Evenementen aanmaken en publiceren (v.1)
In dit onderwerp wordt de oude werkwijze voor het aanmaken en publiceren van evenementen uitgelegd. Wilt u de nieuwste methode gebruiken? Kijk dan bij Evenement aanmaken, publiceren en beheren (nieuwste versie).
Alleen beheerders kunnen evenementen aanmaken en beheren.INHOUDSOPGAVE
Evenement aanmaken
Log in op de Online Booking Tool.
Kies Evenementen in het Reizen menu. De pagina Evenementen wordt nu getoond.
Klik op Nieuw evenement. De pagina Evenement aanmaken wordt geopend.
Voer een naam voor het evenement in het veld Evenementnaam in. Dit is de naam die genodigden te zien krijgen.
Geef de locatie van het evenement op in het veld Locatie .
Kies eventueel een omslagfoto voor het evenement (deze wordt meegestuurd in de uitnodiging). U kunt ook op Uploaden klikken om een eigen afbeelding te uploaden.
Stel de begin- en einddatum van het evenement in bij de velden Evenementdata .
Geef de begin- en einddatum van de reis op bij de velden Reisdata .
De begindatum van de reis moet vóór het evenement liggen. Houd rekening met zaken als jetlag, reistijd en eventuele overstappen.
De einddatum moet na afloop van het evenement liggen.
Voer een beschrijving van het evenement in het veld Beschrijving in. U kunt de tekst hier opmaken (vet, cursief, opsommingstekens, lettertype, kleur, inspringen) en links toevoegen.
Stel in welke boekingstypen zijn toegestaan voor dit evenement. Alleen de boekingstypen die door de beheerder zijn ingeschakeld, zijn zichtbaar voor genodigden. Heeft u na publicatie toch nog een extra boekingstype nodig? Dan kan de beheerder dit alsnog voor de gast boeken.
Voor Vlucht:
Om de toegestane vluchtopties te bepalen, kiest u een of meer van de volgende opties in het menu Toegestane vluchtopties :
Enkele reis
Retour
Terugreis mag afwijken van vertrekpunt – handig als reizigers meerdere evenementen moeten bijwonen
Klik op Toevoegen om de gewenste luchthavens vast te leggen. Het veld Toegestane luchthaven verschijnt. Hier geeft u aan vanaf welke luchthavens deelnemers een vlucht mogen boeken naar het evenement (deelnemers kunnen vanaf elke vertrekluchthaven boeken). U kunt dit veld ook leeg laten.
Begin met het invoeren van de naam of code van de luchthaven. U krijgt suggesties op basis van uw invoer.
Kies de gewenste luchthaven.
Wilt u meer luchthavens toevoegen? Klik dan opnieuw op Toevoegen en herhaal de stappen.
Gebruik de kalender- en tijdvelden bij Voorgestelde aankomst vóór en Voorgestelde vertrek na om aan te geven wanneer reizigers hun vlucht het beste kunnen boeken. Standaard zijn deze data gebaseerd op de door u opgegeven Evenementdata . Reizigers krijgen het advies om binnen deze periodes hun vlucht te boeken.
Voor Hotel:
Klik op Toevoegen om de gewenste hotels toe te voegen. Het veld Hotel verschijnt. Hier geeft u aan in welke hotels deelnemers kunnen verblijven voor het evenement. U kunt dit veld ook leeg laten.
Begin met het invoeren van de naam van het hotel. U krijgt suggesties op basis van uw invoer.
Kies het gewenste hotel.
Wilt u meer hotels toevoegen? Klik dan opnieuw op Toevoegen en herhaal de stappen.
Voor Autohoeft u geen extra instellingen te doen.
Voor Treinhoeft u geen extra instellingen te doen.
Geef aan welke betaalmethode deelnemers kunnen gebruiken om hun boekingen voor het evenement te maken.
Wilt u één betaalmethode instellen voor alle boekingstypen? Klik dan in het veld Betaaloptie selecteren en kies Nieuwe kaart toevoegen. De pagina Kredietkaart toevoegen verschijnt. Vul alle kaartgegevens in zoals gebruikelijk. Standaard zijn alle boekingstypen toegestaan, maar u kunt dit aanpassen via de instelling Toepasbaar op . Zorg ervoor dat elke boekingstype een betaalmethode heeft. U ziet aan de kleine pictogrammen voor welke typen elke betaalmethode geldig is.
Wilt u een bestaande betaalmethode gebruiken voor alle boekingstypen? Klik dan in het veld Betaaloptie selecteren en maak uw keuze. De kleine pictogrammen geven aan voor welke boekingstypen de betaalmethode geldig is.
