Crea, publica i gestiona un esdeveniment (darrera versió)

Creat per Ashish Chaudhary, Modificat el Ds, 4 Oct. a les 8:32 PM per Ashish Chaudhary

Crear, publicar i gestionar un esdeveniment (darrera versió)

Només els usuaris amb determinats rols poden crear, publicar i gestionar esdeveniments. Els administradors de l’empresa i els coordinadors d’esdeveniments podran dur a terme les accions que es descriuen a continuació.

ÍNDEX

Crear, publicar i gestionar un esdeveniment

Crear un esdeveniment

Accediu a l’eina de reserves en línia.
Feu clic a Viatges. Es mostrarà la Viatges pàgina.
Feu clic a Crear (part superior dreta) i seleccioneu Esdeveniment des d’una plantilla al menú. Es mostrarà el quadre de diàleg Crear esdeveniment des d’una plantilla .
El camp Organització ja estarà configurat amb el nom de la vostra empresa. Si sou administrador d’una TMC, seleccioneu l’organització corresponent.
Seleccioneu la plantilla que voleu utilitzar per a l’esdeveniment al camp Plantilla de viatge . Això us permetrà aprofitar els valors predefinits de la plantilla escollida. Si no teniu clar quina triar, consulteu-ho amb el vostre responsable de viatges. Per exemple, per a una jornada d’acollida de nous empleats, pot ser convenient utilitzar una plantilla basada en invitacions.
Indiqueu la ubicació de l’esdeveniment al camp Ubicació .
Escriviu el nom de l’esdeveniment al camp Nom . Aquest serà el nom que veuran els assistents que convideu.
Definiu les dates de Inici de l’esdeveniment i Fi de l’esdeveniment segons convingui.
Configureu les dates de Inici de la finestra de viatge i Fi de la finestra de viatge per a l’esdeveniment.
- La data d’inici hauria de ser abans que comenci l’esdeveniment. Tingueu en compte aspectes com el jet lag, la distància a recórrer o les connexions.
- La data de finalització hauria de ser posterior a la fi de l’esdeveniment.
Feu clic a Configuració avançada per veure els detalls sobre els tipus de reserva. Tingueu en compte que alguns paràmetres d’aquesta secció poden estar predefinits segons la plantilla escollida. Aquesta secció inclou dues pestanyes: Tipus de reserva permesos i Dades del viatge.
La pestanya Dades del viatge inclou qualsevol camp del perfil del viatger (per exemple, Centre de cost) per als quals l’administrador de la plantilla hagi introduït un valor diferent o hagi permès que l’usuari n’indiqui un de nou. Tingueu en compte que si introduïu un valor diferent, només s’aplicarà als esdeveniments creats amb aquesta plantilla i no modificarà permanentment el perfil del viatger. Per a cada camp, hi haurà o bé un valor proporcionat per l’administrador, o bé s’utilitzarà el valor per defecte del perfil del viatger (que no es mostrarà aquí). Podeu modificar aquests valors si cal o deixar-los sense canvis.
Definiu els tipus de reserva permesos per a aquest esdeveniment a la pestanya Tipus de reserva permesos (també podeu configurar-los més endavant o per a cada viatger). Només es mostraran als assistents els tipus de reserva que hàgiu activat per a l’esdeveniment. Si després de publicar l’esdeveniment necessiteu afegir un tipus de reserva addicional, els administradors i coordinadors el podran afegir o reservar-lo per al viatger.
Per a Vols:
- Per definir els tipus de vol permesos, seleccioneu una o més opcions del menú Tipus de vol permesos :
  - Només anada
  - Anada i tornada
  - La destinació de tornada pot ser diferent de la d’origen – útil si el viatger ha d’assistir a més d’un esdeveniment.
- Utilitzeu els botons + i - per indicar el nombre d’acompanyants (per exemple, familiars) per als quals el viatger pot reservar bitllets d’avió al camp Acompanyants permesos . Si activeu aquesta opció (assignant un valor diferent de 0), els viatgers podran fer clic a Afegir viatgers quan facin la reserva del vol. El nombre màxim d’acompanyants serà el que hàgiu indicat aquí.
- Feu clic al camp Aeroports de destinació permesos i cerqueu els aeroports desitjats. Aquest camp serveix per especificar tots els aeroports on els assistents poden reservar vols per assistir a l’esdeveniment (poden sortir de qualsevol aeroport d’origen). També podeu deixar aquest camp sense omplir o completar-lo més endavant. Si el deixeu en blanc, els viatgers podran reservar vols a qualsevol aeroport.
  - Comenceu a escriure el nom o el codi de l’aeroport que voleu afegir. Es mostraran els aeroports que coincideixin amb el que heu escrit.
  - Marqueu la casella de selecció de l’aeroport desitjat.
  - Per afegir més aeroports, cerqueu i repetiu el procés.
- Utilitzeu el calendari i els camps d’hora sota Arribada recomanada abans de i Sortida recomanada després de per configurar quan es recomanarà als viatgers que reservin els seus vols. Per defecte, aquestes dates es basaran en les que hàgiu definit a Dates de l’esdeveniment . Els viatgers rebran la recomanació de reservar els vols dins d’aquestes dates i hores.
Per a Hotel:
- Per permetre reserves d’hotel per a aquest esdeveniment, activeu l’opció corresponent.
