Genehmiger zuweisen (über Richtlinie)

Mithilfe Ihrer Richtlinieneinstellungen können Sie im Spotnana Online Booking Tool festlegen, wann eine Genehmigung für Buchungen erforderlich ist und welche Nutzer in Ihrem Unternehmen Buchungen für Reisende genehmigen oder ablehnen dürfen. 

Richtlinien

Richtlinien können so eingestellt werden, dass:

• eine Genehmigung zwingend erforderlich ist, bevor eine Buchung bestätigt werden kann (auch als „strikte Genehmigung“ bezeichnet), oder
• dass eine Genehmigung optional ist und die Buchung nur storniert wird, wenn der Genehmiger ablehnt, (auch als „weiche Genehmigung“ bezeichnet),. 
• oder dass gar keine Genehmigung erforderlich ist.

Weitere Informationen zu den Richtlinieneinstellungen finden Sie unter Genehmigungsvorgaben festlegen.

Genehmigungsübersicht

Außerdem können Genehmiger die Genehmigungsübersicht nutzen, um ausstehende Genehmigungen für zukünftige Buchungen zu bearbeiten oder vergangene Buchungen und deren Genehmigungen einzusehen. Weitere Informationen finden Sie unter Genehmigungsübersicht.

Genehmiger-Typ und Genehmiger festlegen

Der Genehmiger-Typ wird je Richtlinie festgelegt. Wenn Sie mehrere Richtlinien eingerichtet haben, müssen Sie diese Einstellung für jede einzelne Richtlinie vornehmen. 
Alle als Genehmiger hinterlegten Nutzer erhalten E-Mail-Benachrichtigungen zu den Buchungen, für deren Genehmigung sie zuständig sind. 

1. Wählen Sie Richtlinien im Programm- Menü aus. Die Einstellungen- Seite wird geöffnet und der Bereich Richtlinie ist auf der linken Seite aufgeklappt. 
2. Wählen Sie die gewünschte Richtlinie aus (die Standard- Richtlinie wird standardmäßig angezeigt). Die ausgewählte Richtlinie erscheint nun. 
3. Öffnen Sie den Bereich Allgemein . 
4. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Richtliniengruppen-Aktionen . 
5. Stellen Sie das Feld Genehmiger-Typ auf eine der folgenden Optionen ein:
   • Vorgesetzter des Mitarbeiters – Alle Buchungen, für die eine Genehmigung erforderlich ist, werden dem im System hinterlegten Vorgesetzten des jeweiligen Nutzers zugewiesen. Wenn Sie diese Einstellung wählen, müssen Sie zwingend auch einen Standard-Genehmiger im Feld Standard-Genehmiger unten festlegen. Dieser wird für Mitarbeitende ohne hinterlegten Vorgesetzten sowie für Gastbuchungen, die genehmigt werden müssen, verwendet. 
     • Um einen Standard-Genehmiger auszuwählen, klicken Sie auf Genehmiger hinzufügen und geben Sie im Suchfeld die E-Mail-Adresse oder den Namen des gewünschten Nutzers ein. 
     • Klicken Sie auf den gewünschten Namen, sobald Sie die Person gefunden haben. Diese Person wird dann als Standard-Genehmiger für diese Richtlinie hinterlegt. Der Standard-Genehmiger springt außerdem ein, falls der Vorgesetzte des Mitarbeiters nicht verfügbar ist. Sie können auch mehrere Standard-Genehmiger festlegen.
   • Festgelegter Genehmiger – Alle Buchungen, die für diese Richtlinie genehmigt werden müssen, werden dem oder den von Ihnen benannten Genehmiger(n) zugewiesen. Wenn Sie diese Einstellung wählen, müssen Sie zwingend auch einen festgelegten Genehmiger im Feld Genehmiger unten auswählen. 
     • Um einen festgelegten Genehmiger auszuwählen, klicken Sie auf Genehmiger hinzufügen und geben Sie im Suchfeld die E-Mail-Adresse oder den Namen des gewünschten Nutzers ein. 
     • Klicken Sie auf den gewünschten Namen, sobald Sie die Person gefunden haben. Diese Person wird dann als festgelegter Genehmiger für diese Richtlinie hinterlegt. Sie können auch mehrere festgelegte Genehmiger bestimmen.
6. Wählen Sie das Kontrollkästchen Vorgesetzten des Mitarbeiters in CC setzen , falls gewünscht. Ist diese Option aktiviert, wird der Vorgesetzte des Mitarbeiters bei allen Genehmigungs-E-Mails immer in CC gesetzt. 
7. Klicken Sie auf Änderungen speichern , wenn Sie fertig sind.