Confirmació - Targetes Virtuals

Creat per Ashish Chaudhary, Modificat el Ds, 4 Oct. a les 8:19 PM per Ashish Chaudhary

Conferma - Targetes Virtuals

ÍNDEX

Conferma - Targetes Virtuals
- Introducció
Preguntes més freqüents (PMF)
Tasques prèvies del client
Experiència de l’usuari: flux de treball del viatger
- Resolució d’incidències habituals
Eliminar o restringir l’ús d’una configuració de targeta virtual
- Per eliminar una configuració de targeta virtual per a reserves d’hotel o cotxe
- Per restringir l’ús de la targeta virtual només als agents
Informes i facturació

Introducció

Spotnana es complau a presentar el suport per a pagaments amb targetes virtuals en col·laboració amb Conferma.

La primera secció d’aquest document recull una sèrie de preguntes freqüents per introduir el concepte de pagaments virtuals i els avantatges que poden aportar tant a la vostra empresa com als viatgers. També s’hi expliquen alguns motius pels quals hem escollit treballar amb Conferma.
La segona secció inclou una breu llista de tasques prèvies que cal completar abans de començar a utilitzar els pagaments virtuals.
La tercera secció explica quines opcions heu de configurar a l’eina de reserves en línia de Spotnana per activar els pagaments virtuals a les reserves dels vostres viatgers (per exemple, hotels o cotxes).
L’última secció mostra com serà l’experiència de reservar un hotel o un cotxe de lloguer mitjançant un mètode de pagament virtual per als vostres viatgers a l’eina de reserves en línia de Spotnana. Aquesta funcionalitat, de moment, només està disponible per a reserves d’hotel i de cotxe.

A més, podeu consultar la presentació adjunta a aquesta pàgina (desplaceu-vos fins al final) per ampliar la informació sobre els avantatges d’utilitzar les targetes virtuals de Conferma amb Spotnana.

Preguntes més freqüents (PMF)

Què són els pagaments virtuals?

Els pagaments virtuals són una manera segura i controlada d’efectuar pagaments que podeu oferir als viatgers, tant si formen part de la vostra organització com si no, per facilitar el pagament de les reserves. Spotnana ha col·laborat amb Conferma per posar aquesta opció a l’abast dels nostres clients.

Un pagament virtual consisteix en un número de targeta únic de 15 o 16 dígits (no es tracta d’una targeta física), generat digitalment durant el procés de reserva i associat a un usuari concret. Aquest número de “targeta” només s’utilitza una vegada, per a un sol pagament, i després queda desactivat. No s’emet mai cap targeta física.

El pagament virtual també genera el seu propi codi de seguretat (CVV, CVV2 o CVC), igual que el codi de tres dígits que trobem al dors de les targetes de crèdit físiques.

Qui és Conferma?

Conferma és un soci tecnològic i un dels principals proveïdors de solucions de pagament virtual per al sector dels viatges. Treballen amb més de 50 entitats bancàries per emetre targetes virtuals que es poden utilitzar amb proveïdors de viatges de més de 200 països.

El que diferencia Conferma d’altres plataformes de pagament virtual és que, a més d’emetre la targeta virtual que Spotnana utilitza per gestionar la reserva (hotel o cotxe), també envia directament al proveïdor les dades i instruccions de pagament, confirmant així la factura directa. Això garanteix que el viatger no hagi de presentar cap altre mètode de pagament en fer el check-in a l’hotel o recollir el cotxe de lloguer.

Per a més informació, consulteu https://conferma.com/

En què es diferencia una targeta virtual d’una targeta Ghost/Lodge?

Les targetes virtuals s’assemblen, en concepte, a les targetes Ghost o Lodge, ja que totes dues es carreguen a un compte centralitzat. Ara bé, les targetes Ghost s’utilitzen per a diversos usuaris i reserves, per la qual cosa cal establir-hi límits de crèdit molt alts. En canvi, les targetes virtuals només s’utilitzen per a una única operació i el límit de crèdit s’ajusta a cada compra, cosa que permet un control molt més estricte.

