แดชบอร์ดการอนุมัติ

การจองแต่ละประเภทอาจต้องได้รับการอนุมัติตามนโยบายการเดินทางของบริษัท ซึ่งบางนโยบายอาจกำหนดให้ต้องอนุมัติก่อนจึงจะยืนยันการจองได้ หรืออาจตั้งค่าให้เป็นตัวเลือก โดยจะยกเลิกการจองเฉพาะกรณีที่ผู้อนุมัติไม่อนุมัติเท่านั้น 

ผู้อนุมัติสามารถใช้แดชบอร์ดการอนุมัติเพื่อตรวจสอบและดำเนินการกับรายการที่รอการอนุมัติสำหรับการจองในอนาคต หรือดูประวัติการจองและการอนุมัติที่เคยดำเนินการไปแล้วได้

หากต้องการเข้าใช้งานแดชบอร์ดการอนุมัติ กรุณาคลิกที่ เมนู Trips หน้าต่าง Trips จะแสดงขึ้นมา จากนั้นเลือกที่ แท็บ Approvals .

ผู้ดูแลระบบของบริษัทสามารถใช้แท็บ Approvals เพื่อเข้าถึงการอนุมัติทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับบริษัท โดยเลือกตัวกรอง Organization (โดยเริ่มต้นจะแสดงเฉพาะรายการที่เกี่ยวข้องกับผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรงของผู้ดูแลระบบเท่านั้น) ส่วนผู้ใช้ทั่วไปจะเห็นและจัดการเฉพาะการอนุมัติที่ได้รับมอบหมายให้ตนเองเท่านั้น  

วิธีอนุมัติหรือปฏิเสธการจอง

1. ให้เลือกที่แท็บ Pending ซึ่งจะแสดงรายการที่รอการอนุมัติทั้งหมดที่คุณเป็นหนึ่งในผู้อนุมัติ โดยแต่ละการจองจะมีข้อมูลดังนี้ 
   • วันที่ทำรายการจอง
   • ชื่อผู้เดินทาง
   • ประเภทและสถานที่ของการจอง
   • ราคาการจอง
   • รายชื่อผู้อนุมัติ
   • แจ้งเตือนกรณีอยู่นอกนโยบาย (ถ้ามี)
2. คุณสามารถใช้ตัวกรองเพื่อแสดงเฉพาะรายการที่รออนุมัติในหมวดหมู่ดังต่อไปนี้
   • อยู่นอกนโยบาย
   • เฉพาะประเภทการจองที่ต้องการ
   • เกี่ยวข้องกับผู้เดินทางในองค์กรที่ระบุ (ผู้ใช้บางท่านอาจไม่มีสิทธิ์เข้าถึงตัวเลือกนี้) 
   • เกี่ยวข้องกับผู้เดินทางที่ระบุ
3. ค้นหารายการที่รออนุมัติที่คุณต้องการอนุมัติหรือปฏิเสธ
   • หากต้องการปฏิเสธการจอง ให้คลิก Deny. ระบบจะยกเลิกการจองและแจ้งให้ผู้เดินทางทราบ
   • หากต้องการอนุมัติการจอง ให้คลิก Approve. การจองจะดำเนินการต่อ

วิธีดูประวัติการจองที่ผ่านมา

1. เลือก History จากเมนู (ใน แท็บ Approvals ) ระบบจะแสดงรายการการอนุมัติหรือปฏิเสธที่เคยดำเนินการไว้ โดยแต่ละรายการจะมีข้อมูลดังนี้ 
   • วันที่ทำรายการจอง
   • ชื่อผู้เดินทาง
   • ประเภทและสถานที่ของการจอง
   • ราคาการจอง
   • แจ้งเตือนกรณีอยู่นอกนโยบาย (ถ้ามี)
   • สถานะการอนุมัติ โดยสถานะที่เป็นไปได้ ได้แก่ 

     • อนุมัติแล้ว (และชื่อผู้อนุมัติ)

     • ปฏิเสธ (และชื่อผู้ปฏิเสธ) - การจองเหล่านี้จะถูกยกเลิก

     • อนุมัติอัตโนมัติ - กรณีนี้จะเกิดขึ้นเมื่อเป็นการอนุมัติแบบอ่อน (soft approval) ที่ไม่มีผู้อนุมัติดำเนินการใด ๆ ระบบจะอนุมัติให้โดยอัตโนมัติและไม่จำเป็นต้องมีการอนุมัติเพื่อดำเนินการต่อ

     • หมดอายุ - เกิดขึ้นในกรณีที่เป็นการอนุมัติแบบเข้มงวด (hard approval) แล้วไม่มีผู้อนุมัติใด ๆ ดำเนินการภายในเวลาที่กำหนด การจองเหล่านี้จะถูกยกเลิกและต้องได้รับการอนุมัติก่อนจึงจะดำเนินการต่อได้ 

2. คุณสามารถใช้ตัวกรองเพื่อแสดงเฉพาะรายการที่รออนุมัติซึ่งอยู่นอกนโยบายหรือเป็นประเภทการจองที่ต้องการได้