Креирање и објављивање догађаја (верзија 1)

Ова тема описује стари начин креирања и објављивања догађаја. За најновији поступак, погледајте Креирање, објављивање и управљање догађајем (најновија верзија).

Само администратори могу да креирају и управљају догађајима.

САДРЖАЈ

• Креирање догађаја
  • Креирање догађаја
  • Преглед и управљање постојећим догађајима
  • Објављивање догађаја
• Повезане теме

Креирање догађаја

1. Пријавите се у Online Booking Tool. 

2. Изаберите Догађаји у оквиру менија Путовања . Приказаће се страница Догађаји .  

3. Кликните на Нови догађај. Приказаће се страница Креирај догађај . 

4. У поље Назив догађаја унесите назив догађаја. Тај назив ће бити видљив свим позваним учесницима.

5. У поље Локација унесите место одржавања догађаја.

6. Ако желите, одаберите насловну слику за догађај (ова слика ће бити приказана у позивници). Можете и да кликнете на Отпреми како бисте додали сопствену слику.

7. У поља Датуми догађаја подесите датум и време почетка и завршетка догађаја. 

8. У поља Датуми путовања унесите датуме почетка и завршетка путовања за овај догађај. 

   • Датум почетка путовања треба да буде пре почетка догађаја. Обратите пажњу на ствари попут временске разлике, удаљености и преседања.

   • Датум завршетка треба да буде након што догађај буде завршен.

9. У поље Опис унесите опис догађаја. Овде можете да форматирате текст (подебљано, курзив, набрајање, избор фонта, боје, увлачење), као и да додате линкове. 

10. Подесите врсте резервација које ће бити дозвољене за овај догађај. Само врсте резервација које је администратор омогућио биће доступне позваним учесницима. Ако је потребна додатна врста резервације након што је догађај већ објављен, администратор може ту опцију резервисати уместо госта. 

11. За Авио-карту:
    

    • Да бисте одредили које врсте авио-карти ће бити дозвољене, изаберите једну или више опција из менија Дозвољене врсте летова :

      • Један смер

      • Повратна карта

      • Повратна локација може бити различита од полазне – корисно ако путници присуствују на више догађаја 

    • Кликните на Додај да бисте додали жељене аеродроме. Поље Дозвољени аеродром биће приказано. Овде можете навести све аеродроме са којих учесници могу резервисати летове како би дошли на догађај (учесници могу полазити са било ког полазног аеродрома). Ово поље није обавезно. .

      • Почните да уносите назив или шифру аеродрома који желите да додате. Систем ће приказати предлоге на основу унетог. 

      • Изаберите жељени аеродром. 

      • Ако желите да додате још аеродрома, кликните поново на Додај и поновите поступак. 

    • Користите календар и поља за време у оквиру Предложени долазак пре и Предложени одлазак после да бисте подесили када ће путници добити препоруку да резервишу летове. Подразумевано, ови датуми ће бити исти као и они које сте поставили за Датуме догађаја . Путници ће бити подстакнути да резервишу летове у оквиру ових датума и времена. 

12. За Хотел:

    • Кликните на Додај да бисте додали жељене хотеле. Поље Хотел биће приказано. Овде можете навести све хотеле у којима учесници могу резервисати смештај ради доласка на догађај. Ово поље није обавезно. 

    • Почните да уносите назив хотела који желите да додате. Систем ће приказати предлоге на основу унетог. 

    • Изаберите жељени хотел.  

    • Ако желите да додате још хотела, кликните поново на Додај и поновите поступак. 

13. За Рент-а-кар, није потребно додатно подешавање. 

14. За Воз, није потребно додатно подешавање. 

15. Одредите начин плаћања који ће учесници користити за резервације у оквиру догађаја.

    • Ако желите да додате један начин плаћања за све врсте резервација, кликните у поље Изаберите опцију плаћања и кликните на Додај нову картицу. Приказаће се страница Додај кредитну картицу . Попуните сва поља као што иначе радите. Подразумевано ће све врсте резервација бити омогућене, али то можете променити у подешавањима Применљиво на . Проверите да свака врста резервације има одређен начин плаћања. За које врсте резервација је сваки начин плаћања важећи, означено је малим иконама.  

