Membuat dan menerbitkan acara (v.1)
Topik ini menjelaskan prosedur lama dalam membuat dan menerbitkan acara. Untuk menggunakan prosedur terbaru, silakan lihat Membuat, menerbitkan, dan mengelola acara (versi terbaru).
Hanya administrator yang dapat membuat dan mengelola acara.DAFTAR ISI
Buat acara
Masuk ke Online Booking Tool.
Pilih Events dari menu Trips . Halaman Events akan ditampilkan.
Klik New Event. Halaman Create event akan terbuka.
Masukkan nama acara pada kolom Event name . Nama ini yang akan terlihat oleh para peserta yang Anda undang.
Masukkan lokasi acara pada kolom Location .
Pilih gambar sampul untuk acara (gambar ini akan tampil pada undangan yang dikirim ke peserta), jika diinginkan. Anda juga dapat mengklik Upload untuk mengunggah gambar khusus.
Tentukan tanggal mulai dan selesai acara pada kolom Event dates .
Tentukan tanggal mulai dan selesai perjalanan pada kolom Travel dates .
Tanggal mulai perjalanan sebaiknya sebelum acara dimulai. Pertimbangkan juga hal seperti jet lag, jarak perjalanan, dan transit.
Tanggal akhir perjalanan sebaiknya setelah acara selesai.
Masukkan deskripsi acara pada kolom Description . Anda dapat memformat teks di sini dengan tebal, miring, poin, pilihan huruf, warna, dan indentasi sesuai kebutuhan, serta menambahkan tautan.
Atur jenis pemesanan yang diizinkan untuk acara ini. Hanya jenis pemesanan yang diaktifkan oleh administrator untuk acara ini yang akan terlihat oleh peserta undangan. Jika setelah acara diterbitkan Anda membutuhkan jenis pemesanan tambahan, administrator dapat memesankan opsi tersebut untuk tamu.
Untuk Flight:
Untuk mengatur jenis penerbangan yang diizinkan, pilih satu atau beberapa opsi berikut pada menu Allowed flight types :
Sekali jalan
Pulang-pergi
Lokasi kepulangan dapat berbeda dari lokasi keberangkatan – Cocok jika peserta harus menghadiri lebih dari satu acara
Klik Add untuk menentukan bandara tujuan. Kolom Allowed airport akan muncul. Gunakan kolom ini untuk menentukan semua bandara yang dapat digunakan peserta untuk memesan penerbangan ke dalam rangka menghadiri acara (peserta dapat memesan dari bandara asal manapun). Anda juga dapat memilih untuk tidak mengatur kolom ini.
Mulai ketik nama atau kode bandara yang ingin Anda tentukan. Nama bandara akan muncul sesuai dengan yang Anda ketik.
Pilih bandara yang diinginkan.
Untuk menambah bandara lain, klik Add lagi dan ulangi langkahnya.
Gunakan kalender dan kolom waktu pada bagian Suggested arrival before dan Suggested departure after untuk mengatur waktu peserta akan diarahkan memesan penerbangan. Secara otomatis, tanggal ini akan mengikuti pengaturan pada kolom Event dates . Peserta akan disarankan memesan penerbangan dalam rentang tanggal dan waktu tersebut.
Untuk Hotel:
Klik Add untuk menentukan hotel yang ditunjuk. Kolom Hotel akan muncul. Gunakan kolom ini untuk menentukan semua hotel yang dapat dipesan peserta untuk menghadiri acara. Anda juga dapat memilih untuk tidak mengatur kolom ini.
Mulai ketik nama hotel yang ingin Anda tentukan. Nama hotel akan muncul sesuai dengan yang Anda ketik.
Pilih hotel yang diinginkan.
Untuk menambah hotel lain, klik Add lagi dan ulangi langkahnya.
Untuk Car, tidak ada pengaturan tambahan yang diperlukan.
Untuk Rail, tidak ada pengaturan tambahan yang diperlukan.
Tentukan metode pembayaran yang akan digunakan peserta untuk melakukan pemesanan yang diperlukan dalam acara ini.
Untuk menambahkan satu metode pembayaran yang berlaku untuk semua jenis pemesanan, klik pada kolom Select payment option dan klik Add a new card. Halaman Add credit card akan terbuka. Lengkapi semua kolom kartu kredit seperti biasa. Secara bawaan, semua jenis pemesanan akan diizinkan, namun Anda bisa mengubahnya melalui pengaturan Applicable to . Pastikan setiap jenis pemesanan sudah memiliki metode pembayaran. Jenis pemesanan yang didukung oleh setiap metode pembayaran ditandai dengan ikon kecil.