- Feu clic a Afegir per indicar els hotels assignats. Es mostrarà el camp Hotel . Utilitzeu aquest camp per especificar tots els hotels on els assistents poden allotjar-se per assistir a l’esdeveniment. També podeu deixar aquest camp sense omplir.
- Comenceu a escriure el nom de l’hotel que voleu afegir. Es mostraran els hotels que coincideixin amb el que heu escrit.
- Seleccioneu l’hotel desitjat.
- Per afegir més hotels, feu clic a Afegir de nou i repetiu el procés.
Per a Tren
- Per permetre reserves de tren per a aquest esdeveniment, activeu l’opció corresponent.
- No cal configurar cap paràmetre addicional.
Per a Vehicle
- Per permetre reserves de cotxe de lloguer per a aquest esdeveniment, activeu l’opció corresponent.
- No cal configurar cap paràmetre addicional.
Reviseu el contingut de la pestanya Camps personalitzats .
- La plantilla en què es basa el vostre viatge pot incloure camps personalitzats. El valor d’aquests camps pot estar ja definit a la plantilla. Si és així, podeu acceptar-lo o modificar-lo. Si el camp personalitzat no té cap valor, pot ser que se us demani que n’introduïu un.
- També podeu afegir camps personalitzats addicionals. Si voleu afegir-ne un al vostre viatge, feu clic a Afegir. Això us permetrà seleccionar un camp personalitzat i indicar-ne la resposta corresponent.
Feu clic a Crear. Es mostrarà la pàgina de l’esdeveniment.
Per afegir una descripció a l’esdeveniment, feu clic a Descripció de l’esdeveniment. Es mostrarà la pàgina de descripció.
- Editeu la descripció segons convingui. Podeu donar format al text amb negreta, cursiva, vinyetes, triar tipus de lletra, color, sagnat i afegir enllaços si ho necessiteu. Quan hàgiu acabat, feu clic a Desar.
Per modificar qualsevol dels mètodes de pagament permesos per a un tipus de reserva concret, feu clic a Detalls de pagamenti després feu clic a la icona del llapis sota Mètode de pagament del tipus de reserva corresponent i editeu-lo segons convingui. Per a més informació sobre les diferents opcions, consulteu el pas 9 de Crear una plantilla (per a esdeveniments i viatges).. Feu clic a Desar quan acabeu.
Per començar a afegir viatgers a aquest esdeveniment, feu clic a + Viatger. Nota: L’usuari que afegeixi el viatger constarà com a persona de contacte per a aquell viatge. Aquesta serà la persona a qui el viatger podrà adreçar-se en cas de dubte. També cal tenir en compte que, si utilitzeu una plantilla sense invitacions, es crearà automàticament un viatge per a cada viatger a mesura que els aneu afegint. Si utilitzeu una plantilla basada en invitacions, podreu decidir si publiqueu els viatges amb o sense enviar un correu d’invitació.
- Per afegir viatgers que siguin empleats de l’empresa: Feu clic a + Viatger i introduïu el nom o el correu electrònic de la persona que voleu convidar. Apareixerà una llista d’usuaris que coincideixin amb el que heu escrit. Seleccioneu la persona que vulgueu convidar. Repetiu aquest pas per a cada empleat de l’empresa que hagi d’assistir.
- Per afegir un convidat que no sigui empleat de l’empresa: Feu clic a + Viatger i comenceu a escriure el seu nom o correu electrònic al camp de cerca. Apareixerà una llista d’usuaris que coincideixin amb el que heu escrit. Seleccioneu la persona que vulgueu convidar. Repetiu aquest pas per a cada convidat. Si el convidat que voleu afegir encara no té perfil al sistema, feu clic a Crear convidat de l’empresa i creeu-ne el perfil (caldrà indicar-hi el correu electrònic, el nom i cognoms i l’entitat legal). Pot ser que no sempre tingueu permís per crear perfils d’empresa per als convidats.
Per modificar paràmetres:
- Per canviar qualsevol configuració de l’esdeveniment abans de publicar-lo, seleccioneu l’opció corresponent (per exemple, Paràmetres de l’esdeveniment) al menú Modificar i editeu els paràmetres que calgui, després feu clic a Aplicar. Aquests canvis s’aplicaran a tots els viatges dels viatgers de l’esdeveniment (excepte aquells que s’hagin modificat individualment i, per tant, ja no estiguin vinculats a l’esdeveniment, o els viatges que ja s’hagin reservat).
- Per canviar paràmetres d’un o més viatges i viatgers concrets, marqueu la casella d’aquest viatger. Seleccioneu l’opció corresponent (per exemple, Paràmetres del viatge) al menú Modificar a la part inferior de la pàgina i editeu els paràmetres segons convingui. Tingueu en compte que, un cop modifiqueu els paràmetres d’un viatge concret, els canvis que feu als paràmetres generals de l’esdeveniment ja no s’aplicaran a aquell viatge.
A continuació:
- Per als viatges d’esdeveniments que utilitzen una plantilla sense invitacions, els viatges es creen automàticament a mesura que afegiu els viatgers. No cal que publiqueu l’esdeveniment ni els seus viatges.
- Per als viatges d’esdeveniments que utilitzen una plantilla basada en invitacions, podeu publicar els viatges fent clic a Publicar viatges o bé consulteu Publicar viatges d’un esdeveniment per a més detalls. Se us demanarà si voleu enviar invitacions als assistents.

