Vytváření cest podle šablony

Pouze uživatelé s určitými rolemi mohou vytvářet, publikovat a spravovat cesty pomocí šablon. Tyto postupy mohou provádět správci společnosti, organizátoři cest ve firmě, správci TMC a agenti TMC.

OBSAH

• Vytváření cest podle šablony
  • Vytváření cest podle šablony
  • Zobrazení a správa existujících cest
  • Související témata

Vytváření cest podle šablony

1. Přihlaste se do Online Booking Tool. 

2. Klikněte na Cesty. Zobrazí se stránka Cesty . 

3. Klikněte na Vytvořit (vpravo nahoře) a zvolte Cesty podle šablony z nabídky. Zobrazí se okno Vytvořit cesty podle šablony .

4. Pole Organizace bude předvyplněno názvem vaší společnosti. Pokud jste správce TMC, vyberte příslušnou organizaci.

5. Ze seznamu v poli Šablona cesty vyberte šablonu, podle které chcete cesty vytvořit. Díky tomu se přednastaví hodnoty z vybrané šablony. Pokud si nejste jisti, kterou šablonu použít, obraťte se na svého správce cest. Například pro hostujícího přednášejícího se často využívá šablona na pozvání. 

6. Do pole Destinace zadejte cílové místo cesty.

7. Do pole Název zadejte název cesty. Tento název se zobrazí všem pozvaným cestujícím a bude uveden i na stránce Cesty každého cestujícího.

8. Nastavte Datum začátku cesty a Datum konce cesty podle potřeby. 

9. Nastavte Datum začátku cestovního okna a Datum konce cestovního okna pro danou cestu. 

   • Začátek cesty by měl být před začátkem akce, se kterou cesta souvisí. Nezapomeňte zohlednit například časový posun, vzdálenost nebo přestupy.

   • Konec cesty by měl být po skončení akce, kvůli které je cesta plánována.

10. Klikněte na Pokročilá nastavení pro zobrazení detailů k typům rezervací. Některá nastavení zde mohou být již přednastavena podle zvolené šablony. 

11. Karta Údaje o cestě obsahuje pole z profilu cestujícího (např. Nákladové středisko), u kterých správce šablony zadal jinou hodnotu, nebo vám umožnil hodnotu změnit. Změna hodnoty v této části neovlivní trvale profil cestujícího a platí pouze pro cesty vytvořené podle této šablony. U každého pole je buď hodnota zadaná správcem, nebo se použije výchozí hodnota z profilu cestujícího (ta se zde ale nezobrazuje). Podle potřeby můžete hodnoty upravit, nebo je ponechat beze změny. 

12. Na kartě Povolené typy rezervací nastavte, jaké typy rezervací budou pro cestu povoleny (lze nastavit i později nebo individuálně pro každého cestujícího). Cestujícím se zobrazí pouze ty typy rezervací, které povolíte. Poznámka: Pokud bude potřeba povolit další typ rezervace po vytvoření cest, mohou administrátoři nebo koordinátoři tuto možnost přidat, případně rezervaci provést za cestujícího. 

13. Pro Leteckou dopravu:

    • Chcete-li nastavit povolené typy letů, vyberte v nabídce Povolené typy letů jednu nebo více z těchto možností:

      • Jednosměrný let

      • Zpáteční let

      • Cílové letiště může být jiné než odletové – vhodné například pokud cestující pokračuje na další místo nebo akci.

• Pomocí tlačítek + a - můžete nastavit počet osob (např. rodinných příslušníků), pro které může cestující rezervovat letenky v poli Povolený počet spolucestujících . Pokud je tato možnost povolena, cestující budou moci při rezervaci letenek kliknout na Přidat cestující .

• Klikněte do pole Povolená cílová letiště a vyhledejte požadovaná letiště. Zde určíte, na která letiště mohou cestující rezervovat lety v rámci této cesty (odlet je možný z jakéhokoliv letiště). Toto pole můžete také nechat prázdné nebo jej nastavit později. Pokud jej ponecháte prázdné, cestující budou moci rezervovat lety na libovolné letiště. 

  • Začněte zadávat název nebo kód letiště, které chcete vybrat. Systém nabídne odpovídající letiště. 

  • Zaškrtněte požadované letiště. 

  • Chcete-li přidat další letiště, vyhledejte je a postup opakujte. 

• Pomocí kalendáře a polí pro čas u položek Doporučený přílet před a Doporučený odlet po nastavíte, kdy mají cestující rezervovat lety. Výchozí hodnoty se nastaví podle zadaných Datum cesty Cestující budou vyzváni k rezervaci letů v těchto termínech a časech. 

