Criar viagens a partir de um modelo
Apenas utilizadores com determinados perfis podem criar, publicar e gerir viagens utilizando modelos. Os administradores da empresa, organizadores de viagens da empresa, administradores de TMC e agentes de TMC têm acesso às funcionalidades descritas nos procedimentos abaixo.ÍNDICE
Criar viagens a partir de um modelo
Inicie sessão na Online Booking Tool.
Clique em Viagens. Será apresentada a Viagens página.
Clique em Criar (no canto superior direito) e escolha Viagens a partir de modelo no menu. Será aberta a janela Criar viagens a partir de modelo .
O campo Organização já estará preenchido com o nome da sua empresa. Se for administrador de TMC, escolha a organização pretendida.
Escolha o modelo que pretende utilizar para as suas viagens no campo Modelo de viagem . Assim, irá herdar todos os valores predefinidos desse modelo. Se não souber qual escolher, fale com o responsável de viagens da sua empresa. Por exemplo, para um orador convidado, pode ser mais adequado usar um modelo baseado em convite.
Indique o destino das viagens no campo Localização .
Introduza o nome das viagens no campo Nome . Este será o nome que aparecerá aos viajantes convidados e também o nome da viagem na página de Viagens de cada viajante.
Defina as datas de Início da viagem e Fim da viagem conforme necessário para as viagens.
Indique também as datas de Início da janela de viagem e Fim da janela de viagem para as viagens.
A data de início deve ser anterior ao início do evento associado à viagem. Não se esqueça de considerar fatores como jet lag, distância a percorrer e possíveis escalas.
A data de fim deve ser posterior ao término do evento associado à viagem.
Clique em Definições avançadas para ver detalhes sobre os tipos de reserva. Tenha em conta que algumas definições nesta secção podem já estar preenchidas automaticamente, conforme o modelo escolhido.
No separador Dados da viagem vai encontrar campos do perfil do viajante (por exemplo, Centro de custos) para os quais o administrador do modelo já introduziu um valor diferente ou permitiu que o alterasse. Note que alterar aqui um valor não altera permanentemente o campo no perfil do viajante; só se aplica às viagens criadas com este modelo. Para cada campo, será apresentado o valor definido pelo administrador ou, caso não exista, será utilizado o valor do perfil do viajante (mas não será mostrado aqui). Pode alterar estes valores, se necessário, ou deixar como está.
No separador Tipos de reserva permitidos pode definir que tipos de reserva estão disponíveis para as viagens (pode também ajustar isto mais tarde ou por viajante). Só os tipos de reserva ativados para a viagem ficarão visíveis aos viajantes. Nota: Se for necessário adicionar outro tipo de reserva depois das viagens já estarem criadas, os administradores e coordenadores podem adicionar essa opção ou fazer a reserva pelo viajante.
Para Voos:
Para definir os tipos de voo permitidos, selecione um ou mais dos seguintes no menu Tipos de voo permitidos :
Ida
Ida e volta
O local de regresso pode ser diferente do local de partida – útil se os viajantes tiverem de se deslocar para outro local durante a viagem ou para outro evento.
Utilize os botões + e - para definir o número de acompanhantes (por exemplo, familiares) que cada viajante pode incluir na reserva de voos, no campo Acompanhantes permitidos . Se esta opção estiver ativa, os viajantes poderão clicar em Adicionar viajantes ao reservar voos.
Clique no campo Aeroportos de destino permitidos e procure os aeroportos pretendidos. Aqui pode indicar todos os aeroportos para onde os viajantes podem reservar voos para participar na viagem (os viajantes podem partir de qualquer aeroporto de origem). Também pode optar por não definir este campo (ou fazê-lo mais tarde). Se deixar este campo em branco, os viajantes poderão reservar voos para qualquer aeroporto.
Comece a escrever o nome ou código do aeroporto pretendido. Os nomes dos aeroportos vão aparecer à medida que escreve.
Selecione a caixa do aeroporto pretendido.
Para adicionar mais aeroportos, pesquise e repita o processo.
Utilize o calendário e os campos de hora em Chegada sugerida antes de e Partida sugerida depois de para definir quando os viajantes devem ser incentivados a reservar os seus voos. Por defeito, estas datas baseiam-se no que definiu para os Datas da viagem . Os viajantes serão aconselhados a reservar voos dentro destes intervalos de datas e horas.
