Bestätigung – Virtuelle Karten

Erstellt von Ashish Chaudhary, Geändert am Sa, 4 Okt um 12:41 VORMITTAGS von Ashish Chaudhary

Conferma – Virtuelle Karten

INHALTSVERZEICHNIS

Conferma – Virtuelle Karten
- Einleitung
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Voraussetzungen für Kunden
Ablauf aus Sicht der Reisenden
- Hilfe bei häufigen Problemen
Entfernen oder Einschränken einer virtuellen Kartenkonfiguration
- So entfernen Sie eine virtuelle Kartenkonfiguration für Hotel- oder Mietwagenbuchungen
- So beschränken Sie die Nutzung virtueller Karten auf Agenten
Berichtswesen und Abrechnung

Einleitung

Spotnana freut sich, gemeinsam mit Conferma die Unterstützung für Zahlungen mit virtuellen Karten anzubieten.

Im ersten Abschnitt dieses Dokuments finden Sie eine Übersicht der häufigsten Fragen rund um virtuelle Zahlungen, die Vorteile für Ihr Unternehmen und Ihre Reisenden sowie Hintergrundinfos zu unserer Partnerschaft mit Conferma.
Der zweite Abschnitt enthält eine kurze Liste von Schritten, die Sie vorab erledigen müssen, um virtuelle Zahlungen nutzen zu können.
Im dritten Abschnitt erklären wir, welche Einstellungen Sie im Spotnana Online-Buchungstool vornehmen müssen, damit Ihre Reisenden virtuelle Zahlungen für Buchungen (z. B. Hotel, Mietwagen) nutzen können.
Der letzte Abschnitt zeigt, wie die Buchung mit einer virtuellen Zahlungsmethode für Hotels oder Mietwagen aus Sicht Ihrer Reisenden im Spotnana Online-Buchungstool abläuft. Diese Funktion steht derzeit nur für Hotel- und Mietwagenbuchungen zur Verfügung.

Außerdem finden Sie am Ende dieser Seite eine Präsentation, die Ihnen die Vorteile der Nutzung von Conferma-Virtualkarten mit Spotnana noch einmal anschaulich erklärt.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Was sind virtuelle Zahlungen?

Virtuelle Zahlungen sind eine sichere, kontrollierte Zahlungsmethode, mit der Sie Reisenden innerhalb oder außerhalb Ihres Unternehmens eine einfache und sichere Bezahlung von Buchungskosten ermöglichen. Spotnana arbeitet hierfür mit Conferma zusammen.

Bei einer virtuellen Zahlung wird eine einmalige, digitale Kartennummer mit 15 oder 16 Ziffern generiert, die einer bestimmten Person zugeordnet ist. Es handelt sich nicht um eine physische Karte. Diese Nummer wird nur für eine einzige Zahlung verwendet und danach deaktiviert – eine Plastikkarte existiert nie.

Zu jeder virtuellen Zahlung wird auch ein eigener Sicherheitscode (CVV, CVV2 oder CVC) erzeugt, vergleichbar mit der dreistelligen Nummer auf der Rückseite einer Kreditkarte.

Wer ist Conferma?

Conferma ist unser Technologiepartner und einer der führenden Anbieter für virtuelle Zahlungslösungen in der Reisebranche. Über 50 Banken arbeiten mit Conferma zusammen, um virtuelle Karten für Reisen in mehr als 200 Ländern auszustellen.

Conferma unterscheidet sich von anderen Anbietern dadurch, dass sie nicht nur die virtuelle Karte bereitstellen, mit der Spotnana die Buchung (Hotel/Mietwagen) bezahlt, sondern auch die Zahlungsdaten und Anweisungen direkt an den Anbieter übermitteln. Damit ist die Zahlung direkt bestätigt und der Reisende muss beim Check-in im Hotel oder bei der Abholung des Mietwagens keine weitere Zahlungsmethode vorlegen.

Weitere Informationen finden Sie unter https://conferma.com/

Worin unterscheidet sich eine virtuelle Karte von einer Ghost- oder Lodge-Karte?

Virtuelle Karten ähneln Ghost- und Lodge-Karten, da alle zentral über ein Hauptkonto abgerechnet werden. Ghost-Karten werden jedoch von mehreren Nutzern und für verschiedene Buchungen verwendet und benötigen daher hohe Kreditlimits. Virtuelle Karten sind dagegen immer nur für eine einzelne Transaktion bestimmt und das Kreditlimit ist exakt auf diesen Zweck zugeschnitten.

