Vytvoření, zveřejnění a správa události (nejnovější verze)

Události mohou vytvářet, zveřejňovat a spravovat pouze uživatelé s určitými rolemi. Tyto postupy mohou provádět správci společnosti a koordinátoři událostí. 

OBSAH

• Vytvoření, zveřejnění a správa události
  • Vytvoření události
  • Zobrazení a správa existujících událostí
  • Zveřejnění cest pro událost (pro události s možností pozvánek)
  • Zobrazení reportingu k události
  • Související témata

Vytvoření události

1. Přihlaste se do Online Booking Tool. 

2. Klikněte na Cesty. Zobrazí se stránka Cesty . 

3. Klikněte na Vytvořit (vpravo nahoře) a vyberte Událost ze šablony z nabídky. Zobrazí se dialogové okno Vytvořit událost ze šablony .

4. Pole Organizace bude předvyplněno názvem vaší společnosti. Pokud jste správce TMC, vyberte odpovídající organizaci.

5. Ze seznamu Šablona cesty vyberte šablonu, kterou chcete pro událost použít. Díky tomu převezmete přednastavené hodnoty z vybrané šablony. Pokud si nejste jisti, kterou šablonu zvolit, obraťte se na svého cestovního manažera. Například pro zaškolení nových zaměstnanců se může hodit šablona s pozvánkami. 

6. Do pole Umístění zadejte místo konání události.

7. Do pole Název zadejte název události. Tento název se zobrazí všem pozvaným účastníkům.

8. Nastavte Datum začátku události a Datum konce události podle potřeby. 

9. Nastavte Datum začátku cestovního okna a Datum konce cestovního okna pro tuto událost. 

   • Datum začátku by mělo být před zahájením události. Zohledněte například časový posun, vzdálenost cesty nebo přestupy.

   • Datum konce cestovního okna by mělo být po skončení události.

10. Klikněte na Pokročilá nastavení pro zobrazení detailů týkajících se typů rezervací. Některá nastavení zde mohou být předvyplněna dle zvolené šablony. Tato sekce obsahuje dvě záložky: Povolené typy rezervací a Údaje o cestě. 

11. Záložka Údaje o cestě obsahuje pole z profilu cestujícího (například Nákladové středisko), pro která správce šablony zadal jinou hodnotu nebo umožnil zadání jiné hodnoty. Upozorňujeme, že změna hodnoty zde neovlivní trvale profil cestujícího – platí pouze pro události vytvořené podle této šablony. U každého pole je buď hodnota zadaná správcem, nebo se použije výchozí hodnota z profilu cestujícího (ta se zde ale nezobrazuje). Hodnoty těchto polí můžete upravit, nebo je ponechat beze změny.  

12. Na záložce Povolené typy rezervací nastavte, jaké typy rezervací budou pro tuto událost povoleny (lze upravit i později, případně pro jednotlivé cestující). Účastníkům se zobrazí jen ty typy rezervací, které zde povolíte. Pokud bude potřeba přidat další typ rezervace po zveřejnění události, mohou jej správci a koordinátoři přidat nebo rezervaci provést za cestujícího. 

13. Pro Letecká doprava:

    • Chcete-li nastavit povolené typy letenek, vyberte jednu nebo více možností z nabídky Povolené typy letů :

      • Jednosměrná

      • Zpáteční

      • Cílové letiště se může lišit od letiště odletu – vhodné, pokud cestující navštěvuje více událostí.

    • Pomocí tlačítek + a - nastavte počet doprovodných osob (například rodinných příslušníků), pro které může cestující rezervovat letenku v poli Povolený počet doprovodu . Pokud nastavíte jiné číslo než 0, cestující budou moci při rezervaci letenek kliknout na Přidat cestujícího a rezervovat letenky maximálně pro tolik osob, kolik zde určíte. 

    • Klikněte do pole Povolená cílová letiště a vyhledejte požadovaná letiště. V tomto poli určíte, na která letiště mohou účastníci rezervovat letenky pro účast na události (odlet je možný z jakéhokoliv letiště). Pole můžete ponechat prázdné nebo doplnit později. Pokud pole nevyplníte, cestující budou moci rezervovat letenky na libovolné letiště. 

      • Začněte psát název nebo kód letiště, které chcete zadat. Zobrazí se odpovídající letiště. 

