Conferma – Virtualne kartice

Kazalo vsebine

• Conferma – Virtualne kartice
  • Uvod
• Pogosta vprašanja
• Naloge, ki jih mora izpolniti naročnik pred začetkom uporabe
  • E-pošta/pismo potovalnega upravitelja izbranim hotelom
• Potek rezervacije za potnika
  • Reševanje najpogostejših težav
• Odstranitev ali omejitev uporabe nastavitve virtualne kartice
  • Kako odstraniti nastavitev virtualne kartice za rezervacije hotelov ali vozil
  • Kako omejiti uporabo virtualne kartice samo na agente
• Poročanje in obračunavanje

Uvod

Spotnana z veseljem predstavlja možnost plačevanja z virtualnimi karticami v sodelovanju s podjetjem Conferma.

• V prvem delu dokumenta boste našli odgovore na najpogostejša vprašanja, ki vam bodo pomagali razumeti, kaj so virtualna plačila, kakšne prednosti prinašajo vašemu podjetju in potnikom ter zakaj smo se odločili za sodelovanje s podjetjem Conferma.

• V drugem delu so navedeneKratek seznam predhodnih nalog, ki jih morate opraviti, preden lahko začnete uporabljati virtualna plačila.

• V tretjem delu je opisano, katere nastavitve morate urediti v spletnem orodju Spotnana, da omogočite virtualna plačila pri rezervacijah vaših potnikov (na primer za hotele ali avtomobile).

• Zadnji del prikazuje, kako poteka uporaba virtualnega načina plačila pri rezervaciji hotela ali najema vozila v spletnem orodju Spotnana. Ta možnost je trenutno na voljo le za rezervacije hotelov in vozil.

Poleg tega si lahko na dnu te strani ogledate tudi priloženo predstavitev, ki vam bo še dodatno pojasnila prednosti uporabe virtualnih kartic Conferma v povezavi s Spotnano.

Pogosto zastavljena vprašanja (FAQ)

Kaj so virtualna plačila?

Virtualna plačila so varen in nadzorovan način plačevanja, ki ga lahko omogočite potnikom znotraj ali zunaj vašega podjetja za enostavno poravnavo stroškov rezervacij. Spotnana sodeluje s podjetjem Conferma, da svojim strankam omogoča tovrstno plačevanje.

Virtualno plačilo pomeni, da se ob rezervaciji digitalno ustvari edinstvena 15- ali 16-mestna številka kartice (dejanske kartice ne prejmete), ki je vezana na določenega uporabnika. Ta številka se uporabi samo enkrat za posamezno plačilo in nato deaktivira. Fizična kartica pri tem ne obstaja.

Ob virtualnem plačilu se ustvari tudi lastna varnostna koda (CVV, CVV2 ali CVC), podobno kot trimestna številka na zadnji strani običajnih kreditnih kartic.

Kdo je Conferma?

Conferma je tehnološki partner in vodilni ponudnik virtualnih plačilnih rešitev v potovalni industriji. Sodelujejo z več kot 50 bankami in omogočajo izdajo virtualnih kartic za uporabo pri številnih ponudnikih potovanj v več kot 200 državah.

Conferma se od drugih ponudnikov virtualnih plačil razlikuje po tem, da ne izdajo le virtualne kartice, ki jo Spotnana uporabi za rezervacijo (hotela ali avtomobila), ampak tudi neposredno posredujejo podatke o plačilu in navodila ponudniku storitve. Tako je račun takoj potrjen in potniku ob prijavi v hotel ali prevzemu vozila ni treba predložiti dodatnega načina plačila. 

Za več informacij obiščite https://conferma.com/

Kakšna je razlika med virtualno kartico in kartico Ghost/Lodge?

Virtualne kartice so po načelu podobne karticam Ghost in Lodge, saj se vse poravnavajo prek glavnega računa podjetja. Razlika je v tem, da se kartice Ghost uporabljajo za več uporabnikov in rezervacij, zato morajo imeti zelo visoke limite. Virtualne kartice pa so namenjene le enemu nakupu, zato je limit vezan na posamezno transakcijo in strogo nadzorovan.