Ein weiterer Unterschied: Ghost-Karten werden mehrfach genutzt und sind dadurch anfälliger für Missbrauch – sie müssen dann gesperrt und ersetzt werden. Virtuelle Karten sind Einmal-Karten mit begrenztem Kreditrahmen, wodurch das Risiko für Betrug sehr gering ist. Außerdem müssen bei Ghost-Karten die zentralen Abrechnungen manuell auf einzelne Personen oder Kostenstellen verteilt werden. Virtuelle Kartennummern sind immer eindeutig einer Person zugeordnet, was die Zuordnung und Sicherheit vereinfacht und die Verwaltungskosten senkt.

Hinzu kommt, dass bei Ghost-Karten der CVV-Code oft firmenweit geteilt werden muss, was die Sicherheit beeinträchtigt. Virtuelle Karten erzeugen stattdessen einen Einmal-CVV, auf den nur gezielt zugegriffen werden kann.

Welche Vorteile bieten virtuelle Karten?

Virtuelle Karten und Zahlungsverfahren bieten zahlreiche Vorteile. Die wichtigsten sind:

Optimierter Abrechnungsprozess (Direct Bill): Der Zahlungsprozess läuft automatisiert, sicher und lässt sich einfach mit der Buchhaltung abstimmen. Die Kreditkartennummer wird automatisch an den Anbieter (Hotel, Mietwagenfirma) übermittelt – per E-Mail, Fax oder API, je nach Präferenz. Der Reisende muss beim Check-in oder bei der Abholung keine Karte vorlegen. Anders als bei Direktabrechnung übernimmt die Kreditkartengesellschaft die Zahlung. Die Abrechnung ist automatisiert, da jede Karte einem bestimmten Konto zugeordnet ist.
Auch für Externe, Auftragnehmer, Bewerber: Mit virtuellen Zahlungen können Unternehmen die Kosten für Reisende direkt übernehmen, ohne dass diese ihre eigene Karte nutzen müssen. Da viele Anbieter einen CVV verlangen (den Reisende oft nicht kennen und aus Sicherheitsgründen nicht erhalten sollen), reichen Ghost-Karten hier meist nicht aus.
Keine Firmenkarten für selten Reisende nötig: Mit virtuellen Karten müssen Sie keine Firmenkreditkarten für Mitarbeitende ausstellen, die nur ein- oder zweimal pro Jahr reisen.
Mehr Sicherheit: Physische Karten bergen ein höheres Betrugsrisiko. Virtuelle Karten haben feste Ausgabenlimits und Gültigkeitszeiträume. Selbst wenn die Nummer in falsche Hände gerät, ist der Schaden begrenzt.

Was ist Conferma Connect?

Conferma Connect ist eine eigene Hoteldatenbank von Conferma. Dort werden Hoteldetails und bevorzugte Kommunikationswege (E-Mail, Fax, API) verwaltet. Darüber werden die Zahlungsanweisungen an das Hotel übermittelt.

Für Mietwagenanbieter wird Conferma Connect nicht genutzt.

Wie funktioniert das Ganze?

Die folgende Grafik zeigt den typischen Ablauf für Reisende, die mit einer virtuellen Karte ein Hotel oder einen Mietwagen bezahlen. Spotnana übernimmt die Schritte 1, 2 und 4.

Für welche Nutzergruppen sind virtuelle Karten besonders sinnvoll?

Typische Anwendungsfälle für virtuelle Karten sind Vielreisende, die eine zentrale Abrechnung benötigen, Bewerber (z. B. für Vorstellungsgespräche), Praktikanten oder Mitarbeitende, die nur selten reisen und daher keine klassische Firmenkarte besitzen.

Wie viel kostet die Aktivierung von Conferma Virtual Cards in meinem Spotnana-Konto?

Bitte wenden Sie sich für Preisinformationen an einen Spotnana-Ansprechpartner.

Gibt es eine Übersicht der Banken, mit denen Conferma bereits zusammenarbeitet?