Wilt u dat iedere reiziger zijn of haar eigen standaard betaalmethode gebruikt? Klik dan in het veld Betaaloptie selecteren en kies Standaard betaalmethode van reiziger gebruiken. Iedere deelnemer gebruikt dan zijn of haar eigen standaard betaalmethode. Nodigt u gasten uit? Zorg er dan voor dat voor hen vooraf een betaalmethode is ingesteld (zie het onderdeel Voorwaarden ).
Wilt u per boekingstype een aparte betaalmethode instellen? Zet dan het veld Betaalmethode per boekingstype instellen aan. Gebruik vervolgens de instructies in deze sectie om per type een betaalmethode te kiezen.
Het veld Contactpersoon staat standaard op de gebruiker die het evenement aanmaakt. U kunt dit wijzigen naar een andere gebruiker. Dit is de persoon die reizigers kunnen benaderen bij vragen over het evenement.
Stel uw eigen velden in bij het onderdeel Aangepaste velden zoals gewenst. U kunt extra velden toevoegen en antwoorden invullen op de vragen van de aangepaste velden. Klik op + Aangepaste velden en kies een veld uit het menu.
Bij aangepaste velden waarbij het veld Reistype is ingesteld op “Alle reizen” (in de definitie van het aangepaste veld), kunt u de vraag voor de reizigers beantwoorden of het aan hen overlaten. Als u het antwoord invult, is het veld niet zichtbaar voor reizigers. Bijvoorbeeld: als er een veld is voor Reden van reis, kunt u dit voor iedereen op “Conferentie” zetten.
Bij aangepaste velden waarbij het veld Reistype is ingesteld op "Alleen evenementreizen" (in de definitie van het aangepaste veld), kunt u aangeven of u dit specifieke aangepaste veld in dit evenement wilt tonen. Bijvoorbeeld: als er een veld is voor Voorkeur shuttle-tijd, kunt u bepalen of dit in uw evenement zichtbaar moet zijn.
Aanpassingen aan aangepaste velden nadat een evenement is gepubliceerd, gelden alleen voor boekingen die daarna nog worden gemaakt.
Kies daarna een van de volgende opties:
k lik op Opslaan als concept (om het concept op te slaan en later reizigers toe te voegen)
k lik op Reiziger toevoegen (om direct reizigers toe te voegen)
- Als u heeft gekozen voor Reiziger toevoegen, kunt u nu deelnemers uitnodigen voor het evenement. U kunt ook een lijst met medewerkers of gasten uploaden (als CSV-bestand).
Individuele medewerkers toevoegen: Klik op + Reiziger toevoegen. Voer de naam of het e-mailadres van de gewenste gebruiker in. U krijgt een lijst met overeenkomende gebruikers te zien. Selecteer de juiste persoon. Herhaal dit voor elke medewerker die u wilt uitnodigen.
Een gast toevoegen die geen medewerker is: Voer de naam of het e-mailadres van de gast in het zoekveld in en klik op Gastreiziger toevoegen. Vul de voornaam, achternaam en het e-mailadres van de gast in. Selecteer de juiste juridische entiteit. Klik op het vinkje. Herhaal dit voor iedere gast die u wilt uitnodigen.
Een lijst met medewerkers of gasten uploaden: Klik op Uploaden. Download de juiste CSV-sjabloon (voor medewerker of gast). Vul het bestand aan met de deelnemers (voor medewerkers: alleen zakelijk e-mailadres, voor gasten: voornaam, achternaam en e-mailadres, gescheiden door komma’s). Gebruik het middenvak in het pop-upvenster om uw CSV-bestand te uploaden. Klik op UploadNext als u klaar bent.
Nadat u alle boekingstypen (vlucht, hotel, enz.) heeft ingesteld, een betaalmethode heeft gekozen en deelnemers heeft geselecteerd, kunt u het evenement publiceren. Klik op Publiceren of raadpleeg Evenement publiceren voor meer informatie.
Bestaande evenementen bekijken en beheren
Log in op de Online Booking Tool.
Kies Evenementen in het Reizen menu. De pagina Evenementen wordt nu getoond. U kunt filteren op naam van het evenement, datum of status (alleen bij aankomende evenementen).
Kies het tabblad Aankomend om aankomende of lopende evenementen te bekijken.
Kies het tabblad Afgerond om eerdere evenementen te bekijken.
- Kies het tabblad Geannuleerd om geannuleerde evenementen te bekijken.
