Conferma – Virtuaalikortit

SISÄLLYSLUETTELO

• Conferma – Virtuaalikortit
  • Johdanto
• Usein kysytyt kysymykset (UKK)
• Asiakkaan ennakkotehtävät
  • Sähköposti/kirje matkustusvastaavalta suosikkihotelleille
• Matkustajan varauskokemus
  • Yleisimpien ongelmien ratkaisu
• Virtuaalikorttiasetuksen poistaminen tai käytön rajoittaminen
  • Näin poistat virtuaalikorttiasetuksen hotellin tai auton varauksista
  • Näin rajoitat virtuaalikortin käytön vain agenteille
• Raportointi ja laskutus

Johdanto

Spotnana tarjoaa nyt mahdollisuuden käyttää virtuaalikorttimaksuja yhteistyössä Conferman kanssa.

• Tämän ohjeen ensimmäisessä osassa on usein kysyttyjä kysymyksiä, joiden avulla pääset tutustumaan virtuaalimaksujen ideaan ja niiden hyötyihin niin yrityksellesi kuin matkustajillekin. Lisäksi kerromme, miksi valitsimme Conferman kumppaniksemme.

• Toisessa osassa on lyhyt lista tehtävistä, jotka tulee hoitaa ennen virtuaalimaksujen käyttöönottoa.

• Kolmannessa osassa kerrotaan, mitä asetuksia Spotnana Online Booking Toolissa täytyy määrittää, jotta virtuaalimaksut saa käyttöön matkustajien varauksissa (esim. hotelli, auto).

• Viimeisessä osassa näet, miltä virtuaalimaksun käyttäminen hotellin tai vuokra-auton varaukseen näyttää matkustajan näkökulmasta Spotnana Online Booking Toolissa. Tämä toiminto on tällä hetkellä käytettävissä vain hotellien ja vuokra-autojen varauksiin.

Lisäksi tämän sivun alaosasta löytyvät esityskalvot auttavat sinua tutustumaan Conferman virtuaalikorttien hyötyihin Spotnanan kanssa.

Usein kysytyt kysymykset (UKK)

Mitä virtuaalimaksut ovat?

Virtuaalimaksut ovat turvallinen ja tarkasti hallittu maksutapa, jonka avulla voit tarjota matkustajille mahdollisuuden maksaa varaukset helposti – niin oman organisaatiosi sisällä kuin sen ulkopuolellakin. Spotnana on tehnyt yhteistyötä Conferman kanssa, jotta voimme tarjota tämän maksuvaihtoehdon asiakkaillemme.

Virtuaalimaksu tarkoittaa yksilöllistä 15- tai 16-numeroista korttinumeroa (ei fyysistä korttia), joka luodaan digitaalisesti varauksen yhteydessä ja liitetään tiettyyn käyttäjään. Tätä ”korttia” käytetään vain kerran, yhden maksun yhteydessä, minkä jälkeen se poistuu käytöstä. Fyysistä korttia ei siis koskaan ole olemassa.

Virtuaalikortille muodostuu myös oma turvakoodi (CVV, CVV2 tai CVC), joka vastaa fyysisten luottokorttien takana olevaa kolminumeroista koodia.

Kuka on Conferma?

Conferma on teknologia-alan kumppani ja johtava virtuaalimaksuratkaisujen tarjoaja matkailualalla. He tekevät yhteistyötä yli 50 pankin kanssa ja myöntävät virtuaalikortteja käytettäväksi laajassa matkailutoimittajien verkostossa yli 200 maassa.

Conferma eroaa muista virtuaalimaksualustoista siinä, että he eivät ainoastaan myönnä Spotnanan käyttämää virtuaalikorttia varauksia varten (hotelli/auto), vaan myös toimittavat maksutiedot ja ohjeet suoraan palveluntarjoajalle. Näin laskutus menee suoraan oikealle taholle, eikä matkustajan tarvitse esittää muuta maksutapaa hotellille sisäänkirjautuessaan tai noutaessaan vuokra-autoa. 

Lisätietoja: https://conferma.com/

Miten virtuaalikortti eroaa Ghost/Lodge-kortista?

Virtuaalikortit muistuttavat Ghost- ja Lodge-kortteja siinä, että molemmat laskutetaan keskitetysti päätilille. Ghost-kortteja kuitenkin käytetään useille käyttäjille ja useisiin varauksiin, joten niissä on oltava suuret luottorajat. Virtuaalikortti taas on kertakäyttöinen, ja sen luottoraja koskee vain yhtä ostosta, jolloin hallinta on tiukempaa.