      • Zaškrtněte požadované letiště. 

      • Chcete-li přidat další letiště, opakujte vyhledání a výběr. 

    • Pomocí kalendáře a časových polí pod položkami Doporučený přílet před a Doporučený odlet po nastavte, v jakém časovém rozmezí budou cestující vyzváni k rezervaci letenek. Výchozí hodnoty odpovídají nastaveným Datumům události . Cestující budou vyzváni, aby rezervovali letenky v tomto časovém rámci. 

14. Pro Hotel:

    • Chcete-li umožnit rezervaci hotelů pro tuto událost, nastavte přepínač na povoleno.

    • Klikněte na Přidat pro zadání konkrétních hotelů. Zobrazí se pole Hotel . Zde určíte hotely, ve kterých mohou účastníci rezervovat ubytování pro účast na události. Pole lze ponechat prázdné. 

    • Začněte psát název hotelu, který chcete zadat. Zobrazí se odpovídající hotely. 

    • Vyberte požadovaný hotel.  

    • Chcete-li přidat další hotel, klikněte znovu na Přidat a postup opakujte. 

15. Pro Vlak 

    • Chcete-li umožnit rezervaci jízdenek na vlak, nastavte přepínač na povoleno.

    • Není potřeba žádné další nastavení.

16. Pro Auto

    • Chcete-li umožnit rezervaci pronájmu auta, nastavte přepínač na povoleno.

    • Není potřeba žádné další nastavení.

17. Zkontrolujte záložku Vlastní pole . 

    • Šablona, podle které vytváříte cestu, může obsahovat vlastní pole. Hodnoty těchto polí mohou být přednastaveny ze šablony – můžete je ponechat nebo změnit. Pokud není hodnota přednastavena, může být vyžadováno její zadání. 

    • Můžete také přidat další vlastní pole. Pokud chcete do cesty přidat vlastní pole, klikněte na Přidat. Poté můžete vybrat vlastní pole a zadat k němu odpověď. 

18. Klikněte na Vytvořit. Zobrazí se stránka události. 

19. Chcete-li zadat popis události, klikněte na Popis události. Zobrazí se stránka s popisem události. 

    • Popis upravte podle potřeby. Text můžete formátovat tučně, kurzívou, odrážkami, volbou písma, barvou nebo odsazením a také přidávat odkazy. Po dokončení klikněte na Uložit. 

20. Pokud chcete upravit povolené platební metody pro konkrétní typ rezervace, klikněte na Platební údajea poté na ikonu tužky u položky Platební metoda pro příslušný typ rezervace a upravte dle potřeby. Podrobnosti k jednotlivým možnostem najdete v kroku 9 z Vytvoření šablony (pro události a cesty).. Klikněte na Uložit po dokončení. 

21. Chcete-li začít přidávat cestující k této události, klikněte na + Cestující. Poznámka: Uživatel, který cestujícího přidá, bude uveden jako kontaktní osoba pro jeho cestu. To bude osoba, na kterou se cestující může obrátit s dotazy. Pokud používáte šablonu bez pozvánek, pro každého přidaného cestujícího se automaticky vytvoří cesta. U šablon s pozvánkami budete mít možnost cesty zveřejnit s pozvánkou nebo bez ní. 

    • Přidání jednotlivých zaměstnanců: Klikněte na + Cestující a zadejte jméno nebo e-mail uživatele, kterého chcete pozvat. Zobrazí se seznam odpovídajících uživatelů – vyberte požadovaného. Tento krok opakujte pro každého zaměstnance, kterého chcete na událost přidat. 

    • Přidání hosta, který není zaměstnancem vaší společnosti: Klikněte na + Cestující a začněte do vyhledávacího pole psát jeho jméno nebo e-mail. Zobrazí se seznam odpovídajících uživatelů – vyberte požadovaného. Tento postup opakujte pro každého hosta. Pokud host ještě nemá v systému profil, klikněte na Vytvořit firemního hosta a vytvořte mu profil (profil hosta musí obsahovat e-mail, jméno, příjmení a právní subjekt). V některých případech nemusíte mít možnost vytvářet firemní profily pro hosty. 

