TMC-gebyrer for rejser, transaktioner, tillægsydelser og kontakt til rejsebureau

Gebyret for rejser, transaktioner, tillægsydelser og kontakt til rejsebureau er de beløb, Spotnana eller TMC opkræver for at levere deres service (for eksempel hjælp til booking, adgang til support, håndtering af bestemte betalingsformer osv.). Disse gebyrer bliver som udgangspunkt opkrævet pr. rejse, pr. transaktion eller pr. kontakt til en agent (i nogle tilfælde kan flere gebyrer gælde samtidigt).

Udtrykket TMC-gebyr is used throughout this topic to collectively refer to any fees a TMC applies to transactions, trips, agent contacts, or value added services. 

INDHOLDSFORTEGNELSE

• TMC-gebyrer for rejser, transaktioner, tillægsydelser og kontakt til rejsebureau
  • Overblik over TMC-gebyrer
  • Virksomhedsadministratorer
    • Se TMC-gebyrindstillinger og vælg betalingsmetoder
  • TMC-administratorer
    • Sæt gebyrer for hele TMC'et
    • Sæt gebyrer pr. virksomhed/organisation
    • Tillad agenter at frafalde et TMC-gebyr

Overblik over TMC-gebyrer

Virksomhedsadministratorer og rejseansvarlige kan vælge en separat betalingsmetode til rejsegebyrer og bestemme, om rejsende skal kunne se gebyret på deres Betalingsside , Rejser side og i e-mailbekræftelser. TMC-administratorer kan desuden fastsætte de konkrete TMC-gebyrer, der skal opkræves. 

Virksomhedsadministratorer

Som virksomhedsadministrator kan du: 

• indstille betalingsmetode for alle TMC-gebyrer
• se hvilke gebyrer TMC opkræver for rejser, transaktioner, agentkontakt og tillægsydelser
• bestemme om TMC-gebyrer skal vises for rejsende ved betaling

Se TMC-gebyrindstillinger og vælg betalingsmetoder

Det er ikke alle TMC’er, der opkræver gebyrer for transaktioner, agentkontakt eller tillægsydelser.

Følg nedenstående trin for at indstille din betalingsmetode for TMC-gebyrer og bestemme, om disse gebyrer skal være synlige for rejsende. 

1. Log ind i Online Booking-værktøjet. 
2. Vælg Virksomhed i Program menuen. Indstillinger siden vises nu.
3. Vælg TMC-gebyr i Betaling sektionen til venstre. TMC-gebyr siden vises nu.
4. Vælg fanen Betalingsmetode . 
5. Udvid sektionen Standardindstillinger .
6. Angiv Betalingsmetode feltet. Her vælger du, hvordan alle TMC-gebyrer skal betales. Du kan vælge mellem:
   • Samme som ved booking - Brug det samme betalingskort, som rejsende valgte ved bookingen. 
   • Centralt firmakort - Brug virksomhedens centrale betalingskort. Du skal herefter vælge hvilket firmakort, der skal benyttes.
   • Fakturering med senere betaling (virksomhedsadministratorer kan ikke vælge denne mulighed) – TMC-gebyret faktureres til kunden via en faktura med fast interval. Betalingsbetingelserne (f.eks. Net30, Net60) afhænger af kundens aftale.
7. Angiv Vis TMC-gebyr for rejsende feltet. Her bestemmer du, om TMC-gebyrer skal vises for rejsende og rejsearrangører på Betalingsside og Rejser siderne, i e-mailbekræftelser samt på fakturaer og kvitteringer.
8. Hvis du ønsker at indstille forskellige betalingsmetoder for TMC-gebyrer pr. juridisk enhed, skal du udvide sektionen Brugerdefinerede indstillinger for juridiske enheder . Her kan du vælge både betalingsmetode og om TMC-gebyret skal være synligt for rejsende (på samme måde som beskrevet ovenfor, men nu gælder det kun for den valgte juridiske enhed). 
   • For at tilføje indstillinger for en specifik juridisk enhed, klik på Tilføj og vælg derefter betalingsmetode og synlighed for rejsende som beskrevet ovenfor.
   • Du kan også redigere eller slette disse indstillinger for juridiske enheder via menuen til højre. 