Poleg tega se kartice Ghost uporabljajo večkrat, kar pomeni večje tveganje zlorabe, zato jih je treba ob sumu zlorabe deaktivirati in nadomestiti. Virtualne kartice so za enkratno uporabo in imajo omejen limit, zato je možnost zlorabe minimalna. Pri karticah Ghost morajo zaposleni v računovodstvu ročno razdeliti stroške posameznikom ali stroškovnim mestom, medtem ko so virtualne kartice vezane na točno določenega uporabnika, kar poenostavi razdeljevanje stroškov in izboljša varnost. To pomeni tudi nižje administrativne stroške na dolgi rok.

Dodatno je pri karticah Ghost treba varnostno kodo (CVV) deliti med več zaposlenimi, kar zmanjšuje varnost. Pri virtualnih karticah pa se za vsako transakcijo ustvari nova, enkratna varnostna koda, do katere ima dostop le omejeno število oseb.

Kakšne so prednosti?

Virtualne kartice in načini plačevanja prinašajo številne prednosti. Nekaj ključnih je navedenih spodaj:

• Izboljšan postopek neposrednega plačila:Postopek virtualnega plačila je avtomatiziran, varen in enostaven za usklajevanje s finančnim oddelkom. Ob uporabi tega načina plačila se številka kreditne kartice samodejno posreduje ponudniku (hotel, najem vozila) prek njim najljubšega kanala (e-pošta, faks, API). Tako potniku ob prijavi v hotel ali prevzemu vozila ni treba predložiti načina plačila, saj ponudnik prejme plačilo neposredno od kartične hiše. Poleg tega je, v nasprotju z neposrednim obračunavanjem, usklajevanje virtualnih plačil avtomatizirano, ker je vsaka kartica vezana na določen račun.

• Možnost plačevanja tudi za zunanje sodelavce, pogodbenike ali kandidate: Virtualno plačevanje podjetjem omogoča, da stroške potovanj za svoje zaposlene poravnajo vnaprej (tako zaposlenim ni treba uporabljati lastne kartice). Ker številni ponudniki zahtevajo CVV kodo (ki je potnikom pogosto ne poznajo in je zaradi varnosti ni mogoče enostavno razkriti), t. i. ghost kartice same po sebi niso dovolj za tak način plačevanja.

• Ni potrebe po službenih karticah za občasne potnike: Virtualno plačevanje vam omogoča, da uporabnikom, ki potujejo le enkrat ali dvakrat na leto, ni treba izdajati službenih kartic.

• Večja varnost: Pri fizičnih karticah obstaja več možnosti za zlorabo. Virtualne kartice imajo vnaprej določene omejitve porabe in časovno veljavnost, zato je tveganje omejeno tudi, če kdo pride do podatkov kartice.

Kaj je Conferma Connect?

Conferma Connect je lastna baza hotelov podjetja Conferma, kjer hranijo podatke o hotelih in njihove načine komunikacije (e-pošta, faks, API). Ta sistem je del postopka, s katerim se izvede plačilo. S tem orodjem Conferma hotelu pošlje navodila za plačilo.

Conferma Connect se ne uporablja za ponudnike najema vozil.

Kako deluje?

Spodnja shema prikazuje tipičen potek za potnika, ki za plačilo hotela ali najema vozila uporabi virtualno kartico. Spotnana poskrbi za korake 1, 2 in 4.

Kateri uporabniki uporabljajo virtualne kartice (kdaj in zakaj)?

Nekateri primeri, ko so virtualne kartice za vaše podjetje posebej uporabne, so: redni potniki, ki potrebujejo centralizirano obračunavanje, kandidati za zaposlitev (za potne stroške na razgovorih), praktikanti ali zaposleni, ki potujejo le 1–2-krat letno in zato nimajo službene kartice.

Kakšni so stroški uporabe virtualnih kartic Conferma v mojem Spotnana računu?

Za podrobnosti o cenah se obrnite na svetovalca Spotnana.

Ali obstaja seznam bančnih partnerjev, s katerimi že sodeluje podjetje Conferma?

