Août 2025 – Notes de version

Voici les améliorations les plus récentes apportées à la plateforme Travel-as-a-Service de Spotnana. Les fonctionnalités sont regroupées par catégorie fonctionnelle (Contenu, Libre-service, etc.).

Contenu

Deutsche Bahn (DB) Train

Le contenu train de Deutsche Bahn est maintenant réactivé pour les voyageurs. Les voyageurs peuvent réserver tous les tarifs nationaux et internationaux allemands via Deutsche Bahn et appliquer toute carte de réduction applicable.

Pour savoir comment réserver un voyage en train, consultez Réserver un voyage en train (Europe).

Expérience du voyageur

Surclassements personnels

Nous avons introduit un nouveau modèle « Le voyageur paie d’abord » pour les surclassements personnels, permettant aux voyageurs de réserver une classe de cabine supérieure à celle autorisée par la politique de l’entreprise – directement dans la plateforme. Cette option est offerte uniquement si elle est activée par un administrateur de l’entreprise dans les paramètres de la politique. Lorsqu’elle est activée, les voyageurs peuvent payer la totalité du tarif à l’avance avec une carte personnelle et recevront la documentation nécessaire pour soumettre la portion approuvée par la politique en dépense par la suite.

Les principales fonctionnalités de cette option comprennent :

• Conseils d’achat clairs : Une nouvelle fenêtre modale indique explicitement quand un surclassement personnel s’applique et met en évidence les coûts associés.

• Transparence accrue lors du paiement : Un composant dédié au moment du paiement indique clairement le montant approuvé par la politique pouvant être soumis en dépense, ainsi que la portion du tarif que le voyageur ne pourra pas demander en remboursement.

• Reconnaissance obligatoire des coûts : Une case à cocher permet de s’assurer que les voyageurs comprennent les conséquences des surclassements personnels avant de finaliser leur réservation.

Pour plus de détails, Réserver une classe de cabine supérieure à celle permise par la politique (payer avec une carte personnelle).

Gestion des voyages

Paramètres de politique pour les surclassements personnels

Les administrateurs de l’entreprise peuvent maintenant configurer les politiques de classe de cabine avec le nouveau modèle « Le voyageur paie d’abord » pour les surclassements personnels. Un bouton d’activation libre-service dans les paramètres de la politique permet aux administrateurs d’autoriser directement les surclassements personnels. Ce nouveau modèle de paiement réduit considérablement le besoin d’intervention manuelle des agents pour les surclassements.

Pour plus de détails, consultez Autoriser les surclassements de cabine aérienne avec un mode de paiement personnel.

Gestion centralisée des voyages et navigation améliorée

Nous avons apporté d’importantes améliorations à la gestion des voyages, transformant la page Voyages en un centre centralisé pour une supervision efficace des déplacements. Cette mise à jour introduit une recherche dynamique, un tri amélioré et une navigation simplifiée, permettant aux coordonnateurs de voyages, organisateurs, agents et administrateurs de trouver et gérer rapidement les voyages.

Principales améliorations :

• Navigation simplifiée : La page Voyages offre désormais une expérience à onglets pour plus de clarté et un accès facilité à :

  • Mes voyages : Affiche tous les voyages associés aux réservations personnelles d’un voyageur.

  • Tous les voyages (visible par les administrateurs et les organisateurs) : Affiche tous les voyages de tous les voyageurs de votre organisation.

  • Événements : Accès centralisé aux voyages liés aux événements.

  • Approbations (visible par les administrateurs, gestionnaires et approbateurs) : Affiche tous les voyages avec des réservations nécessitant une approbation.

• Recherche dynamique pour l’onglet « Tous les voyages » : Les utilisateurs peuvent rapidement trouver des voyages en saisissant des mots-clés comme le nom du voyage, le nom ou le courriel du voyageur, l’ID du voyage, l’ID de la réservation ou le PNR source.

• Affichage plus visible du sélecteur « organisation » : Pour les utilisateurs TMC, le sélecteur d’organisation est maintenant affiché en évidence à côté du titre de la page et reste sélectionné d’un onglet à l’autre, offrant un contexte clair sur les données consultées.