Un altre aspecte diferencial és que les targetes Ghost es poden utilitzar més d’una vegada, fet que les fa més vulnerables a possibles fraus i obliga a desactivar-les i substituir-les si es produeix una incidència. Les targetes virtuals, en canvi, són d’un sol ús i tenen un límit de crèdit molt acotat, de manera que el risc de frau és mínim. A més, amb les targetes Ghost, el personal administratiu ha de conciliar els extractes centralitzats i assignar els càrrecs als departaments o persones corresponents. Com que cada número de targeta virtual és únic i està vinculat a un usuari concret, l’assignació és molt més senzilla i la seguretat, més fàcil de gestionar, cosa que redueix els costos administratius.

A més, les targetes Ghost obliguen a compartir el CVV amb moltes persones dins l’empresa, fet que en compromet la seguretat. Les targetes virtuals, en canvi, generen un CVV d’un sol ús i d’accés limitat.

Quins avantatges ofereixen?

Les targetes virtuals i els mètodes de pagament virtual tenen molts avantatges. A continuació, destaquem alguns dels més rellevants:

Millora del procés de facturació directa: El procés de pagament virtual és automàtic, segur i fàcil de conciliar amb els departaments de finances. Quan s’utilitza aquest sistema, el número de targeta es transmet automàticament al proveïdor (hotel, lloguer de cotxe) pel canal de comunicació que prefereixi (correu electrònic, fax, API). Així, el viatger no ha de presentar cap mètode de pagament en fer el check-in a l’hotel o recollir el cotxe (i no cal factura directa, ja que el proveïdor rep el pagament directament de l’entitat emissora de la targeta). A més, a diferència de la facturació directa tradicional, la conciliació dels pagaments virtuals és automàtica, ja que cada targeta està vinculada a un compte específic.
Possibilitat de cobrir despeses de col·laboradors externs, contractats o candidats: El pagament virtual permet a les empreses assumir les despeses dels seus viatgers per avançat (sense que hagin d’utilitzar la seva targeta personal). Molts proveïdors exigeixen un CVV (que sovint el viatger desconeix i que, per motius de seguretat, no es pot facilitar fàcilment), de manera que les targetes Ghost no són adequades per a aquest cas.
No cal targeta corporativa per a viatgers ocasionals: Amb el pagament virtual, podeu evitar haver d’emetre targetes corporatives a persones que només viatgen una o dues vegades l’any.
Seguretat millorada: El risc de frau és més elevat quan hi ha una targeta física. Les targetes virtuals tenen límits de despesa i períodes de validesa predefinits, de manera que, encara que algú obtingui el número, l’exposició és molt limitada.

Què és Conferma Connect?

Conferma Connect és la base de dades pròpia d’hotels de Conferma, on es mantenen les dades dels establiments i les preferències de comunicació (correu electrònic, fax, API) i forma part del sistema que facilita els pagaments. Concretament, Conferma utilitza aquest producte per enviar les instruccions de pagament a l’hotel.

Conferma Connect no s’utilitza per a proveïdors de lloguer de cotxes.

Com funciona?

El diagrama següent mostra el flux habitual per a un viatger que utilitza una targeta virtual per pagar un hotel o un cotxe de lloguer. Spotnana facilita els passos 1, 2 i 4.

Quins tipus d’usuaris utilitzen les targetes virtuals (quan i per què)?

Alguns dels perfils de viatgers i casos en què les targetes virtuals poden ser especialment útils per a la vostra organització són: viatgers habituals que necessiten un sistema de facturació centralitzada, candidats a processos de selecció (per a viatges d’entrevista), estudiants en pràctiques o empleats que només viatgen un o dos cops l’any i, per tant, no disposen d’una targeta corporativa tradicional.

Quin cost té activar les targetes virtuals de Conferma al meu compte Spotnana?

Poseu-vos en contacte amb un agent de Spotnana per conèixer els detalls de la tarifa.

Hi ha una llista de bancs col·laboradors amb Conferma?

Sí, podeu consultar aquesta llista de bancs col·laboradors de Conferma. Si el vostre banc no hi apareix, demaneu-li que contacti amb Conferma a banking.partners@conferma.com per iniciar el procés d’adhesió. Tingueu en compte que, en alguns casos, aquest procés pot trigar entre 6 i 12 mesos o més.

I si el client ja té una relació amb Conferma?

Si el client ja utilitza Conferma amb una altra TMC i vol passar a utilitzar Spotnana com a TMC per als pagaments amb targeta virtual, haurà de contactar amb el seu banc per configurar un nou compte de targeta virtual amb Conferma.

Spotnana ha de contactar amb els bancs del client per fer aquesta gestió?