Ieder aangemaakt evenement wordt als een rij weergegeven. U ziet per evenement de locatie, data, het aantal reizigers en het boekingstype. Bij niet-gepubliceerde evenementen kunt u het evenement alsnog publiceren (met of zonder e-mailmelding).
Zoek het evenement dat u wilt bekijken en klik erop. De detailpagina van het evenement wordt getoond.
U kunt hier de gegevens van het evenement en de deelnemerslijst bekijken en aanpassen.
Evenementinstellingen (hoofdscherm) - U kunt de naam, reisdata, omslagfoto en beschrijving aanpassen zolang het evenement nog niet is gepubliceerd.
Reizigers (mogelijk moet u op Reiziger toevoegenklikken) - Per deelnemer ziet u de naam, het e-mailadres, reisdata, uitnodigingsstatus en de status van hun boekingen. Een groen pictogram geeft aan dat het betreffende boekingstype is afgerond. U kunt filteren op Uitnodigingsstatus (Uitgenodigd, Nog niet uitgenodigd) of op de status van een boekingstype (Geboekt, Niet geboekt, Afgewezen). Wilt u filteren op een boekingstype? Klik dan op het betreffende pictogram en kies de gewenste status.
Wilt u een deelnemer herinneren aan een boeking? U kunt de uitnodigingsmail opnieuw sturen door op het envelop-icoon te klikken (rechts van de kolom Uitnodiging ). Dit kan alleen als het evenement al is gepubliceerd.
Wilt u meerdere deelnemers tegelijk een uitnodiging of herinnering sturen? Vink dan de namen aan en klik op E-mail verzenden in de werkbalk. Als u zowel nieuwe als reeds uitgenodigde deelnemers selecteert, wordt u gevraagd dit te bevestigen. De inhoud van de herinneringsmail is iets anders dan de originele uitnodiging.
Wilt u een deelnemer verwijderen? Klik dan op het prullenbak-icoon (rechts van de kolom Uitnodiging ). Wilt u meerdere deelnemers tegelijk verwijderen? Vink dan de namen aan en klik op het prullenbak-icoon in de werkbalk. Na verwijdering ziet de deelnemer het evenement niet meer. Let op: U moet eerst alle boekingen van deze deelnemer voor het evenement annuleren voordat u hem of haar kunt verwijderen.
Wilt u een lijst met deelnemers uploaden? Klik dan op Uploaden en volg de instructies bij het onderdeel Evenement aanmaken hoger op deze pagina.
Wilt u de huidige deelnemerslijst downloaden? Klik dan op Downloaden in de werkbalk.
Evenement publiceren
Nadat u uw evenement heeft aangemaakt, kunt u het eerst bekijken of direct publiceren. Bij het publiceren kunt u aangeven of de deelnemers een e-mailuitnodiging ontvangen.
Log in op de Online Booking Tool.
Kies Evenementen in het Reizen menu. De pagina Evenementen wordt nu getoond.
Kies het tabblad Aankomend om aankomende evenementen te bekijken. Ieder evenement wordt als een rij weergegeven. U ziet per evenement de locatie, data, het aantal reizigers en het boekingstype.
Wilt u het evenement controleren voor publicatie? Zoek het evenement en klik op de betreffende rij.
Wilt u de uitnodiging vooraf bekijken? Klik dan op Voorbeeldmail (u ontvangt dan een voorbeelduitnodiging op uw eigen e-mailadres) bij het betreffende evenement.
Wilt u een evenement publiceren zonder e-mailuitnodigingen te versturen? Klik dan op Alleen publiceren bij het betreffende evenement.
Wilt u een evenement publiceren en direct e-mailuitnodigingen versturen? Klik dan op Publiceren en uitnodiging verzenden bij het betreffende evenement.
Wilt u een reeds gepubliceerd evenement bewerken? Klik dan op Bewerken.
Na publicatie kunt u alleen nog de volgende zaken aanpassen:
Evenementnaam
Evenementbeschrijving
Reisdata verruimen (bijvoorbeeld eerdere start- of latere einddatum instellen)
Betaalmethoden die beschikbaar zijn voor deelnemers
Luchthavens of hotels toevoegen (als vlucht- en hotelboekingen zijn toegestaan)
Reizigers toevoegen
Reizigers verwijderen (mits zij nog geen boekingen hebben gedaan)
Aangepaste velden
Gerelateerde onderwerpen
- Evenementen (Overzicht)
- Reis boeken voor een evenement (medewerker/arrangeur)
- Reis boeken voor een evenement (niet-medewerker/gast)
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren