Buchung genehmigen oder ablehnen

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen als Genehmiger festgelegt wurden, erhalten Sie E-Mails, sobald Reisende eine Buchung vornehmen. 

Je nachdem, wie die Genehmigungsprozesse in Ihrem Unternehmen eingerichtet sind, kann es sein, dass bestimmte oder alle Buchungsarten eine Genehmigung benötigen. Ob eine Buchung innerhalb oder außerhalb der Reiserichtlinien liegt, kann ebenfalls beeinflussen, ob eine Genehmigung erforderlich oder optional ist. Wer für die Freigabe zuständig ist, richtet sich nach den für Ihr Unternehmen festgelegten Richtlinien. Weitere Informationen finden Sie unter Genehmigungsrichtlinien festlegen und Genehmiger zuweisen (über Richtlinie).

Genehmiger erhalten Benachrichtigungen per E-Mail, sobald im Unternehmen eine Buchung vorgenommen wird – auch wenn die Genehmigung nur optional ist. Der Inhalt der Genehmigungs-E-Mail unterscheidet sich je nachdem, ob für die jeweilige Richtlinie eine verbindliche (erforderliche) oder eine optionale Genehmigung eingestellt ist (weitere Informationen unter Genehmigungsaktionen festlegen ). 

Für Buchungen, die eine Genehmigung benötigen (verbindliche Genehmigung)

• Sie erhalten eine E-Mail mit der Aufforderung zur Genehmigung. In dieser E-Mail finden Sie einen Link, über den Sie die Buchung genehmigen oder ablehnen können. Nach dem Klick auf den Link gelangen Sie direkt in das Spotnana Online-Buchungstool. Dort sehen Sie zwei Schaltflächen (Genehmigen, Ablehnen) sowie alle wichtigen Buchungsdetails, um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern. Klicken Sie auf die gewünschte Schaltfläche. 

• Kurz bevor eine Buchung storniert wird, erhalten Sie eine Erinnerung per E-Mail – sofern Sie die Buchung bis dahin noch nicht genehmigt oder abgelehnt haben. 

• Wenn Sie nicht reagieren, wird die Buchung automatisch abgelehnt und storniert. 

Für Buchungen, bei denen die Genehmigung optional ist (optionale Genehmigung)

• Sie erhalten eine E-Mail zur Genehmigung. Darin finden Sie einen Link, mit dem Sie die Buchung ablehnen können (wenn Sie nichts unternehmen, wird die Buchung automatisch genehmigt). Nach dem Klick auf den Link öffnet sich in Ihrem Internetbrowser eine Seite im Spotnana Online-Buchungstool. Dort sehen Sie eine Ablehnen Schaltfläche sowie die wichtigsten Buchungsdetails, um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern. 

• Wenn Sie nicht reagieren, wird die Buchung automatisch genehmigt und weiterbearbeitet. 

Stornierung ohne Gebühren innerhalb bestimmter Fristen:
- Bei den meisten Fluggesellschaften können Flugbuchungen für Flüge mit Abflug oder Ankunft in den USA innerhalb von 24 Stunden nach Buchung kostenlos storniert werden, sofern der Abflug mindestens 7 Tage in der Zukunft liegt.
- Für Flüge, die komplett außerhalb der USA stattfinden, können die meisten Buchungen am Tag der Buchung gebührenfrei storniert werden.