Создание и публикация мероприятий (версия 1)

В этом разделе описан устаревший способ создания и публикации мероприятий. Если вы хотите использовать актуальный вариант, перейдите к разделу Создание, публикация и управление мероприятием (актуальная версия).

Создавать и управлять мероприятиями могут только администраторы.

СОДЕРЖАНИЕ

• Создание мероприятия
  • Как создать мероприятие
  • Просмотр и управление существующими мероприятиями
  • Публикация мероприятия
• Связанные разделы

Как создать мероприятие

1. Войдите в систему онлайн-бронирования. 

2. Выберите Мероприятия в меню Поездки . Откроется страница Мероприятия .  

3. Нажмите Новое мероприятие. Откроется страница Создать мероприятие . 

4. В поле Название мероприятия введите название. Именно так ваше мероприятие увидят приглашённые участники.

5. В поле Место проведения укажите, где будет проходить мероприятие.

6. Если хотите, выберите обложку для мероприятия (она будет показана в приглашении). Можно также нажать Загрузить и добавить свою картинку.

7. Укажите дату и время начала и окончания мероприятия в полях Даты мероприятия . 

8. Укажите даты начала и окончания поездки для мероприятия в полях Даты поездки . 

   • Дата начала поездки должна быть до старта мероприятия. Учитывайте такие моменты, как смена часовых поясов, расстояние и пересадки.

   • Дата окончания поездки должна быть после завершения мероприятия.

9. В поле Описание можно добавить подробности о мероприятии. Здесь можно использовать жирный и курсивный шрифт, списки, выбрать шрифт и цвет, добавить отступы и ссылки. 

10. Выберите типы бронирования, которые будут доступны для этого мероприятия. Участники увидят только те варианты, которые разрешил администратор. Если после публикации мероприятия понадобится добавить ещё один тип бронирования, администратор сможет забронировать его для гостя вручную. 

11. Для Авиаперелёта:
    

    • Чтобы указать допустимые типы перелётов, выберите один или несколько вариантов в меню Разрешённые типы перелёта :

      • В одну сторону

      • Туда-обратно

      • Пункт возвращения может отличаться от пункта вылета — удобно, если нужно посетить несколько мероприятий 

    • Нажмите Добавить чтобы выбрать аэропорты. Появится поле Разрешённый аэропорт . Здесь укажите все аэропорты, из которых участники смогут забронировать перелёт для участия в мероприятии (можно выбрать любой город вылета ). Это поле необязательно заполнять. .

      • Начните вводить название или код нужного аэропорта — появится список подходящих вариантов. 

      • Выберите нужный аэропорт. 

      • Чтобы добавить ещё аэропорты, снова нажмите Добавить и повторите шаг. 

    • В разделе с календарём и временем рядом с полями Рекомендуемое прибытие до и Рекомендуемый вылет после можно указать, когда участникам будет предложено бронировать билеты. По умолчанию эти даты совпадают с Датами мероприятия . Участникам будет предложено бронировать перелёты в эти даты и время. 

12. Для Отеля:

    • Нажмите Добавить чтобы выбрать отели. Появится поле Отель . Здесь укажите все отели, где участники могут остановиться для участия в мероприятии. Это поле можно не заполнять. 

    • Начните вводить название нужного отеля — появится список подходящих вариантов. 

    • Выберите нужный отель.  

    • Чтобы добавить ещё отели, снова нажмите Добавить и повторите шаг. 

13. Для Автомобилядополнительных настроек не требуется. 

14. Для Железной дорогидополнительных настроек не требуется. 

15. Укажите способ оплаты, который участники смогут использовать для бронирования поездки на мероприятие.

    • Чтобы добавить один способ оплаты для всех типов бронирования, кликните по полю Выбрать способ оплаты и выберите Добавить новую карту. Откроется страница Добавить карту . Заполните все данные карты как обычно. По умолчанию карта будет доступна для всех типов бронирования, но это можно изменить в настройках Применимо к . Убедитесь, что для каждого типа бронирования выбран способ оплаты. Для каждого способа оплаты отображаются маленькие иконки с доступными типами бронирования.  