No. El client ha d’informar el seu banc que vol iniciar el procés d’adhesió amb Conferma, i després el banc haurà de posar-se en contacte amb Conferma

Tasques prèvies del client

Destinataris: Clients que vulguin utilitzar el mètode de pagament Conferma - Targetes Virtuals amb Spotnana

Aquesta secció recull totes les tasques que la vostra empresa haurà de dur a terme perquè la integració funcioni correctament. Cal completar els passos següents abans de començar a utilitzar els pagaments virtuals amb Conferma i facilitar-ne la integració.

Si voleu utilitzar la targeta virtual per pagar lloguers de cotxe, cal que prèviament tingueu un acord de facturació directa amb l’empresa de lloguer corresponent.

Verifiqueu que el vostre banc i la xarxa de targetes ja siguin compatibles amb Conferma. Consulteu https://www.conferma.com/partners/. Si el vostre banc no té una relació prèvia amb Conferma, cal que el vostre banc contacti amb Conferma a banking.partners@conferma.com per iniciar aquesta relació (indiqueu-los que ho facin).
Comuniqueu al vostre banc que voleu implantar un programa de targetes virtuals amb Conferma i demaneu-los que creïn un compte de pool de targetes Conferma. Si voleu oferir targetes virtuals tant per a reserves d’hotel com de cotxe, caldrà crear un pool separat per a cada cas (un per a hotels i un per a cotxes).Contacteu amb Spotnana i faciliteu-nos la informació que trobareu a la taula sota el pas 4 (Spotnana utilitzarà https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow per configurar aquesta informació amb Conferma):
Si voleu utilitzar targetes virtuals amb proveïdors de lloguer de cotxes, també haureu de completar els passos següents. Per a cada proveïdor de lloguer de cotxes amb qui vulgueu oferir pagaments amb targeta virtual, cal afegir un codi de descompte corporatiu i un identificador de cotxe virtual a l’eina de reserves en línia de Spotnana. Per fer-ho, seleccioneu Empresa al menú Programa i després seleccioneu Observacions L1 al menú Empresa a l’esquerra. A continuació:
- Desplaceu-vos fins a la secció Codi de descompte corporatiu de cotxe i feu clic a Afegir codi.
- Seleccioneu el nom del proveïdor de cotxes de lloguer al menú.
- Introduïu el codi de descompte corporatiu associat a aquest proveïdor al camp corresponent.
- Seleccioneu la casella Només pagaments virtuals .
- Desplaceu-vos fins a la secció Número d’identificació de cotxe virtual i feu clic a Afegir codi.
- Seleccioneu el nom del proveïdor de cotxes de lloguer al menú.
- Introduïu el número d’identificació de targeta virtual facilitat pel vostre proveïdor de cotxes de lloguer. Nota: Per a Avis, aquest serà el GEB ID).
- Feu clic a Desar.

