Tạo chuyến đi từ mẫu có sẵn

Chỉ những người dùng có vai trò nhất định mới có thể tạo, xuất bản và quản lý chuyến đi bằng mẫu. Quản trị viên công ty, người sắp xếp chuyến đi cho công ty, quản trị viên TMC và đại lý TMC đều có thể thực hiện các thao tác được hướng dẫn dưới đây.

MỤC LỤC

• Tạo chuyến đi từ mẫu có sẵn
  • Tạo chuyến đi từ mẫu có sẵn
  • Xem và quản lý các chuyến đi hiện có
  • Chủ đề liên quan

Tạo chuyến đi từ mẫu có sẵn

1. Đăng nhập vào công cụ Đặt vé Trực tuyến. 

2. Nhấn Chuyến đi. Trang Chuyến đi sẽ hiển thị. 

3. Nhấn Tạo mới (góc trên bên phải) và chọn Chuyến đi từ mẫu trong danh sách. Hộp thoại Tạo chuyến đi từ mẫu sẽ xuất hiện.

4. Trường Tổ chức sẽ được mặc định là tên công ty của bạn. Nếu bạn là quản trị viên TMC, hãy chọn tổ chức phù hợp.

5. Chọn mẫu chuyến đi bạn muốn sử dụng trong trường Mẫu chuyến đi . Khi chọn mẫu, bạn sẽ được kế thừa các thông tin đã được cài đặt sẵn. Nếu chưa rõ nên chọn mẫu nào, bạn có thể hỏi quản lý du lịch của mình. Ví dụ, với khách mời diễn giả, bạn có thể dùng mẫu gửi lời mời. 

6. Nhập điểm đến cho chuyến đi vào trường Địa điểm .

7. Nhập tên cho chuyến đi vào trường Tên . Tên này sẽ hiển thị với những người được mời và cũng là tên chuyến đi trên trang Chuyến đi của từng khách mời.

8. Chọn ngày Bắt đầu chuyến đi và Kết thúc chuyến đi phù hợp với kế hoạch. 

9. Chọn ngày Bắt đầu khung thời gian di chuyển và Kết thúc khung thời gian di chuyển cho chuyến đi. 

   • Ngày bắt đầu nên trước khi sự kiện liên quan đến chuyến đi diễn ra. Hãy cân nhắc các yếu tố như lệch múi giờ, quãng đường di chuyển và thời gian nối chuyến.

   • Ngày kết thúc nên sau khi sự kiện kết thúc.

10. Nhấn Cài đặt nâng cao để xem thêm các lựa chọn về loại đặt chỗ. Lưu ý, một số cài đặt ở đây có thể đã được thiết lập sẵn dựa trên mẫu bạn chọn. 

11. Tab Dữ liệu chuyến đi chứa các trường thông tin hồ sơ khách (ví dụ: Trung tâm chi phí) mà quản trị viên mẫu đã nhập giá trị khác hoặc cho phép bạn tự nhập. Việc thay đổi giá trị ở đây chỉ áp dụng cho chuyến đi này, không làm thay đổi thông tin hồ sơ khách. Mỗi trường sẽ có giá trị do quản trị viên cung cấp hoặc lấy mặc định từ hồ sơ khách (nhưng sẽ không hiển thị ở đây). Bạn có thể thay đổi hoặc giữ nguyên các giá trị này tùy nhu cầu. 

12. Thiết lập các loại đặt chỗ được phép cho chuyến đi tại tab Loại đặt chỗ được phép (bạn cũng có thể chỉnh sửa sau hoặc áp dụng riêng cho từng khách). Chỉ những loại đặt chỗ đã được bật mới hiển thị cho khách mời. Lưu ý: Nếu sau khi đã tạo chuyến đi mà cần bổ sung thêm loại đặt chỗ, quản trị viên hoặc điều phối viên có thể thêm lựa chọn đó hoặc đặt hộ cho khách. 

13. Đối với Chuyến bay:

    • Để chọn loại chuyến bay được phép, hãy chọn một hoặc nhiều tùy chọn sau trong menu Loại chuyến bay được phép :

      • Một chiều

      • Khứ hồi

      • Có thể chọn điểm về khác điểm đi - Phù hợp khi khách cần di chuyển sang địa điểm khác trong chuyến đi hoặc cho sự kiện khác.

• Sử dụng nút + và - để điều chỉnh số lượng người đi cùng (ví dụ: thành viên gia đình) mà khách có thể đặt vé máy bay cùng trong trường Số người đi cùng được phép . Nếu bật tính năng này, khách sẽ có thể nhấn Thêm khách đi cùng khi đặt vé máy bay.

• Nhấn vào trường Sân bay đến được phép và tìm kiếm sân bay mong muốn. Trường này dùng để chỉ định tất cả sân bay mà khách có thể đặt vé đến để tham gia chuyến đi (khách có thể xuất phát từ bất kỳ sân bay nào). Bạn cũng có thể không thiết lập trường này hoặc bổ sung sau. Nếu để trống, khách sẽ được đặt vé đến bất kỳ sân bay nào. 

  • Bắt đầu nhập tên hoặc mã sân bay bạn muốn chọn. Danh sách sân bay sẽ hiện ra dựa trên thông tin bạn nhập. 

  • Chọn vào ô của sân bay mong muốn. 

  • Để thêm nhiều sân bay, tiếp tục tìm kiếm và lặp lại thao tác. 