• Filtres par étapes de voyage et approbation : Les utilisateurs peuvent maintenant facilement filtrer Mes voyages, Tous les voyages, et Événements par À venir, Terminés, et Annulés. Pour Approbations, les utilisateurs peuvent filtrer et voir les voyages par En attente et Historique.

• Tri des colonnes : Le tableau Tous les voyages peut aussi être trié par Nom du voyage, Date de début et Date de fin du voyage.

Ces mises à jour visent à offrir une expérience plus intuitive et efficace pour la gestion des voyages à grande échelle. Pour plus de détails, consultez Afficher les voyages.

Configuration des taxes pour les plafonds tarifaires d’hôtel dans la politique

Nous avons amélioré les paramètres de politique d’hôtel afin d’offrir plus de flexibilité aux entreprises mondiales. Les administrateurs peuvent maintenant configurer des paramètres de taxes spécifiques selon l’emplacement pour les plafonds tarifaires d’hôtel. Cela permet d’inclure ou d’exclure les taxes et frais selon la région géographique.

Les principales fonctionnalités comprennent :

• Configuration des taxes selon l’emplacement : Les plafonds tarifaires d’hôtel prennent désormais en charge des paramètres d’inclusion des taxes propres à chaque emplacement, chaque plafond tarifaire offrant l’option d’inclure ou d’exclure les taxes et frais.

• Application hiérarchique des paramètres : Lorsque plusieurs paramètres de plafonnement des tarifs s’appliquent à un lieu précis, le système utilise le paramètre géographiquement le plus spécifique (ville, pays, région).

• Expérience des résultats de recherche : L’avis hors politique dans les résultats de recherche d’hôtels précise désormais la règle enfreinte, l’emplacement, l’option taxe/frais, le montant du plafonnement du tarif et le tarif par nuit lorsque le plafond du tarif d’un lieu est dépassé.

Cette amélioration offre aux administrateurs de l’entreprise une flexibilité accrue pour configurer des plafonds de tarifs d’hôtel précis et adaptés à chaque lieu, en conformité avec les pratiques commerciales locales et les exigences réglementaires.

Pour plus de détails, consultez Définir un prix maximal pour les réservations d’hôtel.

Notifications d’erreur du flux RH

Nous avons mis en place des notifications automatiques par courriel pour avertir les administrateurs en cas d’échec de synchronisation des profils utilisateurs provenant des intégrations RH (ADP, BambooHR, Workday) et SCIM (Microsoft Entra). Ces notifications sont envoyées au contact administrateur désigné et incluent l’ID utilisateur, l’horodatage et la raison de l’échec. Cette fonctionnalité est activée automatiquement pour tous les clients ayant ces intégrations, ne nécessite aucune configuration et permet d’alerter immédiatement afin de minimiser les problèmes comme l’impossibilité pour un nouvel employé de réserver un voyage ou la non-synchronisation des mises à jour de profil.

Paiements

Carte Diners Travel Account (TAC) maintenant prise en charge

Spotnana prend désormais en charge Diners TAC comme mode de paiement pour les réservations de vols. Diners TAC est souvent utilisé par les entreprises au Danemark, en Finlande, en Islande, en Norvège et en Suède. 

Diners TAC est un système de compte loge spécialisé émis par la banque SEB, où la TMC transmet le numéro de compte directement au fournisseur pour le paiement auprès de la banque SEB. La TMC fournit ensuite les détails de la réservation à SEB pour la facturation au client.

Les TMC ou les administrateurs de l’entreprise peuvent ajouter Diners TAC comme programme fournisseur aérien et sélectionner les compagnies aériennes GDS et NDC spécifiques pour lesquelles ils souhaitent l’utiliser. Diners TAC est configurable par pays, entité légale, département et centre de coûts, offrant la même flexibilité que les autres modes de paiement centralisés. Les frais de voyage ne peuvent pas être facturés sur Diners TAC et doivent être payés par une carte centrale compatible avec une passerelle de paiement (ex. : Stripe) ou par facturation différée.