22. Úprava parametrů: 

    • Pokud potřebujete před zveřejněním změnit nastavení události, vyberte příslušnou možnost (například  Parametry událostiz nabídky Upravit a upravte požadované parametry, poté klikněte na Použít. Tyto změny se projeví u všech cest v rámci události (kromě těch, které byly individuálně upraveny nebo již byly rezervovány).

    • Pokud chcete změnit parametry pro konkrétní cestu nebo cestujícího, zaškrtněte jeho jméno. Z nabídky vyberte příslušnou možnost (například Parametry cesty) ve spodní části stránky a upravte parametry podle potřeby. Jakmile upravíte parametry cesty konkrétního cestujícího, změny na úrovni události se na tuto cestu již nebudou vztahovat. Poté: U událostí, které používají šablonu bez pozvánek 

23. , se cesty vytvářejí automaticky při přidání cestujících. Událost ani cesty není nutné zveřejňovat. 

    • U událostí, které používajíšablonu s pozvánkami

    • , můžete cesty zveřejnit kliknutím na Zveřejnit cestynebo se podívejte na Zveřejnění cest pro událost pro více informací. Budete vyzváni k odeslání pozvánek účastníkům. Zobrazení a správa existujících událostí Přihlaste se do Online Booking Tool.

Klikněte na

1. Cesty 

2. . Zobrazí se stránka Cesty. Vyberte záložku Události 

3. . Můžete filtrovat podle názvu události, data konání nebo stavu události (pouze u nadcházejících událostí). Z nabídky vyberte

4. Nadcházející 

   1. pro zobrazení nadcházejících nebo probíhajících událostí. Vyberte Dokončené 

   2. pro zobrazení minulých událostí. Vyberte Zrušené

   3. pro zobrazení zrušených událostí. Každá vytvořená událost se zobrazí jako řádek. U každé události je uvedeno místo, termíny a povolené typy rezervací. U událostí, které obsahují nepublikované cesty, můžete tyto cesty zveřejnit (s e-mailovým oznámením nebo bez něj). Vyhledejte událost, kterou chcete zobrazit, a klikněte na ni. Zobrazí se stránka s detaily události. U každého cestujícího se zobrazí: jméno cestujícího, název cesty, datum cesty, cestovní okno, povolené typy rezervací, stav cesty, stav pozvánky (u událostí s pozvánkami). Zelená ikona u typu rezervace znamená, že cestující má rezervaci hotovou. Můžete řadit podle

5. Stavu cesty  

6. (například Čeká na vyřízení). U událostí s pozvánkami lze řadit také podle Stavu pozvánky (Pozván, Nepozván). Můžete upravit parametry události, seznam cestujících nebo parametry konkrétní cesty. Změna parametrů události 

7. Chcete-li změnit 

   1. Popis události 

      1. , klikněte na něj. Proveďte úpravy a klikněte na Uložit. Pokud chcete upravit nebo přidatVnitřní poznámku

      2. , klikněte na ni. Proveďte úpravy a klikněte na Uložit. Chcete-li změnit jakýkoliv parametr události, vyberteParametry události  

      3. z nabídky Upravit a upravte požadované parametry, poté klikněte na Použít . Tyto změny se projeví u všech cest v rámci události (kromě těch, které byly individuálně upraveny nebo již byly rezervovány). Chcete-li změnit kontaktní osoby události, vyberteKontakty k události

      4. z nabídky Upravit a upravte podle potřeby, poté klikněte na Uložit . Změny u cestujících a parametrů jejich cestPokud chcete změnit parametry pro jednu nebo více cest a cestujících, zaškrtněte jméno cestujícího. V nabídce 

   2. Upravit

      1. ve spodní části stránky upravte požadované parametry. Jakmile upravíte parametry konkrétní cesty, bude označena jako upravená a další změny na úrovni události se na ni již nebudou vztahovat. Chcete-li přidat cestujícího, klikněte na + Cestující  

      2. , vyhledejte požadovaného cestujícího a vyberte jeho jméno. U událostí s pozvánkami je potřeba kliknout na Zveřejnit cesty(vpravo nahoře), aby se pro něj vytvořila cesta. U šablon bez pozvánek se cesta vytvoří automaticky. Chcete-li cestujícího odebrat, vyberte jeho cestu (kliknutím na název cesty). Zobrazí se podrobnosti cesty. Vyberte Zrušit cestu    

