Conferma - Cartes Virtuelles

SOMMAIRE

• Conferma - Cartes Virtuelles
  • Introduction
• Questions Fréquemment Posées (FAQ)
• Tâches Préalables pour le Client
  • E-mail/Lettre du Responsable Voyages aux Hôtels Préférés
• Expérience du Flux de Travail du Voyageur
  • Résolution des Problèmes Courants
• Supprimer ou Restreindre l'Utilisation d'une Configuration de Carte Virtuelle
  • Pour supprimer une configuration de carte virtuelle pour les réservations d'hôtels ou de voitures
  • Pour restreindre l'utilisation des cartes virtuelles aux seuls agents
• Rapports et Facturation

Introduction

Spotnana a le plaisir d'introduire la prise en charge des paiements par carte virtuelle en partenariat avec Conferma.

• La première section de ce document contient une liste de questions fréquemment posées pour vous aider à comprendre le concept des paiements virtuels et les avantages qu'ils offrent à votre entreprise et à vos voyageurs, ainsi que quelques détails sur les raisons pour lesquelles nous avons choisi de nous associer à Conferma.

• La deuxième section contient une courte liste des tâches préalables que vous devez accomplir avant de pouvoir commencer à utiliser les paiements virtuels.

• La troisième section décrit les paramètres que vous devez configurer dans l'outil de réservation en ligne Spotnana pour activer les paiements virtuels pour les réservations de vos voyageurs (par exemple, hôtels, voitures).

• La dernière section illustre à quoi ressemblera l'expérience d'utilisation d'un mode de paiement virtuel pour réserver un hôtel ou une voiture de location pour vos voyageurs dans l'outil de réservation en ligne Spotnana. Cette fonctionnalité est actuellement limitée aux réservations d'hôtels et de voitures.

De plus, l'ensemble de diapositives jointes à cette page (faites défiler vers le bas) peut vous aider à mieux comprendre les avantages de l'utilisation des cartes virtuelles Conferma avec Spotnana.

Questions Fréquemment Posées (FAQ)

Que sont les paiements virtuels ?

Les paiements virtuels sont un moyen de paiement sûr, sécurisé et étroitement géré que vous pouvez proposer aux voyageurs au sein ou à l'extérieur de votre organisation pour faciliter le paiement transparent des coûts de réservation. Spotnana s'est associé à Conferma pour offrir cette option de paiement à nos clients.

Un paiement virtuel est un numéro de carte unique de 15 ou 16 chiffres (pas une carte physique) généré numériquement lors du processus de réservation et associé à un utilisateur spécifique. Ce numéro de "carte" n'est utilisé qu'une seule fois, pour un seul paiement, puis il est désactivé. Aucune carte physique n'existe.

Le paiement virtuel génère également son propre code de sécurité (CVV, CVV2 ou CVC), similaire au numéro à trois chiffres imprimé au verso des cartes de crédit physiques.

Qui est Conferma ?

Conferma est un partenaire technologique et un fournisseur leader de solutions de paiement virtuel dans l'industrie du voyage. Ils travaillent avec plus de 50 banques pour émettre des cartes virtuelles à utiliser dans leur réseau de fournisseurs de voyages dans 200 pays.

Ce qui distingue Conferma des autres plateformes de paiement virtuel, c'est qu'ils émettent non seulement le paiement virtuel que Spotnana utilise pour effectuer la réservation (hôtel/voiture), mais envoient également les détails et les instructions de paiement directement au vendeur, confirmant ainsi la facturation directe. Cela garantit que le voyageur n'a pas à fournir une autre forme de paiement lors de l'enregistrement à l'hôtel ou de la prise en charge de la voiture de location.

Pour plus d'informations, consultez https://conferma.com/

Quelle est la différence entre une carte virtuelle et une carte fantôme/Lodge ?

Les cartes virtuelles sont conceptuellement similaires aux cartes fantômes et Lodge en ce sens qu'elles sont toutes deux facturées centralement à un compte principal. Cependant, comme les cartes fantômes sont utilisées par plusieurs utilisateurs et pour plusieurs réservations, elles doivent être configurées avec des limites de crédit très élevées. Comme les cartes virtuelles ne sont utilisées qu'une seule fois, la limite de crédit est liée à un seul achat et est donc étroitement gérée.

