Criar e publicar eventos (v.1)
Neste tópico, você encontra o procedimento antigo para criar e publicar eventos. Para saber como fazer isso da forma mais atual, veja Criar, publicar e gerenciar um evento (versão mais recente).
Apenas administradores podem criar e gerenciar eventos.SUMÁRIO
Criar um evento
Acesse a Online Booking Tool.
Selecione Eventos no menu Viagens . A página de Eventos será exibida.
Clique em Novo Evento. A página de Criar evento será exibida.
Digite o nome do evento no campo Nome do evento . Esse será o nome que aparecerá para os participantes convidados.
Informe o local do evento no campo Local .
Se quiser, escolha uma imagem de capa para o evento (ela aparecerá no convite enviado aos participantes). Você também pode clicar em Fazer upload para adicionar uma imagem personalizada.
Defina as datas de início e término do evento nos campos Datas do evento .
Defina as datas de início e término da viagem nos campos Datas da viagem .
A data de início da viagem deve ser antes do começo do evento. Lembre-se de considerar fatores como fuso horário, distância e conexões.
A data de retorno precisa ser depois do término do evento.
No campo Descrição , escreva um resumo do evento. Você pode formatar o texto usando negrito, itálico, marcadores, escolher fonte, cor, recuo e também adicionar links, se quiser.
Defina quais tipos de reserva serão permitidos para esse evento. Apenas os tipos de reserva liberados pelo administrador vão aparecer para quem for convidado. Se precisar liberar outro tipo de reserva depois que o evento já foi publicado, o administrador pode fazer essa reserva para o convidado.
Para Voos:
Para definir os tipos de voo permitidos, selecione uma ou mais opções no menu Tipos de voo permitidos :
Ida
Ida e volta
O local de retorno pode ser diferente do local de partida – útil caso o viajante precise participar de mais de um evento
Clique em Adicionar para definir os aeroportos permitidos. O campo Aeroportopermitido será exibido. Use esse campo para indicar todos os aeroportos para os quais os participantes poderão reservar voos para participar do evento (os convidados podem reservar saindo de qualquer aeroporto de origem ). Se preferir, não é obrigatório preencher esse campo.
Comece digitando o nome ou código do aeroporto que deseja liberar. Os nomes dos aeroportos vão aparecer conforme o que você digitar.
Selecione o aeroporto desejado.
Para adicionar mais aeroportos, clique em Adicionar novamente e repita o processo.
Use o calendário e os campos de horário em Chegada sugerida antes de e Partida sugerida depois de para configurar quando os viajantes serão orientados a reservar seus voos. Por padrão, essas datas seguem o que foi definido em Datas do evento . Os viajantes serão incentivados a reservar voos dentro desses períodos e horários.
Para Hotel:
Clique em Adicionar para definir os hotéis permitidos. O campo Hotel será exibido. Use esse campo para indicar todos os hotéis onde os participantes podem se hospedar para participar do evento. Se preferir, não é obrigatório preencher esse campo.
Comece digitando o nome do hotel que deseja liberar. Os nomes dos hotéis vão aparecer conforme o que você digitar.
Selecione o hotel desejado.
Para adicionar mais hotéis, clique em Adicionar novamente e repita o processo.
Para Carro, não é necessário configurar nada adicional.
Para Trem, também não há configurações extras.
Defina qual será a forma de pagamento que os participantes vão usar para fazer as reservas necessárias para o evento.
Para adicionar um método de pagamento único para todos os tipos de reserva, clique no campo Selecionar opção de pagamento e clique em Adicionar novo cartão. A página Adicionar cartão de crédito será exibida. Preencha os dados do cartão normalmente. Por padrão, todos os tipos de reserva estarão liberados, mas você pode alterar isso nas configurações de Aplicável para . Certifique-se de que cada tipo de reserva tenha uma forma de pagamento definida. Os tipos de reserva aceitos em cada método de pagamento aparecem como pequenos ícones.
Para escolher um método de pagamento já cadastrado para todos os tipos de reserva, clique no campo Selecionar opção de pagamento e selecione a opção desejada. Os tipos de reserva aceitos em cada método de pagamento aparecem como pequenos ícones.
Para usar o método de pagamento padrão de cada viajante, clique no campo Selecionar opção de pagamento e selecione Usar o método de pagamento padrão de cada viajante. Assim, cada participante usará seu próprio método de pagamento para reservar. Se for convidar pessoas de fora, lembre-se de garantir que o método de pagamento delas já esteja cadastrado (consulte a seção Pré-requisitos ).
Para definir um método de pagamento específico para cada tipo de reserva, ative o campo Definir métodos de pagamento por tipo de reserva . Depois, siga as instruções desta seção para escolher o método de pagamento de cada tipo de reserva.
O campo Ponto de contato vem preenchido automaticamente com o usuário que está criando o evento. Você pode trocar para outro usuário, se quiser. Essa será a pessoa de referência caso os participantes tenham dúvidas.
Configure os campos personalizados na seção Campos personalizados do jeito que preferir. Você pode incluir campos extras e responder às perguntas desses campos personalizados. Para adicionar, clique em + Campos personalizados e escolha uma opção no menu.
Para campos personalizados em que o campo Tipo de viagem está definido como “Todas as viagens” (na definição do campo personalizado), você pode responder à pergunta para os viajantes ou deixar que eles mesmos respondam. Se você responder por eles, o campo não aparecerá para os viajantes. Por exemplo, se houver um campo personalizado para Motivo da viagem, você pode definir como “Conferência” para todos.
Para campos personalizados em que o campo Tipo de viagem está definido como "Apenas viagens de evento" (na definição do campo personalizado), você pode escolher se quer mostrar esse campo personalizado específico neste evento. Por exemplo, se houver um campo para Horário preferido do transfer, você pode decidir se ele vai aparecer no seu evento.
