Configurarea integrării directe cu Outlook pentru rezervările de călătorii

Spotnana vă oferă posibilitatea de a seta sistemul astfel încât să adauge automat reamintiri pentru rezervările efectuate pe platformă direct în calendarul Outlook. Astfel, angajații pot vedea cu ușurință toate călătoriile viitoare, curente sau trecute, fără să mai fie nevoie să importe manual fișiere ICS (Calendar) în Outlook. 

Dacă această funcționalitate nu este activată, Spotnana va continua să atașeze fișiere ICS la toate emailurile cu itinerarii. Angajații pot importa aceste fișiere .ics pentru a-și sincroniza rezervările cu propriul calendar. Totuși, orice modificare a rezervărilor va genera un nou fișier ICS, care va trebui importat din nou.

Activarea sincronizării automate cu Calendarul Outlook

Pentru a activa sincronizarea automată a rezervărilor Spotnana cu Outlook pentru toți angajații din companie, urmați pașii de mai jos:

1. Rugați administratorul Microsoft Entra (din departamentul IT) să autorizeze aplicația Spotnana Outlook Integration . Pentru aceasta, trebuie să îi transmiteți administratorului linkul pentru integrarea cu calendarul Outlook . Pentru a face acest lucru: 

   • Autentificați-vă în Online Booking Tool (OBT).  

   • Selectați Companie din meniul Program . 

   • Apoi accesați Integrări din meniul Configurare aflat în partea stângă. Se va deschide pagina Integrări . 

   • Accesați fila Calendar . 

   • Faceți clic pe Gestionare din rândul Outlook calendar integration . Se va deschide fereastra de dialog Outlook calendar integration . 

   • Copiați adresa URL afișată în câmpul Folosiți linkul de mai jos pentru a aproba accesul (vezi mai jos) și transmiteți-o administratorului Microsoft Entra. 
     
     Atenție: Această adresă URL îi va permite administratorului Microsoft Entra să aprobe aplicația Spotnana Outlook Integration . Asigurați-vă că administratorul bifează opțiunea Consimțământ în numele organizației . 

2. Administratorul Microsoft Entra va folosi apoi linkul transmis de dumneavoastră pentru a aproba aplicația Spotnana Outlook Integration . Este important ca acesta să selecteze opțiunea Consimțământ în numele organizației și să apese pe Accept. 

3. După ce administratorul Microsoft Entra confirmă finalizarea acestui pas, trebuie să: 

   • Reveniți la aceeași pagină din OBT folosită la pasul 1.

   • Când apare fereastra de dialog Outlook calendar integration , selectați Conectare calendar Outlook. 
     
     Acest pas confirmă că aplicația Spotnana Outlook Integration a fost aprobată de administratorul Microsoft Entra și conectează sistemul Spotnana la calendarul Outlook personal. 

4. Tot din fereastra de dialog Outlook calendar integration , activați opțiunea Sincronizare calendar .
   
   Astfel, sincronizarea calendarului va fi disponibilă pentru toți angajații din companie. 

5. După ce ați parcurs toți acești pași, opțiunea Conectare calendar Outlook va apărea pe pagina principală Spotnana pentru toți angajații companiei. Vă rugăm să le transmiteți colegilor să activeze această opțiune. 
   
   Prin activare, fiecare utilizator va fi autentificat automat în contul său Microsoft Outlook și se va genera un token unic pentru actualizarea calendarului. După ce toți utilizatorii au finalizat acest pas, configurarea este completă.
   Atenție: Dacă un angajat închide din greșeală această notificare, poate activa funcția ulterior accesând pagina de Profil (Profilul meu dintre opțiunile din meniu, sub pictograma cu numele său) și selectând Aplicațiile conectate din meniul din stânga. Apoi trebuie să aleagă Conectare calendar Outlook din secțiunea Outlook . 

Dacă un angajat nu s-a autentificat în OBT timp de 90 de zile, tokenul pentru calendarul Outlook va expira. Aceasta este o setare de securitate impusă de Microsoft și nu poate fi modificată de Spotnana. În acest caz, angajatul poate autoriza din nou tokenul apăsând pe Conectare calendar Outlook pe pagina principală OBT. Dacă tokenul Outlook nu este reînnoit după expirare, Spotnana va reveni la atașarea fișierelor ICS la emailurile cu itinerarii pentru rezervările de călătorii.