Une autre différence est le fait que les cartes fantômes sont utilisées plus d'une fois. En conséquence, elles peuvent facilement être compromises et doivent ensuite être désactivées et remplacées. Les cartes virtuelles sont à usage unique et utilisent une limite de crédit stricte. L'exposition à la fraude est donc minimale. De plus, les cartes fantômes nécessitent que le personnel du back-office rapproche le relevé facturé centralement et attribue les frais aux individus ou aux centres de coûts qui ont engagé les frais. Comme les numéros de carte virtuelle sont uniques et liés à un utilisateur spécifique, l'allocation est simple et la sécurité est plus facile à gérer. Cela entraîne des coûts administratifs moins élevés.

En outre, les cartes fantômes nécessitent que les numéros CVV soient largement partagés dans toute l'entreprise, ce qui compromet la sécurité. Les cartes virtuelles génèrent plutôt un CVV à usage unique avec un accès limité.

Quels sont les avantages ?

Les cartes et les méthodes de paiement virtuelles offrent de nombreux avantages. Voici quelques-uns des principaux :

• Processus de facturation directe amélioré : Le processus de paiement virtuel est automatisé, sécurisé et facile à rapprocher avec les services financiers. Lors de l'utilisation de ce mode de paiement, le numéro de carte de crédit est automatiquement transmis au vendeur (hôtel, location de voiture) via sa méthode de communication préférée (e-mail, fax, API). En conséquence, le voyageur n'est pas obligé de présenter un moyen de paiement lors de l'enregistrement à l'hôtel ou de la prise en charge de la voiture de location (et il n'y a pas de facturation directe car le vendeur reçoit le paiement de la société de carte de crédit. De plus, contrairement à la facturation directe, le rapprochement des paiements virtuels est automatisé car chaque carte est liée à un compte spécifique.

• Capacité à prendre en charge les non-employés, les contractuels, les nouvelles recrues : Le paiement virtuel permet aux entreprises de couvrir les frais de leurs voyageurs à l'avance (sans qu'ils aient à utiliser leur carte personnelle). Étant donné que de nombreux vendeurs exigent un numéro CVV (qui est souvent inconnu des voyageurs et ne peut pas être facilement divulgué pour des raisons de sécurité), les cartes fantômes seules ne peuvent pas répondre adéquatement à ce cas d'utilisation.

• Pas besoin de cartes d'entreprise pour les voyageurs occasionnels : Le paiement virtuel vous permet d'éviter d'émettre des cartes d'entreprise à des utilisateurs qui ne voyagent qu'une ou deux fois par an.

• Sécurité améliorée : Il y a tout simplement plus de risques de fraude lorsqu'il s'agit d'une carte physique. Les cartes virtuelles ont des limites de dépenses prédéfinies ainsi que des fenêtres temporelles fixes, donc même si une autre partie obtient le numéro, l'exposition est limitée.

Qu'est-ce que Conferma Connect ?

Conferma Connect est la base de données hôtelière propriétaire de Conferma où ils maintiennent les détails des propriétés hôtelières et les préférences de communication (e-mail, fax, API) et fait partie du mécanisme par lequel les paiements sont facilités. Spécifiquement, Conferma utilise ce produit pour envoyer les instructions de paiement à l'hôtel.

Conferma Connect n'est pas utilisé pour les fournisseurs de voitures de location.

Comment cela fonctionne-t-il ?

Le diagramme ci-dessous présente le flux de travail moyen pour un voyageur utilisant une carte virtuelle pour payer un hôtel ou une voiture de location. Spotnana facilite les étapes 1, 2 et 4.

Quel type d'utilisateurs utilisera les cartes virtuelles (quand et pourquoi) ?

Parmi les types de voyageurs et les cas d'utilisation où les cartes virtuelles peuvent réellement bénéficier à votre organisation, on trouve les voyageurs réguliers qui nécessitent un mécanisme de facturation central, les nouvelles recrues (pour les voyages liés aux entretiens), les stagiaires ou les employés qui ne voyagent que 1 à 2 fois par an et qui n'ont donc pas reçu de carte d'entreprise plus traditionnelle.

Combien coûte l'activation des cartes virtuelles Conferma sur mon compte Spotnana ?

Contactez un agent Spotnana pour connaître les détails des tarifs.

Existe-t-il une liste de partenaires bancaires avec lesquels Conferma travaille déjà ?