Da, seznam si lahko ogledate na strani Conferma bančni partnerji. Če vaše banke ni na seznamu, naj banka vzpostavi stik s podjetjem Conferma na naslov banking.partners@conferma.com in začne postopek vključitve. Upoštevajte, da lahko ta postopek v nekaterih primerih traja od 6 do 12 mesecev ali celo dlje.

Kaj če ima stranka že vzpostavljeno sodelovanje s podjetjem Conferma?

Če stranka že uporablja Confermo z drugim spletnim rezervacijskim orodjem in želi preiti na uporabo Spotnane za plačevanje z virtualnimi karticami, mora pri svoji banki urediti odprtje novega računa za virtualne kartice v sistemu Conferma.

Ali naj Spotnana v imenu stranke kontaktira banko in uredi vzpostavitev?

Ne.Stranka mora sama obvestiti svojo banko, da želi začeti postopek vključitve v sistem Conferma, nato pa mora banka sama stopiti v stik s podjetjem Conferma.

Naloge, ki jih mora izvesti stranka pred začetkom

Namenjeno strankam, ki želijo uporabljati Conferma – način plačevanja z virtualnimi karticami v povezavi s Spotnano

Ta razdelek opisuje vse naloge, ki jih mora vaše podjetje opraviti, da bo integracija delovala pravilno. Priporočamo, da spodnje korake opravite vnaprej, saj boste tako olajšali povezavo s sistemom Conferma in uporabo virtualnih načinov plačila.

Če boste virtualno kartico uporabljali za plačilo najema vozil, morate predhodno urediti pogodbo o neposrednem obračunu z izbranim ponudnikom najema vozil.

• Preverite, ali sta vaša banka in kartična shema že podprti v sistemu Conferma. Seznam najdete na https://www.conferma.com/partners/. Če vaša bankanivključena v sodelovanje s podjetjem Conferma, naj vaša banka kontaktira podjetje Conferma na naslov banking.partners@conferma.com in začne postopek vzpostavitve sodelovanja (prosimo, da jih na to opozorite).

• Obvestite svojo banko, da želite vzpostaviti program virtualnih kartic prek sistema Conferma, in jih prosite, naj za vas odprejo kartični račun (card pool account) v sistemu Conferma. Če boste virtualne kartice uporabljali tako za rezervacije hotelov kot za najem vozil, morate za vsako storitev odpreti ločen kartični račun (enega za hotele, drugega za najem vozil).Stopite v stik s podjetjem Spotnana in nam posredujte podatke iz tabele pod 4. korakom (Spotnana bo nato uporabila https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow da uredite te podatke skupaj s podjetjem Conferma):

• Če boste pri ponudnikih najema vozil uporabljali virtualne kartice, morate opraviti še naslednje korake. Za vsakega ponudnika najema vozil, pri katerem želite omogočiti plačilo z virtualno kartico, morate v orodju Spotnana Online Booking Tool. Postopek je naslednji: izberite Program v zgornjem meniju, nato izberite Profil podjetja v levem meniju in kliknite zavihek L1 opombe. Nato:

  • Pomaknite se navzdol do razdelka Koda za popust za najem avtomobilain kliknite Dodaj kodo. 

  • Izberite ime ponudnika najema vozil iz menija. 

  • V ustrezno polje vnesite kodo za popust, ki jo imate za izbranega ponudnika. 

  • Izberite Samo virtualna plačila potrditveno polje. 

  • Pomaknite se navzdol doID številka virtualne plačilne kartice in kliknite Dodaj kodo.

  • Izberite ponudnika najema vozil iz menija. 

  • Vnesite ID številko virtualne kartice, ki vam jo je posredoval ponudnik najema vozil. Opomba: pri Avisu je to GEB ID). 

  • Kliknite Shrani.

Priporočamo tudi, da o uvedbi programa virtualnih plačil Conferma obvestite izbrane hotele, s katerimi sodelujete. Uporabite lahko spodnjo predlogo e-pošte. To je neobvezno.

