Conferma - Tarjetas Virtuales
ÍNDICE
- Conferma - Tarjetas Virtuales
- Preguntas frecuentes (FAQs)
- Tareas previas para el cliente
- Experiencia del viajero en el flujo de reserva
- Eliminar o restringir el uso de una configuración de tarjeta virtual
- Reportes y facturación
Introducción
Spotnana se complace en presentar la opción de pagos con Tarjetas Virtuales en colaboración con Conferma.
La primera parte de este documento incluye una lista de preguntas frecuentes para ayudarle a entender qué son los pagos virtuales, qué beneficios ofrecen tanto a su empresa como a los viajeros, y algunas razones por las cuales hemos elegido trabajar con Conferma.
La segunda sección contiene una breve lista de tareas previas que debe completar antes de empezar a utilizar los pagos virtuales.
En la tercera sección se explica qué configuraciones debe realizar en la herramienta de reservas en línea de Spotnana para activar los pagos virtuales en las reservas de sus viajeros (por ejemplo, hotel o coche).
La última sección muestra cómo será la experiencia para sus viajeros al utilizar el método de pago virtual para reservar un hotel o coche de alquiler en la herramienta de reservas en línea de Spotnana. Actualmente, esta funcionalidad solo está disponible para reservas de hotel y coche.
Además, al final de esta página encontrará una presentación que le ayudará a conocer más a fondo las ventajas de utilizar las tarjetas virtuales de Conferma con Spotnana.
Preguntas frecuentes (FAQs)
¿Qué son los pagos virtuales?
Los pagos virtuales son una forma de pago segura, controlada y eficiente que puede ofrecer a viajeros dentro o fuera de su organización para facilitar el pago de reservas. Spotnana colabora con Conferma para poner a disposición de sus clientes esta opción de pago.
Un pago virtual consiste en un número de tarjeta único de 15 o 16 dígitos (no es una tarjeta física) que se genera digitalmente durante el proceso de reserva y se asocia a un usuario específico. Este número de “tarjeta” solo se utiliza una vez, para un solo pago, y luego se desactiva. Nunca se emite una tarjeta física.
El pago virtual también genera su propio código de seguridad (CVV, CVV2 o CVC), similar al número de tres dígitos impreso en el reverso de las tarjetas de crédito físicas.
¿Quién es Conferma?
Conferma es un socio tecnológico y proveedor líder de soluciones de pago virtual en la industria de viajes. Trabajan con más de 50 bancos para emitir tarjetas virtuales que pueden utilizarse con proveedores de viajes en 200 países.
Lo que diferencia a Conferma de otras plataformas de pago virtual es que no solo emiten la tarjeta virtual que Spotnana utiliza para realizar la reserva (hotel/coche), sino que también envían los detalles e instrucciones de pago directamente al proveedor, confirmando así el cargo directo. Esto garantiza que el viajero no tenga que presentar otro método de pago al hacer el check-in en el hotel o recoger el coche de alquiler.
Para más información, consulte https://conferma.com/
¿En qué se diferencia una Tarjeta Virtual de una tarjeta Ghost/Lodge?
Las tarjetas virtuales son similares en concepto a las tarjetas Ghost y Lodge, ya que ambas se facturan de manera centralizada a una cuenta principal. Sin embargo, las tarjetas Ghost se utilizan para varios usuarios y reservas, por lo que requieren límites de crédito muy altos. Las tarjetas virtuales, al ser de un solo uso, tienen el límite de crédito asociado a una sola compra y, por tanto, están mucho más controladas.
Otra diferencia es que las tarjetas Ghost pueden reutilizarse, lo que aumenta el riesgo de fraude y obliga a desactivarlas y reemplazarlas si se ven comprometidas. Las tarjetas virtuales, al ser de un solo uso y con límites estrictos, minimizan este riesgo. Además, las tarjetas Ghost requieren que el personal administrativo concilie los cargos y los asigne a las personas o centros de coste correspondientes. Como los números de tarjeta virtual son únicos y están vinculados a un usuario específico, la asignación es sencilla y la seguridad, más fácil de gestionar, lo que reduce los costes administrativos.
Además, las tarjetas Ghost requieren que el CVV se comparta ampliamente dentro de la empresa, lo que compromete la seguridad. Las tarjetas virtuales generan un CVV de un solo uso con acceso restringido.
¿Cuáles son los beneficios?
