Créer et publier des événements (v.1)

Ce sujet décrit la procédure héritée pour créer et publier des événements. Pour utiliser la dernière procédure, consultez Créer, publier et gérer un événement (dernière version).

Seuls les administrateurs peuvent créer et gérer des événements.

TABLE DES MATIÈRES

• Création d'événement
  • Créer un événement
  • Afficher et gérer les événements existants
  • Publier un événement
• Sujets associés

Créer un événement

1. Connectez-vous à l'outil de réservation en ligne. 

2. Sélectionnez Événements dans le menu Voyages. La page Événements s'affichera.  

3. Cliquez sur Nouvel événement. La page Créer un événement s'affichera. 

4. Entrez un nom pour l'événement dans le champ Nom de l'événement. C'est ainsi que l'événement apparaîtra aux participants que vous invitez.

5. Entrez le lieu de l'événement dans le champ Lieu .

6. Sélectionnez une image de couverture pour l'événement (elle apparaîtra dans l'invitation envoyée aux participants), si vous le souhaitez. Vous pouvez également cliquer sur Télécharger pour télécharger une image personnalisée.

7. Définissez les dates de début et de fin de l'événement dans les champs Dates de l'événement. 

8. Définissez les dates de début et de fin de voyage pour l'événement dans les champs Dates de voyage. 

   • La date de début doit précéder le début de l'événement. Assurez-vous de prendre en compte le décalage horaire, la distance parcourue, les correspondances.

   • Cette date de fin doit être postérieure à la fin de l'événement.

9. Entrez une description pour l'événement dans le champ Description . Vous pouvez formater le texte que vous saisissez ici avec du gras, de l'italique, des puces, des choix de police, des couleurs et des indentations, selon vos besoins, ainsi que des liens. 

10. Définissez les types de réservation autorisés pour cet événement. Seuls les types de réservation activés par l'administrateur pour cet événement apparaîtront aux participants invités. Notez que si un type de réservation supplémentaire est nécessaire après la publication de l'événement, l'administrateur peut réserver cette option pour l'invité. 

11. Pour les Vols:
    

    • Pour définir les types de vols autorisés, sélectionnez un ou plusieurs des éléments suivants dans le menu Types de vols autorisés :

      • Aller simple

      • Aller-retour

      • La ville de retour peut être différente de la ville de départ - Utile si les voyageurs doivent assister à plus d'un événement 

    • Cliquez sur Ajouter pour définir les aéroports désignés. Le champ Aéroports autorisés apparaîtra. Utilisez ce champ pour spécifier tous les aéroports vers lesquels les participants peuvent réserver des vols afin d'assister à l'événement (les participants peuvent réserver depuis n'importe quel aéroport d'origine). Vous pouvez également choisir de ne pas définir ce champ.

      • Commencez à entrer le nom ou le code de l'aéroport que vous souhaitez désigner. Les noms d'aéroports apparaîtront en fonction de ce que vous avez entré. 

      • Sélectionnez l'aéroport souhaité. 

      • Pour ajouter d'autres aéroports, cliquez à nouveau sur Ajouter et répétez. 

    • Utilisez les champs calendrier et heure sous Arrivée suggérée avant et Départ suggéré après pour configurer quand les voyageurs seront invités à réserver leurs vols. Par défaut, ces dates seront basées sur ce que vous avez défini pour les champs Dates de l'événement. Les voyageurs seront encouragés à réserver leurs vols dans ces dates et heures. 

12. Pour les Hôtels:

    • Cliquez sur Ajouter pour définir les hôtels désignés. Le champ Hôtel apparaîtra. Utilisez ce champ pour spécifier tous les hôtels où les participants peuvent réserver des séjours afin d'assister à l'événement. Vous pouvez également choisir de ne pas définir ce champ. 

    • Commencez à entrer le nom de l'hôtel que vous souhaitez désigner. Les noms d'hôtels apparaîtront en fonction de ce que vous avez entré. 

    • Sélectionnez l'hôtel souhaité.  

    • Pour ajouter d'autres hôtels, cliquez à nouveau sur Ajouter et répétez. 

13. Pour Voiture, aucun paramètre supplémentaire n'est nécessaire. 

14. Pour Train, aucun paramètre supplémentaire n'est nécessaire. 

15. Spécifiez la méthode de paiement qui sera utilisée par les participants pour effectuer les réservations nécessaires à la participation à l'événement.