9. For at se reglerne for TMC-gebyrer, vælg fanen Prisstruktur . Der kan være særskilte sektioner for hver type TMC-gebyr (f.eks. rejse, transaktion, tillægsydelser) afhængigt af, hvordan dit TMC har opsat gebyrerne. 

   • Du kan kun se (ikke redigere) disse indstillinger ved at klikke på Vis i den relevante række (f.eks. rejsegebyr). For hver regel vises der et Regelnavn, en liste over Variabler (de betingelser, der skal være opfyldt for at gebyret pålægges) og det beløb, der opkræves for Standard og VIP rejsende. 
   • Du kan også se, hvordan gebyrerne anvendes, ved at klikke på Vis i rækken Gebyroverblik . Gebyroverblik siden vises nu. Her kan du se, om dynamisk opkrævning af rejsegebyrer (dvs. tillæg afhængigt af bookingtype, regler og gebyrets relevans) og/eller agentgebyrer er aktiveret for din virksomhed. 

TMC-administratorer

Som TMC-administrator kan du opsætte gebyrer for rejser, transaktioner, tillægsydelser og agentkontakt for dine kunder. 

Du kan også opsætte gebyrer for rejser, transaktioner, tillægsydelser og agentkontakt pr. virksomhed/organisation. Hvis du opretter virksomhedsspecifikke regler, vil det altid være disse regler, der gælder for den pågældende virksomheds rejsende, og eventuelle TMC-regler tilsidesættes. For at opsætte virksomhedsspecifikke regler, se afsnittet Sæt gebyrer pr. organisation på denne side.

Sæt gebyrer for hele TMC'et

For at opsætte gebyrer på TMC-niveau, følg nedenstående trin. Du kan vælge, om gebyret skal opkræves for hver rejse, hver transaktion, hver agentkontakt eller en kombination. Det er også muligt at opkræve for tillægsydelser (f.eks. virtuelle kort). 

• Log ind i Online Booking-værktøjet. 

• Vælg TMC-indstillinger i Program menuen. Generelle indstillinger vises nu.

• Vælg TMC-gebyr i Indstillinger sektionen til venstre. TMC-gebyr siden vises nu.

• Klik på Vælg plan for at vælge den gebyrstruktur, du ønsker at anvende (dette link vises kun, hvis du endnu ikke har opsat nogen TMC-gebyrregler). Vælg plan valgmulighederne vises herefter.

• Du kan vælge en af følgende muligheder, afhængigt af hvordan du ønsker at opkræve gebyrer:

  • Rejse-niveau - Et gebyr opkræves én gang pr. rejse. Yderligere bookinger og ændringer medfører som udgangspunkt ikke ekstra gebyr (medmindre du opsætter forskellige gebyrer for forskellige bookingtyper).

  • Transaktions-niveau - Et gebyr opkræves for hver transaktion. Du kan vælge, hvilke typer transaktioner, der skal udløse gebyr. Eksempler på transaktioner er ændringer i booking, tilføjelse af ekstra services eller annulleringer.

  • Rejse- og transaktionsniveau - Et gebyr opkræves både for hver rejse og for hver transaktion. Du kan vælge, hvilke typer transaktioner, der skal udløse gebyr. Eksempler på transaktioner er ændringer i booking, tilføjelse af ekstra services eller annulleringer.

• De næste trin afhænger af, hvilken gebyrplan du har valgt:

  • Hvis du har valgt Rejse-niveau gebyrer: 

    • For at angive beløbet for rejsegebyret, klik på Konfigurer i rækken Rejsegebyr . Standard reglen vises nu. 

    • Indtast det beløb, der skal opkræves i rejsegebyr for Standard og VIP rejsende. Husk at vælge korrekt valuta. Hvis agentgebyrer er aktiveret, kan du også angive agentgebyret for Standard og VIP.

    • Klik på Bekræft. 

    • For at tilføje flere konfigurationer, klik på Tilføj konfiguration. Konfigurer regel siden vises nu. Hver regel kan have sine egne betingelser for, hvornår gebyret skal pålægges.   

    • Indtast et navn til reglen i feltet Regelnavn . Navnet skal gøre det nemt at huske, hvornår denne regel gælder. 

    • Indtast det beløb, der skal opkræves i rejsegebyr for Standard og VIP rejsende. Husk at vælge korrekt valuta. Hvis agentgebyrer er aktiveret, kan du også angive agentgebyret for Standard og VIP.