    • Чтобы выбрать уже существующий способ оплаты для всех типов бронирования, кликните по полю Выбрать способ оплаты и выберите нужный вариант. Для каждого способа оплаты отображаются маленькие иконки с доступными типами бронирования.

    • Чтобы использовать стандартный способ оплаты каждого участника, кликните по полю Выбрать способ оплаты и выберите Использовать стандартный способ оплаты участника. В этом случае каждый участник будет использовать свой способ оплаты для бронирования. Если вы приглашаете гостей, заранее убедитесь, что для них также добавлен способ оплаты (см. раздел Необходимые условия ). 

    • Чтобы указать отдельный способ оплаты для каждого типа бронирования, включите опцию Установить способы оплаты по типу бронирования . Затем используйте инструкции в этом разделе, чтобы выбрать способ оплаты для каждого типа. 

16. В поле Контактное лицо по умолчанию будет указан пользователь, создающий мероприятие. Можно выбрать другого пользователя. Это человек, к которому участники смогут обратиться с вопросами.

17. При необходимости заполните свои дополнительные поля в разделе Дополнительные поля . Можно добавить новые поля и сразу указать на них ответы. Чтобы добавить новое поле, нажмите + Дополнительные поля и выберите нужный вариант из меню. 

    • Если в пользовательском поле Тип поездки указано значение «Все поездки» (в настройках поля), вы можете сами заполнить ответ для всех участников или оставить возможность ответить им. Если вы заполните поле за участников, оно будет скрыто для них. Например, если есть поле Цель поездки, вы можете указать «Конференция» для всех сразу. 

    • Если в пользовательском поле Тип поездки указано значение «Только мероприятия» (в настройках поля), вы можете выбрать, показывать ли это поле в вашем мероприятии. Например, если есть поле Предпочтительное время трансфера , вы можете решить, будет ли оно отображаться.Изменения в пользовательских полях после публикации мероприятия повлияют только на новые бронирования.

    • . 

18. Далее выберите один из вариантов:

    • нажмите Сохранить как черновик (чтобы сохранить черновик и добавить участников позже)

    • или нажмите Добавить участника (чтобы сразу добавить участников)

19.  Если вы выбрали Добавить участника, теперь можно приглашать людей на мероприятие.  Также можно загрузить список сотрудников или гостей (CSV-файл).  

    • Чтобы добавить отдельных сотрудников: Нажмите + Добавить участника. Введите имя или email нужного сотрудника — появится список подходящих пользователей. Выберите нужного человека. Повторите для каждого сотрудника вашей компании. 

    • Чтобы добавить гостя, который не работает в вашей компании: Начните вводить имя или email в поиске, затем нажмите Добавить гостя. Укажите имя, фамилию и email гостя. Выберите нужное юридическое лицо. Нажмите на галочку. Повторите для каждого гостя.

    • Чтобы загрузить список сотрудников или гостей: Нажмите Загрузить. Скачайте нужный шаблон CSV (для сотрудников или гостей). Заполните файл: для сотрудников — только рабочий email каждого участника, для гостей — имя, фамилию и email через запятую. Перетащите файл в центр всплывающего окна. Нажмите ЗагрузитьДалее когда закончите.

20. Когда вы настроите все типы бронирования (авиабилеты, отели и т.д.), выберете способ оплаты и добавите участников, можно будет опубликовать мероприятие. Для этого нажмите Опубликовать или перейдите к разделу Публикация мероприятия для подробностей.

Просмотр и управление существующими мероприятиями

1. Войдите в систему онлайн-бронирования. 

2. Выберите Мероприятия в меню Поездки . Откроется страница Мероприятия . Можно отфильтровать мероприятия по названию, дате или статусу (для предстоящих мероприятий). 

   1. Выберите вкладку Предстоящие чтобы посмотреть будущие или текущие мероприятия. 

   2. Выберите вкладку Завершённые чтобы посмотреть прошедшие мероприятия.

