Bestill reise for en gjest

Denne siden gir en oversikt over ulike måter å bestille reise for gjester på. Merk at det ikke er sikkert at denne funksjonen er aktivert for din bedrift (ta kontakt med din systemadministrator dersom du er usikker). I noen tilfeller kan det også være slik at kun utvalgte brukere har tilgang til å bestille reise for gjester. Til slutt kan det hende at muligheten til å bestille for en gjest avhenger av om gjesten har en profil opprettet i systemet. 

For mer informasjon, se Gjestebestilling – oversikt, Krav for å bestille for gjester, og Aktiver bestilling for gjester uten profil (kun for administratorer).

INNHOLDSFORTEGNELSE

• Bestill reise for en gjest
  • Bestill reise for en gjest uten profil
  • Bestill reise for en gjest med profil
    • Opprett profil (for gjestereisende)
  • Relaterte emner

Bestill reise for en gjest uten profil

Denne funksjonen må først aktiveres av bedriftens administrator. Når den er aktivert, kan alle ansatte bestille reiser for gjester.

1. Logg inn i Online Booking Tool.
2. Klikk på Bestill i hovedmenyen.
3. Velg hvilken type reise du vil bestille (fly, hotell eller leiebil).
4. Klikk på Bestill for en gjest. Da blir reisende endret til Gjestereisende.
5. Fyll inn søkekriteriene for gjestebestillingen:
   • Fly: fra/til, datoer, klokkeslett osv.
   • Hotell: sted, innsjekkingsdato, utsjekkingsdato, romtype osv.
   • Leiebil: hentested/leveringssted, tidspunkt osv.
6. Når du har funnet ønsket alternativ, velg det og gå videre til betaling.
7.  Velg gjestens navn fra menyen (hvis det er tilgjengelig der), eller fyll inn nødvendig informasjon om gjesten i Reisende detaljer-delen på Betaling siden.
   • Huk av for Lagre reisendeinformasjon for fremtidig bruk hvis du tror du kan få bruk for denne informasjonen senere. Hvis du velger dette, vil gjestens informasjon være tilgjengelig fra en Gjestereisende meny når du bestiller, og du kan legge til flere reiser på samme gjest.
8. Klikk på Bekreft når du er ferdig.
9. Fyll inn eventuelle relevante opplysninger om fordelsprogrammer.
10. Velg ønsket betalingsmåte. Du kan også legge til en ny betalingsmåte for gjesten.
11. Dersom bedriften krever at du oppgir Reiseårsak , må du fylle inn et gyldig alternativ (for eksempel Gjest).
12. Opprett en ny reise hvor du legger til gjestebestillingen, og gi reisen et navn.
13. Klikk på Bestill. Reisen og gjestebestillingen vil da vises under Kommende fane på Reiser siden til den som har bestilt. Gjesteren vil motta bekreftelse på e-post.

Bestill reise for en gjest med profil

Bare en administrator eller Spotnana-agent kan bestille reise for gjester med profil i Online Booking Tool. Profilen må være opprettet av administrator eller Spotnana-agent før du starter søket etter reise.

1. Logg inn i Online Booking Tool.
2. Velg gjesten fra feltet for reisende.
3. Deretter bestiller du fly, hotell eller leiebil som vanlig. Når bestillingen er fullført, får gjesten bekreftelse på e-post.

Opprett profil (for gjestereisende)

Du trenger bare å opprette profil for de gjestene du ønsker skal ha en profil i Online Booking Tool. Kun administrator eller Spotnana-agent kan opprette profil.

1. Logg inn i Online Booking Tool.
2. Velg Brukere i Program menyen.
3.  Klikk på Legg til ny bruker.
4.  Fyll ut alle obligatoriske felter (inkludert valg av juridisk enhet) og klikk på Legg til. Profilen blir da opprettet for gjestereisende, og reisepolicy for riktig juridisk enhet, kontor, avdeling og kostnadssted vil gjelde. Nå kan du bestille reise for denne gjesten.

Relaterte emner

• Bestill hotell
• Bestill flyreise
• Bestill leiebil
• Gjestebestilling – oversikt
• Krav for å bestille for gjester
• Aktiver bestilling for gjester uten profil