Untuk memilih metode pembayaran yang sudah ada untuk semua jenis pemesanan, klik pada kolom Select payment option dan pilih metode yang diinginkan. Jenis pemesanan yang didukung oleh setiap metode pembayaran ditandai dengan ikon kecil.
Untuk mengatur agar setiap peserta menggunakan metode pembayaran default milik masing-masing, klik pada kolom Select payment option dan pilih Use each traveler’s default payment method. Setiap peserta akan menggunakan metode pembayaran default miliknya sendiri. Jika Anda mengundang tamu ke acara, pastikan juga metode pembayaran untuk tamu sudah diatur sebelumnya (lihat bagian Prerequisites ).
Untuk mengatur metode pembayaran khusus per jenis pemesanan, aktifkan kolom Set payment methods by booking type . Kemudian, ikuti petunjuk di bagian ini untuk memilih metode pembayaran pada setiap jenis pemesanan.
Kolom Point of contact akan otomatis diisi oleh pengguna yang membuat acara. Anda dapat menggantinya ke pengguna lain. Orang inilah yang dapat dihubungi peserta acara jika ada pertanyaan.
Atur kolom khusus Anda di bagian Custom fields sesuai kebutuhan. Anda dapat menambahkan kolom tambahan dan mengisi jawaban atas pertanyaan di kolom khusus tersebut. Untuk menambah kolom khusus, klik + Custom fields dan pilih salah satu dari menu.
Untuk kolom khusus yang kolom Trip type sudah diatur ke “All trips” (pada definisi kolom khusus), Anda dapat menjawab pertanyaan kolom tersebut untuk peserta atau membiarkan peserta yang mengisinya sendiri. Jika Anda mengisi untuk peserta, kolom khusus itu tidak akan terlihat oleh peserta. Misalnya, jika ada kolom khusus untuk Alasan perjalanan, Anda dapat mengisinya dengan “Konferensi” untuk semua peserta.
Untuk kolom khusus yang kolom Trip type sudah diatur ke "Event trips only" (pada definisi kolom khusus), Anda dapat memilih apakah kolom khusus tersebut ingin ditampilkan di acara ini. Misalnya, jika ada kolom khusus untuk Waktu antar-jemput pilihan , Anda bisa memilih apakah ingin menampilkannya di acara Anda., you can select if you want it to appear in your event.
Perubahan pada kolom khusus setelah acara diterbitkan hanya akan memengaruhi pemesanan yang belum dilakukan.
Setelah itu, lakukan salah satu dari berikut:
klik Save as draft (untuk menyimpan acara sebagai draf dan menambah peserta nanti)
klik Add traveler (untuk menambah peserta)
- Jika Anda mengklik Add traveler, Anda dapat mulai mengundang peserta ke acara. Anda juga dapat mengunggah daftar peserta karyawan atau tamu (dalam format file CSV).
Untuk menambah peserta karyawan satu per satu: Klik + Add traveler. Masukkan nama atau email pengguna yang ingin diundang. Daftar pengguna yang sesuai akan muncul. Pilih pengguna yang ingin diundang. Ulangi langkah ini untuk setiap karyawan perusahaan yang akan diundang.
Untuk menambah tamu yang bukan karyawan perusahaan Anda: Mulai masukkan nama atau email pada kolom pencarian, lalu klik Add guest traveler. Masukkan nama depan, nama belakang, dan alamat email tamu yang ingin diundang. Pilih entitas hukum yang relevan. Klik ikon centang. Ulangi langkah ini untuk setiap tamu yang akan diundang.
Untuk mengunggah daftar karyawan atau tamu: Klik Upload. Unduh template CSV yang sesuai (karyawan atau tamu). Edit isi file yang diunduh untuk menambahkan peserta Anda (untuk karyawan, cukup masukkan email bisnis masing-masing; untuk tamu, masukkan nama depan, nama belakang, dan email, dipisahkan koma). Gunakan area tengah pada kotak pop up untuk mengunggah file CSV Anda. Klik UploadNext jika sudah selesai.
Setelah semua jenis pemesanan (penerbangan, hotel, dll.) diatur, metode pembayaran dipilih, dan peserta sudah ditentukan, Anda dapat menerbitkan acara. Anda bisa klik Publish atau lihat Terbitkan acara untuk penjelasan lebih lanjut.
Lihat dan kelola acara yang sudah ada
Masuk ke Online Booking Tool.
Pilih Events dari menu Trips . Halaman Events akan ditampilkan. Anda dapat memfilter berdasarkan nama acara, tanggal acara, atau status acara (khusus untuk acara yang akan datang).
Pilih tab Upcoming untuk melihat acara yang akan datang atau sedang berlangsung.
Pilih tab Completed untuk melihat acara yang sudah selesai.
- Pilih tab Canceled untuk melihat acara yang dibatalkan.