Toinen ero on, että Ghost-korttia käytetään useaan kertaan, jolloin se voi helpommin joutua vääriin käsiin ja joudutaan sulkemaan ja uusimaan. Virtuaalikortti on kertakäyttöinen ja siinä on tarkasti rajattu luottoraja, joten väärinkäytön riski on pieni. Lisäksi Ghost-korttien kohdalla taloushallinnon täytyy kohdistaa maksut oikeille henkilöille tai kustannuspaikoille, kun taas virtuaalikortti on sidottu suoraan käyttäjään, mikä helpottaa kohdistamista ja parantaa tietoturvaa. Tämä vähentää myös hallinnollista työtä.

Ghost-korteissa CVV-koodit täytyy jakaa laajasti yrityksessä, mikä heikentää tietoturvaa. Virtuaalikortti taas luo kertakäyttöisen CVV:n, johon pääsee käsiksi vain rajattu joukko.

Mitkä ovat hyödyt?

Virtuaalikortit ja -maksutavat tuovat monia etuja. Tässä tärkeimpiä:

• Sujuvampi suoraveloitusprosessi: Virtuaalimaksuprosessi on automatisoitu, turvallinen ja helppo täsmäyttää taloushallinnossa. Korttinumero toimitetaan automaattisesti palveluntarjoajalle (hotelli, autovuokraamo) heidän toivomallaan tavalla (sähköposti, faksi, API). Matkustajan ei siis tarvitse esittää maksutapaa sisäänkirjautuessaan hotelliin tai noutaessaan auton, ja maksun täsmäytys on automaattista, koska jokainen kortti on liitetty tiettyyn tiliin.

• Mahdollisuus maksaa myös ulkopuolisten, kuten konsulttien tai rekrytoitavien, matkat: Virtuaalimaksu mahdollistaa yritykselle matkakustannusten maksamisen etukäteen – matkustajan ei tarvitse käyttää omaa korttiaan. Moni palveluntarjoaja vaatii CVV-koodin, jota matkustajat eivät välttämättä tiedä, eikä sitä voida jakaa turvallisuussyistä. Ghost-kortit eivät siksi sovellu tähän tarpeeseen.

• Yrityskorttia ei tarvita satunnaisille matkustajille: Virtuaalimaksulla voidaan välttää yrityskortin myöntäminen käyttäjille, jotka matkustavat vain kerran tai pari vuodessa.

• Parannettu tietoturva: Fyysisen kortin kanssa väärinkäytön riski on suurempi. Virtuaalikortissa on ennalta määritetty käyttöraja ja voimassaoloaika, joten vaikka korttinumero päätyisi vääriin käsiin, riski on rajattu.

Mikä on Conferma Connect?

Conferma Connect on Conferman oma hotellitietokanta, jossa ylläpidetään hotellien tietoja ja viestintätapoja (sähköposti, faksi, API). Tämän järjestelmän avulla maksut ohjataan hotelleille. Conferma käyttää tätä tuotetta lähettääkseen maksutiedot hotelliin.

Conferma Connectia ei käytetä autovuokraamoiden kanssa.

Miten tämä toimii käytännössä?

Alla oleva kaavio kuvaa, miten matkustaja maksaa hotellin tai vuokra-auton virtuaalikortilla. Spotnana hoitaa vaiheet 1, 2 ja 4.

Mille käyttäjäryhmille virtuaalikortit sopivat ja miksi?

Virtuaalikorteista hyötyvät erityisesti säännöllisesti matkustavat henkilöt, jotka tarvitsevat keskitetyn laskutuksen, työhaastattelumatkoilla olevat rekrytoitavat, harjoittelijat sekä työntekijät, jotka matkustavat vain harvoin eivätkä siksi ole saaneet yrityskorttia.

Paljonko Conferman virtuaalikorttien käyttöönotto Spotnana-tilillä maksaa?

Kysy Spotnanan edustajalta tarkemmat hintatiedot.

Onko saatavilla lista pankeista, joiden kanssa Conferma jo toimii?