Informació necessària	Valors facilitats pel client (Spotnana utilitza aquesta columna per introduir els valors facilitats pel client)
Nom de l’empresa	Nom complet de l’empresa client
Adreça de l’empresa	Adreça completa de l’empresa client, incloent-hi codi postal i país
Correu electrònic	Adreça de correu electrònic per a comunicacions i notificacions relacionades amb la targeta virtual. No ha de ser una adreça personal, sinó un compte compartit i supervisat per més d’una persona (per exemple, finances.equip@mevaempresa.com o viatges.dept@mevaempresa.com)
País d’emissió	País d’emissió del compte de targeta virtual que el client utilitza per als pagaments amb Conferma
Nom del proveïdor de targeta/banc	Nom del banc que el client utilitza per als pagaments amb Conferma
Moneda	Nom de la moneda associada al compte de pagament amb targeta virtual
Tipus de targeta (Configuració OBT)	Tipus de targeta utilitzada (VISA, Mastercard, Amex, Discover).
Instruccions per al proveïdor / Instruccions especials (Configuració OBT)	per a hotels: Quines despeses d’hotel voleu que cobreixin els pagaments de Conferma? Opcions: (A) habitació i taxes, (B) habitació, taxes i esmorzar, o (C) totes les despeses de l’hotel per a lloguer de cotxe: Quines despeses voleu que cobreixin els pagaments? (A) Només tarifa, taxes i càrrecs; (B) Tarifa, taxes, càrrecs + extres (20%); (C) Tarifa, taxes, càrrecs + extres (100%). Els extres, si s’inclouen, es calculen com un percentatge del total. La tarifa és la mitjana diària pel vehicle seleccionat multiplicada pels dies de lloguer.
Obligatori o opcional (Configuració OBT)	La targeta virtual serà obligatòria o opcional? S’aplicarà a totes les entitats legals de l’empresa o només a algunes?
Tipus d’usuaris (Configuració OBT)	Quins usuaris de la vostra empresa tindran permís per utilitzar aquest mètode de pagament (només administradors/agents o tots els usuaris).
Dies addicionals (Dies addicionals)	Nombre de dies després de la data de finalització en què la targeta segueix disponible per a càrrecs. Recomanació: 7
Percentatge d’increment de l’import	Percentatge d’increment per cobrir despeses no incloses en el cost inicial. Per exemple: per a hotels: taxes, àpats, aparcament per a lloguer de cotxe: seient infantil, pneumàtics d’hivern, GPS Recomanació: Només taxes = 20%. Si cobreix àpats o altres despeses, augmenteu-ho segons la política de l’empresa
Percentatge d’increment per moneda estrangera	Percentatge d’increment per cobrir comissions de canvi i fluctuacions de moneda. Només s’aplica a reserves internacionals. Recomanació: 5%
Import màxim per emissió	Import màxim, en la moneda del pool, que es pot sol·licitar per emissió.
Dies d’antelació	Nombre de dies abans de l’inici del viatge en què la targeta està disponible per fer càrrecs. Recomanació: 365
Import per dia	Import diari fix afegit al valor total de la targeta per cobrir despeses no incloses en el cost del viatge (per exemple, àpats). Es pot utilitzar sol o conjuntament amb el Percentatge d’increment de l’import. Per exemple: Si el Percentatge d’increment de l’import = 20 i Import per dia = 50
Permetre accés al CVV	Indiqueu si voleu que els vostres viatgers puguin veure el CVV de la targeta virtual.
Permetre enviament de val per correu no registrat	Indiqueu si voleu que s’enviï una còpia de la targeta emesa (amb el número parcialment ocult) al correu electrònic del viatger, juntament amb les instruccions per registrar-se a l’app Conferma Pay.
Desactivar reenviament de fax	Indiqueu si voleu que els viatgers puguin reenviar el correu o fax (amb les dades de confirmació) al proveïdor (o a una nova adreça de correu o fax) des de l’app Conferma Pay. Independentment d’aquesta opció, els viatgers sempre podran reenviar el fax o correu quan sigui necessari des de l’eina de reserves en línia de Spotnana.
Camps de dades personalitzats (opcional) Només cal si heu creat camps de dades personalitzats a l’eina de reserves en línia de Spotnana que vulgueu incloure als extractes bancaris. Si no és el cas, podeu ometre aquesta fila.	Si heu creat camps de dades personalitzats (Centre de cost, Codi de projecte, etc.) a l’eina de reserves en línia de Spotnana i voleu que surtin als extractes bancaris, Spotnana haurà d’introduir aquests camps a la configuració de Conferma Pay. Per això, haureu de facilitar la següent informació al representant de Spotnana per a cada camp de dades personalitzat: Nom de l’etiqueta: El nom exacte del camp de dades personalitzat a Spotnana que voleu registrar. Tipus de control: Com s’accedeix al camp de dades personalitzat. Opcions: text lliure, casella de selecció, llista desplegable, validació, autocompletar, autocompletar amb validació. Camp obligatori: És aquest camp obligatori quan un viatger reserva hotels? Només indiqueu a Spotnana que el configuri com a obligatori a Conferma si també ho és a l’eina de reserves en línia de Spotnana.
Contactes dins la vostra empresa	Contacte principal: - CC: Contacte de facturació: Persona o adreça a la qual Spotnana envia la factura. - CC

També us recomanem avisar als vostres hotels preferents que esteu implantant el programa de pagament virtual de Conferma. Podeu utilitzar la plantilla de correu que trobareu a continuació. Aquesta acció és opcional.

Correu/carta del gestor de viatges als hotels preferents

Destinataris: Gestors de viatges

Spotnana recomana posar-vos en contacte amb els vostres hotels preferents amb antelació per assegurar-vos que estan preparats per acceptar pagaments virtuals i atendre els vostres viatgers. A continuació trobareu un model de carta que podeu adaptar i enviar als vostres hotels preferents.

