SFTP – Насоки за работа с HR данни

Създадено от Ashish Chaudhary, Променена на Sat, 4 окт в 10:17 PM от Ashish Chaudhary

SFTP – Инструкции за HR потоци

СЪДЪРЖАНИЕ

SFTP – Инструкции за HR потоци

Общ преглед

За основни насоки и информация относно SFTP вижте SFTP – Инструкции за настройка.

Потребителите на Spotnana (пътуващи, организатори, одобряващи и др.) трябва да имат профили в Spotnana Online Booking Tool (OBT), за да могат да резервират пътувания. За да сте сигурни, че достъпът до системата е правилно управляван (например новите служители получават достъп, а напускащите – достъпът им се прекратява), е важно профилите да се поддържат актуални (чрез създаване, редакция или изтриване на записи). Spotnana използва също така HR данни като организационна структура и юридически лица, за да дефинира различни политики, одобрения и други настройки за пътувания и плащания.

За да гарантирате, че информацията е коректна, трябва да качите вашия HR файл във формат CSV на сървъра на Spotnana. Можете да изберете колко често да се извършва това качване. Spotnana ще обработи файла веднага след получаването му.

Забележка: Spotnana предлага и директни интеграции с някои популярни HR системи (Bamboo HR, ADP Workforce Now и Workday).

Архитектура и работен процес

Тази схема показва примерен сценарий, при който няколко клиента качват своите HR данни към Spotnana чрез SFTP.

Инструкции

В този раздел ще намерите полезна информация, която ще ви помогне да качите файловете си успешно.

Логика на обработка на HR файлове

Основното поле, чрез което се идентифицира потребителят, е Employee ID.

Забележка: В определени случаи Spotnana може да използва Business Email като идентификатор на служителя. Това обаче има някои ограничения. Например, ако служебният имейл се промени (например при смяна на име или домейн), системата ще деактивира стария профил и ще създаде нов за този служител.

Обработката на вашия CSV файл се извършва по следния начин:

Ако ACTION в реда на потребителя е зададено на CREATE и нито Employee ID нито Business Email не са открити в базата данни на Spotnana, ще бъде създаден нов профил за този потребител в Spotnana.
Ако ACTION в реда на потребителя е зададено на UPDATE и или Employee ID или Business Email съвпадат със съществуваща стойност в базата данни на Spotnana, профилът на този потребител ще бъде обновен с новата информация от файла.
- Забележка: Ако при предишно качване профилът на потребителя е съдържал допълнителни (незадължителни) полета, които липсват при следващо обновяване, тези стойности ще бъдат премахнати от профила.
Ако ACTION в реда на потребителя е зададено на DELETE и или Employee ID или Business Email съвпадат със съществуваща стойност в базата данни на Spotnana, профилът на потребителя ще бъде деактивиран. Ако не бъде намерен такъв запис, Employee ID или Business Email, редът ще бъде пропуснат и няма да се предприемат действия.

Забележка: Всеки създаден профил трябва да бъде свързан с юридическо лице. Тези юридически лица трябва вече да съществуват в Spotnana, преди да качите профили на потребители. Офисите са по избор. Ако обаче във вашия CSV файл има връзка към офис за някой от потребителите, този офис трябва да е вече създаден в Spotnana.

Формат на файла и правила за именуване

Името на .CSV файла с HR данни трябва да бъде във формат:

hr_feed.*.csv

където * (wildcard) може да бъде всякакъв текст по ваш избор. Важно е да има точка след “feed” и точка преди “csv”. Името на файла не е чувствително към малки/главни букви. Препоръчваме да добавите дата и час в името на файла (за по-лесно проследяване при нужда). Например:

hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv

CSV файлът трябва да е в определен формат. Имената на колоните трябва да съвпадат точно с дефинирания формат (вижте HR файлов формат по-долу). Подробности за форматирането на файла ще откриете в Приложение 1.

Изискваме да се спазват определени проверки на данните (вижте HR файлов формат по-долу за подробности).

Честота и график

За повече информация относно честота и график на качванията, вижте раздела Честота и график в SFTP – Инструкции за настройка.