Ja, eine Liste der Conferma-Partnerbankenist verfügbar. Sollte Ihre Bank nicht dabei sein, bitten Sie Ihre Bank, sich unter banking.partners@conferma.com mit Conferma in Verbindung zu setzen, um den Onboarding-Prozess zu starten. Bitte beachten Sie, dass dies in manchen Fällen 6–12 Monate oder länger dauern kann.

Was ist, wenn der Kunde bereits eine bestehende Beziehung zu Conferma hat?

Nutzt der Kunde bereits Conferma mit einem anderen TMC und möchte künftig Spotnana als TMC für virtuelle Kartenzahlungen einsetzen, muss die Bank des Kunden ein neues virtuelles Kartenkonto bei Conferma einrichten.

Soll Spotnana die Bank des Kunden für die Einrichtung kontaktieren?

Nein. Der Kunde muss seine Bank darüber informieren, dass sie den Onboarding-Prozess mit Conferma starten soll. Die Bank nimmt dann direkt Kontakt zu Conferma auf.

Voraussetzungen für Kunden

Zielgruppe: Kunden, die die Zahlungsoption Conferma – Virtuelle Karten mit Spotnana nutzen möchten

In diesem Abschnitt finden Sie alle Aufgaben, die Ihr Unternehmen für eine reibungslose Integration erledigen muss. Die folgenden Schritte sollten im Vorfeld abgeschlossen werden, um die Nutzung virtueller Zahlungsmethoden mit Conferma zu ermöglichen.

Wenn Sie die virtuelle Karte für Mietwagenbuchungen nutzen möchten, benötigen Sie vorab eine Direktabrechnungsvereinbarung mit dem Mietwagenanbieter.

Prüfen Sie, ob Ihre Bank und das jeweilige Kartennetzwerk bereits von Conferma unterstützt werden. Siehe https://www.conferma.com/partners/. Sollte Ihre Bank nicht mit Conferma zusammenarbeiten, muss Ihre Bank unter banking.partners@conferma.com Kontakt zu Conferma aufnehmen, um die Partnerschaft einzuleiten (bitten Sie Ihre Bank darum).
Informieren Sie Ihre Bank, dass Sie ein virtuelles Kartenprogramm über Conferma einführen möchten, und bitten Sie sie, ein Conferma-Kartenpoolkonto einzurichten. Wenn Sie virtuelle Karten für Hotel- und Mietwagenbuchungen anbieten, benötigen Sie jeweils ein separates Kartenpoolkonto (eines für Hotels, eines für Mietwagen).Kontaktieren Sie Spotnana und übermitteln Sie uns die unten in Schritt 4 aufgeführten Informationen (Spotnana nutzt dann https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow um diese Informationen bei Conferma zu konfigurieren):
Wenn Sie virtuelle Karten für Mietwagenanbieter nutzen möchten, sind zusätzlich folgende Schritte erforderlich. Fügen Sie für jeden Mietwagenanbieter, für den Sie virtuelle Kartenzahlungen anbieten möchten, einen Firmenermäßigungscode und eine virtuelle Pay Car ID im Spotnana Online-Buchungstoolhinzu. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Wählen Sie Unternehmen im Programm Menü und dann L1-Bemerkungen im Unternehmen Menü auf der linken Seite. Dann:
- Scrollen Sie zum Abschnitt Mietwagen-Firmenermäßigungscode und klicken Sie auf Code hinzufügen.
- Wählen Sie den Namen des Mietwagenanbieters aus dem Menü.
- Geben Sie den zugehörigen Firmenermäßigungscode in das vorgesehene Feld ein.
- Wählen Sie das Nur virtuelle Zahlungen Kontrollkästchen aus.
- Scrollen Sie zum Abschnitt Virtual Pay Car ID-Nummer und klicken Sie auf Code hinzufügen.
- Wählen Sie den Namen des Mietwagenanbieters aus dem Menü.
- Geben Sie die vom Mietwagenanbieter bereitgestellte virtuelle Karten-ID ein. Hinweis: Bei Avis ist dies die GEB-ID.
- Klicken Sie auf Speichern.