L’objectiu d’aquesta comunicació és informar-los que implantareu un programa de pagament virtual per als vostres viatgers i que espereu que us donin suport. Només cal que facin clic a l’enllaç inclòs per comprovar que figuren a la base de dades de Conferma Connect, que han escollit el canal de comunicació preferit i que han facilitat les dades necessàries (per exemple, l’adreça de correu o el número de fax).

Benvolgut/da,

Assumpte: Conferma Connect - Pagament virtual per a hotels

És probable que ja conegueu l’ús creixent de les targetes virtuals per gestionar pagaments de reserves d’hotel. Hem estat treballant amb el nostre soci tecnològic Conferma Pay i Spotnana per oferir una opció de pagament d’hotel més eficient.

Què és Conferma Connect?

Conferma Connect identifica automàticament la manera més segura i econòmica d’enviar les instruccions de pagament a l’hotel. Conferma Pay ha desenvolupat tecnologia per transmetre les dades de la targeta per diversos canals, inclòs el correu electrònic segur. La nostra preferència, com a hotel col·laborador, és que aquesta comunicació es faci per correu electrònic segur (i no per fax).

Per actualitzar la vostra preferència de comunicació, només cal que ompliu el formulari d’alta en línia:

https://www.confermaconnect.com

Donar-se d’alta és gratuït per als hotels i permet escollir el canal de comunicació per als pagaments amb targeta virtual (fax/correu electrònic a recepció, fax/correu electrònic a comptabilitat). Això garanteix que no hi hagi cap problema per a vosaltres ni per al client en el moment del check-out.

Per a més informació, consulteu les PMF de Conferma Connect: https://www.confermaconnect.com/en/help

Agraïm molt el vostre suport en aquesta iniciativa.

Cordialment,

Nom Cognom

Càrrec/Responsabilitat

Empresa

Experiència de l’usuari: flux de treball del viatger

Destinataris: Viatgers i gestors de reserves

Els vostres usuaris (viatgers o gestors) que necessitin reservar hotels o cotxes de lloguer tindran una experiència molt semblant a la que ja coneixen a l’eina de reserves en línia de Spotnana. El procés és el següent:

El viatger busca l’hotel o cotxe de lloguer i les dates desitjades.
El viatger selecciona l’hotel i tarifa o el vehicle i tarifa i continua amb la reserva.
A continuació, el viatger ha de triar el mètode de pagament per a la reserva. Segons si la vostra empresa ha configurat el pagament virtual com a obligatori o no (per a l’entitat legal a la qual pertany el viatger), el viatger haurà de fer una de les accions següents:
- Per a reserves d’hotel:
  - Si la targeta virtual és obligatòria: el viatger fa clic a la pestanya Targetes virtuals i selecciona l’única targeta virtual disponible (la requerida).
  - Si la targeta virtual no és obligatòria: el viatger pot fer clic a la pestanya Targetes de crèdit o Targetes virtuals i triar la targeta de crèdit o virtual que vulgui utilitzar per a la reserva.
- Per a reserves de cotxe de lloguer:
  - Com que la targeta virtual estarà vinculada a un acord de facturació directa amb l’empresa de lloguer, no caldrà seleccionar cap mètode de pagament. El viatger pot passar directament al pas de confirmació de la reserva.
El viatger revisa els imports i fa clic a Reservar hotel o Reservar cotxe . La reserva queda confirmada i el pagament (i la comunicació per fax o correu) s’envia al proveïdor.
Si cal, el viatger pot veure els 4 últims dígits de la targeta virtual un cop feta la reserva i pot veure el número complet de la targeta 24 hores abans del check-in a l’hotel o de recollir el cotxe.

Resolució d’incidències habituals

La taula següent recull alguns dels possibles problemes que poden trobar els viatgers en utilitzar les targetes virtuals de Conferma i les solucions recomanades. Moltes d’aquestes incidències poden ser resoltes directament pel viatger mitjançant l’app mòbil de Spotnana o l’eina de reserves en línia. Si això no resol el problema, poseu-vos en contacte amb un agent de Spotnana.

