從範本快速建立行程

建立者 Ashish Chaudhary, 修改時間星期六, 4 十月於 7:15 PM 由 Ashish Chaudhary

從範本建立行程

只有特定角色的使用者才能利用範本來建立、發布和管理行程。公司管理員、公司差旅協助人員、TMC 管理員以及 TMC 代理人都可以依照下方步驟執行相關操作。

從範本建立行程

從範本建立行程

請登入線上訂票工具。
點選行程，行程頁面就會顯示出來。
點擊建立（右上角），然後選擇從範本建立行程。這時從範本建立行程的視窗會跳出來。
在組織欄位中，會自動帶入你公司的名稱。如果你是 TMC 管理員，請選擇對應的組織名稱。
在行程範本欄位中，選擇你這次行程要用的範本。這樣你就能直接套用範本裡預設的內容。如果不確定該選哪一個，可以詢問你的差旅管理人員。例如，邀請講者時，通常會選擇以邀請為主的範本。
在地點欄位中輸入這次行程的目的地。
在名稱欄位中輸入這次行程的名稱。這個名稱會出現在你邀請的旅客行程列表中，也是旅客看到的行程名稱。行程頁面上。
根據需要設定行程開始日期與行程結束日期。
再設定出發時間區間起始日與出發時間區間結束日。
- 開始日期應該要在行程相關活動開始前，記得考慮時差、路程距離、轉機等因素。
- 結束日期則要設在活動結束之後。
點選進階設定，即可看到更多關於訂位類型的詳細設定。有些設定可能會根據你選的範本自動帶入。
在行程資料分頁中，會顯示所有旅客個人資料欄位（例如：成本中心），如果範本管理員有填寫不同的內容，或允許你自行填寫，也會在這裡顯示。需要注意的是，這裡填寫的內容只會套用在這次用這個範本建立的行程，不會永久更改旅客的個人資料。每個欄位都會有管理員提供的值，或是直接抓旅客個人資料的預設值（但這裡不會顯示）。你可以視需要修改，也可以保持不變。
在允許的訂位類型分頁中，設定這次行程可用的訂位方式（你也可以之後再設定，或針對個別旅客設定）。只有你開放的訂位類型，旅客才會看得到。注意：如果行程建立後還需要新增其他訂位類型，管理員或協調人員可以再加選，或直接幫旅客預訂。
針對機票：
- 要設定可用的機票類型，請在允許的機票類型選單中，勾選以下其中一種或多種：
  - 單程
  - 來回
  - 回程地點可與出發地不同——如果旅客需要到其他地點參加活動，這個功能會很方便。

你可以用 + 和 - 按鈕，設定旅客可以幫幾位同行者（例如家人）一起訂機票，這個數字填在允許同行人數欄位。如果有開啟這個功能，旅客訂機票時可以點選新增旅客來一起訂票。
在允許的目的地機場欄位中點擊並搜尋你要指定的機場。這裡可以設定所有旅客為了參加這次行程可以訂票的機場（出發地不限）。你也可以選擇不設定，或之後再設定。如果這裡留空，旅客就能訂到任何機場。
- 開始輸入你想指定的機場名稱或代碼，系統會自動帶出相關機場。
- 勾選你想要的機場。
- 如果要再加其他機場，重複搜尋並勾選即可。
在建議抵達時間前與建議離開時間後下方的行事曆和時間欄位，設定旅客訂票時會出現的建議時間區間。預設會根據你在行程日期欄位設定的日期。旅客會被提醒盡量在這個時間區間內訂票。

針對飯店：
- 如果要讓旅客可以訂飯店，請把開關打開。
- 點選新增，設定指定飯店。飯店欄位會出現。你可以在這裡指定所有旅客可以訂房的飯店，也可以選擇不設定。
- 開始輸入你想指定的飯店名稱，系統會自動帶出相關飯店。
- 選擇你要的飯店。
- 如果要再加其他飯店，請再點一次新增，重複上述步驟。
針對火車
- 如果要讓旅客可以訂高鐵或火車票，請把開關打開。
- 不需要額外設定。
針對租車
- 如果要讓旅客可以訂租車，請把開關打開。
- 不需要額外設定。
檢查自訂欄位分頁內容。
- 你這次行程所用的範本，可能包含自訂欄位。這些欄位的值有可能已經從範本帶入，你可以選擇接受或修改。如果沒有預設值，系統可能會要求你填寫。
- 你也可以自行新增自訂欄位。想要加自訂欄位時，請點選新增，就能選擇欄位並填寫對應內容。
點擊下一步，就會進到行程頁面（這裡會顯示你新增的所有旅客行程）。
如果要為這次行程加上說明，請點選行程說明，就會進入說明編輯頁面。
- 你可以自由編輯說明內容，支援粗體、斜體、項目符號、字體、顏色、縮排，也可以加入連結。完成後，請點選儲存。
要開始新增旅客到行程時，請點選 + 旅客。注意：新增旅客的人，會自動成為該旅客此行程的聯絡窗口。旅客有問題時會聯絡這個人。另外，如果你用的是「無需邀請」範本，當你新增旅客時，系統會自動為每位旅客建立行程。如果用的是「需邀請」範本，則可以選擇建立行程並發送邀請。
- 要新增公司員工旅客：請點選 + 旅客，然後輸入你想邀請的員工姓名或電子郵件，系統會自動帶出符合條件的名單。選擇你要邀請的人，對每位員工旅客重複這個步驟即可。
- 要新增非公司員工的來賓：請點選 + 旅客，在搜尋欄位輸入來賓姓名或信箱，系統會自動帶出符合條件的人。如果你要邀請的來賓還沒有系統帳號，請點選建立公司來賓，幫他們建立資料（來賓資料需填寫信箱、姓名及法定實體名稱）。注意：你不一定有權限為來賓建立公司資料。
如果要變更某位或多位旅客的行程設定，請勾選該旅客，然後在修改選單中選擇你要調整的項目並編輯。
接下來：
- 如果你用的是「無需邀請」範本，當你新增旅客時，系統會自動幫每位旅客建立行程（不會發送邀請）。你不需要另外幫旅客建立行程。之後你（或代理人）可以直接在所有行程分頁的行程頁面上，點選旅客的行程來協助預訂；或者讓旅客自行預訂也可以。
- 如果你用的是需邀請範本，記得要點選建立並發送邀請，才會為旅客建立行程並發送邀請。

檢視與管理現有行程

如果你想查看自己幫旅客建立的所有行程，請參考檢視公司旅客的行程。

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