SFTP — Інструкції для передачі даних у відділ кадрів

Ким створено: Ashish Chaudhary, Змінено Сб., 4 Жовт. на 9:30 ПІСЛЯ ПОЛУДНЯ автор Ashish Chaudhary

SFTP – Інструкції щодо HR-каналів

ЗМІСТ

SFTP – Інструкції щодо HR-каналів

Загальна інформація

Загальні рекомендації та інформацію щодо роботи з SFTP ви знайдете у розділі SFTP – Інструкції з налаштування.

Щоб користувачі Spotnana (мандрівники, організатори, погоджувачі тощо) могли бронювати поїздки, їм спочатку потрібно створити профілі у Spotnana Online Booking Tool (OBT). Щоб надати новим співробітникам доступ, а тим, хто звільняється, його своєчасно вимикати, ці профілі мають бути актуальними (шляхом створення, оновлення чи видалення записів). Spotnana також використовує HR-дані, наприклад, інформацію про підпорядкування чи юридичні особи, для налаштування політик, погоджень та інших параметрів подорожей і оплати.

Щоб ми завжди мали актуальні дані, ви завантажуєте свій HR-канал у вигляді CSV-файлу на сервер Spotnana. Ви можете налаштувати автоматичне завантаження з будь-якою зручною для вас частотою. Як тільки файл буде отримано, Spotnana одразу його обробить.

Примітка: Spotnana також підтримує пряме підключення до популярних HR-систем (Bamboo HR, ADP Workforce Now, Workday).

Архітектура та принцип роботи

На цій схемі показано, як декілька клієнтів завантажують свої HR-дані до Spotnana через SFTP.

Інструкції

У цьому розділі ви знайдете корисні поради для успішного завантаження файлів.

Логіка обробки HR-файлів

Основним полем для ідентифікації користувача є Employee ID.

Примітка: У деяких випадках Spotnana може використовувати Business Email як ідентифікатор співробітника. Але це має певні обмеження. Наприклад, якщо службова електронна пошта змінюється (через зміну імені чи домену), система деактивує попередній обліковий запис і створить новий для цього співробітника.

Обробка вашого CSV-файлу відбувається за таким принципом:

Якщо в стовпці ACTION для рядка користувача вказано значення CREATE і у базі Spotnana не знайдено Employee ID або Business Email – для такого користувача буде створено новий профіль у Spotnana.
Якщо в стовпці ACTION для рядка користувача вказано UPDATE і у базі Spotnana вже є Employee ID або Business Email – профіль користувача в Spotnana буде оновлено згідно з новою інформацією з файлу.
- Примітка: Якщо у профілі користувача були додаткові поля з попереднього завантаження, а в новому файлі ці поля відсутні, ці дані буде видалено з профілю.
Якщо в стовпці ACTION для рядка користувача вказано DELETE і у базі Spotnana знайдено Employee ID або Business Email – профіль користувача буде деактивовано. Якщо жоден запис у базі Spotnana не відповідає Employee ID або Business Email, цей рядок буде пропущено, і жодних дій не відбудеться.

Примітка: Кожен створений профіль користувача повинен бути прив’язаний до юридичної особи. Всі юридичні особи мають бути попередньо створені у Spotnana до завантаження профілів. Офіси не є обов’язковими, але якщо у вашому CSV-файлі вказано офіс для когось із користувачів, відповідний офіс також має бути вже створений у Spotnana.

Формат файлу та правила іменування

Назва HR-файлу у форматі .CSV має відповідати такому шаблону:

hr_feed.*.csv

де * (зірочка) може бути будь-якою довільною послідовністю символів. Зверніть увагу, що крапка після “feed” і перед “csv” обов’язкові. Реєстр символів у назві файлу не має значення. Рекомендуємо додавати дату й час у назву файлу (це допоможе при подальшій діагностиці). Наприклад:

hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv

CSV-файл HR-каналу також має відповідати визначеному формату. Назви стовпців повинні точно відповідати встановленому шаблону (див. Формат HR-файлу нижче). Детальніше про форматування файлу – у Додатку 1.

Необхідно дотримуватися певних перевірок даних (див. розділ Формат HR-файлу нижче для деталей).

Частота та розклад завантажень

Загальну інформацію про частоту та розклад завантажень дивіться у розділі Частота та розклад завантажень документа SFTP – Інструкції з налаштування.