Setiap acara yang sudah dibuat akan tampil sebagai baris. Untuk setiap acara, lokasi, tanggal, jumlah peserta, dan jenis pemesanan akan ditampilkan. Untuk acara yang belum diterbitkan, Anda juga dapat menerbitkan acara tersebut (dengan atau tanpa pemberitahuan email).
Cari acara yang ingin Anda lihat lalu klik. Halaman detail acara akan terbuka.
Anda dapat meninjau dan mengubah detail acara serta daftar peserta.
Pengaturan acara (halaman utama) - Anda dapat mengubah nama, tanggal mulai dan selesai perjalanan, gambar sampul, dan deskripsi (selama acara belum diterbitkan).
Peserta (Anda mungkin perlu klik Add Traveler) - Untuk setiap peserta, Anda dapat melihat nama, email, tanggal perjalanan, status undangan, dan status pemesanan mereka. Ikon hijau menandakan pemesanan sudah selesai untuk jenis tersebut. Anda dapat memfilter berdasarkan Status undangan (Diundang, Belum diundang) atau status dari setiap jenis pemesanan (Sudah dipesan, Belum dipesan, Tidak ikut). Untuk memfilter berdasarkan jenis pemesanan, klik ikon terkait lalu pilih status yang diinginkan dari menu.
Untuk mengingatkan peserta agar menyelesaikan pemesanan yang diperlukan, Anda dapat mengirim ulang undangan email dengan mengklik ikon surat (arahkan kursor ke kanan kolom Invitation ). Tindakan ini hanya bisa dilakukan setelah acara diterbitkan.
Untuk mengirim undangan atau email pengingat ke beberapa peserta sekaligus, centang kotak di samping nama mereka lalu klik Send email pada bilah alat. Jika peserta yang Anda pilih terdiri dari yang sudah diundang dan yang baru, Anda akan diminta konfirmasi. Isi email pengingat akan sedikit berbeda dari undangan awal.
Untuk menghapus peserta, klik ikon tempat sampah (arahkan kursor ke kanan kolom Invitation ). Untuk menghapus beberapa peserta sekaligus, centang kotak di samping nama mereka lalu klik tombol hapus pada bilah alat. Setelah peserta dihapus, mereka tidak akan lagi melihat acara tersebut. Catatan: Anda harus membatalkan semua pemesanan acara yang sudah dibuat oleh peserta sebelum dapat menghapus mereka.
Untuk mengunggah daftar peserta, klik Upload lalu lihat petunjuk pada bagian Buat acara di halaman ini.
Untuk mengunduh daftar peserta saat ini, klik Download pada bilah alat.
Terbitkan acara
Setelah acara Anda dibuat, Anda dapat meninjau atau menerbitkannya. Saat menerbitkan acara, Anda dapat menentukan apakah peserta akan menerima undangan melalui email.
Masuk ke Online Booking Tool.
Pilih Events dari menu Trips . Halaman Events akan ditampilkan.
Pilih tab Upcoming untuk melihat acara yang akan datang. Setiap acara yang sudah dibuat akan tampil sebagai baris. Untuk setiap acara, lokasi, tanggal, jumlah peserta, dan jenis pemesanan akan ditampilkan.
Untuk meninjau acara sebelum diterbitkan, cari acara yang ingin Anda lihat lalu klik barisnya.
Untuk melihat pratinjau undangan acara, klik Preview Mail (undangan akan dikirim ke email Anda) untuk acara terkait.
Untuk menerbitkan acara tanpa mengirim undangan email ke peserta, klik Publish only untuk acara terkait.
Untuk menerbitkan acara sekaligus mengirim undangan email ke peserta, klik Publish and send invite untuk acara terkait.
Untuk mengubah acara yang sudah diterbitkan, klik Edit.
Setelah acara diterbitkan, perubahan yang dapat Anda lakukan hanya terbatas pada:
Nama acara
Deskripsi acara
Memperluas tanggal perjalanan (misal, mengatur tanggal mulai lebih awal atau tanggal selesai lebih akhir)
Metode pembayaran yang tersedia untuk peserta
Menambah bandara atau hotel (jika pemesanan pesawat dan hotel diizinkan)
Menambah peserta
Menghapus peserta (yang belum melakukan pemesanan apapun)
Kolom khusus
Topik terkait
- Acara (Ringkasan)
- Memesan perjalanan untuk acara (karyawan/pengatur)
- Memesan perjalanan untuk acara (non-karyawan/tamu)
Apakah artikel ini membantu?
Bagus!
Terima kasih atas umpan balik Anda
Maaf! Kami tidak dapat membantu
Terima kasih atas umpan balik Anda
Umpan balik terkirim
Kami menghargai upaya Anda dan akan mencoba memperbaiki artikel tersebut