SFTP - Hướng dẫn xử lý dữ liệu nhân sự (HR feeds)

MỤC LỤC

• SFTP - Hướng dẫn xử lý dữ liệu nhân sự (HR feeds)
  • Tổng quan
  • Cấu trúc hệ thống và quy trình xử lý
  • Hướng dẫn chi tiết
    • Quy trình xử lý file dữ liệu nhân sự
    • Định dạng file và quy tắc đặt tên
    • Tần suất và lịch trình gửi dữ liệu
  • Định dạng file nhân sự

Tổng quan

Để biết thêm các hướng dẫn và thông tin chung về SFTP, vui lòng tham khảo SFTP - Hướng dẫn thiết lập.

Người dùng Spotnana của quý doanh nghiệp (bao gồm khách du lịch, người đặt hộ, người phê duyệt, v.v.) cần phải có hồ sơ trên hệ thống Đặt vé Trực tuyến Spotnana (OBT) trước khi có thể đặt chuyến đi. Để đảm bảo những người dùng này được cấp quyền truy cập phù hợp (nhân viên mới được cấp quyền, nhân viên nghỉ việc bị thu hồi quyền), hồ sơ cần được cập nhật thường xuyên (thông qua việc tạo, chỉnh sửa hoặc xóa hồ sơ). Spotnana cũng sử dụng dữ liệu nhân sự như sơ đồ quản lý, thông tin pháp nhân để thiết lập các chính sách, quy trình phê duyệt và các cài đặt liên quan đến việc đi công tác và thanh toán.

Để đảm bảo thông tin luôn chính xác, quý khách cần tải file dữ liệu nhân sự dạng CSV lên máy chủ của Spotnana. Việc tải lên này có thể được lên lịch với tần suất tùy ý. Ngay khi nhận được file, Spotnana sẽ tự động xử lý dữ liệu. 

Lưu ý: Spotnana cũng hỗ trợ kết nối trực tiếp với một số hệ thống quản lý nhân sự phổ biến như Bamboo HR, ADP Workforce Now và Workday. 

Cấu trúc hệ thống và quy trình xử lý

Sơ đồ dưới đây minh họa trường hợp nhiều khách hàng cùng tải dữ liệu nhân sự lên Spotnana thông qua SFTP. 

Hướng dẫn chi tiết

Phần này cung cấp các thông tin hữu ích để giúp quá trình tải file của quý khách lên hệ thống diễn ra thành công.

Quy trình xử lý file dữ liệu nhân sự

Trường thông tin chính để xác định người dùng là Mã nhân viên (Employee ID). 

Lưu ý: Trong một số trường hợp, Spotnana có thể sử dụng Email công việc (Business Email) làm mã định danh cho nhân viên. Tuy nhiên, cách này có một số hạn chế. Ví dụ, nếu email công việc của người dùng thay đổi (do đổi tên, đổi tên miền khi chuyển văn phòng, v.v.), hệ thống sẽ vô hiệu hóa tài khoản cũ và tạo mới tài khoản cho nhân viên đó. 

Quy trình xử lý file CSV của quý khách được thực hiện như sau:

• Nếu cột ACTION của dòng dữ liệu được đặt là CREATE và trường Mã nhân viên (Employee ID) hoặc Email công việc (Business Email) không tồn tại trong hệ thống Spotnana, hệ thống sẽ tự động tạo hồ sơ mới cho người dùng đó.

• Nếu cột ACTION của dòng dữ liệu được đặt là UPDATE và nếu Mã nhân viên (Employee ID) hoặc Email công việc (Business Email) trùng khớp với dữ liệu đã có trong hệ thống Spotnana, hồ sơ của người dùng sẽ được cập nhật theo thông tin mới trong file. 

  • Lưu ý: Nếu hồ sơ người dùng trước đó có các trường thông tin tùy chọn nhưng trong lần cập nhật sau không còn các trường này, hệ thống sẽ xóa các giá trị đó khỏi hồ sơ.

• Nếu cột ACTION của dòng dữ liệu được đặt là DELETE và nếu Mã nhân viên (Employee ID) hoặc Email công việc (Business Email) trùng khớp với dữ liệu đã có trong hệ thống Spotnana, hồ sơ người dùng sẽ bị vô hiệu hóa. Nếu không tìm thấy bản ghi phù hợp với Mã nhân viên (Employee ID) hoặc Email công việc (Business Email), hệ thống sẽ bỏ qua dòng đó và không thực hiện thao tác nào. 

Lưu ý: Mỗi hồ sơ người dùng tạo mới cần được liên kết với một pháp nhân đã có sẵn trên Spotnana. Các pháp nhân này phải được tạo trước khi quý khách tải lên hồ sơ người dùng. Văn phòng là trường tùy chọn, tuy nhiên nếu file CSV của quý khách có thông tin văn phòng cho bất kỳ người dùng nào thì các văn phòng đó cũng phải tồn tại trước trên hệ thống Spotnana. 

Định dạng file và quy tắc đặt tên

Tên file dữ liệu nhân sự dạng .CSV cần tuân theo định dạng sau:

hr_feed.*.csv

Trong đó dấu * (wildcard) là phần ký tự tùy ý quý khách muốn thêm vào tên file. Lưu ý, dấu “.” sau “feed” và trước “csv” là bắt buộc. Tên file không phân biệt chữ hoa hay thường. Để thuận tiện cho việc tra cứu sau này, chúng tôi khuyến nghị nên thêm ngày và giờ vào tên file. Ví dụ:

hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv

File dữ liệu .CSV cũng cần tuân thủ đúng định dạng quy định. Tên các cột phải khớp hoàn toàn với định dạng đã được xác định (xem Định dạng file nhân sự bên dưới). Thông tin chi tiết về định dạng file có thể tham khảo tại Phụ lục 1.

Chúng tôi yêu cầu phải tuân thủ một số quy tắc kiểm tra dữ liệu (xem chi tiết tại mục Định dạng file nhân sự dưới đây). 

Tần suất và lịch trình gửi dữ liệu

Để biết thêm thông tin về tần suất và lịch trình gửi dữ liệu, vui lòng xem mục Tần suất và lịch trình gửi dữ liệu trong SFTP - Hướng dẫn thiết lập.

Chúng tôi khuyến nghị quý khách nên tải file lên ít nhất mỗi ngày một lần để đảm bảo Spotnana luôn nhận được các thông tin thêm mới, cập nhật hoặc xóa nhân viên kịp thời. Nếu thực hiện đều đặn: 

• Nhân viên mới sẽ được tạo hồ sơ trên Spotnana ngay trong ngày bắt đầu làm việc và có thể đặt vé ngay. Điều này giả định rằng quý khách đã thêm tên nhân viên vào file tải lên đúng ngày họ bắt đầu.

• Nhân viên nghỉ việc sẽ bị thu hồi quyền truy cập vào ngày làm việc cuối cùng. Điều này giả định rằng quý khách đã xóa tên nhân viên khỏi file tải lên đúng ngày họ nghỉ việc. 

Định dạng file nhân sự

Vui lòng tham khảo thông tin dưới đây để đảm bảo dữ liệu nhân sự tải lên đã được chuẩn bị và định dạng đúng quy định.

Lưu ý: Quý khách cần đảm bảo đã gửi khóa SSH công khai cho Spotnana và chúng tôi đã cấu hình thư mục SFTP cho quý khách trước khi các file được xử lý.