Препоръчваме да качвате файл поне веднъж дневно за да може Spotnana да бъде своевременно информирана за всички нови, променени или изтрити служители. Ако спазвате тази практика:

новите служители ще получат профил в Spotnana още в първия си работен ден и ще могат веднага да резервират пътувания. Това предполага, че добавяте имената на служителите във файла, който качвате в деня на започване.
служителите, които напускат, ще им бъде прекратен достъпът в последния им работен ден. Това предполага, че премахвате имената им от файла, който качвате на датата на напускане.

HR файлов формат

Използвайте тази информация, за да се уверите, че данните във вашия HR файл са правилно форматирани и подготвени.

Забележка: Преди да могат да се обработват вашите файлове, трябва да сте изпратили публичния си SSH ключ на Spotnana и да е създадена SFTP папка за вас.

Име на колона	Задължително / По избор	Бележки
Действие	Задължително	Това поле трябва да бъде попълнено с “CREATE”, “UPDATE” или “DELETE” за всеки ред. Така се определя какво действие ще се извърши с информацията от реда.
Employee ID	По избор	Предпочита се да се използва Employee ID. Ако няма такъв, ще се използва Business Email. Employee ID трябва да е уникален за всеки потребител и да не се използва за повече от един профил.
Първо име	Задължително
Презиме	По избор
Фамилия 1	Задължително
Фамилия 2	По избор
Business Email	Задължително
ISO код на държавата за служебен телефон	Условно	Двубуквен ISO код на държава (“US” или “IN”).
Код на държавата за служебен телефон	Условно	Числов код на държавата. Не включвайте специални символи (например ‘+’). Пример: “91”.
Вътрешен номер на служебен телефон	По избор
Служебен телефонен номер	Условно	Това поле не е задължително. Ако все пак го попълните, трябва да предоставите и ISO код на държавата, и код на държавата (вижте горните условни полета). Това поле може да съдържа само цифри и трябва да е между 4 и 10 цифри. Не се допускат специални символи (тирета и др.).
Име на офис	По избор	Стойността на полето Име на офис във вашия HR файл трябва да съвпада напълно с името на офиса в Spotnana Online Booking Tool (включително всички специални символи като точки, запетаи и интервали). Например, ако офисът се казва “Paris, France (main office)” в Spotnana Online Booking Tool, стойността на Име на офисвъв вашия HR файл трябва да е точно същата. В този случай “Paris, France” или “Paris (main office)” ще доведат до грешка. Забележка: Всички офиси трябва да са вече създадени в Spotnana Online Booking Tool, преди да ги включите във вашия HR файл. За повече информация вижте Качване на записи за офиси.
Employee ID на ръководител	По избор	Имейл адрес на ръководител е задължителен. Ако ръководителите имат и Employee ID (ако във вашата компания се използва Employee ID), тогава и Имейл адрес на ръководител и Employee ID на ръководител са задължителни.
Имейл адрес на ръководител	Задължително	Имейл адрес на ръководител е задължителен. Ако ръководителите имат и Employee ID (ако във вашата компания се използва Employee ID), тогава и Имейл адрес на ръководител и Employee ID на ръководител са задължителни.
Отдел	По избор
Длъжност / Позиция	По избор	Примерни стойности: “VP”, “CEO”, “CFO”.
Код на разходен център	По избор
Име на юридическо лице	Задължително	Стойността на полето Име на юридическо лице във вашия HR файл трябва да съвпада напълно с името на юридическото лице в Spotnana Online Booking Tool (включително всички специални символи като точки, запетаи и интервали). Например, ако юридическото лице се казва “Spotnana Technology, LLC” в Spotnana Online Booking Tool, стойността на Име на юридическо лицевъв вашия HR файл трябва да е точно същата. В този случай “Spotnana Technology LLC” или “Spotnana Technology” ще доведат до грешка. Забележка: Всички юридически лица трябва да са вече създадени в Spotnana Online Booking Tool, преди да ги включите във вашия HR файл. За повече информация вижте Качване на записи за юридически лица.
Степен	По избор
Код на държава	По избор	Дву- или трибуквен ISO код на държава (“US” или “USA”)
Тип служител	По избор	Примерни стойности: “Employee”, “Contingent”, “Intern”, “Seasonal”
Счетоводен код	По избор