Para Hotel:
Para permitir reservas de hotel para as viagens, ative a opção correspondente.
Clique em Adicionar para definir os hotéis autorizados. O campo Hotel será apresentado. Aqui pode indicar todos os hotéis onde os viajantes podem ficar para participar na viagem. Pode também optar por não definir este campo.
Comece a escrever o nome do hotel pretendido. Os nomes dos hotéis vão aparecer à medida que escreve.
Selecione o hotel pretendido.
Para adicionar mais hotéis, clique em Adicionar novamente e repita o processo.
Para Comboio
Para permitir reservas de comboio para as viagens, ative a opção correspondente.
Não são necessárias definições adicionais.
Para Carro
Para permitir reservas de aluguer de carro para as viagens, ative a opção correspondente.
Não são necessárias definições adicionais.
Consulte o separador Campos personalizados .
O modelo em que baseou a sua viagem pode incluir campos personalizados. O valor destes campos pode já estar definido pelo modelo. Se for o caso, pode aceitar ou alterar esse valor. Se o campo personalizado não tiver valor, poderá ser necessário preenchê-lo.
Também pode adicionar campos personalizados. Se quiser adicionar um campo personalizado à sua viagem, clique em Adicionar. Assim, poderá escolher o campo personalizado e indicar a respetiva resposta.
Clique em Seguinte. Será apresentada a página da viagem (onde constam todas as viagens para todos os viajantes que adicionar).
Para adicionar uma descrição à viagem, clique em Descrição da viagem. Será apresentada a página de descrição da viagem.
Edite a descrição como preferir. Pode formatar o texto com negrito, itálico, listas, escolher o tipo de letra, cor, indentação e adicionar links. Quando terminar, clique em Guardar.
Para começar a adicionar viajantes à viagem, clique em + Viajante. Nota: O utilizador que adiciona o viajante ficará registado como ponto de contacto para essa viagem. Ou seja, será a pessoa a quem o viajante pode recorrer em caso de dúvidas. Também note que, se estiver a usar um modelo sem convite, será criada automaticamente uma viagem para cada viajante à medida que os for adicionando. Nos modelos baseados em convite, terá a opção de criar as viagens e enviar os convites.
Para adicionar viajantes que sejam colaboradores da empresa: Clique em + Viajante e escreva o nome ou email do utilizador que pretende convidar. Surgirá uma lista de utilizadores que correspondem ao nome. Selecione o utilizador pretendido. Repita este passo para cada colaborador da empresa que queira adicionar.
Para adicionar um convidado que não seja colaborador da empresa: Clique em + Viajante e comece a escrever o nome ou email no campo de pesquisa. Surgirá uma lista de utilizadores que correspondem ao nome. Selecione o convidado pretendido. Repita este passo para cada convidado externo. Se o convidado que pretende adicionar ainda não tiver perfil no sistema, clique em Criar convidado da empresa e crie um perfil para essa pessoa (todos os perfis de convidados têm de ter email, nome, apelido e entidade legal). Nota: Poderá não ter sempre permissão para criar perfis de convidados da empresa.
Para alterar qualquer parâmetro de uma ou mais viagens e viajantes, selecione a caixa desse viajante. Depois, escolha os parâmetros pretendidos no menu Modificar no fundo da página e edite conforme necessário.
Depois:
Se estiver a usar um modelo sem convite, as viagens são criadas automaticamente para cada viajante que adicionar (não é enviado convite). Não precisa de criar manualmente as viagens para os viajantes. Pode então, você ou um agente, avançar para fazer as reservas para cada viajante associado à viagem, clicando na viagem respetiva no separador Todas as viagens da página de Viagens . Em alternativa, os próprios viajantes podem fazer as suas reservas.
Se estiver a usar um modelo baseado em convite, não se esqueça de criar as viagens para os viajantes clicando em Criar e Enviar Convites.
Consultar e gerir viagens existentes
Para ver as viagens que criou para os viajantes, consulte Ver viagens dos viajantes da sua empresa.
Tópicos relacionados
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- Criar um modelo (para eventos e viagens)
- Criar, publicar e gerir um evento (versão mais recente)
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