Kyllä, katso tämä lista: Conferman pankkikumppanit. Jos pankkisi ei löydy listalta, pyydä pankkiasi ottamaan yhteyttä Confermaan osoitteessa banking.partners@conferma.com, jotta yhteistyö voidaan käynnistää. Huomaathan, että prosessi voi kestää 6–12 kuukautta tai pidempään.

Entä jos asiakkaalla on jo olemassa oleva suhde Confermaan?

Jos asiakas käyttää jo Confermaa toisen matkanhallintayhtiön kanssa ja haluaa siirtyä käyttämään Spotnanaa virtuaalikorttimaksuissa, asiakkaan tulee ottaa yhteyttä omaan pankkiinsa ja avata uusi virtuaalikorttitili Confermaan.

Pitäisikö Spotnanan ottaa yhteyttä asiakkaan pankkiin tämän järjestelyn tekemiseksi?

Ei. Asiakkaan tulee itse ilmoittaa pankilleen haluavansa aloittaa yhteistyön Conferman kanssa, ja pankin tulee olla yhteydessä Confermaan.

Asiakkaan ennakkotehtävät

Kohderyhmä: Asiakkaat, jotka haluavat käyttää Conferman virtuaalikorttimaksuja Spotnanan kanssa

Tässä osiossa käydään läpi kaikki tehtävät, jotka yrityksesi tulee suorittaa, jotta integraatio toimii suunnitellusti. Seuraavat vaiheet kannattaa tehdä etukäteen, jotta Conferman ja virtuaalimaksujen käyttöönotto sujuu mahdollisimman sujuvasti.

Jos aiot käyttää virtuaalikorttia vuokra-autojen maksamiseen, sinulla tulee olla suora laskutussopimus autovuokraamon kanssa ennen käyttöönottoa.

• Varmista, että pankkisi ja korttiverkkosi ovat Conferman tukemia. Katso https://www.conferma.com/partners/. Jos pankillasi ei ole olemassa olevaa suhdetta Confermaan, pankkisi tulee ottaa yhteyttä Confermaan osoitteessa banking.partners@conferma.com (pyydä pankkiasi toimimaan näin).

• Ilmoita pankillesi, että haluat ottaa käyttöön virtuaalikorttiohjelman Conferman kautta ja pyydä heitä luomaan Conferma-korttipooli-tili. Jos tarjoat virtuaalikortteja sekä hotellien että vuokra-autojen varauksiin, tarvitset erillisen korttipoolin molempia varten (yksi hotelleille, yksi autoille).Ota yhteyttä Spotnanaan ja toimita meille alla olevan taulukon tiedot (Spotnana käyttää https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow tämän tiedon viemiseksi Confermaan):

• Jos käytät virtuaalikortteja autovuokraamoiden kanssa, tee lisäksi seuraavat vaiheet. Jokaiselle autovuokraamolle, jolle aiot tarjota virtuaalikorttimaksuja, lisää yrityskohtainen alennuskoodi ja virtuaalikortin auton tunniste Spotnanan Online Booking Tooliin. Toimi näin: valitse Yritys ohjelmavalikosta ja valitse sen jälkeen Ohjelma valikosta, ja valitse L1-huomiot vasemman reunan Yritys valikosta. Sitten: 

  • Selaa alas kohtaan Auton yritysalennuskoodi ja klikkaa Lisää koodi. 

  • Valitse vuokraamon nimi valikosta. 

  • Syötä kyseisen vuokraamon yritysalennuskoodi sille varattuun kenttään. 

  • Valitse Vain virtuaalimaksut  -valintaruutu. 

  • Selaa alas kohtaan Auton virtuaalimaksun tunnusnumero ja klikkaa Lisää koodi.

  • Valitse vuokraamon nimi valikosta. 

  • Syötä vuokraamolta saamasi virtuaalikortin tunnusnumero. Huom: Avisin kohdalla tämä on GEB ID. 

  • Klikkaa Tallenna.

Suosittelemme lisäksi ilmoittamaan valituille hotelleille, että otatte käyttöön Conferman virtuaalimaksut. Voit käyttää alla olevaa sähköpostipohjaa. Tämä on vapaaehtoista.

Sähköposti/kirje matkustusvastaavalta suosikkihotelleille

Kohderyhmä: Matkustusvastaavat

Spotnana suosittelee olemaan yhteydessä suosikkihotelleihin etukäteen, jotta he osaavat ottaa virtuaalimaksut ja teidän matkustajanne huomioon. Alla on esimerkkikirje, jota voit käyttää ja muokata tarpeen mukaan.