Las tarjetas virtuales y los métodos de pago virtual ofrecen muchas ventajas. A continuación, se destacan algunas de las principales:
Mejora en el proceso de cargo directo: El proceso de pago virtual es automatizado, seguro y fácil de conciliar para los departamentos de Finanzas. Al utilizar este método, el número de tarjeta se envía automáticamente al proveedor (hotel, alquiler de coches) mediante su canal preferido (correo electrónico, fax, API). Así, el viajero no tiene que presentar un método de pago al hacer check-in o recoger el coche (y no hay cargo directo porque el proveedor recibe el pago de la compañía de la tarjeta). Además, a diferencia del cargo directo tradicional, la conciliación de pagos virtuales es automática, ya que cada tarjeta está vinculada a una cuenta específica.
Permite cubrir gastos de colaboradores externos, contratistas, candidatos: El pago virtual permite a las empresas cubrir los gastos de sus viajeros por adelantado (sin que tengan que usar su tarjeta personal). Como muchos proveedores exigen un CVV (que los viajeros suelen desconocer y no puede compartirse por seguridad), las tarjetas Ghost no cubren adecuadamente este caso.
No es necesario emitir tarjetas corporativas para viajeros esporádicos: El pago virtual le permite evitar la emisión de tarjetas corporativas a personas que viajan solo una o dos veces al año.
Mayor seguridad: El riesgo de fraude es mayor cuando existe una tarjeta física. Las tarjetas virtuales tienen límites de gasto y periodos de validez predefinidos, por lo que, incluso si alguien obtiene el número, la exposición es limitada.
¿Qué es Conferma Connect?
Conferma Connect es la base de datos de hoteles propia de Conferma, donde mantienen los datos de los establecimientos y sus preferencias de comunicación (correo electrónico, fax, API). Forma parte del mecanismo que permite facilitar los pagos. En concreto, Conferma utiliza este producto para enviar instrucciones de pago al hotel.
Conferma Connect no se utiliza para proveedores de alquiler de coches.
¿Cómo funciona?
El siguiente diagrama muestra el flujo habitual para un viajero que utiliza una tarjeta virtual para pagar un hotel o coche de alquiler. Spotnana facilita los pasos 1, 2 y 4.
¿Qué tipo de usuarios utilizan las Tarjetas Virtuales (cuándo y por qué)?
Algunos perfiles de viajeros y situaciones donde las Tarjetas Virtuales pueden ser especialmente útiles para su organización son: viajeros frecuentes que requieren facturación centralizada, candidatos (para viajes de entrevistas), becarios o empleados que solo viajan una o dos veces al año y por tanto no cuentan con una tarjeta corporativa tradicional.
¿Cuánto cuesta habilitar las Tarjetas Virtuales de Conferma en mi cuenta de Spotnana?
Póngase en contacto con un agente de Spotnana para obtener información sobre precios.
¿Existe una lista de bancos con los que ya trabaja Conferma?
Sí, consulte esta lista de bancos asociados a Conferma. Si su banco no aparece en la lista, solicite que el banco contacte a Conferma en banking.partners@conferma.com para iniciar el proceso de integración. Tenga en cuenta que, en algunos casos, este proceso puede tardar entre 6 y 12 meses o más.
¿Qué ocurre si el cliente ya tiene relación con Conferma?
Si el cliente ya utiliza Conferma con otra TMC y desea cambiar a Spotnana como su TMC para pagos con tarjeta virtual, deberá contactar a su banco para crear una nueva cuenta de tarjeta virtual con Conferma.
¿Spotnana debe contactar a los bancos del cliente para configurar esto?
No. El cliente debe informar a su banco que desea iniciar el proceso de integración con Conferma y será el propio banco quien debe contactar a Conferma.
Tareas previas para el cliente
Dirigido a: Clientes que desean utilizar métodos de pago Conferma - Tarjetas Virtuales con Spotnana
Esta sección incluye todas las tareas que su empresa debe realizar para que la integración funcione correctamente. Los siguientes pasos deben completarse previamente para facilitar la integración con Conferma y el uso de métodos de pago virtual.
Si va a utilizar su tarjeta virtual para pagos de alquiler de coches, debe contar previamente con un acuerdo de facturación directa con la empresa de alquiler.
Verifique que su banco y red de tarjetas ya estén soportados por Conferma. Consulte https://www.conferma.com/partners/. Si su banco no tiene relación previa con Conferma, su banco deberá contactar a Conferma en banking.partners@conferma.com para iniciar la relación (indíqueles que lo hagan).