   3. Выберите вкладку Отменённые чтобы посмотреть отменённые мероприятия.

3. Каждое созданное мероприятие отображается отдельной строкой. Для каждого мероприятия указаны место, даты, количество участников и тип бронирования. Для неопубликованных мероприятий можно сразу опубликовать их (с уведомлением по email или без).  

4. Найдите нужное мероприятие и кликните по нему. Откроется страница с деталями. 

5. Здесь можно просмотреть и отредактировать детали мероприятия и список участников. 

   • Настройки мероприятия (основная страница) - Можно изменить название, даты поездки, обложку и описание (если мероприятие ещё не опубликовано).

   • Участники (при необходимости нажмите Добавить участника) - Для каждого участника видно его имя, email, даты поездки, статус приглашения и статус бронирований. Зелёная иконка означает, что этот тип бронирования уже завершён. Можно фильтровать по Статусу приглашения (Приглашён, Ещё не приглашён) или по статусу любого типа бронирования (Забронировано, Не забронировано, Отказался). Чтобы отфильтровать по типу бронирования, нажмите соответствующую иконку и выберите нужный статус.

     • Чтобы напомнить участнику о необходимости завершить бронирование, можно повторно отправить приглашение по email — для этого нажмите на иконку письма (справа от колонки Приглашение ). Эта функция доступна только после публикации мероприятия. 

     • Чтобы разослать приглашения или напоминания сразу нескольким участникам, отметьте галочкой их имена и нажмите Отправить email на панели инструментов. Если среди выбранных есть как новые, так и уже приглашённые участники, система попросит подтвердить действие. Содержание напоминания будет немного отличаться от первого приглашения.

     • Чтобы удалить участника, нажмите на иконку корзины (справа от колонки Приглашение ). Чтобы удалить сразу нескольких участников, отметьте их галочками и нажмите кнопку удаления на панели инструментов. После удаления участник больше не увидит это мероприятие. Обратите внимание: Перед удалением участника обязательно отмените все его бронирования для этого мероприятия.

     • Чтобы загрузить список участников, нажмите Загрузить и следуйте инструкциям из раздела Как создать мероприятие выше на этой странице.

     • Чтобы скачать текущий список участников, нажмите Скачать на панели инструментов.

Публикация мероприятия

После создания мероприятия вы можете его просмотреть или сразу опубликовать. При публикации можно выбрать, отправлять ли приглашения участникам по email. 

1. Войдите в систему онлайн-бронирования. 

2. Выберите Мероприятия в меню Поездки . Откроется страница Мероприятия .

3. Выберите вкладку Предстоящие чтобы увидеть будущие мероприятия. Каждое мероприятие отображается отдельной строкой с местом, датами, количеством участников и типом бронирования. 

   • Чтобы просмотреть мероприятие перед публикацией, найдите нужное и кликните по его строке. 

   • Чтобы посмотреть, как будет выглядеть приглашение, нажмите Предпросмотр письма (вам придёт приглашение на email) для выбранного мероприятия.

   • Чтобы опубликовать мероприятие без отправки приглашений по email, нажмите Только опубликовать для нужного мероприятия.

   • Чтобы опубликовать мероприятие и сразу разослать приглашения, нажмите Опубликовать и отправить приглашения для нужного мероприятия.

   • Чтобы отредактировать уже опубликованное мероприятие, нажмите Редактировать. 

4. После публикации мероприятия можно изменить только следующее:

   • Название мероприятия

   • Описание мероприятия

   • Расширить даты поездки (например, сделать раньше дату начала или позже дату окончания)

   • Доступные способы оплаты для участников 

   • Добавить аэропорты или отели (если разрешено бронирование авиа- и гостиниц)

   • Добавить участников

   • Удалить участников (если у них ещё нет бронирований)

   • Дополнительные поля

Связанные разделы

• Мероприятия (Обзор)
• Бронирование поездки на мероприятие (сотрудник/организатор)
• Бронирование поездки на мероприятие (гость/не сотрудник)