Benötigte Informationen	Werte, die vom Kunden bereitgestellt werden (Spotnana trägt diese Werte ein)
Name Ihres Unternehmens	Vollständiger Name des Kundenunternehmens
Anschrift Ihres Unternehmens	Vollständige Adresse des Kundenunternehmens inkl. Postleitzahl/Land
E-Mail	E-Mail-Adresse für Mitteilungen und Benachrichtigungen rund um virtuelle Karten. Dies sollte eine funktionsbezogene Adresse sein, die von mehreren Personen überwacht wird (z. B. finance.team@mycompany.com oder travel.dept@mycompany.com), keine persönliche Adresse.
Ausstellungsland	Land, in dem das virtuelle Kartenkonto für Conferma-Zahlungen geführt wird
Kartenanbieter/Bankname	Name der Bank, die für Conferma-Zahlungen genutzt wird
Währung	Währung, die dem virtuellen Kartenkonto zugeordnet ist
Kartentyp (OBT-Einstellung)	Verwendeter Kartentyp (VISA, Mastercard, Amex, Discover).
Lieferanten-/Sonderanweisungen (OBT-Einstellung)	Für Hotels: Welche Hotelkosten sollen über Conferma abgedeckt werden? Optionen: (A) Zimmer und Steuern, (B) Zimmer, Steuern und Frühstück, (C) alle Hotelkosten. Für Mietwagen: Welche Kosten sollen abgedeckt werden? (A) Tarif, Steuern und Gebühren; (B) Tarif, Steuern, Gebühren + Extras (20 %); (C) Tarif, Steuern, Gebühren + Extras (100 %). Die Extras sind ein Prozentsatz des Gesamtpreises. Der Tarif ist der durchschnittliche Tagespreis für das gewählte Fahrzeug multipliziert mit der Anzahl der Tage.
Pflichtfeld vs. optional (OBT-Einstellung)	Soll die virtuelle Karte verpflichtend oder optional sein? Für alle Gesellschaften des Kundenunternehmens oder nur für bestimmte?
Nutzertypen (OBT-Einstellung)	Welche Nutzer in Ihrem Unternehmen dürfen diese Zahlungsmethode verwenden (nur Admins/Agenten oder alle Nutzer)?
Zusätzliche Tage (Zusätzliche Tage)	Anzahl der Tage nach dem Enddatum, an denen die Karte noch belastet werden kann. Empfehlung: 7
Prozentuale Erhöhung des Betrags	Prozentsatz, der zur Deckung nicht abgedeckter Kosten aufgeschlagen wird. Zum Beispiel: Für Hotels: Steuern, Verpflegung, Parken Für Mietwagen: Kindersitz, Winterreifen, GPS Empfehlung: Nur Steuern = 20 %. Wenn auch Verpflegung oder andere Kosten abgedeckt werden sollen, passen Sie den Wert gemäß Ihrer Richtlinie an.
Fremdwährungszuschlag %	Prozentsatz zur Abdeckung von Wechselkursgebühren und Währungsschwankungen. Wird nur bei Auslandseinsätzen angewendet. Empfehlung: 5 %
Maximaler Einsatzbetrag	Maximalbetrag in der Kartenpoolwährung, der pro Einsatz angefordert werden kann.
Vorlauftage	Anzahl der Tage vor Reisebeginn, ab denen die Karte belastet werden kann. Empfehlung: 365
Tagespauschale	Fester Tagesbetrag, der zum Gesamtkartenwert hinzugerechnet wird, um nicht abgedeckte Kosten (z. B. Verpflegung) zu decken. Kann einzeln oder zusammen mit Prozentuale Erhöhung des Betragsgenutzt werden. Beispiel: Wenn die Prozentuale Erhöhung des Betrags = 20 und die Tagespauschale = 50
CVV-Zugriff freigeben	Geben Sie an, ob Ihre Reisenden den CVV der virtuellen Karte einsehen dürfen.
Versand von E-Mail-Gutscheinen an nicht registrierte Empfänger aktivieren	Geben Sie an, ob eine Kopie des Karteneinsatzes (mit maskierter Kartennummer) an die E-Mail-Adresse des Reisenden gesendet werden soll – inklusive Anleitung zur Registrierung in der Conferma Pay App.
Fax-Versand erneut senden deaktivieren	Geben Sie an, ob Ihre Reisenden die E-Mail oder das Fax (mit Bestätigungsdetails) an den Anbieter erneut senden oder an eine neue E-Mail-/Faxnummer schicken dürfen – über die Conferma Pay App. Unabhängig von dieser Einstellung können Reisende Fax/E-Mail bei Bedarf immer über das Spotnana Online-Buchungstool erneut senden.
Benutzerdefinierte Datenfelder (optional) Nur erforderlich, wenn Sie im Spotnana Online-Buchungstool eigene Datenfelder angelegt haben, die auf Ihren Kontoauszügen erscheinen sollen. Andernfalls können Sie diese Zeile überspringen.	Wenn Sie eigene Datenfelder (z. B. Kostenstelle, Projektcode) im Spotnana Online-Buchungstool nutzen und diese auf Ihren Kontoauszügen erscheinen sollen, muss Spotnana diese Felder in Ihrer Conferma Pay-Konfiguration hinterlegen. Bitte geben Sie dem Spotnana-Ansprechpartner für jedes angelegte Feld folgende Informationen: Feldbezeichnung: Der exakte Name des gewünschten Datenfelds in Spotnana. Steuerungstyp: Wie wird das Datenfeld ausgewählt? Optionen: Freitext, Kontrollkästchen, Dropdown-Liste, Validierungsabfrage, Autovervollständigung, Autovervollständigung mit Validierungsabfrage. Pflichtfeld: Ist dieses Feld erforderlich bei Hotelbuchungen? Lassen Sie Spotnana dieses Feld nur dann als Pflichtfeld in Ihrer Conferma-Konfiguration setzen, wenn es auch im Spotnana Online-Buchungstool als Pflichtfeld definiert ist.
Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen	Hauptansprechpartner: - CC: Abrechnungsansprechpartner: Person oder E-Mail-Adresse, an die Spotnana die Rechnung sendet. - CC