Avise a su banco que desea implementar un programa de tarjetas virtuales a través de Conferma y pídales que creen una cuenta de pool de tarjetas Conferma. Si va a ofrecer tarjetas virtuales tanto para reservas de hotel como de coche, debe crear una cuenta de pool de tarjetas separada para cada caso (una para hoteles, otra para coches).Póngase en contacto con Spotnana y proporciónenos la información de la tabla que aparece tras el paso 4 (Spotnana usará https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow para configurar esta información con Conferma):
Si va a utilizar tarjetas virtuales con proveedores de alquiler de coches, también deberá completar los siguientes pasos. Para cada proveedor de alquiler de coches con el que desee ofrecer pagos con tarjeta virtual, debe añadir un código de descuento corporativo y un ID de coche virtual en la Herramienta de Reservas Online de Spotnana. Para ello, seleccione Empresa en el menú Programa y luego seleccione Observaciones L1 en el menú Empresa a la izquierda. Luego:
Desplácese hasta la sección Código de descuento corporativo de coche y haga clic en Añadir código.
Seleccione el nombre del proveedor de alquiler de coches en el menú.
Introduzca el código de descuento corporativo correspondiente a ese proveedor en el campo indicado.
Seleccione la casilla Sólo pagos virtuales .
Desplácese hasta la sección Número de ID de coche virtual y haga clic en Añadir código.
Seleccione el nombre del proveedor de alquiler de coches en el menú.
Introduzca el número de ID de tarjeta virtual proporcionado por su proveedor de alquiler de coches. Nota: Para Avis, este será el GEB ID).
Haga clic en Guardar.
Además, le recomendamos avisar a sus hoteles preferentes que va a implantar el programa de pagos virtuales de Conferma. Puede utilizar la plantilla de correo que se incluye a continuación. Es opcional.
Correo/Carta del responsable de viajes a hoteles preferentes
Dirigido a: Responsables de viajes
Spotnana recomienda contactar con sus hoteles preferentes con antelación para asegurarse de que están preparados para aceptar pagos virtuales y atender a sus viajeros. A continuación, encontrará una carta modelo que puede adaptar y enviar a sus hoteles preferentes. Siéntase libre de modificarla según sus necesidades.
El objetivo de esta comunicación es informarles de que va a implantar un programa de pagos virtuales para sus viajeros y que espera contar con su colaboración. Solo tendrán que hacer clic en el enlace incluido en la comunicación para asegurarse de que están dados de alta en la base de datos de Conferma Connect, que han seleccionado su método de comunicación preferido y que han facilitado los datos necesarios (por ejemplo, dirección de correo electrónico o número de fax).
Estimado/a hotelero/a,
Asunto: Conferma Connect - Pago virtual para hoteles
Probablemente ya conozca el creciente uso de tarjetas virtuales para procesar pagos de reservas de hotel. Hemos estado trabajando con nuestro socio tecnológico Conferma Pay y Spotnana para ofrecer una opción de pago más eficiente para los hoteles.
¿Qué es Conferma Connect?
Conferma Connect identifica automáticamente la forma más segura y económica de enviar las instrucciones de pago al hotel. Conferma Pay ha desarrollado tecnología para transmitir los datos de la tarjeta por varios métodos, incluyendo ahora el correo electrónico seguro. Nuestra preferencia es que, como hotel colaborador, utilice el correo electrónico seguro (y no el fax).
Para actualizar su preferencia de comunicación, complete el formulario de registro online:
https://www.confermaconnect.com
El registro es gratuito para los hoteles y le permite elegir la forma de recibir los pagos con tarjeta virtual (fax/correo a recepción, fax/correo a contabilidad). Así se evitan problemas tanto para usted como para el huésped al momento del check-out.
Para más información, consulte las Preguntas frecuentes de Conferma Connect: https://www.confermaconnect.com/en/help
Agradecemos mucho su colaboración en esta iniciativa.
Atentamente,
Nombre Apellido
Cargo
Empresa
Experiencia del viajero en el flujo de reserva
Dirigido a: Viajeros y organizadores de viajes
Sus usuarios (viajeros u organizadores) que necesiten reservar hoteles o coches de alquiler tendrán una experiencia muy similar a la que ya conocen en la herramienta de reservas online de Spotnana. El proceso es el siguiente:
El viajero busca el hotel o coche de alquiler y las fechas deseadas.
El viajero selecciona el hotel y la tarifa de habitación o el vehículo y la tarifa, y continúa con la reserva.
A continuación, el viajero debe elegir el método de pago para la reserva. Dependiendo de si su empresa ha configurado el pago virtual como obligatorio o no (para la entidad legal a la que pertenece el viajero), deberá hacer lo siguiente:
Para reservas de hotel:
Si la tarjeta virtual está configurada como obligatoria: el viajero hace clic en la pestaña Tarjetas virtuales y selecciona la única tarjeta virtual disponible (la obligatoria).
Si la tarjeta virtual no es obligatoria: el viajero puede hacer clic en la pestaña Tarjetas de crédito o Tarjetas virtuales y seleccionar la tarjeta de crédito o virtual que desee utilizar para esa reserva.
