Skapa en mall (för evenemang och resor)
Resemallar ger företagsadministratörer möjlighet att skapa mallar som andra användare (till exempel resebokare eller samordnare) kan använda när de planerar evenemang och resor. Med mallarna kan administratörer förinställa och konfigurera vissa värden i förväg. Dessa värden följer sedan automatiskt med till de evenemang eller resor som skapas utifrån mallen, vilket gör det enklare att följa företagets riktlinjer, skapar enhetlighet och sparar tid – samtidigt som arrangören fortfarande har den flexibilitet som behövs.
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
Skapa en mall
Välj Företag i Program menyn. Då öppnas företagets inställningssida.
Välj Resemallar (under Konfiguration menyn) i vänstermenyn. Resemallar sidan visas.
Klicka på Skapa ny. Då öppnas Ny mall sidan.
Välj Bjud in eller Ingen inbjudan. Detta styr om samordnare och arrangörer kan skicka ut inbjudningar till resenärerna för evenemang och resor som skapas från mallen. Inställningen avgör ofta också om resenärerna själva bokar sina resor eller om en arrangör gör det åt dem. Observera att detta val inte kan ändras efter att mallen har skapats.
Bjud in – Med denna inställning kan en e-postinbjudan skickas till resenärer (anställda och gäster). E-postmeddelandet innehåller en länk så att de själva kan boka sin resa.
Ingen inbjudan – Med denna inställning skickas ingen e-postinbjudan. Anställda kan ändå boka sina egna resor (via Resor sidan), eller så kan en arrangör boka åt dem. Gästers resor kan endast bokas av en samordnare.
Skriv in ett namn på mallen i fältet Mallnamn . Namnet bör vara beskrivande så att samordnare tydligt ser vilken typ av evenemang eller resa mallen är avsedd för (t.ex. Introduktionsresa för nyanställda, Resa vid anställningsintervju, Gästföreläsare, Omflyttning av anställd).
Använd fältet Plats förr att förinställa platsen för alla evenemang/resor som använder denna mall.
Genom att ange platsen redan i mallen kan du fördefiniera vilka flygplatser, hotell med mera som är tillåtna.
Använd fältet Primär resenärstyp förr att ange vilka typer av resenärer (t.ex. anställd, gäst) som kan läggas till i evenemang/resor som utgår från denna mall.
Använd fältet Resepolicy förr att välja vilken resepolicy som ska gälla för resenärerna när bokningar görs utifrån denna mall. Du kan välja Resenärens standardpolicy eller en specifik policy.
Väljer du Resenärens standardpolicykommer systemet automatiskt att tillämpa respektive resenärs egen standardpolicy.
Väljer du en specifik policy kan du även ställa in fältet Tillämpa resenärens policy om den är mindre restriktiv (t.ex. Tillåten, Ej tillåten) så att systemet vet vilken policy som ska användas.
Använd fälten i avsnittet Tillåtna bokningstyper förr att förinställa vilka bokningstyper som ska vara möjliga som standard för evenemang/resor som använder denna mall. Du kan även välja vilka betalningsmetoder som ska vara möjliga för respektive bokningstyp.
Förr Flyg – Du kan tillåta flygbokningar som standard genom att slå på reglaget. Du kan även ange vilka typer av flygresor som är tillåtna (t.ex. Enkelresa, Tur och retur), vilka flygplatser som är godkända (t.ex. JFK, LAX, LHR) och om medresenärer får följa med (t.ex. familjemedlemmar). Använd kryssrutorna för att välja Tillåtna flygtyper och Tillåtna flygplatser. Använd + och - knapparna för att ange antal Tillåtna medresenärer. För att välja betalningsmetod för flyg, klicka på pennikonen under Betalningsmetod (standardinställningen är Resenärens standardbetalning), välj ett alternativ och klicka på Bekräfta. Alternativen är:
Standardbetalningsmetod – Alla betalningsmetoder som finns i resenärens profil.
Kort i resenärens profil – Alla betalningsmetoder i resenärens profil utom centrala kort.
Centralt kort – Ett specifikt centralt kort som du kopplar till denna bokningstyp för mallen. Om du väljer detta alternativ måste du klicka på Nästa och sedan välja ett eller flera centrala kort och därefter klicka på Bekräfta.
Mallkort – Vilket kort som helst som du har lagt till i mallen. Om du väljer detta alternativ måste du klicka på Nästa och sedan välja ett eller flera mallkort och därefter klicka på Bekräfta.
Observera: Detta alternativ visas inte om du ännu inte har lagt till några kort i mallen. För att lägga till ett kort, klicka på Lägg till nytt kort.
Lägg till nytt kort – Då kan du lägga till ett nytt kort via dialogrutan Lägg till kreditkort När det nya kortet har lagts till kan du välja Mallkort som alternativ.