Oui, consultez cette liste de partenaires bancaires de Conferma. Si votre banque ne figure pas sur cette liste, demandez à la banque de contacter Conferma à banking.partners@conferma.com pour entamer le processus d'intégration. Notez que, dans certains cas, ce processus peut prendre 6 à 12 mois, voire plus, pour être achevé.

Et si le client a déjà une relation avec Conferma ?

Si le client utilise déjà Conferma avec une autre TMC et souhaite passer à l'utilisation de Spotnana comme TMC pour les paiements par carte virtuelle, le client doit contacter sa banque pour configurer un nouveau compte de carte virtuelle avec Conferma.

Spotnana doit-il contacter les banques du client pour qu'elles effectuent la configuration ?

Non. Le client doit informer sa banque qu'il souhaite qu'elle entame le processus d'intégration avec Conferma, puis la banque du client doit contacter Conferma.

Tâches Préalables pour le Client

Public : Clients souhaitant utiliser les méthodes de paiement Conferma - Cartes Virtuelles avec Spotnana

Cette section concerne toutes les tâches que votre entreprise doit effectuer pour que l'intégration fonctionne comme prévu. Les étapes suivantes doivent être réalisées à l'avance pour prendre en charge votre intégration avec Conferma et faciliter l'utilisation des méthodes de paiement virtuelles.

Si vous utilisez votre carte virtuelle pour les paiements de location de voitures, vous devez avoir un accord de facturation directe en place avec la société de location de voitures au préalable.

• Vérifiez que votre banque et votre réseau de cartes sont déjà pris en charge par Conferma. Référez-vous à https://www.conferma.com/partners/. Si votre banque n'a pas de relation existante avec Conferma, votre banque devra contacter Conferma à banking.partners@conferma.com pour initier cette relation (veuillez leur demander de le faire).

• Informez votre banque que vous souhaitez mettre en œuvre un programme de cartes virtuelles via Conferma et demandez-lui de créer un compte de pool de cartes Conferma. Si vous proposez des cartes virtuelles pour les réservations d'hôtels et de voitures, vous devez créer un compte de pool de cartes séparé pour chacune (une pour les réservations d'hôtels, une pour les locations de voitures).Contactez Spotnana et fournissez-nous les informations du tableau ci-dessous à l'étape 4 (Spotnana utilisera ensuite https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow pour que ces informations soient configurées avec Conferma) :

• Si vous utilisez des cartes virtuelles avec vos fournisseurs de voitures de location, vous devrez également effectuer les étapes suivantes. Pour chaque fournisseur de voitures de location pour lequel vous prévoyez d'offrir des paiements par carte virtuelle, vous devez ajouter un code de réduction d'entreprise et un identifiant de carte virtuelle sur l'outil de réservation en ligne Spotnana Online Booking Tool. Pour ce faire, sélectionnez Société dans le menu Programme puis sélectionnez Remarques L1 dans le menu Sociétésur la gauche. Ensuite : 

  • Faites défiler vers le bas jusqu'à la section Code de réduction d'entreprise pour les voitures et cliquez sur Ajouter un code. 

  • Sélectionnez le nom du fournisseur de voitures de location dans le menu. 

  • Entrez le code de réduction d'entreprise associé à ce fournisseur dans le champ prévu à cet effet. 

  • Cochez la case Paiements virtuels uniquement . 

  • Faites défiler vers le bas jusqu'à la section Numéro d'identification de voiture virtuelle et cliquez sur Ajouter un code.

  • Sélectionnez le nom du fournisseur de voitures de location dans le menu. 

  • Entrez le numéro d'identification de carte virtuelle fourni par votre loueur de voitures. Note : Pour Avis, ce sera l'ID GEB). 

  • Cliquez sur Enregistrer.

De plus, nous vous recommandons d'informer vos hôtels préférés que vous déployez le programme de paiement virtuel Conferma. Utilisez le modèle d'e-mail fourni ci-dessous. Ceci est facultatif.

E-mail/Lettre du Responsable Voyages aux Hôtels Préférés

Public : Responsables Voyages

Spotnana recommande de contacter vos hôtels préférés à l'avance pour vous assurer qu'ils sont prêts à prendre en charge les paiements virtuels et les voyageurs de votre entreprise qui les utilisent. Vous trouverez ci-dessous un exemple de lettre que vous pouvez réutiliser et envoyer à vos établissements préférés. N'hésitez pas à la modifier si nécessaire.