Wir empfehlen außerdem, Ihre bevorzugten Hotels darüber zu informieren, dass Sie das virtuelle Zahlungsprogramm von Conferma einführen. Verwenden Sie dazu gerne die folgende E-Mail-Vorlage. Dies ist optional.

E-Mail/Brief vom Travel Manager an bevorzugte Hotels

Zielgruppe: Travel Manager

Spotnana empfiehlt, Ihre bevorzugten Hotels im Vorfeld zu kontaktieren, damit sie auf virtuelle Zahlungen und Ihre Reisenden vorbereitet sind. Nachfolgend finden Sie einen Mustertext, den Sie anpassen und an Ihre Hotels senden können.

Mit dieser Nachricht informieren Sie Ihre Hotels, dass Sie ein virtuelles Zahlungsprogramm für Ihre Reisenden einführen und erwarten, dass die Hotels dies unterstützen. Die Hotels müssen lediglich auf den in der Nachricht enthaltenen Link klicken, um zu prüfen, ob sie in der Conferma Connect-Datenbank gelistet sind, ihre bevorzugte Kommunikationsart auswählen und die erforderlichen Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse oder Faxnummer) hinterlegen.

Sehr geehrter Hotelpartner,

Betrifft: Conferma Connect – Virtuelle Zahlungen für Hotels

Sie haben sicher schon bemerkt, dass virtuelle Karten zur Abwicklung von Hotelzahlungen immer häufiger eingesetzt werden. Gemeinsam mit unserem Technologiepartner Conferma Pay und Spotnana möchten wir Hotels eine effizientere Zahlungsoption bieten.

Was ist Conferma Connect?

Conferma Connect ermittelt automatisch die sicherste und wirtschaftlichste Methode, um Zahlungsanweisungen an das Hotel zu übermitteln. Conferma Pay bietet verschiedene Übertragungswege, darunter auch sichere E-Mails. Wir bevorzugen für Sie als Hotelpartner ausdrücklich die sichere E-Mail-Übermittlung (statt Fax).

Um Ihre Kommunikationspräferenz zu aktualisieren, füllen Sie bitte das Online-Opt-In-Formular aus:

https://www.confermaconnect.com

Die Teilnahme ist für Hotels kostenlos. Sie können auswählen, wie Sie Zahlungsanweisungen für virtuelle Karten erhalten möchten (Fax/E-Mail an die Rezeption oder Buchhaltung). So vermeiden Sie Probleme für sich und Ihre Gäste beim Check-out.

Weitere Informationen finden Sie in den Conferma Connect FAQs: https://www.confermaconnect.com/en/help

Wir danken Ihnen für Ihre Unterstützung.