Tämän viestin tarkoitus on kertoa hotellille, että otatte käyttöön virtuaalimaksun matkustajillenne ja toivotte hotellin tukevan tätä. Hotellin tarvitsee vain klikata viestissä olevaa linkkiä ja varmistaa, että se löytyy Conferma Connect -tietokannasta, viestintätapa on valittu ja tarvittavat tiedot (esim. sähköposti tai faksinumero) on annettu.

Hyvä hotellikumppani,

Asia: Conferma Connect – Virtuaalimaksu hotelleille

Tiedätte varmasti, että virtuaalikorttien käyttö hotellivarauksien maksamisessa yleistyy jatkuvasti. Olemme tehneet yhteistyötä teknologiakumppanimme Conferma Payn ja Spotnanan kanssa tarjotaksemme hotelleille tehokkaamman maksuvaihtoehdon.

Mikä on Conferma Connect?

Conferma Connect tunnistaa automaattisesti turvallisimman ja kustannustehokkaimman tavan välittää maksutiedot hotellille. Conferma Pay on kehittänyt teknologian, jolla korttitiedot voidaan lähettää usealla tavalla – mukaan lukien suojattu sähköposti. Toivomme, että hotellikumppanimme valitsevat ensisijaisesti suojatun sähköpostin (ei faksia).

Päivitä viestintäasetuksesi täyttämällä tämä Opt In -lomake:

https://www.confermaconnect.com

Hotelleille tämä on maksutonta, ja voit valita, miten haluat vastaanottaa virtuaalikorttimaksut (faksi/sähköposti vastaanottoon, faksi/sähköposti taloushallintoon). Näin varmistat, ettei sinulle tai vieraalle tule ongelmia uloskirjautuessa.

Lue lisää: Conferma Connect UKK: https://www.confermaconnect.com/en/help

Arvostamme suuresti tukeasi tässä asiassa.

Ystävällisin terveisin,

Nimi Sukunimi

Titteli

Yritys

Matkustajan varauskokemus

Kohderyhmä: Matkustajat ja matkanjärjestäjät

Käyttäjilläsi (matkustajat tai varaajat), jotka varaavat hotelleja tai vuokra-autoja, on hyvin samankaltainen kokemus kuin aiemmin Spotnana Online Booking Toolissa. Prosessi etenee näin:

1. Matkustaja hakee haluamaansa hotellia tai vuokra-autoa ja valitsee päivämäärät.

2. Matkustaja valitsee haluamansa hotellin ja huonehinnan tai vuokra-auton ja hinnan, ja siirtyy varaamaan.

3. Tämän jälkeen matkustajan tulee valita maksutapa varausta varten. Sen mukaan, onko yrityksesi asettanut virtuaalimaksun pakolliseksi vai ei (sen yhtiön osalta, johon matkustaja kuuluu), matkustaja toimii näin:

   • Hotellivarauksissa: hotellivarauksissa: 

     • Jos virtuaalikortti on pakollinen: Matkustaja klikkaa Virtuaalikortit välilehteä ja valitsee ainoan käytettävissä olevan (pakollisen) virtuaalikortin.

     • Jos virtuaalikortti ei ole pakollinen: Matkustaja voi valita joko Luottokortit tai Virtuaalikortit välilehden ja valita haluamansa luotto- tai virtuaalikortin tälle varaukselle.

   • Vuokra-autovarauksissa: vuokra-autovarauksissa: 

     • Koska virtuaalikortti on liitetty suoraan laskutussopimukseen autovuokraamon kanssa, maksutapaa ei tarvitse erikseen valita. Matkustaja voi siirtyä suoraan varaukseen. 

4. Matkustaja tarkistaa veloitukset ja klikkaa Varaa hotelli tai Varaa auto painiketta. Varaus vahvistetaan ja maksutiedot (sekä faksi- tai sähköposti-ilmoitus) lähetetään palveluntarjoajalle.

5. Tarvittaessa matkustaja voi paljastaa virtuaalikortin viimeiset 4 numeroa varauksen jälkeen ja koko kortin numeron 24 tuntia ennen hotellin sisäänkirjautumista tai auton noutoa.