    • Brug felterne i sektionen Sæt regelbetingelser til at angive, hvilke betingelser der skal være opfyldt, for at gebyret pålægges. For eksempel: Hvis bookingtype = Tog. For at tilføje flere betingelser, klik på Tilføj betingelse. Alle betingelser skal være opfyldt, før gebyret pålægges (AND-logik).

    • Klik på Bekræft når du er færdig. 

  • Hvis du har valgt Transaktions-niveau gebyrer: 

    • For at angive beløbet for transaktionsgebyret, klik på Konfigurer i rækken Transaktionsgebyr . Transaktionsgebyr siden vises nu. Der er ingen standardregel for transaktionsgebyrer.

    • For at tilføje flere konfigurationer, klik på Tilføj konfiguration. Konfigurer regel siden vises nu. Hver regel kan have sine egne betingelser for, hvornår gebyret skal pålægges.   

    • Indtast et navn til reglen i feltet Regelnavn . Navnet skal gøre det nemt at huske, hvornår denne regel gælder. 

    • Indtast det beløb, der skal opkræves for Standard og VIP rejsende. Husk at vælge korrekt valuta. Hvis agentgebyrer er aktiveret, kan du også angive agentgebyret for Standard og VIP.

    • Bemærk: Hvis du ønsker at opkræve gebyr for agentkontakt, der ikke resulterer i en booking eller ændring på Spotnana-platformen, skal du oprette en regel, hvor Transaktionstype er sat til Agentkontakt. 

    • Brug felterne i sektionen Sæt regelbetingelser til at angive, hvilke betingelser der skal være opfyldt, for at gebyret pålægges. For eksempel: Hvis transaktion = Ændring. For at tilføje flere betingelser, klik på Tilføj betingelse. Alle betingelser skal være opfyldt, før gebyret pålægges (AND-logik).

    • Klik på Bekræft når du er færdig. 

  • Hvis du har valgt Rejse- og transaktionsniveau gebyrer: 

    • For at angive beløbet for rejsegebyret, klik på Konfigurer i rækken Rejsegebyr . Standard reglen vises nu. 

    • Indtast det beløb, der skal opkræves i rejsegebyr for Standard og VIP rejsende. Husk at vælge korrekt valuta. Hvis agentgebyrer er aktiveret, kan du også angive agentgebyret for Standard og VIP. 

    • Klik på Bekræft. 

    • For at tilføje flere konfigurationer for rejsegebyrer, klik på Tilføj konfiguration. Konfigurer regel siden vises nu. Hver regel kan have sine egne betingelser for, hvornår gebyret skal pålægges.   

      • Indtast et navn til reglen i feltet Regelnavn . Navnet skal gøre det nemt at huske, hvornår denne regel gælder. 

      • Indtast det beløb, der skal opkræves i rejsegebyr for Standard og VIP rejsende. Husk at vælge korrekt valuta. Hvis agentgebyrer er aktiveret, kan du også angive agentgebyret for Standard og VIP.

      • Brug felterne i sektionen Sæt regelbetingelser til at angive, hvilke betingelser der skal være opfyldt, for at gebyret pålægges. For eksempel: Hvis bookingtype = Fly. For at tilføje flere betingelser, klik på Tilføj betingelse. Alle betingelser skal være opfyldt, før gebyret pålægges (AND-logik).

      • Klik på Bekræft når du er færdig. 

    • For at angive beløbet for transaktionsgebyret, klik på Konfigurer i rækken Transaktionsgebyr (du skal måske vende tilbage til fanen Prisstruktur ). Transaktionsgebyr siden vises nu. Der er ingen standardregel for transaktionsgebyrer.

    • For at tilføje flere konfigurationer, klik på Tilføj konfiguration. Konfigurer regel siden vises nu. Hver regel kan have sine egne betingelser for, hvornår gebyret skal pålægges.   

    • Indtast et navn til reglen i feltet Regelnavn . Navnet skal gøre det nemt at huske, hvornår denne regel gælder. 

    • Indtast det beløb, der skal opkræves for Standard og VIP rejsende. Husk at vælge korrekt valuta. Hvis agentgebyrer er aktiveret, kan du også angive agentgebyret for Standard og VIP.

    • Bemærk: Hvis du ønsker at opkræve gebyr for agentkontakt, der ikke resulterer i en booking eller ændring på Spotnana-platformen, skal du oprette en regel, hvor Transaktionstype er sat til Agentkontakt.