Mit freundlichen Grüßen

Name Nachname

Funktion

Unternehmen

Ablauf aus Sicht der Reisenden

Zielgruppe: Reisende und Reiseorganisatoren

Ihre Nutzer (Reisende oder Organisatoren), die Hotels oder Mietwagen buchen, erleben im Spotnana Online-Buchungstool einen Ablauf, der ihnen bereits vertraut ist. Der Ablauf sieht wie folgt aus:

Der Reisende sucht das gewünschte Hotel oder den Mietwagen und die passenden Reisedaten aus.
Der Reisende wählt das gewünschte Hotel samt Tarif oder das gewünschte Fahrzeug samt Tarif und startet die Buchung.
Anschließend muss der Reisende die gewünschte Zahlungsmethode für die Buchung auswählen. Je nachdem, ob Ihr Unternehmen die virtuelle Zahlung als verpflichtend oder optional (für die jeweilige Gesellschaft) eingestellt hat, geht es wie folgt weiter:
- Bei Hotelbuchungen:
  - Wenn die virtuelle Karte verpflichtend ist: Der Reisende klickt auf den Reiter Virtuelle Karten und wählt die einzige verfügbare Karte aus (die verpflichtende).
  - Wenn die virtuelle Karte nicht verpflichtend ist: Der Reisende kann entweder auf den Reiter Kreditkarten oder Virtuelle Karten klicken und dann die gewünschte Kreditkarte oder virtuelle Karte für diese Buchung auswählen.
- Bei Mietwagenbuchungen:
  - Da die virtuelle Karte mit einer Direktabrechnungsvereinbarung mit dem Mietwagenanbieter verknüpft ist, muss keine Zahlungsmethode ausgewählt werden. Der Reisende kann direkt zur Buchung übergehen.
Der Reisende prüft die Kosten und klickt auf Hotel buchen oder Mietwagen buchen . Die Buchung wird bestätigt und die Zahlung sowie die Benachrichtigung (per Fax oder E-Mail) an den Anbieter gesendet.
Nach erfolgter Buchung kann der Reisende die letzten 4 Ziffern der virtuellen Karte einsehen. Die vollständige Kartennummer kann 24 Stunden vor dem Check-in im Hotel oder der Abholung des Mietwagens angezeigt werden.

Hilfe bei häufigen Problemen

In der folgenden Tabelle finden Sie typische Probleme bei der Nutzung von Conferma-Virtualkarten sowie passende Lösungsvorschläge. Viele dieser Probleme können Reisende selbstständig über die Spotnana-App oder das Online-Buchungstool lösen. Sollte das nicht helfen, wenden Sie sich bitte an einen Spotnana-Ansprechpartner.