Incidència	Recomanació/Solució
El viatger necessita mostrar el número complet de la targeta virtual	Tot i que els viatgers no han de presentar cap targeta física en fer el check-in (en reserves d’hotel amb targeta virtual), pot ser que l’hotel sol·liciti veure el número de la targeta virtual utilitzada (segons l’establiment). Es pot mostrar des de l’eina de reserves en línia de Spotnana o l’app mòbil, sempre que sigui dins les 24 hores anteriors al check-in. Els viatgers poden veure els 4 últims dígits de la targeta virtual un cop feta la reserva i poden veure el número complet 24 hores abans del check-in. Els agents poden mostrar el número complet tan bon punt es fa la reserva. En el cas dels lloguers de cotxe, no s’hauria de requerir cap targeta en recollir el vehicle, ja que aquests pagaments es fan mitjançant un acord de facturació directa amb el proveïdor.
No es pot generar una targeta a l’eina de reserves en línia de Spotnana	Contacteu amb un agent de Spotnana. L’agent comprovarà si hi ha alguna incidència tècnica o una configuració incorrecta. Segons el cas, pot passar el següent: L’agent pot demanar-vos que feu la reserva amb una targeta personal o corporativa. L’agent pot fer la reserva de l’hotel o cotxe per vosaltres amb un altre mètode de pagament.
L’hotel no està disponible a l’eina de reserves en línia de Spotnana	La reserva no es pot fer amb una targeta virtual de Conferma. Caldrà fer-la fora de l’eina de reserves i amb un altre mètode de pagament. Aquesta reserva s’haurà d’afegir manualment a l’eina de reserves per part d’un agent de Spotnana.
El viatger és a l’hotel o a l’empresa de lloguer de cotxes i el personal no accepta la targeta	El viatger hauria de preguntar al personal si han rebut el formulari d’autorització de targeta Conferma. Si no el troben: El viatger pot reenviar-lo des de l’app mòbil de Spotnana o l’eina de reserves a l’adreça de correu/fax facilitada pel personal. El viatger pot contactar amb un agent de Spotnana. L’agent també pot reenviar el fax/correu a l’adreça facilitada pel personal. Per a hotels: El viatger pot mostrar la targeta (desbloquejar-la) a l’app mòbil de Spotnana o l’eina de reserves perquè el personal de l’hotel faci el càrrec com a “targeta no present”. Normalment també cal un formulari d’autorització per a aquesta operació. El formulari es pot enviar per correu o fax a l’hotel des de l’app mòbil. Per a cotxes: Si el vehicle seleccionat no compleix les condicions de l’acord de facturació directa, el viatger haurà de triar un altre vehicle o un altre proveïdor/mètode de pagament. Si cap d’aquests passos resol el problema, el viatger ha de contactar amb un agent de Spotnana. L’agent pot ajudar el viatger a utilitzar la seva targeta personal o corporativa. NOTA: Aquestes incidències poden aparèixer quan el personal no està familiaritzat amb els pagaments amb targeta virtual. Això pot variar segons l’experiència o la regió on es trobi l’hotel o l’empresa de lloguer de cotxes.
La targeta rebutja el càrrec	Això pot passar si l’import que intenta carregar el proveïdor supera el límit de la targeta, si el proveïdor intenta fer diversos càrrecs seguits, o si la targeta ja ha estat utilitzada de manera fraudulenta abans que el proveïdor intenti fer el càrrec. El viatger pot contactar amb un agent de Spotnana. L’agent comprovarà si l’import del càrrec supera el permès per la targeta. Si és així, l’agent pot actualitzar el límit (sempre que estigui dins la política i el que es vol carregar sigui permès per l’empresa del viatger). Si augmentar el límit de la targeta resol el problema, l’agent pot emetre una nova targeta i cancel·lar l’original. L’agent facilitarà les dades noves al personal. NOTA: Si la targeta es rebutja perquè s’ha superat el límit de crèdit de la configuració de Conferma, el vostre departament de finances haurà de fer un ingrés addicional al banc per recarregar la targeta virtual. Aquest procés pot trigar 48 hores. Mentrestant, el viatger haurà d’utilitzar un altre mètode de pagament.
L’hotel o l’empresa de lloguer de cotxes no ha rebut el fax o correu	El viatger pot reenviar-lo des de l’app mòbil de Spotnana o l’eina de reserves a l’adreça de correu/fax facilitada pel personal del proveïdor. El viatger pot contactar amb un agent de Spotnana. L’agent pot reenviar el fax/correu a l’adreça facilitada pel personal del proveïdor.
El viatger no pot desbloquejar el número de la targeta en fer el check-in o check-out	El viatger hauria de poder desbloquejar el número de la targeta des de l’app mòbil de Spotnana o l’eina de reserves sempre que sigui dins les 24 hores anteriors al check-in o recollida del cotxe. Si el viatger continua sense poder desbloquejar el número, pot contactar amb un agent de Spotnana. L’agent pot desbloquejar el número i facilitar-lo al viatger o al personal del proveïdor.
L’hotel o el proveïdor de cotxe carrega despeses a la targeta que no estan permeses segons la configuració del client Per a hotels: àpats o servei d’habitacions Per a cotxes: GPS, seient infantil	El client ha d’informar l’agent de Spotnana si això passa. L’agent pot demanar al proveïdor que reemborsi tots els càrrecs a la targeta original, emetre una nova targeta i demanar al proveïdor que faci només els càrrecs permesos a la nova targeta. El viatger ha de comprovar que els càrrecs del proveïdor compleixen la política de l’empresa per a targetes virtuals. Si no és així, haurà de facilitar un altre mètode de pagament per a les despeses addicionals no permeses (segons la política del client).