Förr Hotell – Du kan tillåta hotellbokningar som standard genom att slå på reglaget. Du kan även ange vilka hotell som är godkända. För att lägga till ett hotell, klicka på + Lägg till. Använd sedan sökfunktionen för att hitta önskat hotell och välj med kryssrutorna. För att välja betalningsmetod för hotell, klicka på pennikonen under Betalningsmetod (standardinställningen är Resenärens standardbetalning), välj ett alternativ och klicka på Bekräfta. Alternativen är:
Standardbetalningsmetod – Alla betalningsmetoder som finns i resenärens profil.
Kort i resenärens profil – Alla betalningsmetoder i resenärens profil utom centrala kort.
Virtuellt kort – Ett specifikt virtuellt kort som du kopplar till denna bokningstyp för mallen. Om du väljer detta alternativ måste du klicka på Nästa och sedan välja ett eller flera virtuella kort och därefter klicka på Bekräfta.
Centralt kort – Ett specifikt centralt kort som du kopplar till denna bokningstyp för mallen. Om du väljer detta alternativ måste du klicka på Nästa och sedan välja ett eller flera centrala kort och därefter klicka på Bekräfta.
Mallkort – Vilket kort som helst som du har lagt till i just denna mall. Om du väljer detta alternativ måste du klicka på Nästa och sedan välja ett eller flera mallkort och därefter klicka på Bekräfta.
Observera: Detta alternativ visas inte om du ännu inte har lagt till några kort i mallen. För att lägga till ett kort, klicka på Lägg till nytt kort.
Lägg till nytt kort – Då kan du lägga till ett nytt kort via dialogrutan Lägg till kreditkort När det nya kortet har lagts till kan du välja Mallkort som alternativ.
Förr Tåg – Du kan tillåta tågbokningar som standard genom att slå på reglaget. För att välja betalningsmetod för tågbokningar, klicka på pennikonen under Betalningsmetod (standardinställningen är Resenärens standardbetalning), välj ett alternativ och klicka på Bekräfta. Alternativen är:
Standardbetalningsmetod – Alla betalningsmetoder som finns i resenärens profil.
Kort i resenärens profil – Alla betalningsmetoder i resenärens profil utom centrala kort.
Centralt kort – Ett specifikt centralt kort som du kopplar till denna bokningstyp för mallen. Om du väljer detta alternativ måste du klicka på Nästa och sedan välja ett eller flera centrala kort och därefter klicka på Bekräfta.
Mallkort – Vilket kort som helst som du har lagt till i just denna mall. Om du väljer detta alternativ måste du klicka på Nästa och sedan välja ett eller flera mallkort och därefter klicka på Bekräfta.
Observera: Detta alternativ visas inte om du ännu inte har lagt till några kort i mallen. För att lägga till ett kort, klicka på Lägg till nytt kort.
Lägg till nytt kort – Då kan du lägga till ett nytt kort via dialogrutan Lägg till kreditkort När det nya kortet har lagts till kan du välja Mallkort som alternativ.
Förr Bil – Du kan tillåta hyrbilsbokningar som standard genom att slå på reglaget. För att välja betalningsmetod för hyrbil, klicka på pennikonen under Betalningsmetod (standardinställningen är Resenärens standardbetalning), välj ett alternativ och klicka på Bekräfta. Alternativen är:
Standardbetalningsmetod – Alla betalningsmetoder som finns i resenärens profil.
Kort i resenärens profil – Alla betalningsmetoder i resenärens profil utom centrala kort.
Virtuellt kort – Ett specifikt virtuellt kort som du kopplar till denna bokningstyp för mallen. Om du väljer detta alternativ måste du klicka på Nästa och sedan välja ett eller flera virtuella kort och därefter klicka på Bekräfta.
Fakturering – Ett specifikt faktureringskonto som du kopplar till denna bokningstyp för mallen. Om du väljer detta alternativ måste du klicka på Nästa och sedan välja ett eller flera faktureringskonton och därefter klicka på Bekräfta.
Centralt kort – Ett specifikt centralt kort som du kopplar till denna bokningstyp för mallen. Om du väljer detta alternativ måste du klicka på Nästa och sedan välja ett eller flera centrala kort och därefter klicka på Bekräfta.
Mallkort – Vilket kort som helst som du har lagt till i just denna mall. Om du väljer detta alternativ måste du klicka på Nästa och sedan välja ett eller flera mallkort och därefter klicka på Bekräfta.
Observera: Detta alternativ visas inte om du ännu inte har lagt till några kort i mallen. För att lägga till ett kort, klicka på Lägg till nytt kort.
Lägg till nytt kort – Då kan du lägga till ett nytt kort via dialogrutan Lägg till kreditkort När det nya kortet har lagts till kan du välja Mallkort som alternativ.