Problem	Empfehlung/Lösung
Reisender muss die virtuelle Kartennummer anzeigen (unmaskieren)	Auch wenn Reisende beim Check-in (bei Hotelbuchungen mit virtuellen Karten) keine physische Karte vorlegen, kann es sein, dass der Nachweis der verwendeten Karte verlangt wird. In diesem Fall kann die virtuelle Kartennummer direkt im Spotnana Online-Buchungstool oder in der App angezeigt werden – sofern es weniger als 24 Stunden bis zum Check-in sind. Nach erfolgter Buchung können Reisende die letzten 4 Ziffern der virtuellen Karte einsehen. Die vollständige Kartennummer kann 24 Stunden vor dem Check-in angezeigt werden. Agenten können die Nummer direkt nach der Buchung einsehen. Bei Mietwagenbuchungen ist keine Vorlage einer Karte bei Abholung nötig, da die Abrechnung direkt mit dem Mietwagenanbieter erfolgt.
Es kann keine Karte im Spotnana Online-Buchungstool generiert werden	Bitte wenden Sie sich an einen Spotnana-Ansprechpartner. Dieser prüft, ob ein technisches Problem oder eine falsche Einstellung vorliegt. Je nach Ursache wird entweder: Der Ansprechpartner Sie bitten, die Buchung mit einer persönlichen oder Firmenkarte vorzunehmen. Der Ansprechpartner die Hotel- oder Mietwagenbuchung für Sie mit einer alternativen Zahlungsmethode durchführen.
Hotel ist im Spotnana Online-Buchungstool nicht verfügbar	Die Buchung kann nicht mit einer Conferma-Virtualkarte erfolgen. Sie muss außerhalb des Online-Buchungstools mit einer anderen Zahlungsmethode vorgenommen werden. Anschließend kann die Buchung manuell von einem Spotnana-Ansprechpartner ins System eingepflegt werden.
Reisender ist vor Ort (Hotel/Mietwagen) und das Personal akzeptiert die Karte nicht	Der Reisende sollte das Personal fragen, ob das Conferma-Kartenautorisierungsformular eingegangen ist. Falls nicht: Der Reisende kann das Formular direkt aus der Spotnana-App oder dem Online-Buchungstool an die vom Personal angegebene E-Mail-/Faxnummer senden. Alternativ kann der Reisende einen Spotnana-Ansprechpartner kontaktieren. Dieser kann das Fax/die E-Mail ebenfalls an die gewünschte Adresse senden. Für Hotels: Der Reisende kann die Kartendaten in der Spotnana-App oder im Online-Buchungstool anzeigen lassen, damit das Hotelpersonal die Karte als „Karte nicht anwesend“ belasten kann. Für diese Transaktion ist in der Regel auch ein Autorisierungsformular erforderlich, das per E-Mail oder Fax an das Hotel gesendet werden kann. Für Mietwagen: Wenn das gewählte Fahrzeug nicht mit der Direktabrechnung übereinstimmt, muss der Reisende entweder ein anderes Fahrzeug oder einen anderen Anbieter/Zahlungsweg wählen. Wenn keine dieser Maßnahmen hilft, sollte der Reisende einen Spotnana-Ansprechpartner kontaktieren. Dieser kann dem Reisenden helfen, mit einer persönlichen oder Firmenkarte zu zahlen. HINWEIS: Solche Probleme können auftreten, wenn das Personal mit virtuellen Karten nicht vertraut ist. Das hängt oft von Erfahrung und Region ab.
Karte wird abgelehnt	Das kann passieren, wenn der abgerechnete Betrag das Limit der Karte überschreitet, der Anbieter mehrfach abbucht oder die Karte bereits zuvor missbräuchlich verwendet wurde. Der Reisende kann einen Spotnana-Ansprechpartner kontaktieren. Dieser prüft, ob der abgerechnete Betrag das Kartenlimit überschreitet. Falls ja, kann der Ansprechpartner das Kartenlimit erhöhen (sofern dies mit der Unternehmensrichtlinie vereinbar ist). Wenn die Erhöhung des Kartenwerts das Problem nicht löst, kann der Ansprechpartner eine neue Karte ausstellen und die alte virtuelle Karte stornieren. Die neuen Kartendaten werden dem Personal bereitgestellt. HINWEIS: Wird die Karte abgelehnt, weil das Kreditlimit in der Conferma-Konfiguration überschritten wurde, muss Ihre Buchhaltung eine weitere Einzahlung bei der Bank vornehmen. Die Aufladung dauert bis zu 48 Stunden. In der Zwischenzeit muss der Reisende eine andere Zahlungsmethode nutzen.
Hotel oder Mietwagenfirma hat Fax/E-Mail nicht erhalten	Der Reisende kann das Dokument aus der Spotnana-App oder dem Online-Buchungstool an die vom Anbieter genannte Adresse erneut senden. Alternativ kann der Reisende einen Spotnana-Ansprechpartner kontaktieren, der das Fax/die E-Mail an die gewünschte Adresse sendet.
Reisender kann die Kartennummer beim Check-in/out nicht anzeigen lassen	Der Reisende sollte die Kartennummer im Spotnana Online-Buchungstool oder in der App anzeigen können, sofern es weniger als 24 Stunden bis zum Check-in/Abholung sind. Wenn das weiterhin nicht funktioniert, kann der Reisende einen Spotnana-Ansprechpartner kontaktieren. Dieser kann die Kartennummer anzeigen und an den Reisenden oder das Personal weitergeben.
Hotel oder Mietwagenanbieter belastet die Karte für nicht erlaubte Posten Bei Hotels: z. B. Verpflegung oder Zimmerservice Bei Mietwagen: z. B. GPS, Kindersitz	Bitte informieren Sie in diesem Fall einen Spotnana-Ansprechpartner. Dieser kann den Anbieter bitten, die nicht erlaubten Beträge auf die ursprüngliche Karte zurückzuerstatten, eine neue Karte generieren und den Anbieter bitten, die erlaubten Kosten auf die neue Karte zu buchen. Der Reisende sollte prüfen, ob die abgerechneten Kosten der Firmenrichtlinie entsprechen. Falls nicht, muss der Reisende eine alternative Zahlungsmethode für die nicht erlaubten Kosten verwenden.

