Direkte fakturering for lejebiler

Mange biludlejningsfirmaer tilbyder en ordning med direkte fakturering, hvor alle virksomhedens bookinger samles under ét faktureringsnummer, og betalingerne håndteres via én samlet faktura.

Administratorer kan opsætte direkte fakturering for lejebiler i Spotnana. Det betyder, at medarbejdere kan booke lejebiler uden at skulle indtaste betalingsoplysninger ved bestilling. Udgifterne for lejen bliver faktureret direkte til virksomheden. Eventuelle gældende rejsepolitikker og godkendelseskrav vil stadig blive overholdt. 

Du skal derudover opsætte et centralt betalingskort til betaling af Spotnanas servicegebyr, da direkte fakturering kun dækker selve lejeprisen fra biludlejningsfirmaet.

BEMÆRK: Medarbejdere skal selv oplyse deres loyalitets-ID til biludlejningsfirmaet, når bilen afhentes. Direkte fakturering tilføjer nemlig ikke automatisk loyalitets-ID’et til bookingen. 

Vælg direkte fakturering for et biludlejningsfirma 

1. Log ind i Online Bookingværktøjet. 
2. Vælg Virksomhed i Program menuen. Generelt siden vises nu.
3. Vælg Betalingsmetoder i Betaling sektionen til venstre. Her får du vist de forskellige betalingsmuligheder. 
4. Rul ned til afsnittet Direkte faktureringsprogram . Direkte fakturering kan kun bruges til biludlejning.
5. Klik på Opret ny. Vinduet Opret nyt bilprogram åbnes.  
6. Vælg navnet på det biludlejningsfirma, du vil tilføje. Du kan bruge søgefunktionen. 
7. Indtast Faktureringsnummer til direkte fakturering. 
8. Indtast et Programnavn.
9. Brug menuen Brugerroller til at vælge, hvilke roller i virksomheden der må benytte direkte fakturering til biludlejning. Du kan vælge mellem Alle eller Kun administratorer og rejsebureauer. 
10. Brug menuen for rejsende type til at vælge, hvilke typer rejsende i virksomheden der må benytte direkte fakturering til biludlejning. Du kan vælge mellem Alle rejsende, Medarbejder, Firma gæst, Privat gæst. Du kan vælge flere muligheder.
11. Vælg hvilke brugeres placeringer der må benytte direkte fakturering ved booking af lejebiler. Du kan vælge mellem følgende: 
    • Alle medarbejdere i virksomheden - Muligheden for at bruge direkte fakturering til biludlejning er ikke begrænset af placering. 
    • Kun medarbejdere i bestemte lande, juridiske enheder, afdelinger eller omkostningscentre - Du får vist en menu, hvor du kan vælge placeringstype. Mulighederne er Juridiske enheder, Lande/Regioner, Afdelinger, Omkostningscentre. Når du har valgt en placeringstype, kan du søge efter og vælge de specifikke placeringer (f.eks. et bestemt land eller omkostningscenter), der må bruge direkte fakturering til biludlejning. 
12. Klik på Gem når du er færdig. 

BEMÆRK: Du kan redigere eller fjerne en eksisterende opsætning for direkte fakturering hos et biludlejningsfirma ved at klikke på de tre prikker til højre for firmaet og vælge Rediger eller Fjern efter behov.