Eliminar o restringir l’ús d’una configuració de targeta virtual

Utilitzeu els procediments següents per eliminar o restringir l’ús d’una targeta virtual.

Per eliminar una configuració de targeta virtual per a reserves d’hotel o cotxe

Seleccioneu Empresa al menú Programa .
Seleccioneu Mètodes de pagament al menú Pagament a l’esquerra.
Cerqueu la secció Mètodes de pagament virtual .
Cerqueu la fila que conté el mètode de pagament virtual que voleu eliminar (cada un està habilitat per a cotxe o hotel).
Seleccioneu Eliminar mètode de pagament al menú de la dreta.
Feu clic a Suprimir per confirmar que voleu eliminar el mètode de pagament virtual. Això eliminarà completament la configuració de la targeta virtual.

Per restringir l’ús de la targeta virtual només als agents

Aquesta opció pot ser útil si voleu limitar temporalment qui pot utilitzar la targeta (per exemple, per fer proves o resoldre incidències).

Seleccioneu Empresa al menú Programa .
Seleccioneu Mètodes de pagament al menú Pagament a l’esquerra.
Cerqueu la secció Mètodes de pagament virtual .
Cerqueu la fila que conté el mètode de pagament virtual que voleu restringir (cada un està habilitat per a cotxe o hotel).
Seleccioneu Edita mètode de pagament al menú de la dreta. Apareixerà el quadre de diàleg Actualitza mètode de pagament .
Si heu activat targetes virtuals per a reserves de cotxe i hotel , seguiu aquests passos:
1. Feu clic a la icona de llapis al costat de Dades de la targeta.
2. Assegureu-vos que la casella Estableix aquesta targeta com a obligatòria no està seleccionada.
3. Feu clic a la icona de llapis al costat de Instruccions d’ús de la targeta.
4. Establiu el camp Rols d’usuari a Només agents.
5. Establiu el camp Tipus de viatger a Hoste personal.
6. Feu clic a Actualitza.
7. Aquests ajustos limiten qui pot utilitzar la targeta sense necessitat d’eliminar la configuració.
Si només heu activat targetes virtuals per a reserves d’hotel , seguiu aquests passos:
1. Feu clic a la icona de llapis al costat de Tipus de producte.
2. Assegureu-vos que el commutador Obligatori està desactivat.
3. Feu clic a la icona de llapis al costat de Especificar tipus d’usuaris.
4. Seleccioneu Només agents al menú.
5. Feu clic a Actualitza.
6. A continuació, contacteu amb el vostre gestor de compte Spotnana per limitar l’ús d’aquest mètode de pagament virtual a hostes personals.
7. Aquests ajustos limiten qui pot utilitzar la targeta sense necessitat d’eliminar la configuració.

Informes i facturació

Rebreu extractes regulars del vostre banc on constaran les despeses de viatge associades a l’ús de targetes virtuals per part dels vostres viatgers. Podeu utilitzar aquests extractes (i els rebuts que recullin i lliurin els viatgers) per conciliar la vostra despesa amb targeta virtual. Podeu utilitzar els informes de Transaccions d’hotel o Transaccions de cotxe (disponibles a Anàlisi > Informes d’empresa) a l’eina de reserves en línia de Spotnana per ajudar-vos a conciliar la vostra despesa. Si necessiteu informes addicionals per a la conciliació, poseu-vos en contacte amb un agent de Spotnana per sol·licitar accés a Conferma Snap (us facilitaran les credencials d’accés).