14. Pro Hotel:

    • Chcete-li povolit rezervace hotelů, zapněte tuto možnost.

    • Klikněte na Přidat a určete hotely. Zobrazí se pole Hotel . Zde můžete zadat všechny hotely, kde mohou cestující v rámci cesty bydlet. Toto pole není povinné. 

    • Začněte psát název hotelu, který chcete přidat. Systém nabídne odpovídající hotely. 

    • Vyberte požadovaný hotel.  

    • Chcete-li přidat další hotel, klikněte znovu na Přidat a postup opakujte. 

15. Pro Vlak 

    • Chcete-li povolit rezervace vlaků, zapněte tuto možnost.

    • Není potřeba nastavovat žádné další možnosti.

16. Pro Auto

    • Chcete-li povolit rezervace pronájmu aut, zapněte tuto možnost.

    • Není potřeba nastavovat žádné další možnosti.

17. Zkontrolujte obsah karty Vlastní pole . 

    • Šablona, podle které je vaše cesta vytvořena, může obsahovat vlastní pole. Hodnoty těchto polí mohou být již přednastavené. V takovém případě je můžete ponechat, nebo upravit. Pokud vlastní pole nemá hodnotu, může být jeho vyplnění povinné. 

    • Můžete také přidat další vlastní pole. Pokud chcete přidat vlastní pole do cesty, klikněte na Přidat. Poté můžete vybrat konkrétní pole a zadat k němu hodnotu. 

18. Klikněte na Další. Zobrazí se stránka cesty (zde uvidíte všechny cesty pro všechny přidané cestující). 

19. Chcete-li přidat popis cesty, klikněte na Popis cesty. Otevře se stránka pro úpravu popisu. 

    • Popis můžete upravit podle potřeby. Text lze formátovat tučně, kurzívou, odrážkami, volbou písma, barvou, odsazením a přidávat odkazy. Po dokončení klikněte na Uložit. 

20. Chcete-li začít přidávat cestující do cesty, klikněte na + Cestující. Poznámka: Uživatel, který přidá cestujícího, bude uveden jako kontaktní osoba pro tuto cestu. Cestující se na něj může obracet v případě dotazů. Pokud používáte šablonu bez pozvánek, cesta se každému přidanému cestujícímu vytvoří automaticky. U šablon na pozvání budete mít možnost cesty vytvořit a rozeslat pozvánky. 

    • Pro přidání zaměstnanců jako cestujících: Klikněte na + Cestující a zadejte jméno nebo e-mail osoby, kterou chcete pozvat. Zobrazí se seznam odpovídajících uživatelů. Vyberte požadovaného uživatele. Tento krok opakujte pro každého zaměstnance, kterého chcete přidat. 

    • Pro přidání hosta, který není zaměstnancem vaší společnosti: Klikněte na + Cestující a začněte zadávat jeho jméno nebo e-mail do vyhledávacího pole. Zobrazí se seznam odpovídajících uživatelů. Vyberte požadovaného hosta. Tento krok opakujte pro každého hosta. Pokud host ještě nemá v systému profil, klikněte na Vytvořit firemního hosta a vytvořte mu profil (je třeba zadat e-mail, jméno, příjmení a právnickou osobu). Poznámka: Možnost vytvářet firemní profily pro hosty nemusí být vždy dostupná. 

21. Pokud potřebujete změnit parametry u jedné nebo více cest či cestujících, zaškrtněte příslušného cestujícího. V nabídce Upravit ve spodní části stránky vyberte požadované parametry a upravte je podle potřeby.

22. Poté: 

    • U cest, které využívají šablonu bez pozvánek, se cesty pro přidané cestující vytvářejí automaticky (pozvánka se neposílá). Není potřeba je vytvářet ručně. Vy (nebo agent) můžete následně provést rezervace pro každého cestujícího kliknutím na jeho cestu na kartě Všechny cesty stránky Cesty . Případně si cestující mohou rezervace provést sami. 

    • U cest, které využívají šablonu na pozvání, nezapomeňte cesty pro cestující vytvořit kliknutím na Vytvořit a odeslat pozvánky.

Zobrazení a správa existujících cest

Pro zobrazení cest, které jste vytvořili pro cestující, přejděte na stránku Zobrazit cesty cestujících ve vaší společnosti.

Související témata

• Zobrazit cesty cestujících ve vaší společnosti
• Vytvoření šablony (pro akce a cesty)
• Vytvoření, publikace a správa akce (nejnovější verze)