Consultar i gestionar esdeveniments existents

Accediu a l’eina de reserves en línia.
Feu clic a Viatges. Es mostrarà la Viatges pàgina.
Seleccioneu la pestanya Esdeveniments .
Podeu filtrar per nom, data o estat de l’esdeveniment (només per als esdeveniments futurs).
1. Seleccioneu Propers al menú per veure els esdeveniments propers o en curs.
2. Seleccioneu Finalitzats al menú per consultar esdeveniments passats.
3. Seleccioneu Cancel·lats al menú per veure esdeveniments cancel·lats.
Cada esdeveniment creat es mostrarà en una fila. Per a cada esdeveniment es mostren la ubicació, les dates i els tipus de reserva. Si l’esdeveniment té viatges no publicats, també podreu publicar-los (amb o sense notificació per correu electrònic).
Cerqueu l’esdeveniment que voleu consultar i feu-hi clic. Es mostrarà la pàgina de detalls. Per a cada viatger es mostrarà: nom del viatger, nom del viatge, data del viatge, finestra de viatge, tipus de reserva (permesos), estat del viatge, estat de la invitació (per a esdeveniments amb plantilla basada en invitacions). Una icona verda per a un tipus de reserva indica que el viatger ja ha completat la reserva d’aquell tipus. Podeu ordenar per Estat del viatge (per exemple, pendent). Per als esdeveniments amb plantilla basada en invitacions, també podeu ordenar per Estat de la invitació (Convidat, No convidat).
Podeu revisar i editar els paràmetres de l’esdeveniment, la llista de viatgers o els paràmetres associats a un viatge concret.
1. Canviar els paràmetres de l’esdeveniment
  1. Per modificar la Descripció de l’esdeveniment, feu-hi clic. Editeu-la segons convingui i feu clic a Desar.
  2. Per editar o afegir una Nota interna, feu-hi clic. Editeu-la segons convingui i feu clic a Desar.
  3. Per modificar qualsevol paràmetre de l’esdeveniment, seleccioneu Paràmetres de l’esdeveniment al menú Modificar i editeu els paràmetres que calgui, després feu clic a Aplicar. Aquests canvis s’aplicaran a tots els viatges dels viatgers de l’esdeveniment (excepte aquells que s’hagin modificat individualment i, per tant, ja no estiguin vinculats a l’esdeveniment, o els viatges que ja s’hagin reservat).
  4. Per modificar els contactes de l’esdeveniment, seleccioneu Contactes de l’esdeveniment al menú Modificar i editeu-los segons convingui i feu clic a Desar.
2. Canvis als viatgers i als paràmetres dels seus viatges
  1. Per modificar els paràmetres d’un o més viatges i viatgers concrets, marqueu la casella d’aquest viatger. Seleccioneu els paràmetres corresponents al menú Modificar a la part inferior de la pàgina i editeu-los segons convingui. Tingueu en compte que, un cop modifiqueu els paràmetres d’un viatge concret, aquest es marcarà com a modificat i els canvis que feu als paràmetres generals de l’esdeveniment ja no s’aplicaran a aquell viatge.
  2. Per afegir viatgers, feu clic a + Viatger, cerqueu el viatger desitjat i seleccioneu-ne el nom. Per als esdeveniments amb plantilla basada en invitacions, haureu de fer clic a Publicar viatges (part superior dreta) per crear el viatge de l’esdeveniment per a aquest viatger. Per als esdeveniments amb plantilla sense invitacions, el viatge es crearà automàticament.
  3. Per eliminar un viatger, seleccioneu el seu viatge (fent clic al nom del viatge). Es mostrarà la pàgina de detalls del viatge. Seleccioneu Cancel·lar viatge al menú Accions . Qualsevol enllaç a invitacions per correu electrònic que ja s’hagin enviat deixarà de ser vàlid. Nota: Si ja s’han fet reserves per a l’esdeveniment, se us demanarà que les cancel·leu.
  4. Per pujar una llista d’assistents, feu clic a Pujar i consulteu les instruccions a la secció Crear un esdeveniment d’aquesta mateixa pàgina.
  5. Per descarregar la llista actual d’assistents, feu clic a Descarregar a la barra d’eines.