Om du vill lägga till egna fält i mallen, klicka på Lägg till i avsnittet Svar på egna fält . Då kan du välja ett eget fält och ange om svaret ska anges av dig eller av samordnaren (som använder mallen för att skapa resor/evenemang). Du eller samordnaren anger sedan svaret, och detta följer med till alla resor/evenemang som skapas utifrån mallen. När du klickar på Lägg till, välj det egna fältet (t.ex. Resans syftesom du vill lägga till från menyn Eget fält . Använd sedan fältet Svarsmetod för att ange om svaret ska anges nu eller om samordnaren ska kunna fylla i det senare. Om du väljer Förinställ svar nukommer du att bli ombedd att fylla i svaret.
Använd fälten i avsnittet Åsidosätt resenärsprofilfält för att ange om du vill ersätta något av resenärens profilfält med ett annat värde för denna mall, eller om samordnaren ska kunna göra det (som standard används värdet från resenärens profil). De profilfält som kan åsidosättas är Juridisk enhet, Kostnadsställeoch Avdelning. För varje fält kan du välja något av följande alternativ:
Tillåt inte åsidosättning (standard) – Systemet använder värdet från resenärens profil. Fältet visas då inte i evenemanget eller resan som skapas från denna mall.
Samordnare kan åsidosätta – Samordnare som använder denna mall kan ange ett annat värde för fältet. Detta ändrar inte värdet permanent i resenärens profil, utan gäller bara för evenemang/resor som skapas från mallen. Om samordnaren inte ändrar fältet används värdet från profilen.
Ange åsidosättningsvärde nu – Du kan själv välja ett specifikt värde för profilfältet. Använd menyn för att välja rätt värde. Samordnaren kan även redigera värdet vid behov när evenemang/resor skapas från mallen. Detta ändrar inte värdet permanent i resenärens profil, utan gäller bara för evenemang/resor som skapas från mallen.
Använd fälten i avsnittet Ytterligare inställningar för att ange vilka typer av bekräftelser och e-postpåminnelser/uppdateringar som ska vara aktiverade som standard, samt vilka som ska få dessa för evenemang/resor som använder denna mall. Du kan också ange en standardbeskrivning och anteckningar till samordnaren för alla evenemang/resor som skapas med denna mall.
För att lägga till fler kontakter, aktivera reglaget Ytterligare kontakter . Som standard får resenären alltid alla relevanta aviseringar för resan.
Använd kryssrutorna under Få e-post om förr att ange vilka bekräftelser och påminnelser som ska skickas.
Förr att lägga till användare i fältet Kopia (CC), klicka på + Lägg till. Ange sedan e-postadressen till användaren. För att lägga till fler adresser, klicka på + Lägg till.
Förr att lägga till användare i fältet Dold kopia (BCC), klicka på + Lägg till. Ange sedan e-postadressen till användaren. För att lägga till fler adresser, klicka på + Lägg till.
Förr att ange en standardbeskrivning för alla evenemang/resor som använder denna mall, aktivera reglaget för fältet Standardbeskrivning och skriv in önskat meddelande. En enkel textredigerare finns tillgänglig. Denna beskrivning kan ändras av samordnaren när evenemang/resor skapas från mallen.
Förr att ange anteckningar till samordnaren för alla evenemang/resor som använder denna mall, aktivera reglaget för fältet Anteckningar till samordnare och skriv in dina anteckningar. En enkel textredigerare finns tillgänglig. Denna information syns endast för samordnaren när evenemang/resor skapas från mallen.
När du är klar, klicka på Spara. Resemallar sidan visas och denna mall (med dess inställningar) blir nu tillgänglig för samordnare när de skapar evenemang och resor.
Redigera en mall
Använd denna instruktion för att redigera befintliga mallar.
Välj Företag i Program menyn. Då öppnas företagets inställningssida.
Välj Resemallar (under Konfiguration menyn) i vänstermenyn. Resemallar sidan visas.
Leta upp önskad mall och klicka på namnet i raden. Du kan även söka efter mallen med hjälp av namnet.
Följ stegen i avsnittet Skapa en mall på denna sida för instruktioner om hur du ställer in specifika värden. Du kan inte ändra en mall från Bjud in till Ingen inbjudan (eller tvärtom).
Klicka på Spara när du är klar. Resemallar sidan visas. Alla nya evenemang/resor som skapas från denna mall använder de nya inställningarna. Redan skapade evenemang/resor påverkas inte.
Relaterade ämnen
Var artikeln till hjälp?
Toppen!
Tack för din feedback
Vi beklagar att det inte var till hjälp
Tack för din feedback
Feddback skickat
Vi uppskattar din feedback och uppdaterar artikeln vid behov