    • Brug felterne i sektionen Sæt regelbetingelser til at angive, hvilke betingelser der skal være opfyldt, for at gebyret pålægges. For eksempel: Hvis transaktion = Ændring. For at tilføje flere betingelser, klik på Tilføj betingelse. Alle betingelser skal være opfyldt, før gebyret pålægges (AND-logik).

    • Klik på Bekræft når du er færdig. 

• Når du har opsat dine regler, kan du ændre rækkefølgen ved at trække dem til den ønskede placering i listen. Reglerne bliver vurderet i den rækkefølge, de står i. Gebyrer pålægges ud fra den første regel, hvor alle betingelser er opfyldt. Hvis ingen regler matcher, anvendes gebyret fra standardreglen. 

• Hvis du har valgt Rejse-niveau eller Rejse- og transaktionsniveau gebyrer, klik på Konfigurer i rækken Gebyroverblik . Gebyroverblik siden vises nu. 

  • Feltet Dynamisk opkrævning af rejsegebyr lader dig bestemme, hvordan rejsegebyret skal opkræves. Hvis du ønsker ét samlet rejsegebyr uanset bookingtype (f.eks. fly, hotel, tog), skal du lade feltet være deaktiveret. Hvis du vil opsætte forskellige gebyrer afhængig af bookingtype (f.eks. 10 USD for hotel, 20 USD for fly) eller opkræve agentgebyrer, skal du aktivere feltet. Når det er aktiveret, sikrer systemet, at rejsende aldrig bliver opkrævet et samlet rejsegebyr, der overstiger det maksimale rejsegebyr – uanset rækkefølgen af bookingerne. Hvis du har sat regler på transaktionsniveau, vil transaktionsgebyrer stadig blive opkrævet for hver transaktion, hvor der er opsat regler. 
    For eksempel,hvis gebyrplanen er sat til Rejse og transaktion og: 
    Regler for rejsegebyr er:
    - for rejser med kun hotelbooking er rejsegebyret 10 USD, og agentassisteret rejsegebyr er 30 USD
    - for rejser med flybooking er rejsegebyret 20 USD og agentassisteret rejsegebyr er 50 USD
    Regler for transaktionsgebyr er:
    - hvis en agent foretager en ændring, er gebyret for agentassisteret ændring 9 USD.
    Det maksimale rejsegebyr vil derfor være 50 USD. Hvis agenten foretager ændringen tre gange, opkræves 9 USD hver gang.

  • For at kunne opsætte agentgebyrer i dine TMC-regler, skal du aktivere indstillingen Opkræv agentgebyr (og Dynamisk opkrævning af rejsegebyr skal også være aktiveret).  

  • Klik på Gem når du er færdig. 

• For at opsætte gebyr for tillægsydelser, klik på Konfigurer i rækken Tillægsydelsesgebyr . Tillægsydelsesgebyr siden vises nu.

• Klik på Tilføj konfiguration. Konfigurer regel siden vises nu. Hver regel kan have sine egne betingelser for, hvornår gebyret for tillægsydelser skal pålægges.   

• Indtast et navn til reglen i feltet Regelnavn . Navnet skal gøre det nemt at huske, hvornår denne regel gælder. 

• Vælg den tillægsydelse, som gebyret skal gælde for (for nuværende er det kun Virtuel betaling).

• Indtast beløbet for tillægsydelsesgebyret i feltet Gebyr for virtuel betaling og vælg korrekt valuta. Der er ingen standardregel for transaktionsgebyrer.

• Brug felterne i sektionen Sæt regelbetingelser til at angive, hvilke betingelser der skal være opfyldt, for at gebyret pålægges. For eksempel: Hvis bookingtype = Hotel. For at tilføje flere betingelser, klik på Tilføj betingelse. Alle betingelser skal være opfyldt, før gebyret pålægges (AND-logik).

• Klik på Bekræft når du er færdig. 

Sæt gebyrer pr. virksomhed/organisation

For at opsætte virksomhedsspecifikke gebyrer og betalingsmetoder, følg nedenstående trin. 