Qualquer alteração nos campos personalizados após a publicação do evento só afeta reservas que ainda não foram feitas.
Depois, escolha uma das opções abaixo:
clique em Salvar como rascunho (para salvar o evento como rascunho e adicionar os viajantes depois)
clique em Adicionar viajante (para já adicionar os participantes)
- Se você clicou em Adicionar viajante, já pode começar a convidar os participantes para o evento. Você também pode importar uma lista de viajantes (funcionários ou convidados) usando um arquivo CSV.
Para adicionar funcionários individualmente: Clique em + Adicionar viajante. Digite o nome ou e-mail da pessoa que deseja convidar. Uma lista de usuários correspondentes será exibida. Selecione o usuário desejado. Repita esse processo para cada funcionário da empresa.
Para adicionar um convidado que não é funcionário da empresa: Digite o nome ou e-mail no campo de busca e clique em Adicionar convidado. Preencha o nome, sobrenome e e-mail do convidado. Escolha a entidade legal correspondente. Clique no ícone de check. Repita para cada convidado.
Para importar uma lista de funcionários ou convidados: Clique em Fazer upload. Baixe o modelo de arquivo CSV correspondente (funcionário ou convidado). Preencha o arquivo com os participantes (para funcionários, basta informar o e-mail corporativo; para convidados, informe nome, sobrenome e e-mail, separados por vírgula). Use o espaço central da janela para enviar o arquivo CSV. Clique em UploadNext quando terminar.
Depois de configurar todos os tipos de reserva (voo, hotel, etc.), definir a forma de pagamento e escolher os participantes, você já pode publicar o evento. Clique em Publicar ou veja Publicar um evento para mais informações.
Visualizar e gerenciar eventos já criados
Acesse a Online Booking Tool.
Selecione Eventos no menu Viagens . A página de Eventos será exibida. Vocë pode filtrar por nome do evento, data ou status (apenas para eventos futuros).
Selecione a aba Próximos para ver eventos futuros ou em andamento.
Selecione a aba Concluídos para ver eventos passados.
- Selecione a aba Cancelados para ver eventos cancelados.
Cada evento criado aparece em uma linha. Para cada evento, aparecem o local, datas, número de viajantes e tipo de reserva. Para eventos ainda não publicados, você pode publicar (com ou sem notificação por e-mail).
Encontre o evento que deseja visualizar e clique nele. Os detalhes do evento serão exibidos.
Vocë pode revisar e editar os detalhes do evento e a lista de participantes.
Configurações do evento (página principal) - Você pode alterar o nome, datas de viagem, imagem de capa e descrição (enquanto o evento ainda não foi publicado).
Viajantes (talvez seja necessário clicar em Adicionar viajante) - Para cada participante, você verá nome, e-mail, datas da viagem, status do convite e status das reservas. Um ícone verde indica que aquela reserva já foi feita. Você pode filtrar por Status do convite (Convidado, Ainda não convidado) ou pelo status de qualquer tipo de reserva (Reservado, Não reservado, Desistiu). Para filtrar por tipo de reserva, clique no ícone correspondente e escolha o status desejado no menu.
Para lembrar um participante de concluir as reservas, você pode reenviar o convite por e-mail clicando no ícone de envelope (passe o mouse à direita da coluna Convite ). Só é possível fazer isso depois que o evento já foi publicado.
Para enviar convite ou lembrete para vários participantes ao mesmo tempo, marque a caixa ao lado do nome de cada um e clique em Enviar e-mail na barra de ferramentas. Se houver participantes já convidados e outros novos, será pedido para confirmar a ação. O conteúdo do lembrete será um pouco diferente do convite original.
Para remover um participante, clique no ícone de lixeira (passe o mouse à direita da coluna Convite ). Para remover vários participantes ao mesmo tempo, marque a caixa ao lado do nome de cada um e clique no botão de lixeira/excluir na barra de ferramentas. Depois de remover um participante, ele não verá mais o evento. Atenção: Vocë precisa cancelar todas as reservas do participante antes de removê-lo do evento.
Para importar uma lista de participantes, clique em Fazer upload e siga as instruções na seção Criar um evento desta página.
Para baixar a lista atual de participantes, clique em Baixar na barra de ferramentas.
Publicar um evento
Depois de criar seu evento, você pode visualizar como ele ficou ou já publicar. Ao publicar, você pode escolher se os participantes vão receber o convite por e-mail.
Acesse a Online Booking Tool.
Selecione Eventos no menu Viagens . A página de Eventos será exibida.
Selecione a aba Próximos para ver os eventos futuros. Cada evento criado aparece em uma linha, mostrando local, datas, número de viajantes e tipo de reserva.
Para revisar o evento antes de publicar, encontre o evento desejado e clique na linha dele.
Para visualizar o convite do evento, clique em Visualizar e-mail (um convite será enviado para seu e-mail) do evento escolhido.
Para publicar o evento sem enviar convites por e-mail, clique em Apenas publicar no evento desejado.
Para publicar o evento e já enviar os convites por e-mail, clique em Publicar e enviar convite no evento desejado.
Para editar um evento já publicado, clique em Editar.
Depois de publicar o evento, as alterações possíveis são:
Nome do evento
Descrição do evento
Expandir datas da viagem (por exemplo, antecipar início ou estender o fim)
Formas de pagamento disponíveis para os participantes
Adicionar aeroportos ou hotéis (se reservas de voo e hotel estiverem liberadas)
Adicionar participantes
Remover participantes (que ainda não fizeram reservas)
Campos personalizados
Tópicos relacionados
- Eventos (Visão geral)
- Reservar viagem para evento (funcionário/arranjador)
- Reservar viagem para evento (não-funcionário/convidado)
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