• Sử dụng lịch và trường giờ tại mục Gợi ý đến trước và Gợi ý rời sau để thiết lập thời gian khách được khuyến nghị đặt vé máy bay. Mặc định, các ngày này sẽ dựa trên thông tin bạn đã thiết lập cho Ngày chuyến đi . Khách sẽ được khuyến khích đặt vé trong khoảng thời gian này. 

14. Đối với Khách sạn:

    • Để cho phép đặt phòng khách sạn cho chuyến đi, hãy bật tùy chọn này.

    • Nhấn Thêm để chỉ định khách sạn cụ thể. Trường Khách sạn sẽ xuất hiện. Trường này dùng để liệt kê tất cả khách sạn mà khách có thể đặt phòng để tham gia chuyến đi. Bạn cũng có thể không thiết lập trường này. 

    • Bắt đầu nhập tên khách sạn bạn muốn chỉ định. Danh sách khách sạn sẽ hiện ra dựa trên thông tin bạn nhập. 

    • Chọn khách sạn mong muốn.  

    • Để thêm nhiều khách sạn, nhấn Thêm và lặp lại thao tác. 

15. Đối với Tàu hỏa 

    • Để cho phép đặt vé tàu cho chuyến đi, hãy bật tùy chọn này.

    • Bạn không cần thiết lập thêm gì khác.

16. Đối với Ô tô

    • Để cho phép đặt xe thuê cho chuyến đi, hãy bật tùy chọn này.

    • Bạn không cần thiết lập thêm gì khác.

17. Xem lại nội dung trong tab Trường tùy chỉnh . 

    • Mẫu chuyến đi bạn đang sử dụng có thể bao gồm các trường tùy chỉnh. Các giá trị này có thể đã được thiết lập sẵn từ mẫu. Nếu vậy, bạn có thể giữ nguyên hoặc thay đổi. Nếu trường tùy chỉnh chưa có giá trị, bạn sẽ cần nhập thông tin. 

    • Bạn cũng có thể bổ sung thêm trường tùy chỉnh mới. Nếu muốn thêm, hãy nhấn Thêm, sau đó chọn trường tùy chỉnh và nhập thông tin cần thiết. 

18. Nhấn Tiếp theo. Trang chuyến đi sẽ hiển thị (bao gồm tất cả chuyến đi của các khách bạn thêm). 

19. Để nhập mô tả cho chuyến đi, hãy nhấn Mô tả chuyến đi. Trang mô tả chuyến đi sẽ xuất hiện. 

    • Chỉnh sửa nội dung mô tả theo ý muốn. Bạn có thể định dạng văn bản với in đậm, nghiêng, danh sách, lựa chọn phông chữ, màu sắc, thụt lề hoặc chèn liên kết. Khi hoàn tất, nhấn Lưu. 

20. Để bắt đầu thêm khách vào chuyến đi, nhấn + Khách đi. Lưu ý: Người thêm khách đi sẽ được hiển thị là người liên hệ chính cho chuyến đi đó. Khách có thể liên hệ người này nếu có thắc mắc. Ngoài ra, nếu bạn sử dụng mẫu không cần mời, hệ thống sẽ tự động tạo chuyến đi cho từng khách khi bạn thêm vào. Với mẫu cần gửi lời mời, bạn sẽ có lựa chọn tạo chuyến đi và gửi lời mời. 

    • Để thêm từng nhân viên trong công ty: Nhấn + Khách đi và nhập tên hoặc email của người bạn muốn mời. Danh sách người dùng phù hợp sẽ hiện ra, chọn đúng người bạn cần mời. Lặp lại thao tác này cho từng nhân viên cần thêm. 

    • Để thêm khách mời không phải nhân viên công ty: Nhấn + Khách đi và bắt đầu nhập tên hoặc email vào ô tìm kiếm. Danh sách người dùng phù hợp sẽ hiện ra, chọn đúng người bạn cần mời. Lặp lại thao tác cho từng khách mời. Nếu khách bạn muốn mời chưa có hồ sơ trong hệ thống, nhấn Tạo khách mời công ty và tạo hồ sơ cho họ (hồ sơ khách mời cần có email, họ tên và đơn vị pháp lý). Lưu ý: Bạn có thể không phải lúc nào cũng có quyền tạo hồ sơ công ty cho khách mời. 

21. Để thay đổi các thông số cho một hoặc nhiều chuyến đi/khách, hãy chọn vào ô tương ứng của khách đó. Sau đó chọn các thông số cần chỉnh sửa từ menu Chỉnh sửa ở cuối trang và cập nhật theo ý muốn.

22. Sau đó: 

    • Với chuyến đi sử dụng mẫu không cần gửi lời mời, hệ thống sẽ tự động tạo chuyến đi cho khách khi bạn thêm vào (không cần gửi lời mời). Bạn (hoặc đại lý) có thể tiến hành đặt dịch vụ cho từng khách bằng cách nhấn vào chuyến đi của họ trong tab Tất cả chuyến đi của trang Chuyến đi . Ngoài ra, khách cũng có thể tự đặt dịch vụ cho mình. 

    • Với chuyến đi sử dụng mẫu cần gửi lời mời, hãy nhớ tạo chuyến đi cho khách bằng cách nhấn Tạo & Gửi lời mời.

Xem và quản lý các chuyến đi hiện có

Để xem các chuyến đi bạn đã tạo cho khách, vui lòng xem tại Xem chuyến đi của khách trong công ty.

Chủ đề liên quan

• Xem chuyến đi của khách trong công ty
• Tạo mẫu (cho sự kiện và chuyến đi)
• Tạo, xuất bản và quản lý sự kiện (phiên bản mới nhất)