L'objectif de cette communication est de leur faire savoir que vous allez déployer un programme de paiement virtuel pour vos voyageurs et que vous attendez leur soutien. Tout ce qu'ils ont à faire est de cliquer sur le lien inclus dans cette communication pour s'assurer qu'ils sont dans la base de données Conferma Connect et que leur méthode de communication préférée a été sélectionnée et que les détails nécessaires pour cette méthode ont été fournis (par exemple : adresse e-mail ou numéro de fax).

Cher hôtelier,

Objet : Conferma Connect - Paiement Virtuel pour les Hôtels

Vous êtes déjà conscient de l'utilisation croissante des cartes virtuelles pour traiter les paiements des réservations d'hôtels. Nous avons travaillé avec notre partenaire technologique Conferma Pay et Spotnana pour proposer une option de paiement hôtelier plus efficace pour les hôtels.

Qu'est-ce que Conferma Connect ?

Conferma Connect identifiera automatiquement le moyen le plus sûr et économique de communiquer les instructions de paiement à l'hôtel. Conferma Pay a développé une technologie pour transmettre les détails de la carte par plusieurs méthodes, dont désormais un e-mail sécurisé. Notre préférence pour vous, notre partenaire hôtelier, est que cela se fasse par e-mail sécurisé (et non par fax).

Pour mettre à jour votre préférence de communication, veuillez remplir le formulaire d'opt-in en ligne :

https://www.confermaconnect.com

L'adhésion est gratuite pour les hôtels et vous permet de choisir le mode de communication pour les paiements par carte virtuelle (fax/e-mail à la réception, fax/e-mail au service comptable). Cela garantit qu'il n'y aura aucun problème pour vous ou pour le client au moment du départ.

Pour plus d'informations, consultez la FAQ Conferma Connect: https://www.confermaconnect.com/en/help

Votre soutien dans cette démarche est grandement apprécié.

Cordialement,

Nom Prénom

Responsabilité du rôle

Entreprise

Expérience du Flux de Travail du Voyageur

Public : Voyageurs et organisateurs de voyages

Vos utilisateurs (voyageurs ou organisateurs) qui doivent réserver des hôtels ou des voitures de location auront une expérience très similaire à ce qu'ils connaissent déjà dans l'outil de réservation en ligne Spotnana. Le processus est le suivant :

1. Le voyageur recherche l'hôtel ou la voiture de location et les dates souhaitées.

2. Le voyageur sélectionne l'hôtel et le tarif de chambre ou le véhicule de location souhaité et procède à la réservation.

3. Le voyageur doit ensuite sélectionner un moyen de paiement à utiliser pour la réservation. Selon que votre entreprise a défini la méthode de paiement virtuelle comme obligatoire ou non (pour l'entité juridique à laquelle appartient le voyageur), le voyageur fera alors l'une des choses suivantes :

   • Pour les réservations d'hôtels: 

     • Si la carte virtuelle est définie comme obligatoire : Le voyageur clique sur l'onglet Cartes virtuelles et clique sur la seule carte virtuelle sélectionnable (celle qui est obligatoire).

     • Si la carte virtuelle n'est pas définie comme obligatoire : Le voyageur peut cliquer sur l'onglet Cartes de crédit ou Cartes virtuelles puis sélectionner la carte de crédit ou la carte virtuelle spécifique qu'il souhaite utiliser pour cette réservation.

   • Pour les réservations de voitures de location: 

     • Étant donné que la carte virtuelle sera liée à un accord de facturation directe avec le loueur, aucun moyen de paiement ne doit être sélectionné. Le voyageur doit simplement passer à l'étape de réservation. 

4. Le voyageur examine les frais et clique sur le bouton Réserver l'hôtel ou Réserver la voiture. La réservation est confirmée et le paiement (ainsi qu'une communication par fax ou e-mail) est envoyé au vendeur.

5. Si nécessaire, le voyageur peut démasquer les 4 derniers chiffres de la carte virtuelle une fois la réservation effectuée et peut démasquer le numéro de carte complet 24 heures avant l'heure d'arrivée à l'hôtel ou de prise en charge de la voiture de location.