Predloga e-pošte/pisma potovalnega upravitelja za izbrane hotele

Namenjeno: potovalnim upraviteljem

Spotnana priporoča, da se vnaprej obrnete na svoje izbrane hotelske ponudnike in preverite, ali so pripravljeni podpirati tako virtualna plačila kot tudi vaše zaposlene, ki jih bodo uporabljali. Spodaj najdete vzorčno pismo, ki ga lahko uporabite in pošljete svojim izbranim hotelom. Besedilo lahko po potrebi prilagodite.

Namen tega obvestila je, da jih obvestite o uvedbi programa virtualnih plačil za vaše potnike in da pričakujete njihovo sodelovanje pri tem. Hotel mora nato le klikniti na povezavo v sporočilu, da preveri, ali je že v bazi Conferma Connect, izbere želeni način prejemanja podatkov ter vnese potrebne kontaktne podatke (na primer elektronski naslov ali številko faksa).

Spoštovani hotelir,

Zadeva: Conferma Connect – virtualna plačila za hotele

Verjetno ste že seznanjeni z vse pogostejšo uporabo virtualnih kartic za plačevanje hotelskih rezervacij. V sodelovanju s tehnološkim partnerjem Conferma Pay in podjetjem Spotnana uvajamo učinkovitejšo rešitev za hotelska plačila.

Kaj je Conferma Connect?

Conferma Connect samodejno izbere najvarnejši in najugodnejši način, kako hotelu posredovati navodila za plačilo. Conferma Pay omogoča prenos podatkov o kartici na več načinov, med drugim tudi prek varnega elektronskega sporočila. Naša želja je, da kot naš partnerski hotel prejmete podatke prek varnega e-poštnega sporočila (in ne prek faksa).

Če želite posodobiti način prejemanja informacij, izpolnite spletni obrazec za prijavo:

https://www.confermaconnect.com

Prijava je za hotele brezplačna in omogoča, da izberete, kako želite prejemati podatke za virtualna plačila s kartico (faks/elektronska pošta na recepcijo ali v računovodstvo). Tako boste ob odhodu gosta brez skrbi in zapletov.

Za več informacij obiščitePogosta vprašanja o Conferma Connect: https://www.confermaconnect.com/en/help

Zahvaljujemo se vam za vaše sodelovanje in podporo.

S spoštovanjem,

Ime Priimek

Funkcija

Podjetje

Izkušnja potnika pri postopku

Ciljna skupina: Potniki in organizatorji potovanj

Vaši uporabniki (potniki ali organizatorji), ki želijo rezervirati hotel ali najem vozila, bodo imeli postopek zelo podoben tistemu, ki ga že poznajo v orodju Spotnana Online Booking Tool. Postopek poteka takole:

1. Potnik najprej poišče želeni hotel ali najem vozila ter ustrezne datume.

2. Ko izbere hotel in tip sobe oziroma vozilo in ceno, nadaljuje z rezervacijo.

3. Nato mora potnik izbrati način plačila za rezervacijo. Glede na to, ali je v vašem podjetju določeno, da je virtualni način plačila obvezenali ne (za pravno osebo, kateri pripada potnik), bo potnik nato storil eno od naslednjega:

   • Pri rezervacijah hotelov: 

     • Če je virtualna kartica določena kot obvezna: potnik klikne zavihek Virtualne kartice in izbere edino ponujeno virtualno kartico (tisto, ki je obvezna).

     • Če virtualna kartica ni obvezna: potnik lahko izbere zavihek Kreditne karticealiVirtualne karticezavihek in nato izberite določeno kreditno ali virtualno kartico, ki jo želite uporabiti za to rezervacijo.

   • Pri rezervacijah vozil: 

     • Ker je virtualna kartica povezana z neposredno poravnavo z izbranim ponudnikom najema vozil, izbira načina plačila ni potrebna. Potnik lahko ta korak preprosto preskoči in nadaljuje z rezervacijo. 

4. Potnik pregleda stroške in klikne gumb Rezerviraj hotel ali Rezerviraj vozilo. Ko je rezervacija potrjena, se ponudniku pošlje plačilo (in obvestilo po faksu ali elektronski pošti).

5. Če je potrebno, lahko potnik po opravljeni rezervaciji razkrije zadnje štiri številke virtualne kartice, celotno številko pa lahko vidi 24 ur pred prijavo v hotel ali prevzemom vozila.