Para reservas de coche de alquiler:
Como la tarjeta virtual estará vinculada a un acuerdo de facturación directa con la empresa de alquiler, no será necesario seleccionar un método de pago. El viajero puede continuar directamente con la reserva.
El viajero revisa los cargos y hace clic en Reservar hotel o Reservar coche . La reserva queda confirmada y el pago (junto con una comunicación por fax o correo electrónico) se envía al proveedor.
Si es necesario, el viajero puede ver (desenmascarar) los últimos 4 dígitos de la tarjeta virtual una vez hecha la reserva, y podrá ver el número completo de la tarjeta 24 horas antes del check-in en el hotel o la recogida del coche.
Solución de problemas comunes
La siguiente tabla muestra algunos problemas que pueden encontrar los viajeros al utilizar tarjetas virtuales de Conferma y las soluciones recomendadas. Muchos de estos problemas pueden resolverse directamente por los propios viajeros usando la app móvil de Spotnana o la herramienta de reservas online. Si no es posible, por favor contacte a un agente de Spotnana.
Eliminar o restringir el uso de una configuración de tarjeta virtual
Siga los siguientes pasos para eliminar o restringir el uso de una tarjeta virtual.
Para eliminar una configuración de tarjeta virtual para reservas de hotel o coche
- Seleccione Empresa en el menú Programa. Seleccione
- Métodos de pago en el menú Pago a la izquierda. Busque la sección
- Métodos de pago virtual . Busque la fila que contiene el método de pago virtual que desea eliminar (cada uno está habilitado para reservas de coche o de hotel).
- Seleccione
- Eliminar método de pago en el menú de la derecha. Haga clic en
- Eliminar para confirmar que desea eliminar el método de pago virtual. Esto eliminará completamente la configuración de la tarjeta virtual. .
Para restringir el uso de la tarjeta virtual solo a agentes
Esto puede ser útil si desea limitar temporalmente quién puede usar la tarjeta (por ejemplo, para pruebas o resolución de problemas).
- Seleccione Empresa en el menú Programa. Seleccione
- Métodos de pago en el menú Pago a la izquierda. Busque la sección
- Métodos de pago virtual . Busque la fila que contiene el método de pago virtual que desea restringir (cada uno está habilitado para reservas de coche o de hotel).
- Seleccione
- Editar método de pago en el menú de la derecha. Aparecerá el cuadro de diálogo Actualizar método de pago . Si ha habilitado tarjetas virtuales para
- reservas de coche y hotel , siga estos pasos: Haga clic en el icono de edición (lápiz) junto a
- Detalles de la tarjeta .Asegúrese de que la casilla
- Establecer esta tarjeta como obligatoria no esté seleccionada. Haga clic en el icono de edición (lápiz) junto a
- Instrucciones de uso de la tarjeta .En el campo
- Roles de usuario seleccione Sólo agentes .En el campo
- Tipo de viajero seleccione Invitado personal .Haga clic en
- Actualizar .Estos ajustes limitarán quién puede utilizar la tarjeta sin necesidad de eliminar la configuración.
- Si solo ha habilitado
- tarjetas virtuales para reservas de hotel , siga estos pasos: Haga clic en el icono de edición (lápiz) junto a
- Tipos de producto .Asegúrese de que el interruptor
- Obligatorio está desactivado. Haga clic en el icono de edición (lápiz) junto a
- Especificar tipos de usuarios .Seleccione
- Sólo agentes en el menú. Haga clic en
- Actualizar .Después, contacte con su gestor de cuenta de Spotnana para limitar el uso de este método de pago virtual a invitados personales.
- Estos ajustes limitarán quién puede utilizar la tarjeta sin necesidad de eliminar la configuración.
- Reportes y facturación
Recibirá extractos periódicos de su banco con el detalle del gasto en viajes asociado al uso de tarjetas virtuales como método de pago por parte de sus viajeros. Puede utilizar estos extractos (junto con los comprobantes que recojan y presenten sus viajeros) para conciliar el
gasto en tarjeta virtual. Puede utilizar los informes Transacciones de hotel o Transacciones de coche (disponibles en Analítica > Informes de empresa ) en la herramienta de reservas online de Spotnana para ayudarle a conciliar su gasto. Si necesita informes adicionales para la conciliación, contacte con un agente de Spotnana para solicitar acceso a Conferma Snap (le facilitarán las credenciales de acceso).) in the Spotnana Online Booking Tool to assist with reconciliation of your spend. If you require additional reporting to assist with reconciliation, contact a Spotnana agent to request access to Conferma Snap (they will provide you with login credentials).
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