1. Log ind i Online Booking-værktøjet. 

2. Vælg Virksomhed i Program menuen. Indstillinger siden vises nu.

3. Vælg TMC-gebyr i Betaling sektionen til venstre. TMC-gebyr siden vises nu.

4. Klik på Vælg plan for at vælge den gebyrstruktur, du ønsker at anvende (du skal måske vælge fanen Prisstruktur ). Vælg plan valgmulighederne vises (hvis der allerede er valgt en prisstruktur på TMC-niveau, vises denne mulighed, men du kan ændre den for virksomheden). Fremgangsmåden for at vælge prisstruktur og opsætte betingelser for gebyrer er den samme som for TMC-niveau, så du kan følge trinene i afsnittet Sæt gebyrer for hele TMC'et på denne side, fra trin 5 for at opsætte virksomhedsspecifikke gebyrer. 

   • Bemærk: Hvis du opsætter virksomhedsspecifikke regler, gælder kun disse for virksomheden, og eventuelle TMC-regler bliver ignoreret for den virksomhed.

5. Vælg fanen Betalingsmetode . 

6. Udvid sektionen Standardindstillinger .

7. Angiv Betalingsmetode feltet. Her vælger du, hvordan TMC-gebyrer skal betales. Du kan vælge mellem:

   • Samme som ved booking - Brug det samme betalingskort, som rejsende valgte ved bookingen. 

   • Centralt firmakort - Brug virksomhedens centrale betalingskort. Du skal herefter vælge hvilket firmakort, der skal benyttes.

   • Fakturering med senere betaling - TMC-gebyrerne faktureres til kunden via en faktura med fast interval. Betalingsbetingelserne (f.eks. Net30, Net60) afhænger af kundens aftale.

8. Angiv Vis TMC-gebyr for rejsende feltet. Her bestemmer du, om TMC-gebyrer skal vises for rejsende og rejsearrangører på Betalingsside og Rejser siderne samt i e-mailbekræftelser. TMC-gebyrerne vil stadig fremgå af betalingsoplysninger på fakturaen og på den samlede rejseplan.

9. Hvis du ønsker at indstille forskellige betalingsmetoder for TMC-gebyrer pr. juridisk enhed, skal du udvide sektionen Brugerdefinerede indstillinger for juridiske enheder . Her kan du vælge både betalingsmetode og om TMC-gebyret skal være synligt for rejsende (på samme måde som beskrevet ovenfor, men nu gælder det kun for den valgte juridiske enhed). 

   • For at tilføje indstillinger for en specifik juridisk enhed, klik på Tilføj og vælg derefter betalingsmetode og synlighed som beskrevet ovenfor.

   • Du kan også redigere eller slette disse indstillinger for juridiske enheder via menuen til højre. 

   • Klik på Gem når du er færdig.

Tillad agenter at frafalde et TMC-gebyr

Hvis du ønsker, at agenter skal kunne frafalde (ikke opkræve) et hvilket som helst TMC-gebyr (dog ikke for tillægsydelser), skal du aktivere indstillingen Frafald gebyr i dine TMC-indstillinger. Når denne indstilling er aktiveret, kan dine agenter vælge at frafalde visse TMC-gebyrer. 

Gebyret for tillægsydelser kan ikke frafaldes. 

1. Log ind i OBT. 
2. Vælg TMC-indstilling i Program menuen. 
3. Vælg TMC-gebyr under Indstillinger i venstremenuen. TMC-gebyr siden vises nu.
4. Rul ned til sektionen Yderligere konfiguration og find rækken Frafald gebyr . 
5. Klik på Konfigurer i den række. Frafald gebyr siden vises nu. 
6. For at give agenter mulighed for at frafalde TMC-gebyrer, skal du aktivere Frafald gebyr knappen (øverst til højre). Indstillingen gælder for hele TMC'et og alle tilknyttede organisationer.
7. Du kan også oprette årsager til, at agenten frafalder gebyret. Hvis du opretter disse årsager, skal agenten vælge én af dem (eller skrive en forklaring under "Andet"), når gebyret frafaldes. Hvis du vil oprette sådanne årsager, følg disse trin: 
   • Klik på Tilføj. Konfigurer frafald gebyr vinduet vises nu.
   • Indtast en beskrivelse og kode for årsagen. 
   • Klik på Bekræft. Klik på Tilføj hvis du ønsker at oprette flere årsagskoder. 

Alle frafaldne gebyrer og årsagskoder (hvis du opretter dem) vil fremgå af rapporteringen.