Résolution des Problèmes Courants

Le tableau ci-dessous liste certains problèmes potentiels que les voyageurs peuvent rencontrer lors de l'utilisation des cartes virtuelles Conferma et les solutions suggérées pour ces problèmes. Beaucoup de ces problèmes peuvent être résolus par les voyageurs eux-mêmes en utilisant l'application mobile ou l'outil de réservation en ligne Spotnana. Pour les cas où cela ne résout pas le problème, veuillez contacter un agent Spotnana.

Supprimer ou restreindre l'utilisation d'une configuration de carte virtuelle

Utilisez les procédures ci-dessous pour supprimer ou restreindre l'utilisation d'une carte virtuelle. 

Pour supprimer une configuration de carte virtuelle pour les réservations d'hôtels ou de voitures

1. Sélectionnez Société dans le menu Programme.
2. Sélectionnez Méthodes de paiement dans le menu Paiement sur le côté gauche.
3. Localisez la section Méthodes de paiement virtuelles .
4. Localisez la ligne qui contient la méthode de paiement virtuelle que vous souhaitez supprimer (chacune est activée pour les réservations de voitures ou d'hôtels).
5. Sélectionnez Supprimer le moyen de paiement dans le menu de droite.
6. Cliquez sur Supprimer pour confirmer que vous souhaitez supprimer la méthode de paiement virtuelle. Cela supprimera complètement la configuration de la carte virtuelle. 

Pour restreindre l'utilisation des cartes virtuelles aux seuls agents

Cela peut être utile lorsque vous souhaitez limiter temporairement qui a accès à l'utilisation de la carte (par exemple, pour des tests, du dépannage).

1. Sélectionnez Société dans le menu Programme.
2. Sélectionnez Méthodes de paiement dans le menu Paiement sur le côté gauche.
3. Localisez la section Méthodes de paiement virtuelles .
4. Localisez la ligne qui contient la méthode de paiement virtuelle que vous souhaitez restreindre (chacune est activée pour les réservations de voitures ou d'hôtels).
5. Sélectionnez Modifier le moyen de paiement dans le menu de droite. La boîte de dialogue Mettre à jour le moyen de paiement s'affichera. 
6. Si vous avez activé les cartes virtuelles pour les réservations de voitures et d'hôtels , suivez ces étapes :
   1. Cliquez sur l'icône de modification (crayon) à côté de Détails de la carte.
   2. Assurez-vous que la case Définir cette carte comme obligatoire n'est pas cochée.
   3. Cliquez sur l'icône de modification (crayon) à côté de Instructions d'utilisation de la carte.
   4. Réglez le champ Rôles utilisateur sur Agents uniquement.
   5. Réglez le champ Type de voyageur sur Invité personnel.
   6. Cliquez sur Mettre à jour. 
   7. Ces paramètres limiteront qui peut utiliser la carte sans avoir à supprimer la configuration.
7. Si vous n'avez activé les cartes virtuelles que pour les réservations d'hôtels , suivez ces étapes : 
   1. Cliquez sur l'icône de modification (crayon) à côté de Types de produits.
   2. Assurez-vous que le bascule Obligatoire est désactivé.
   3. Cliquez sur l'icône de modification (crayon) à côté de Spécifier les types d'utilisateurs.
   4. Sélectionnez Agents uniquement dans le menu.
   5. Cliquez sur Mettre à jour.
   6. Contactez ensuite votre responsable de compte Spotnana pour limiter l'utilisation de cette méthode de paiement virtuelle aux invités personnels.
   7. Ces paramètres limiteront qui peut utiliser la carte sans avoir à supprimer la configuration.

Rapports et Facturation

Vous recevrez des relevés réguliers de votre banque contenant les dépenses de voyage associées à l'utilisation des cartes virtuelles par vos voyageurs comme méthode de paiement. Vous pouvez utiliser ces relevés (et les reçus que vos voyageurs collectent et soumettent) pour rapprocher vos dépenses par carte virtuelle. Vous pouvez utiliser les Rapports de transactions hôtelières ou Rapports de transactions automobiles (situés sous Analyse > Rapports de l'entreprise) dans l'outil de réservation en ligne Spotnana pour vous aider à rapprocher vos dépenses. Si vous avez besoin de rapports supplémentaires pour vous aider dans le rapprochement, contactez un agent Spotnana pour demander l'accès à Conferma Snap (ils vous fourniront des identifiants de connexion).