Entfernen oder Einschränken einer virtuellen Kartenkonfiguration

Mit den folgenden Schritten können Sie die Nutzung einer virtuellen Karte entfernen oder einschränken.

So entfernen Sie eine virtuelle Kartenkonfiguration für Hotel- oder Mietwagenbuchungen

Wählen Sie Unternehmen im Programm Menü.
Wählen Sie Zahlungsmethoden im Zahlung Menü auf der linken Seite.
Suchen Sie den Abschnitt Virtuelle Zahlungsmethoden .
Suchen Sie die Zeile mit der virtuellen Zahlungsmethode, die Sie entfernen möchten (jede ist entweder für Mietwagen oder Hotel aktiviert).
Wählen Sie Zahlungsmethode entfernen im Menü rechts.
Klicken Sie auf Löschen um zu bestätigen, dass Sie die virtuelle Zahlungsmethode endgültig entfernen möchten. Die Konfiguration wird damit vollständig gelöscht.

So beschränken Sie die Nutzung virtueller Karten auf Agenten

Dies ist hilfreich, wenn Sie den Zugriff vorübergehend einschränken möchten (z. B. für Tests oder zur Fehlersuche).

Wählen Sie Unternehmen im Programm Menü.
Wählen Sie Zahlungsmethoden im Zahlung Menü auf der linken Seite.
Suchen Sie den Abschnitt Virtuelle Zahlungsmethoden .
Suchen Sie die Zeile mit der virtuellen Zahlungsmethode, die Sie einschränken möchten (jede ist entweder für Mietwagen oder Hotel aktiviert).
Wählen Sie Zahlungsmethode bearbeiten im Menü rechts. Das Dialogfeld Zahlungsmethode aktualisieren wird angezeigt.
Wenn Sie virtuelle Karten für Mietwagen und Hotels aktiviert haben, gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol (Stift) neben Kartendetails.
2. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Diese Karte als verpflichtend festlegen nicht ausgewählt ist.
3. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol (Stift) neben Kartennutzungsanweisungen.
4. Setzen Sie das Feld Nutzerrollen auf nur Agenten.
5. Setzen Sie das Feld Reisendentyp auf Privatgast.
6. Klicken Sie auf Aktualisieren.
7. Mit diesen Einstellungen können Sie die Nutzung der Karte einschränken, ohne die Konfiguration zu löschen.
Wenn Sie nur virtuelle Karten für Hotels aktiviert haben, gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol (Stift) neben Produkttypen.
2. Stellen Sie sicher, dass der Schalter Verpflichtend deaktiviert ist.
3. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol (Stift) neben Nutzertypen festlegen.
4. Wählen Sie nur Agenten im Menü.
5. Klicken Sie auf Aktualisieren.
6. Kontaktieren Sie anschließend Ihren Spotnana-Ansprechpartner, um die Nutzung dieser virtuellen Zahlungsmethode auf Privatgäste zu beschränken.
7. Mit diesen Einstellungen können Sie die Nutzung der Karte einschränken, ohne die Konfiguration zu löschen.

Berichtswesen und Abrechnung

Sie erhalten regelmäßig Kontoauszüge von Ihrer Bank, auf denen die Reisekosten Ihrer Mitarbeitenden, die virtuelle Karten als Zahlungsmethode genutzt haben, ausgewiesen sind. Diese Auszüge (zusammen mit den eingereichten Belegen) können Sie für die Abstimmung Ihrer virtuellen Kartenausgaben nutzen. Sie können die Berichte Hoteltransaktionen oder Mietwagentransaktionen (zu finden unter Analytics > Unternehmensberichte) im Spotnana Online-Buchungstool nutzen, um Ihre Ausgaben abzugleichen. Falls Sie zusätzliche Berichte benötigen, wenden Sie sich bitte an einen Spotnana-Ansprechpartner, um Zugang zu Conferma Snap zu erhalten (Sie bekommen dann die Zugangsdaten).