Cấu hình tích hợp trực tiếp với Outlook cho việc đặt chuyến công tác

Spotnana cho phép quý khách thiết lập hệ thống để tự động thêm các lịch nhắc vào Outlook mỗi khi thực hiện đặt chuyến trên nền tảng. Nhờ vậy, người đi công tác có thể dễ dàng theo dõi các chuyến đi sắp tới, đang diễn ra hoặc đã hoàn thành ngay trên lịch Outlook của mình mà không cần phải nhập thủ công tệp ICS (lịch). 

Nếu quý khách không bật tính năng này, Spotnana vẫn sẽ đính kèm tệp ICS vào tất cả email xác nhận hành trình. Người dùng có thể nhập các tệp .ics này để đồng bộ thông tin chuyến đi vào lịch cá nhân. Tuy nhiên, nếu có thay đổi về chuyến đi, hệ thống sẽ tạo tệp ICS mới và người dùng cần nhập lại để cập nhật.

Bật đồng bộ tự động với Lịch Outlook

Để kích hoạt tính năng đồng bộ tự động các đặt chỗ Spotnana với Outlook cho toàn bộ nhân viên trong tổ chức, vui lòng thực hiện các bước sau:

1. Liên hệ quản trị viên Microsoft Entra (bộ phận CNTT) để phê duyệt ứng dụng Spotnana Outlook Integration . Để họ thực hiện việc này, quý khách cần cung cấp liên kết tích hợp lịch Outlook cho quản trị viên. Cách thực hiện như sau: 

   • Đăng nhập vào Công cụ Đặt chỗ Trực tuyến (OBT).  

   • Chọn Công ty trong mục Chương trình . 

   • Sau đó chọn Tích hợp trong phần Cấu hình bên trái màn hình. Trang Tích hợp sẽ được hiển thị. 

   • Chọn thẻ Lịch . 

   • Nhấn Quản lý ở dòng tích hợp lịch Outlook . Hộp thoại tích hợp lịch Outlook sẽ xuất hiện. 

   • Sao chép đường dẫn URL hiển thị tại trường Sử dụng liên kết dưới đây để phê duyệt quyền truy cập (như hình bên dưới) và gửi cho quản trị viên Microsoft Entra của quý công ty. 
     
     Lưu ý: Đường dẫn này cho phép quản trị viên Microsoft Entra phê duyệt ứng dụng Spotnana Outlook Integration . Quý khách cần hướng dẫn quản trị viên chọn tùy chọn Đồng ý thay mặt tổ chức của bạn . 

2. Sau đó, quản trị viên Microsoft Entra sẽ sử dụng liên kết mà quý khách cung cấp để phê duyệt ứng dụng Spotnana Outlook Integration . Vui lòng nhắc quản trị viên chọn tùy chọn Đồng ý thay mặt tổ chức của bạn và nhấn Chấp nhận. 

3. Sau khi quản trị viên Microsoft Entra xác nhận đã hoàn tất bước này, quý khách cần: 

   • Truy cập lại trang trong OBT đã sử dụng ở bước 1.

   • Khi hộp thoại tích hợp lịch Outlook xuất hiện, hãy chọn Kết nối lịch Outlook. 
     
     Việc này sẽ xác nhận ứng dụng Spotnana Outlook Integration đã được quản trị viên Microsoft Entra phê duyệt và kết nối hệ thống Spotnana với lịch Outlook cá nhân của quý khách. . 

4. Tại cùng hộp thoại tích hợp lịch Outlook , hãy bật tùy chọn Đồng bộ lịch .
   
   Thao tác này sẽ kích hoạt tính năng đồng bộ lịch cho tất cả người đi công tác trong tổ chức của quý khách. 

5. Sau khi hoàn tất tất cả các bước trên, tùy chọn Kết nối lịch Outlook sẽ xuất hiện trên trang chủ Spotnana dành cho tất cả nhân viên trong công ty. Quý khách vui lòng hướng dẫn nhân viên bật tính năng này. 
   
   Mỗi người dùng sẽ được tự động đăng nhập vào tài khoản Microsoft Outlook của mình và hệ thống sẽ tạo một mã xác thực riêng để cho phép cập nhật lịch. Khi tất cả người dùng đã thực hiện xong, quá trình thiết lập hoàn tất.
   Lưu ý: Nếu người dùng vô tình tắt thông báo này, họ vẫn có thể kích hoạt lại bằng cách vào OBT, truy cập trang Hồ sơ (Tài khoản của tôi trong menu dưới biểu tượng tên của họ), sau đó chọn Ứng dụng đã kết nối của bạn từ menu bên trái. Tiếp theo, chọn Kết nối lịch Outlook tại ô Outlook . 

Nếu người dùng không đăng nhập vào OBT trong vòng 90 ngày, mã xác thực lịch Outlook sẽ hết hạn. Đây là quy định bảo mật của Microsoft, Spotnana không thể can thiệp. Khi gặp trường hợp này, người dùng chỉ cần nhấn Kết nối lịch Outlook trên trang chủ OBT để cấp lại quyền truy cập. Nếu không gia hạn mã xác thực sau khi hết hạn, Spotnana sẽ quay lại gửi tệp ICS đính kèm email xác nhận hành trình như thông thường.