Yleisimpien ongelmien ratkaisu

Alla olevassa taulukossa on esimerkkejä ongelmista, joita matkustajat voivat kohdata käyttäessään Conferman virtuaalikortteja, sekä suositellut ratkaisut. Monet ongelmat voi ratkaista itse Spotnanan mobiilisovelluksella tai Online Booking Toolilla. Jos nämä eivät auta, ota yhteyttä Spotnanan asiakaspalveluun.

Virtuaalikorttiasetuksen poistaminen tai käytön rajoittaminen

Seuraavilla ohjeilla voit poistaa virtuaalikortin käytöstä tai rajoittaa sen käyttöä. 

Näin poistat virtuaalikorttiasetuksen hotellin tai auton varauksista

1. Valitse Yritys ohjelmavalikosta. Valitse Maksutavat
2. vasemman reunan Maksutavat valikosta. Maksutavat vasemmalta.
3. Etsi Virtuaalimaksutavat osio.
4. Etsi rivi, jossa on haluamasi virtuaalimaksutapa (jokainen on käytössä joko auto- tai hotellivarauksissa).
5. Valitse Poista maksutapa oikean reunan valikosta.
6. Klikkaa Poista vahvistaaksesi, että haluat poistaa virtuaalimaksutavan. Tämä poistaa virtuaalikorttiasetuksen kokonaan. 

Näin rajoitat virtuaalikortin käytön vain agenteille

Tämä on hyödyllistä, jos haluat väliaikaisesti rajata, ketkä voivat käyttää korttia (esim. testaus, vianetsintä).

1. Valitse Yritys ohjelmavalikosta. Valitse Ohjelma
2. . Maksutavat valikosta. Maksutavat vasemmalta.
3. Etsi Virtuaalimaksutavat osio.
4. Etsi rivi, jossa on haluamasi virtuaalimaksutapa (jokainen on käytössä joko auto- tai hotellivarauksissa).
5. Valitse Muokkaa maksutapaa oikean reunan valikosta. Päivitä maksutapa ikkuna avautuu. 
6. Jos olet ottanut virtuaalikortit käyttöön auto- ja hotellivarauksissa toimi näin:
   1. Klikkaa muokkaa (kynä) -kuvaketta kohdassa Kortin tiedot.
   2. Varmista, että Aseta tämä kortti pakolliseksi -valintaruutua ei ole valittu.
   3. Klikkaa muokkaa (kynä) -kuvaketta kohdassa Kortin käyttöohjeet.
   4. Aseta Käyttäjäroolit kenttään Vain agentit.
   5. Aseta Matkustajatyyppi kenttään Yksityinen vieras.
   6. Klikkaa Päivitä. 
   7. Näillä asetuksilla voit rajata kortin käyttöoikeuden ilman, että asetusta tarvitsee poistaa kokonaan.
7. Jos olet ottanut käyttöön vain virtuaalikortit hotellivarauksiin toimi näin: 
   1. Klikkaa muokkaa (kynä) -kuvaketta kohdassa Tuotetyypit.
   2. Varmista, että Pakollinen kytkin ei ole päällä.
   3. Klikkaa muokkaa (kynä) -kuvaketta kohdassa Määritä käyttäjätyypit.
   4. Valitse Vain agentit valikosta.
   5. Klikkaa Päivitä.
   6. Tämän jälkeen ota yhteyttä Spotnanan yhteyshenkilöösi, jotta virtuaalimaksutavan käyttö voidaan rajata yksityisille vieraille.
   7. Näillä asetuksilla voit rajata kortin käyttöoikeuden ilman, että asetusta tarvitsee poistaa kokonaan.

Raportointi ja laskutus

Saat pankiltasi säännöllisesti tiliotteet, joissa näkyvät matkakulut, jotka liittyvät matkustajiesi virtuaalikorttien käyttöön maksutapana. Näiden tiliotteiden (ja matkustajien keräämien ja toimittamien kuittien) avulla voit täsmäyttää virtuaalikorttien käytön. Voit hyödyntää Hotellitapahtumat tai Autotapahtumat raportteja (löytyvät Analytiikka > Yritysraportit) Spotnana Online Booking Toolissa, jotta täsmäytys helpottuu. Jos tarvitset lisäraportointia, ota yhteyttä Spotnanan agenttiin ja pyydä käyttöoikeus Conferma Snap -palveluun (saat kirjautumistiedot agentilta). spend. If you require additional reporting to assist with reconciliation, contact a Spotnana agent to request access to Conferma Snap (they will provide you with login credentials).