Cargar registros de oficinas

En este procedimiento se explica cómo cargar las definiciones de sus oficinas en Spotnana utilizando un archivo CSV. Si desea asociar a sus usuarios (viajeros) con ubicaciones de oficina, asegúrese de haber cargado o creado previamente estas definiciones antes de intentar subir los registros de usuarios.

Sólo puede realizar este procedimiento si tiene perfil de administrador.

1. Inicie sesión en la herramienta de reservas en línea de Spotnana.
2. Seleccione Empresa en el menú Programa . Se mostrará la página de Configuración general .
3. Despliegue el menú Empresa (en la barra de navegación lateral izquierda) y seleccione Oficinas. La página de Oficinas
4. se mostrará en pantalla. Haga clic en + Agregar y seleccione Cargar archivo CSV en el menú. Aparecerá la ventana para cargar el archivo CSV.  
5. Descargue la plantilla desde el enlace plantilla . Luego, siga las instrucciones que se detallan a continuación (estas mismas indicaciones también aparecen en la ventana de Cargar archivo CSV ).

Para consultar el historial de cargas, haga clic en el icono del reloj para desplegar el panel lateral. Allí podrá ver los archivos más recientes cargados y las notificaciones de estado.

Instrucciones para cargar archivos de oficinas

• Antes de importar o crear usuarios, asegúrese de que las entidades legales y oficinas correspondientes ya existan en la herramienta de reservas en línea de Spotnana.
• Si su organización aún no tiene oficinas registradas en Spotnana, la plantilla aparecerá vacía y podrá comenzar a agregar filas nuevas.
• Si ya tiene una o más oficinas definidas en Spotnana, la plantilla mostrará esos registros. Puede agregar, editar o eliminar filas según lo necesite.
  • Si desea eliminar alguna oficina, busque la fila correspondiente y establezca el valor de la columna ACTION en DELETE. Al cargar el archivo, la oficina será eliminada de Spotnana.
  • Si necesita editar una oficina, localice la fila correspondiente, realice los cambios necesarios y establezca la columna ACTION en UPDATE. Al finalizar la carga, la oficina se actualizará en Spotnana.
  • Para agregar una nueva oficina, añada una fila y establezca la columna ACTION en CREATE. La oficina se agregará en Spotnana al completar la carga. El nombre de la oficina debe ser único y no coincidir con ninguna ya existente en Spotnana.
• Los códigos de país deben tener únicamente dos letras.
• No modifique ni elimine la fila de encabezados de columna (la primera fila del archivo que indica el contenido de cada columna).
• No cambie el orden de las columnas.
• No agregue columnas adicionales.
• Asegúrese de completar todos los campos obligatorios en cada fila. Las columnas requeridas están marcadas con un asterisco (*).
• Utilice únicamente caracteres alfanuméricos en sus valores. Para direcciones de correo electrónico, también puede usar el símbolo “@” (por ejemplo: miusuario234@nombreempresa.com).
• Le recomendamos cambiar el nombre predeterminado del archivo CSV (template.csv) que va a cargar, añadiendo la fecha en la que realiza la carga. Esto facilitará la resolución de posibles incidencias con los registros.
• Elimine cualquier espacio en blanco al final de sus valores. No debe haber espacios vacíos al final de los datos.

Si tiene alguna consulta, puede escribir a techsupport@spotnana.com.