    • Ако желите да изаберете већ постојећи начин плаћања за све врсте резервација, кликните у поље Изаберите опцију плаћања и изаберите жељену опцију. За које врсте резервација је сваки начин плаћања важећи, означено је малим иконама.

    • Ако желите да сваки путник користи свој подразумевани начин плаћања, кликните у поље Изаберите опцију плаћања и изаберите Користи подразумевани начин плаћања сваког путника. У том случају, сваки учесник ће користити свој начин плаћања за резервацију. Ако позивате госте, проверите да је за њих унапред подешен начин плаћања (погледајте одељак Предуслови ). 

    • Ако желите да подесите посебан начин плаћања за сваку врсту резервације, омогућите поље Подеси начине плаћања по врсти резервације . Затим користите упутства из овог одељка да изаберете начин плаћања за сваку врсту резервације. 

16. Поље Контакт особа ће подразумевано бити особа која креира догађај. Ово можете променити и поставити неког другог. То ће бити лице коме се путници могу обратити уколико имају питања у вези са догађајем.

17. У делу Прилагођена поља можете додати додатна поља и унапред одговорити на питања из прилагођених поља. За додавање прилагођених поља кликните на + Прилагођена поља и изаберите једно са листе. 

    • За прилагођена поља где је у дефиницији поља Врста путовања постављено на „Сва путовања“, можете унапред попунити одговор уместо путника или оставити да путници сами одговоре. Ако ви унесете одговор, то поље неће бити приказано путницима. На пример, ако постоји поље Разлог путовања, можете за све поставити „Конференција“. 

    • За прилагођена поља где је у дефиницији поља Врста путовања постављено на „Само догађаји“ (у дефиницији поља), можете изабрати да ли желите да се то прилагођено поље приказује у овом догађају. На пример, ако постоји поље Пожељно време превоза , можете изабрати да ли ће се приказати у вашем догађају.Све измене прилагођених поља након објављивања догађаја односиће се само на резервације које још нису направљене.

    • . 

18. Када завршите са уносом, изаберите једну од опција:

    • кликните на Сачувај као нацрт (да сачувате догађај као нацрт и додате путнике касније)

    • или кликните на Додај путника (да одмах додате путнике)

19.  Ако сте кликнули на Додај путника, сада можете почети са позивањем учесника на догађај.  Такође можете да отпремите листу запослених или гостију (у CSV формату).  

    • Да додате појединачне запослене: Кликните на + Додај путника. Унесите име или имејл адресу особе коју желите да позовете. Приказаће се листа корисника који одговарају унетом. Изаберите особу коју желите да позовете. Поновите поступак за сваког запосленог. 

    • Да додате госта који није запослен у вашој компанији: Почните да уносите њихово име или имејл у поље за претрагу, затим кликните на Додај госта. Унесите име, презиме и имејл адресу госта. Изаберите одговарајуће правно лице. Кликните на иконицу за потврду. Поновите поступак за сваког госта.

    • Да отпремите листу запослених или гостију: Кликните на Отпреми. Преузмите одговарајући CSV шаблон (за запослене или госте). Уредите преузету датотеку тако да садржи све учеснике (за запослене унесите само пословну имејл адресу, за госте унесите име, презиме и имејл раздвојене зарезима). Употребите централни део прозора за отпремање CSV датотеке. Кликните на ОтпремиДаље када завршите.

20. Када подесите све врсте резервација (авио, хотел итд.), одаберете начин плаћања и изаберете учеснике, можете објавити догађај. Кликните на Објави или погледајте Објављивање догађаја за више детаља.

Преглед и управљање постојећим догађајима

1. Пријавите се у Online Booking Tool. 

2. Изаберите Догађаји у оквиру менија Путовања . Приказаће се страница Догађаји . Можете филтрирати по називу догађаја, датуму или статусу догађаја (само за предстојеће догађаје). 

