Genehmigungsübersicht

Je nach den Reiserichtlinien Ihres Unternehmens kann es sein, dass bestimmte Buchungen erst genehmigt werden müssen. Manche Richtlinien verlangen eine Genehmigung, bevor die Buchung bestätigt wird, andere lassen eine Buchung zunächst zu und stornieren sie nur, falls die Genehmigung abgelehnt wird. 

Genehmigende Personen können in der Genehmigungsübersicht offene Anfragen für zukünftige Reisen bearbeiten oder abgeschlossene Buchungen und deren Genehmigungsverlauf einsehen.

Um die Genehmigungsübersicht zu öffnen, klicken Sie im Reisen Menü auf den entsprechenden Eintrag. Die Reisen Seite wird angezeigt. Wählen Sie dort den Reiter Genehmigungen aus.

Unternehmensadministratoren können über den Genehmigungen Reiter alle Genehmigungen ihres Unternehmens einsehen, indem sie den Filter Organisation verwenden (standardmäßig werden zunächst nur die Anfragen der eigenen Teammitglieder angezeigt). Alle anderen Nutzer sehen und bearbeiten nur die Genehmigungen, die ihnen selbst zugewiesen sind.  

Buchung genehmigen oder ablehnen

1. Wechseln Sie zum Reiter Ausstehend . Dort finden Sie alle Buchungen, für die Sie als Genehmiger:in vorgesehen sind. Für jede offene Buchung werden folgende Informationen angezeigt: 
   • Buchungsdatum
   • Name der reisenden Person
   • Buchungsart und Reiseziel
   • Buchungspreis
   • Liste der Genehmigenden
   • Hinweis bei Richtlinienverstoß (falls zutreffend)
2. Sie können die Filter nutzen, um die offenen Genehmigungen auf folgende Kriterien einzuschränken:
   • Richtlinienverstoß
   • Bestimmte Buchungsart
   • Reisende aus einer bestimmten Organisationseinheit (nicht für alle Nutzer verfügbar) 
   • Bestimmte reisende Person
3. Suchen Sie die ausstehende Genehmigung, die Sie genehmigen oder ablehnen möchten.
   • Um die Buchung abzulehnen, klicken Sie auf Ablehnen. Die Buchung wird storniert und die reisende Person wird informiert.
   • Um die Buchung zu genehmigen, klicken Sie auf Genehmigen. Die Buchung wird weiterbearbeitet.

Vergangene Buchungen einsehen

1. Wählen Sie im Menü den Punkt Verlauf (im Reiter Genehmigungen ). Dort sehen Sie alle bereits genehmigten oder abgelehnten Buchungen. Für jede Entscheidung werden folgende Informationen angezeigt: 
   • Buchungsdatum
   • Name der reisenden Person
   • Buchungsart und Reiseziel
   • Buchungspreis
   • Hinweis bei Richtlinienverstoß (falls zutreffend)
   • Genehmigungsstatus. Folgende Status sind möglich: 

     • Genehmigt (inkl. Name der genehmigenden Person)

     • Abgelehnt (inkl. Name der ablehnenden Person) – Diese Buchungen wurden storniert.

     • Automatisch genehmigt – Dies passiert bei sogenannten Soft-Genehmigungen, wenn keine Aktion durch den Genehmigenden erfolgt ist. Solche Buchungen benötigen keine explizite Genehmigung.

     • Abgelaufen – Dies tritt bei sogenannten Hard-Genehmigungen ein, wenn bis zum Ablauf der Frist keine Entscheidung getroffen wurde. In diesem Fall wird die Buchung storniert. 

2. Sie können die Filter nutzen, um die offenen Genehmigungen gezielt nach Richtlinienverstoß oder Buchungsart einzugrenzen.