อัปโหลดข้อมูลสำนักงาน

ขั้นตอนนี้จะแนะนำวิธีการอัปโหลดข้อมูลสำนักงานของท่านเข้าสู่ระบบ Spotnana ด้วยไฟล์ CSV หากท่านต้องการเชื่อมโยงผู้ใช้งาน (นักเดินทาง) กับสำนักงานแต่ละแห่ง กรุณาอัปโหลดหรือสร้างข้อมูลสำนักงานให้เรียบร้อยก่อนที่จะอัปโหลดข้อมูลผู้ใช้งาน

เฉพาะผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่สามารถดำเนินการขั้นตอนนี้ได้

1. กรุณาเข้าสู่ระบบ Spotnana Online Booking Tool
2. เลือก Company จากเมนู Program . จากนั้น General หน้าการตั้งค่าทั่วไปจะปรากฏขึ้น
3. คลิกขยายเมนู Company ทางแถบเมนูด้านซ้าย แล้วเลือก Offices. Offices หน้ารายการสำนักงานจะปรากฏขึ้น
4. คลิกที่ + Add แล้วเลือก Upload CSV file จากเมนูที่ปรากฏ Upload CSV file จะมีหน้าต่างสำหรับอัปโหลดไฟล์แสดงขึ้น  
5. ดาวน์โหลดไฟล์แม่แบบได้ที่ลิงก์ template แล้วดำเนินการตามคำแนะนำด้านล่างนี้ (ซึ่งจะมีอยู่ในหน้าต่าง Upload CSV file เช่นกัน)

หากต้องการดูประวัติการอัปโหลดไฟล์ ให้คลิกที่ไอคอนรูปนาฬิกา เพื่อขยายแถบด้านข้าง ซึ่งจะแสดงรายการไฟล์ที่อัปโหลดล่าสุดและสถานะต่าง ๆ

คำแนะนำการอัปโหลดไฟล์ข้อมูลสำนักงาน

• กรุณาตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้สร้างข้อมูลนิติบุคคลและสำนักงานที่เกี่ยวข้องใน Spotnana Online Booking Tool เรียบร้อยแล้ว ก่อนจะนำเข้าหรือสร้างข้อมูลผู้ใช้งาน
• หากในระบบ Spotnana Online Booking Tool ขององค์กรท่านยังไม่มีข้อมูลสำนักงาน ไฟล์แม่แบบจะว่างเปล่า ท่านสามารถเริ่มกรอกข้อมูลแต่ละแถวได้ทันที
• แต่ถ้าหากองค์กรของท่านมีสำนักงานที่บันทึกไว้แล้วใน Spotnana Online Booking Tool ไฟล์แม่แบบจะมีข้อมูลเหล่านั้นอยู่ ท่านสามารถเพิ่ม แก้ไข หรือ ลบแถวข้อมูลได้ตามต้องการ
  • หากต้องการลบสำนักงานใด ให้ค้นหาแถวนั้น แล้วตั้งค่าในช่อง ACTION เป็น DELETEสำนักงานดังกล่าวจะถูกลบออกจาก Spotnana หลังจากอัปโหลดไฟล์เสร็จสิ้น
  • หากต้องการแก้ไขข้อมูลสำนักงาน ให้ค้นหาแถวนั้น แก้ไขข้อมูลตามต้องการ แล้วตั้งค่าในช่อง ACTION เป็น UPDATEข้อมูลสำนักงานจะได้รับการอัปเดตใน Spotnana หลังจากอัปโหลดไฟล์เสร็จสิ้น
  • หากต้องการเพิ่มสำนักงานใหม่ ให้เพิ่มแถวใหม่ แล้วตั้งค่าในช่อง ACTION เป็น CREATEสำนักงานจะถูกเพิ่มใน Spotnana หลังจากอัปโหลดไฟล์เสร็จสิ้น โดยชื่อสำนักงานต้องไม่ซ้ำกับสำนักงานที่มีอยู่ในระบบ
• รหัสประเทศต้องเป็นรหัสตัวอักษร 2 ตัวเท่านั้น
• โปรดอย่าแก้ไขหรือลบแถวหัวคอลัมน์ (แถวบนสุดที่ระบุชื่อแต่ละคอลัมน์)
• อย่าเปลี่ยนลำดับคอลัมน์ในไฟล์
• อย่าเพิ่มคอลัมน์ใหม่ในไฟล์
• กรุณากรอกข้อมูลในคอลัมน์ที่จำเป็นให้ครบทุกแถว โดยคอลัมน์ที่จำเป็นจะมีเครื่องหมายดอกจัน (*) กำกับไว้
• ให้ใช้เฉพาะตัวอักษรและตัวเลขเท่านั้นสำหรับข้อมูลแต่ละช่อง สำหรับอีเมลสามารถใช้สัญลักษณ์ “@” ได้ (เช่น myname234@companyname.com)
• แนะนำให้เปลี่ยนชื่อไฟล์ CSV ที่จะอัปโหลดจากชื่อ template.csv ให้มีวันที่ที่อัปโหลดอยู่ในชื่อไฟล์ด้วย เพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบปัญหาในภายหลัง
• โปรดลบช่องว่างที่อยู่ท้ายค่าข้อมูลแต่ละช่องออกให้หมด ห้ามมีช่องว่างหลังข้อมูล

หากมีข้อสงสัย สามารถติดต่อสอบถามได้ที่อีเมล techsupport@spotnana.com.