Übersicht zur Gastbuchung

Erstellt von Ashish Chaudhary, Geändert am Fr, 3 Okt um 9:41 NACHMITTAGS von Ashish Chaudhary

Gäste-Buchungen – Übersicht

Mit dem Spotnana Online-Buchungstool können Sie Flüge, Hotels, Mietwagen und in manchen Fällen auch Bahnreisen für Gäste buchen, die nicht bei Ihrem Unternehmen angestellt sind. Das können zum Beispiel Bewerber, externe Dienstleister oder andere Personen sein, für die Sie eine Reise organisieren möchten. Sie haben die Möglichkeit, für diese Gäste ein Profil im Buchungstool anzulegen – oder die Reise ohne Profil zu buchen. In der folgenden Tabelle finden Sie eine Übersicht zu den jeweiligen Buchungsarten, deren Vorteile und Einschränkungen. So können Sie leichter entscheiden, wann es sinnvoll ist, ein Profil für einen Gast anzulegen.

THEMA	FÜR GÄSTE-BUCHUNGEN MIT PROFIL	FÜR GÄSTE-BUCHUNGEN OHNE PROFIL
Wann erlaubt/wie aktiviert	Immer möglich, sobald für den Gast ein Profil angelegt wurde.	Die Unternehmensadministration muss die Einstellung Mitarbeitenden erlauben, für Gäste zu buchen aktivieren (zu finden unter Allgemein im Programm- Einstellungen). Nach Aktivierung können alle Mitarbeitenden im Unternehmen Reisen für Gäste buchen.
Profil/Richtlinie	Für die Buchung muss zunächst ein Gastprofil angelegt und diesem eine Unternehmensrichtlinie zugeordnet werden. Alle Reisen für diesen Gast unterliegen dann der jeweils geltenden Reiserichtlinie. Das einmal erstellte Gastprofil kann auch für künftige Buchungen genutzt werden.	Ein Gastprofil ist nicht erforderlich. Es gilt automatisch die „Standard“-Reiserichtlinie des Unternehmens, zu dem die buchende Person gehört.
Wer darf buchen	Buchungen und die Erstellung von Gastprofilen dürfen nur von der Unternehmensadministration oder einem Spotnana-Agenten vorgenommen werden.	Jedes Konto mit Zugriff auf das Online-Buchungstool kann – sofern von der Administration freigeschaltet – Reisen für Gäste ohne Profil buchen.
Rechtliche Einheit	Das Gastprofil muss einer rechtlichen Einheit Ihres Unternehmens zugeordnet werden.	Der Gast wird automatisch der rechtlichen Einheit zugeordnet, die mit der buchenden Person verknüpft ist.
Kontakt-E-Mail und Buchungsbestätigungen	Im Gastprofil muss eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein, die nicht zur Domain Ihres Unternehmens gehört (z. B. gmail.com, yahoo.com, hotmail.com). An diese Adresse erhält der Gast die Buchungsbestätigung.	Die Kontaktdaten, einschließlich E-Mail-Adresse, werden beim Abschluss der Buchung von der buchenden Person angegeben. Der Gast erhält die Buchungsbestätigung an diese Adresse. Die buchende Person bekommt ebenfalls eine Bestätigung per E-Mail (außer sie bucht über das Profil einer anderen Person).
Zahlung	Die buchende Person muss beim ersten Einsatz des Profils eine gültige Zahlungsmethode für den Gast auswählen oder hinzufügen.	Die buchende Person nutzt für die Zahlung die ihr zur Verfügung stehenden Zahlungsmethoden. Alle für sie freigegebenen Zahlungsarten können verwendet werden.
Fürsorgepflicht/Analysen	Buchungen erscheinen in den Berichten zur Fürsorgepflicht und in den Analyseauswertungen als „Gast (Profil)“.	Buchungen erscheinen in den Berichten zur Fürsorgepflicht und in den Analyseauswertungen als „Gast (ohne Profil)“.
Login ins Online-Buchungstool	Gäste können sich nicht im Online-Buchungstool anmelden und erhalten auch keine Einladung zur Anmeldung per E-Mail.	Gäste können sich nicht im Online-Buchungstool anmelden und erhalten auch keine Einladung zur Anmeldung per E-Mail.
Sichtbarkeit auf der Reisen-Seite	Der Gast erhält eigene Reisen- Seitenansichten. Die buchende Person kann alle Reisen dieses Gastes einsehen.	Alle Reisen für diesen Gast werden auf der Reisen- Seite der buchenden Person angezeigt.
Privatreisen	Nicht für Privatreisen verwenden.	Nicht für Privatreisen verwenden.
Bahnreisen	Erlaubt	Nicht erlaubt

Berichte

Damit Sie alle Buchungen für Gäste ohne Profil nachvollziehen können, gibt es im Spotnana-Analysebereich einen neuen Persona- Filter, Gast – ohne Profil. Damit können Administratoren gezielt alle Buchungen für Gäste ohne Profil anzeigen lassen. Zusätzlich wurden zwei neue Spalten Gastgebername und Gastgeber-E-Mailhinzugefügt. So sehen Sie, welcher Mitarbeitende die jeweilige Buchung für den Gast vorgenommen hat.