   1. Изаберите картицу Предстојећи да бисте видели предстојеће или тренутне догађаје. 

   2. Изаберите картицу Завршени да бисте видели прошле догађаје.

   3. Изаберите картицу Отказани да бисте видели отказане догађаје.

3. Сваки креирани догађај биће приказан у посебном реду. За сваки догађај се приказују локација, датуми, број путника и врста резервације. За необјављене догађаје можете их објавити (са или без слања имејл обавештења).  

4. Пронађите догађај који желите да прегледате и кликните на њега. Приказаће се детаљи догађаја. 

5. Можете прегледати и изменити детаље догађаја и листу учесника. 

   • Подешавања догађаја (главна страница) - Можете променити назив, датуме путовања, насловну слику и опис (док догађај није објављен).

   • Путници (можда ће бити потребно да кликнете на Додај путника) - За сваког учесника видећете име, имејл, датуме путовања, статус позива и статус резервација. Зелена икона значи да је та резервација завршена. Можете филтрирати по Статус позива (Позван, Још није позван) или по статусу било које врсте резервације (Резервисано, Није резервисано, Одбијено). Да бисте филтрирали по врсти резервације, кликните на одговарајућу икону и изаберите статус из менија.

     • Ако желите да подсетите учесника да заврши резервацију, можете поново послати позивницу кликом на икону коверте (појављује се десно од колоне Позивница ). Ова опција је доступна тек након што је догађај објављен. 

     • Да бисте одједном послали позивницу или подсетник више учесника, означите поље поред њихових имена и кликните на Пошаљи имејл у траци са алаткама. Ако су међу одабранима и већ позвани и нови учесници, биће вам затражена потврда. Садржај подсетника ће се мало разликовати од оригиналне позивнице.

     • Да бисте уклонили учесника, кликните на икону корпе (десно од колоне Позивница ). Да бисте уклонили више учесника одједном, означите поља поред њихових имена и кликните на дугме за брисање у траци са алаткама. Када уклоните учесника, он више неће видети догађај. Напомена: Пре него што уклоните учесника, морате отказати све његове резервације за тај догађај.

     • Да бисте отпремили листу учесника, кликните на Отпреми и пратите упутства из одељка Креирање догађаја горе на овој страници.

     • Да бисте преузели тренутну листу учесника, кликните на Преузми у траци са алаткама.

Објављивање догађаја

Када креирате догађај, можете га прегледати или објавити. При објављивању можете одабрати да ли ће учесници добити имејл позивнице. 

1. Пријавите се у Online Booking Tool. 

2. Изаберите Догађаји у оквиру менија Путовања . Приказаће се страница Догађаји .

3. Изаберите картицу Предстојећи да бисте видели предстојеће догађаје. Сваки догађај ће бити приказан у посебном реду са локацијом, датумима, бројем путника и врстом резервације. 

   • Да бисте прегледали догађај пре објављивања, пронађите догађај и кликните на његов ред. 

   • Да бисте прегледали позивницу, кликните на Преглед поште (позивница ће бити послата на вашу имејл адресу) за тај догађај.

   • Да бисте објавили догађај без слања позивница, кликните на Само објави за тај догађај.

   • Да бисте објавили догађај и послали позивнице, кликните на Објави и пошаљи позивнице за тај догађај.

   • Да бисте изменили већ објављен догађај, кликните на Измени. 

4. Након објављивања догађаја, могуће је мењати само следеће:

   • Назив догађаја

   • Опис догађаја

   • Проширење датума путовања (нпр. ранији почетак или каснији крај)

   • Начини плаћања доступни учесницима 

   • Додавање аеродрома или хотела (ако су омогућене резервације лета и хотела)

   • Додавање путника

   • Уклањање путника (који још нису направили резервацију)

   • Прилагођена поља

Повезане теме

• Догађаји (преглед)
• Резервација путовања за догађај (запослени/организатор)
• Резервација путовања за догађај (незапослени/гост)