Tapahtumat (yleiskatsaus)

SISÄLLYSLUETTELO

• Tapahtumat (yleiskatsaus)
  • Johdanto
  • Edellytykset
  • Viestintä ja ilmoitukset
  • Poikkeukset ja rajoitukset
• Aiheeseen liittyvät ohjeet

Johdanto

Tapahtumien avulla voit kutsua osallistujia, määrittää sallitut varausmuodot, asettaa matkustuspäivät ja aikavälit, valita käytettävät maksutavat sekä lähettää osallistujille ilmoituksia ja muistutuksia.

Vain käyttäjät, jotka kuuluvat ryhmään Yrityksen pääkäyttäjät tai Yrityksen matkanjärjestäjät tai joille on annettu Tapahtumien hallinnan pääkäyttäjä -rooli, voivat luoda tapahtumia. Osallistujat voivat varata matkustusmuodot (lento, juna, auto) ja majoituksen (hotelli), jotka ylläpitäjä tai järjestäjä on tapahtumaa varten määrittänyt.

Edellytykset

Huomioitavaa ennen ensimmäisen tapahtuman luomista.

• Mikäli aiot kutsua yrityksen ulkopuolisia vieraita (ei-työntekijöitä) tapahtumiin:

  • Varmista, että olet määrittänyt vähintään yhden ohjeistuksen Ei-työntekijä -välilehdelle Matkustuspolitiikat -sivulla. Tämä on tarpeen, jotta järjestelmä voi tarvittaessa (riippuen määrittämistäsi ehdoista) luoda hyväksyntäpyynnön, jos vieraskäyttäjä tekee varauksen, joka ei noudata politiikkaa. Voit tarkistaa ei-työntekijöille (vieraille) määritetyt politiikat valitsemalla Ohjelma ylävalikosta, valitsemalla Matkustuspolitiikat kohdasta Politiikka ja valitsemalla sen jälkeen Ei-työntekijä -välilehden Matkustuspolitiikat -sivulla. Jos haluat luoda uuden ei-työntekijän politiikan, napsauta Lisää politiikka.

  • Yritykselläsi tulee olla vähintään yksi maksutapa, joka on asetettu sallimaan käyttö Matkustajatyypille "CYritysvieras" tai "Kaikki matkustajat". Mikäli näin ei tehdä, yritysvierailla ei ole käytettävissään luottokorttia, jolla he voisivat maksaa tapahtumaan liittyvät varaukset. Voit toimia kahdella tavalla: 

    • Jotta näet, onko sinulla jo sopiva maksutapa käytössä, valitse Ohjelma ylävalikosta ja sen jälkeen Maksutavat vasemman laidan Maksut ja maksutavat valikosta. Tarkista sitten, että vähintään yhdellä maksutavalla (Keskus-välilehdellä) Profiilityyppi kohdassa on valittuna joko Kaikki matkustajat tai Yritysvieras. Varmista myös, että maksutavassa ei ole asetuksia tai rajoituksia, jotka estäisivät vieraskäyttäjiä käyttämästä sitä.Tällaisia rajoituksia voivat olla esimerkiksi se, että oikeushenkilö ei vastaa vieraan tietoja tai että sallitut varausmuodot eivät täsmää tapahtuman asetuksiin.(Esimerkiksi oikeushenkilö ei ole sama kuin vieraalla, tai tapahtuman sallimat varausmuodot eivät täsmää maksutavan asetuksiin.)

    • Jos soveltuvia maksutapoja ei ole vielä määritelty, voit lisätä sellaisen tapahtuman yhteydessä napsauttamallaLisää uusi korttivalikostaMaksutapaosio 

Viestintä ja ilmoitukset

Minäjos järjestelmänvalvoja tai järjestäjä on ottanut sähköpostikutsut käyttöön, osoitteessaOsallistujat saavat sähköposti-ilmoituksia siitä, että heidät on kutsuttu tapahtumaan. Muussa tapauksessa osallistujat näkevät vain uuden tapahtumakortin omallaTapahtumatSivulla. Kaikista tapahtumaan tehtävistä varauksista osallistujat saavat normaalit matkahälytyssähköpostit.

Osallistujat voivat myös saada muistutuskutsuja järjestelijältä tai ylläpitäjältä, jos tapahtuman ajankohta lähestyy eikä kaikkia vaadittuja varauksia ole vielä tehty.

Ohitukset ja rajoitukset

• Vain yrityksen ylläpitäjät ja yrityksen järjestäjät voivat tehdä varauksia, jotka rikkovat tapahtuman rajoituksia (esim. päivämäärät määritellyn aikavälin ulkopuolella, hotelli, jota ei ole määritelty). Tehdäkseen varauksen osallistujalle yrityksen ylläpitäjät tai yrityksen järjestäjät voivat:

1. Siirry kohtaanKirjasivu (eiTapahtumat sivulla).
2. Valitse matkustaja, jolle haluat varata tapahtumaan liittyvän matkan.
3. Varaa tapahtumaan liittyvä matka ja valitse oikea tapahtuman nimi Matkan nimi kentästä (toisella Kassalle -sivulla). 

• TMC-agentit, matkustajat ja yrityksen varaajat voivat tehdä vain sellaisia tapahtumavarauksia, jotka noudattavat tapahtuman luoneen ylläpitäjän asettamia ehtoja.
• TMC-agentit eivät voi tarkastella Tapahtumat -sivua tai luoda uusia tapahtumia. Jos agentti haluaa tehdä varauksen tapahtumaan osallistujan puolesta, hänen tulee käyttää matkustajan Matkat -sivua.
  

Aiheeseen liittyvät ohjeet

• Tapahtuman luominen, julkaisu ja hallinta (vain yrityksen ylläpitäjille ja varaajille)
• Tapahtumamatkan varaaminen (työntekijä/varaaja)
• Tapahtumamatkan varaaminen (ulkopuolinen/vieras)