Intégrations

Nouvelle intégration de gestion des dépenses : Ramp

Nous sommes heureux de présenter une nouvelle intégration avec Ramp, une plateforme de gestion des dépenses et de paiement de factures pour entreprises, conçue pour automatiser et simplifier la gestion des dépenses de voyage pour nos clients communs. Grâce à cette intégration, Ramp se connecte à Spotnana via des API afin d’importer automatiquement les données de dépenses de voyage dans la plateforme Ramp. Cela élimine la saisie manuelle des données et améliore à la fois la précision et la rapidité des rapports de dépenses.

Pour activer cette intégration, veuillez communiquer avec votre gestionnaire de la réussite partenaire.

Gestion TMC

Traitement automatisé des segments HX

Nous avons mis en place une automatisation pour la gestion des segments HX (Holding Cancelled) sur les PNR Sabre, réduisant ainsi les tâches manuelles pour les agents.

Les segments HX surviennent lorsqu’un segment de vol est annulé par le voyageur directement auprès de la compagnie aérienne ou par la compagnie aérienne elle-même. Avant cette mise à jour, les agents devaient vérifier manuellement les réservations comportant des segments HX. Désormais, Spotnana accepte automatiquement l’annulation complète du PNR lorsque tous les segments du dossier ont été annulés et envoie un courriel de notification au voyageur avec la confirmation mise à jour. Cette automatisation s’applique également aux cas suivants :

• Segments HX sur les PNR non émis.

• Annulations effectuées par la compagnie aérienne ou le voyageur sur des PNR émis, y compris les surclassements ou modifications.

• Segments HX résultant d’un surclassement du voyageur vers une cabine supérieure par la compagnie aérienne (pour American Airlines, Delta Air Lines et United Airlines seulement).

De plus, les journaux d’audit enregistrent le traitement automatisé d’un PNR, offrant ainsi une transparence dans le fil d’activité des agents.

Pour activer cette fonctionnalité pour votre TMC, veuillez communiquer avec votre gestionnaire de la réussite partenaire.

Fonctionnalité du département de voyage d’entreprise (CTD)

La fonctionnalité CTD permet à nos partenaires TMC d’intégrer et de gérer des organisations disposant de leur propre département de voyage, favorisant ainsi un modèle de service collaboratif.

Principales fonctionnalités :

• Arrangements de service flexibles : Les CTD peuvent gérer les opérations pendant les heures ouvrables avec leurs agents dédiés, tandis que les TMC assurent l’assistance en dehors des heures d’ouverture et la gestion des escalades, garantissant ainsi un service continu. Les deux équipes partagent l’accès aux relations fournisseurs et au contenu.

• Séparation complète des données et contrôle d’accès : Les agents CTD ont un accès dédié aux données de leur organisation, assurant une confidentialité totale, tandis que les agents TMC conservent une visibilité complète sur tous les clients. Une authentification distincte et une gestion des utilisateurs séparée offrent une sécurité renforcée.

• Tableau de bord des files d’attente amélioré avec filtrage CTD : Cela permet aux CTD d’accéder à un tableau de bord pré-filtré affichant uniquement les tâches propres à leur organisation, tandis que les TMC peuvent basculer entre la vue TMC et celle d’une organisation CTD spécifique.

• Capacités complètes de réservation et de service : Les agents CTD et TMC peuvent créer et gérer des réservations, utiliser la fonctionnalité shell PNR et gérer les interactions avec les clients. Les CTD bénéficient également du traitement automatisé des échecs de réservation de Spotnana et des flux de travail d’assistance mid-office.

• Contrôles administrateur granulaires : Les administrateurs CTD et TMC peuvent gérer les paramètres de l’entreprise. Les TMC peuvent également gérer les paramètres fournisseurs, y compris les codes tarifaires, les fournisseurs et les règles mid-office, tandis que les CTD peuvent gérer les champs personnalisés et les règles de modèles de courriel.

Cette nouvelle fonctionnalité est offerte à nos partenaires TMC via une configuration en arrière-plan. Veuillez communiquer avec votre gestionnaire de la réussite partenaire pour l’activer.