Рекомендуємо завантажувати файл щонайменше раз на добу щоб Spotnana була в курсі всіх змін (додавань, оновлень чи видалень співробітників). Якщо дотримуватися цього підходу:

нові співробітники отримають профіль у Spotnana у день початку роботи й одразу зможуть бронювати поїздки. Для цього потрібно додати їхні дані у файл, який ви завантажуєте у день їхнього виходу на роботу.
співробітники, які звільняються, втратять доступ у свій останній робочий день. Для цього потрібно видалити їхні дані з файлу, який ви завантажуєте у день їхнього звільнення.

Формат HR-файлу

Скористайтеся цією інформацією, щоб переконатися, що дані у вашому HR-файлі підготовлені та відформатовані правильно.

Примітка: Перед тим як ваші файли будуть оброблятися, потрібно надіслати Spotnana свій відкритий SSH-ключ і дочекатися, поки для вас налаштують SFTP-папку.

Назва стовпця	Обов’язково / Необов’язково	Примітки
Action	Обов’язково	У цьому полі для кожного рядка потрібно вказати “CREATE”, “UPDATE” або “DELETE”. Це визначає, яку дію слід виконати з інформацією у цьому рядку.
Employee ID	Необов’язково	Бажано використовувати Employee ID. Якщо він не вказаний, буде використано Business Email. Employee ID має бути унікальним для кожного користувача й не повторюватися у різних профілях.
First Name	Обов’язково
Middle Name	Необов’язково
Family Name 1	Обов’язково
Family Name 2	Необов’язково
Business Email	Обов’язково
Business Phone ISO Country Code	Умовно	Дволітерний ISO-код країни (“US” або “IN”).
Business Phone Country Code	Умовно	Числовий код країни. Не повинен містити спеціальних символів (наприклад, '+'). Наприклад: “91”.
Business Phone Extension	Необов’язково
Business Phone Number	Умовно	Це поле не є обов’язковим. Але якщо воно заповнене, потрібно також вказати ISO-код країни та код країни (див. вище). У цьому полі можуть бути лише цифри, довжина – від 4 до 10 символів. Не допускаються спеціальні символи (наприклад, дефіси).
Office Name	Необов’язково	Значення поля Office Name у вашому HR-файлі має повністю співпадати з назвою відповідного офісу у Spotnana Online Booking Tool (включаючи всі спеціальні символи, пробіли, крапки, коми тощо). Наприклад, якщо у Spotnana Online Booking Tool офіс називається “Paris, France (main office)”, то у вашому HR-файлі значення поля Office Nameмає бути ідентичним. У цьому випадку “Paris, France” або “Paris (main office)” призведе до помилки. Примітка: Усі офіси мають бути створені у Spotnana Online Booking Tool до того, як ви додасте їх у HR-файл. Детальніше дивіться у розділі Завантаження записів офісів.
Manager's Employee ID	Необов’язково	Manager's Email Address є обов’язковим. Якщо у менеджера також є Employee ID (якщо у вашій компанії використовуються Employee ID), тоді потрібно вказувати і Manager's Email Address і Manager's Employee ID .
Manager's Email Address	Обов’язково	Manager's Email Address є обов’язковим. Якщо у менеджера також є Employee ID (якщо у вашій компанії використовуються Employee ID), тоді потрібно вказувати і Manager's Email Address і Manager's Employee ID .
Department	Необов’язково
Position Title / Designation	Необов’язково	Приклади значень: “VP”, “CEO”, “CFO”.
Cost Center	Необов’язково
Legal Entity Name	Обов’язково	Значення поля Legal Entity Name у вашому HR-файлі має повністю співпадати з назвою відповідної юридичної особи у Spotnana Online Booking Tool (включаючи всі спеціальні символи, пробіли, крапки, коми тощо). Наприклад, якщо юридична особа у Spotnana Online Booking Tool має назву “Spotnana Technology, LLC”, то у вашому HR-файлі значення поля Legal Entity Nameмає бути ідентичним. У цьому випадку “Spotnana Technology LLC” або “Spotnana Technology” призведе до помилки. Примітка: Усі юридичні особи мають бути створені у Spotnana Online Booking Tool до того, як ви додасте їх у HR-файл. Детальніше дивіться у розділі Завантаження записів юридичних осіб.
Grade	Необов’язково
Country Code	Необов’язково	Двох- або трилітерний ISO-код країни (“US” або “USA”)
Worker Type	Необов’язково	Приклади значень: “Employee”, “Contingent”, “Intern”, “Seasonal”
Accounting Code	Необов’язково