Reise für einen Gast buchen
Auf dieser Seite finden Sie verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Reisen für Gäste buchen können. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion unter Umständen für Ihr Unternehmen nicht freigeschaltet ist (wenden Sie sich bei Unsicherheiten an Ihre Unternehmensadministration). In einigen Fällen dürfen nur bestimmte Nutzer Reisen für Gäste buchen. Ob Sie eine Reise für einen Gast buchen können, hängt zudem davon ab, ob für den Gast bereits ein Profil im System angelegt wurde.
Weitere Informationen finden Sie unter Überblick Gastbuchung, Voraussetzungen für Gastbuchungen sowie Buchungen für Gäste ohne Profil aktivieren (nur für Administratoren).
INHALTSVERZEICHNIS
Reise für einen Gast ohne Profil buchen
Diese Funktion muss zunächst von Ihrer Unternehmensadministration aktiviert werden. Sobald dies erfolgt ist, können alle Mitarbeitenden im Unternehmen Reisen für Gäste buchen.
- Melden Sie sich im Online-Buchungstool an.
- Klicken Sie im Buchen Hauptmenü.
- Wählen Sie die gewünschte Buchungsart aus (Flug, Hotel, Mietwagen).
- Klicken Sie auf Für einen Gast buchen. Damit wird der Reisende auf Gastreisenderumgestellt.
- Geben Sie die Suchkriterien für die Gastbuchung ein:
- Flug: Abflug-/Zielort, Reisedaten, Uhrzeit usw.
- Hotel: Ort, Anreisedatum, Abreisedatum, Zimmerkategorie usw.
- Mietwagen: Abhol-/Rückgabeort und -zeit usw.
- Sobald Sie das passende Angebot gefunden haben, wählen Sie es aus und gehen Sie zur Buchung weiter.
- Wählen Sie den Namen des Gastes aus dem Menü (falls vorhanden) oder tragen Sie die benötigten Angaben zum Gast im Bereich Reisende auf der Bezahlseite ein.
- Setzen Sie das Häkchen bei Reisendeninformationen für künftige Buchungen speichern , wenn Sie diese Daten später erneut verwenden möchten. Ist dieses Feld aktiviert, steht Ihnen die Information des Gastreisenden künftig im Gastreisenden Menü zur Verfügung und Sie können weitere Reisen für diesen Gast hinzufügen.
- Klicken Sie auf Bestätigen , sobald Sie fertig sind.
- Geben Sie ggf. relevante Informationen zu Bonusprogrammen ein.
- Wählen Sie die gewünschte Zahlungsmethode aus. Sie können auch eine neue Zahlungsmethode für den Gastreisenden hinterlegen.
- Wenn Ihr Unternehmen einen Wert im Feld Reisegrund vorgibt, tragen Sie bitte eine gültige Auswahl ein (z. B. Gast).
- Legen Sie eine neue Reise an, der Sie die Gastbuchung zuordnen, und vergeben Sie einen Namen für die Reise.
- Klicken Sie auf Buchen. Die Reise und die Gastbuchung erscheinen unter dem Reiter Bevorstehend im Bereich Reisen bei der Person, die die Buchung vorgenommen hat. Der Gast erhält eine Buchungsbestätigung per E-Mail.
Reise für einen Gast mit Profil buchen
Nur Administratoren oder Spotnana-Agenten können im Online-Buchungstool Reisen für Gäste mit Profil buchen. Das Profil muss vor der Reisebuchung von einer Administratorin, einem Administrator oder einem Spotnana-Agenten angelegt werden.
- Melden Sie sich im Online-Buchungstool an.
- Wählen Sie den Gast im Feld zur Auswahl der Reisenden aus.
- Buchen Sie anschließend wie gewohnt einen Flug, ein Hotel oder einen Mietwagen. Nach Abschluss der Buchung erhält der Gast eine Bestätigung per E-Mail.
Profil für einen Gastreisenden anlegen
Ein Profil muss nur für Gäste angelegt werden, die im Online-Buchungstool ein eigenes Profil erhalten sollen. Das Anlegen eines Profils ist ausschließlich Administratoren oder Spotnana-Agenten vorbehalten.
- Melden Sie sich im Online-Buchungstool an.
- Wählen Sie Nutzer im Programm Menü aus.
- Klicken Sie auf Neuen Nutzer hinzufügen.
- Füllen Sie alle erforderlichen Felder aus (inklusive Auswahl der juristischen Person) und klicken Sie auf Hinzufügen. Für den Gastreisenden wird nun ein Profil angelegt und die Reiserichtlinien der jeweiligen juristischen Person, Niederlassung, Abteilung und Kostenstelle angewendet. Anschließend können Sie Reisen für diesen Gast buchen.
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