelle obligatoire pour tout type de réservation (par exemple, voiture ou hôtels).

• Désigner la ou les compagnies de voitures de location avec lesquelles la carte peut être utilisée. 

• Précisez si le paiement couvre uniquement le coût de base du tarif, les taxes et les frais. Il est aussi possible de permettre que les modes de paiement virtuels couvrent les suppléments pour tout service additionnel acheté directement auprès de la compagnie de voitures de location.

Les administrateurs de l’entreprise peuvent également configurer des codes de rabais corporatifs pour chaque société de voiture de location au niveau du TMC, de l’entreprise ou de l’entité légale. De plus, pour chaque société de voiture de location, les codes de rabais corporatifs peuvent être configurés séparément pour le paiement virtuel (ainsi que pour d’autres modes de paiement).

De plus, lors de la recherche d’une voiture de location, les voyageurs disposent maintenant d’un nouveau filtre, Afficher seulement le paiement virtuel. En utilisant ce filtre, seules les options de réservation de voiture de location acceptant les paiements virtuels seront affichées. 

Si le voyageur doit présenter le numéro de carte à la société de voiture de location lors de la prise en charge, ce numéro apparaîtra sur la page Voyages du voyageur (dans la confirmation) 24 heures avant l’heure de prise en charge de la voiture. 

Cette fonctionnalité n’est pas activée automatiquement pour tous les clients. Veuillez communiquer avec votre équipe d’assistance à la clientèle si vous souhaitez activer cette fonctionnalité.

Infrastructure TMC

Configuration du PCC fournisseur

Un pseudo city code (PCC) constitue un élément essentiel de l’infrastructure de tout TMC. Il représente une « instance » de connexion permettant à un TMC d’accéder au contenu des fournisseurs dans différentes régions, devises et points de vente. Pour accélérer la configuration des PCC, nous avons rendu possible l’ajout autonome d’un nouveau PCC sur la plateforme Spotnana pour les administrateurs TMC. Ainsi, une fois le PCC créé, les identifiants fournis et l’accès accordé par le fournisseur, le PCC peut être ajouté à la plateforme Spotnana. Un administrateur TMC peut donc maintenant ajouter les identifiants Sabre, NDC, Farelogix NDC, Travelfusion et Trainline sur la plateforme Spotnana à l’aide d’un nouveau formulaire. Ce formulaire est adapté aux exigences du fournisseur. 

Ce formulaire est réservé aux administrateurs TMC. Pour l’afficher, sélectionnez Paramètres TMC dans le menu Programme. Ensuite, sélectionnez Fournisseurs dans la navigation latérale. La page Fournisseurs s’affichera. Pour ajouter un nouveau PCC, sélectionnez le fournisseur désiré dans le menu déroulant puis cliquez sur Ajouter. 

Le tableau Fournisseurs de la page a également été mis à jour pour inclure les champs suivants :

• Code PCC : Le code PCC à 4 lettres

• Étiquette : Toute étiquette personnalisable choisie par l’administrateur TMC

• Numéro IATA : Le numéro IATA enregistré de l’agence propriétaire du PCC

• Devise : La devise dans laquelle le PCC est libellé

• Pays : Le pays dans lequel le PCC est enregistré

• Nom de l’agence : Le nom de l’agence propriétaire

• Applicable pour : Indicateur précisant quels modes de voyage sont pris en charge par le PCC

Expérience agent

Train : Finaliser

Lorsqu’une réservation est effectuée à l’extérieur de l’outil de réservation en ligne Spotnana, via le formulaire manuel ou un Shell PNR, l’agent peut cliquer sur le bouton Finaliser. En cliquant sur ce bouton, une évaluation de la politique de la réservation sera déclenchée. L’agent devra également saisir des réponses pour tout champ personnalisé pertinent et/ou des codes de motifs hors politique. De plus, le voyageur recevra un courriel de confirmation. La fonctionnalité du bouton Finaliser était déjà disponible pour les réservations de vol, d’hôtel et de voiture, et elle est maintenant aussi activée pour les réservations de train via formulaire manuel.