      3. z nabídky Akce . Všechny odkazy v již odeslaných e-mailových pozvánkách přestanou být platné. Poznámka: Pokud již byly provedeny rezervace k této události, budete vyzváni k jejich zrušení. Chcete-li nahrát seznam účastníků, klikněte na Nahrát

      4. a postupujte podle pokynů v sekci Vytvoření události v horní části této stránky. Chcete-li stáhnout aktuální seznam účastníků, klikněte na Stáhnout

      5. v horní liště. Zveřejnění cest pro událost (pro události s možností pozvánek) Jakmile vytvoříte událost s pozvánkami (například pomocí šablony s pozvánkami), můžete si prohlédnout pozvánky a zveřejnit cesty, které budou použity pro rezervace k události. Při zveřejnění události můžete zvolit, zda účastníkům odešlete e-mailové pozvánky.

U událostí vytvořených bez šablony s pozvánkami účastníci nedostanou e-mailovou pozvánku, ale cesta se vytvoří automaticky pro každého přidaného cestujícího. Vy (nebo agent) pak můžete provést rezervaci za každého cestujícího kliknutím na jeho cestu v rámci události. Případně si cestující mohou rezervaci provést sami.

Přihlaste se do Online Booking Tool. 

Klikněte na

1. Cesty 

2. . Zobrazí se stránka Cesty. Vyberte záložku Události 

3. . Vyberte Nadcházející 

4. pro zobrazení nadcházejících událostí (pokud již není vybráno). Každá vytvořená událost se zobrazí jako řádek. U každé události je uvedeno místo, termíny a povolené typy rezervací. Vyhledejte požadovanou událost a klikněte na její řádek. Zobrazí se stránka s cestami události. Chcete-li upravit parametry události, u které již byly některé cesty zveřejněny, vyberte 

5. Parametry události 

   • z nabídky Upravit , upravte je podle potřeby a klikněte na Použít . Klikněte naZveřejnit cesty 

6. . Chcete-li zveřejnit cesty v události bez odeslání e-mailových pozvánek účastníkům, klikněte naPouze zveřejnit 

   • . Chcete-li zveřejnit cesty a zároveň odeslat e-mailové pozvánky účastníkům, klikněte naZveřejnit a odeslat pozvánky

   • . Chcete-li si vyzkoušet, jak bude pozvánka vypadat, klikněte na odkaz, který se zobrazí po kliknutí naZveřejnit cesty

   • . Pozvánka vám bude zaslána na e-mail. Po zveřejnění můžete stále upravovat některé parametry události nebo cest jednotlivých cestujících. Změny se však projeví pouze u budoucích rezervací, nikoliv u těch již provedených (podrobnosti viz sekceZobrazení a správa existujících událostí

7. ). Příklady toho, co lze změnit: Název události/cesty Popis události/cestyTermíny cest (například změna data začátku nebo konce) 

   • Platební údaje

   • Povolené typy rezervací

   • Počet povolených doprovodných osob u letenek (až 5 dalších osob na stejném PNR)

   • Odpovědi na vlastní pole (za cestujícího) 

   • Hodnoty profilových polí pro cestu (například nákladové středisko, právní subjekt)

   • Přidání dalších cestujících

   • Odebrání cestujících (kteří ještě nemají žádné rezervace).

   • Zobrazení reportingu k události

   • Můžete zobrazit podrobné statistiky k události.

   • Přihlaste se do Online Booking Tool.

Klikněte na

Cesty 

1. . Zobrazí se stránka 

2. Cesty .Vyberte záložku Události . 

3. Vyberte Nadcházející pro zobrazení nadcházejících událostí (pokud již není vybráno). Můžete si také zobrazit report pro dokončené události. 

4. Vyhledejte událost, pro kterou chcete zobrazit report, a klikněte na její řádek. Zobrazí se stránka události. Klikněte na Reporting 

5. . Zobrazí se statistiky k této stránce. 

Související témata Události (přehled)Rezervace cesty pro událost (zaměstnanec/aranžér)

Rezervace cesty pro událost (ne-zaměstnanec/host)

• Vytvoření šablony (pro události a cesty)
• Book travel for an event (employee/arranger)
• Book travel for an event (non-employee/guest)
• Create a template (for events and trips)