Publicar viatges d’un esdeveniment (per a esdeveniments que permeten invitacions)

Quan hàgiu creat l’esdeveniment amb invitacions (per exemple, utilitzant una plantilla amb invitacions), podreu previsualitzar les invitacions i publicar els viatges que es faran servir per fer les reserves de l’esdeveniment. En publicar l’esdeveniment, podreu decidir si voleu que els assistents rebin invitacions per correu electrònic.

Per als esdeveniments creats amb una plantilla sense invitacions, els viatgers afegits a l’esdeveniment no rebran invitació per correu, però es crearà un viatge per a cada persona tan bon punt s’afegeixi. Vosaltres (o un agent) podreu fer la reserva per a cada viatger des del seu viatge dins de l’esdeveniment. Alternativament, el mateix viatger podrà fer la reserva.

Accediu a l’eina de reserves en línia.
Feu clic a Viatges. Es mostrarà la Viatges pàgina.
Seleccioneu la pestanya Esdeveniments .
Seleccioneu Propers per veure els esdeveniments propers (si no està seleccionat per defecte). Cada esdeveniment creat es mostrarà en una fila. Per a cada esdeveniment es mostren la ubicació, les dates i els tipus de reserva.
Cerqueu l’esdeveniment que voleu consultar i feu clic a la seva fila. Es mostrarà la pàgina de viatges de l’esdeveniment.
- Per modificar els paràmetres d’un esdeveniment amb alguns viatges ja publicats, seleccioneu Paràmetres de l’esdeveniment al menú Modificar , editeu-los segons convingui i feu clic a Aplicar.
Feu clic a Publicar viatges.
- Per publicar els viatges d’un esdeveniment sense enviar invitacions per correu electrònic als assistents, feu clic a Només publicar.
- Per publicar els viatges d’un esdeveniment i enviar les invitacions per correu electrònic als assistents, feu clic a Publicar i enviar invitacions.
- Per comprovar com es veurà la invitació, feu clic a l’enllaç corresponent (després de fer clic a Publicar viatges). Rebreu la invitació a la vostra adreça de correu electrònic.
Un cop publicats, encara podreu modificar alguns paràmetres de l’esdeveniment i/o dels viatges dels viatgers. Ara bé, aquests canvis només s’aplicaran a les reserves futures, no a les ja fetes (per a més informació, consulteu la secció Consultar i gestionar esdeveniments existents d’aquest tema). Alguns exemples de canvis que podeu fer són:
- Nom de l’esdeveniment/viatge
- Descripció de l’esdeveniment/viatge
- Dates del viatge (per exemple, modificar la data d’inici o de finalització)
- Detalls de pagament
- Tipus de reserva permesos
- Nombre d’acompanyants permesos per a vols (fins a 5 acompanyants addicionals al mateix PNR)
- Respostes als camps personalitzats (en nom del viatger)
- Valors dels camps del perfil per al viatge (per exemple, centre de cost, entitat legal)
- Afegir viatgers addicionals
- Eliminar viatgers (que encara no hagin fet cap reserva).

Consultar informes d’un esdeveniment

Podeu consultar mètriques detallades d’un esdeveniment.

Accediu a l’eina de reserves en línia.
Feu clic a Viatges. Es mostrarà la Viatges pàgina.
Seleccioneu la pestanya Esdeveniments .
Seleccioneu Propers per veure els esdeveniments propers (si no està seleccionat per defecte). També podeu consultar l’informe d’esdeveniments finalitzats.
Cerqueu l’esdeveniment del qual voleu veure l’informe i feu clic a la seva fila. Es mostrarà la pàgina de l’esdeveniment.

Feu clic a Informes. Es mostraran les mètriques d’aquest esdeveniment.