Reševanje pogostih težav

V spodnji tabeli so navedene nekatere pogoste težave, s katerimi se lahko srečajo potniki pri uporabi virtualnih kartic Conferma, ter predlagane rešitve. Večino teh težav lahko potniki odpravijo sami prek mobilne aplikacije Spotnana ali spletnega orodja za rezervacije. Če to ne pomaga, se obrnite na agenta Spotnana.

Odstranitev ali omejitev uporabe nastavitve virtualne kartice

Za odstranitev ali omejitev uporabe virtualne kartice sledite spodnjim navodilom. 

Postopek za odstranitev nastavitve virtualne kartice pri rezervacijah hotela ali vozila

1. Izberite Program v zgornjem meniju.
2. Izberite Načini plačila v Plačila in pristojbine meniju na levi strani.
3. Kliknite na zavihek Virtualno.
4. Poiščite vrstico, ki vsebuje navidezni način plačila, ki ga želite odstraniti (vsak je omogočen bodisi za rezervacije avtomobilov bodisi za rezervacije hotelov).
5. IzberiteOdstranite način plačila.
6. KlikniteIzbriši. S tem boste popolnoma odstranili nastavitve virtualne kartice. 

Za omejitev uporabe virtualne kartice samo na agente

To je lahko uporabno, kadar želite začasno omejiti, kdo ima dostop do uporabe kartice (npr. za preizkušanje ali odpravljanje težav).

1. IzberiteProgram.
2. IzberiteNačini plačila v meniju Plačilo in pristojbinena levi strani.
3. Kliknite na zavihek Virtualno.
4. Poiščite vrstico, ki vsebuje virtualni način plačila, ki ga želite omejiti (vsak je omogočen bodisi za rezervacije avtomobilov bodisi za rezervacije hotelov).
5. Na desni strani izberite Uredi način plačila. Odpre se okno Posodobi način plačila.
6. Če ste omogočili uporabo virtualnih kartic za rezervacije avtomobilov in hotelov, nadaljujte tako:
   1. Kliknite ikono za urejanje (svinčnik) poleg Podrobnosti kartice.
   2. Preverite, da polje Nastavi to kartico kot obvezno ni označeno.
   3. Kliknite ikono za urejanje (svinčnik) poleg Navodila za uporabo kartice.
   4. Nastavite polje Uporabniške vloge na Samo agenti.
   5. Nastavite polje Vrsta profila na Osebni gost.
   6. Kliknite Posodobi. 
   7. Ti nastavitvi določata, kdo lahko uporablja kartico, ne da bi morali izbrisati obstoječo konfiguracijo.
7. Če ste omogočili virtualne kartice samo za rezervacije hotelov, sledite tem korakom: 
   1. Kliknite ikono za urejanje (svinčnik) poleg Vrste izdelkov.
   2. Preverite, da je stikalo Zahtevano izklopljeno.
   3. Kliknite ikono za urejanje (svinčnik) poleg možnosti Določite vrste uporabnikov.
   4. Izberite Samo agenti v meniju.
   5. Kliknite Posodobi.
   6. Nato se obrnite na svojega Spotnana skrbnika računa, da omeji uporabo te virtualne plačilne metode samo na osebne goste.
   7. S temi nastavitvami boste omejili, kdo lahko uporablja kartico, brez potrebe po izbrisu nastavitev.

Poročanje in obračunavanje

Redno boste od svoje banke prejemali izpiske, ki vsebujejo podatke o stroških potovanj, plačanih z virtualnimi karticami vaših potnikov.Te izpiske (skupaj z računi, ki jih potniki zberejo in predložijo) lahko uporabite za uskladitev porabe z virtualnimi karticami.Uporabite lahko tudi Transakcije za hotele ali transakcije za najem vozil – poročila (najdete jih pod Vpogledi) v spletnem orodju za rezervacije Spotnana vam lahko pomagajo pri usklajevanju stroškov.Če za usklajevanje potrebujete dodatna poročila, se obrnite na agenta Spotnana in zaprosite za dostop do orodja Conferma Snap (posredovali vam bodo prijavne podatke).