    • Pour ajouter une seule méthode de paiement à utiliser pour tous les types de réservation, cliquez dans le champ Sélectionner l'option de paiement et cliquez sur Ajouter une nouvelle carte. La page Ajouter une carte de crédit s'affichera. Configurez tous les champs de carte de crédit comme vous le feriez normalement. Par défaut, tous les types de réservation seront autorisés, mais vous pouvez le modifier via les paramètres Applicable à . Assurez-vous que chaque type de réservation a une méthode de paiement définie. Les types de réservation pour lesquels chaque méthode de paiement est valide sont indiqués par les petites icônes.  

    • Pour sélectionner une méthode de paiement existante à utiliser pour tous les types de réservation, cliquez dans le champ Sélectionner l'option de paiement et sélectionnez-la. Les types de réservation pour lesquels chaque méthode de paiement est valide sont indiqués par les petites icônes.

    • Pour définir la méthode de paiement à utiliser par le paiement par défaut de chaque voyageur, cliquez dans le champ Sélectionner l'option de paiement et sélectionnez Utiliser le mode de paiement par défaut de chaque voyageur. Chaque participant utilisera alors son propre mode de paiement par défaut pour réserver. Notez que si vous invitez des invités à l'événement, vous devrez également vous assurer qu'un mode de paiement a été configuré à l'avance pour eux (voir la section Prérequis). 

    • Pour définir un mode de paiement spécifique pour chaque type de réservation, activez le champ Définir les méthodes de paiement par type de réservation. Ensuite, utilisez les instructions de cette section pour sélectionner le mode de paiement pour chaque type de réservation. 

16. Le champ Point de contact sera défini par défaut sur l'utilisateur qui crée l'événement. Vous pouvez le modifier pour un autre utilisateur. Ce sera la personne que les voyageurs assistant à cet événement pourront contacter en cas de questions.

17. Configurez vos champs personnalisés dans la section Champs personnalisés comme souhaité. Vous avez la possibilité d'inclure des champs supplémentaires et de fournir des réponses aux questions des champs personnalisés. Pour ajouter des champs personnalisés, cliquez sur + Champs personnalisés et sélectionnez-en un dans le menu. 

    • Pour les champs personnalisés où le champ Type de voyage est défini sur « Tous les voyages » (dans la définition du champ personnalisé), vous pouvez répondre à la question du champ pour les voyageurs ou laisser les voyageurs y répondre eux-mêmes. Si vous répondez pour les voyageurs, le champ personnalisé sera masqué pour eux. Par exemple, s'il existe un champ personnalisé pour la Raison du voyage, vous pourriez le définir sur « Conférence » pour tout le monde. 

    • Pour les champs personnalisés où le champ Type de voyage est défini sur « Voyages événementiels uniquement » (dans la définition du champ personnalisé), vous pouvez sélectionner si vous souhaitez afficher ce champ personnalisé spécifique dans cet événement. Par exemple, s'il existe un champ personnalisé pour l'Heure de navette préférée, vous pouvez sélectionner s'il doit apparaître dans votre événement.

    • Toute modification des champs personnalisés après la publication d'un événement n'affectera que les réservations qui n'ont pas encore été effectuées. 

18. Ensuite, effectuez l'une des actions suivantes :

    • Cliquez sur Enregistrer comme brouillon (pour enregistrer l'événement brouillon et ajouter les voyageurs plus tard)

    • Cliquez sur Ajouter un voyageur (pour ajouter des voyageurs)

19.  Si vous avez cliqué sur Ajouter un voyageur, vous pouvez maintenant commencer à inviter des participants à l'événement.  Vous avez également la possibilité de télécharger une liste de voyageurs employés ou invités (au format CSV).  

    • Pour ajouter des voyageurs employés individuels : Cliquez sur + Ajouter un voyageur. Entrez le nom ou l'e-mail de l'utilisateur que vous souhaitez inviter. Une liste d'utilisateurs correspondant à ce nom apparaîtra. Sélectionnez l'utilisateur que vous souhaitez inviter. Répétez cette étape pour chacun de vos voyageurs employés. 

    • Pour ajouter un invité qui n'est pas un employé de votre entreprise : Commencez à entrer son nom ou son e-mail dans le champ de recherche, puis cliquez sur Ajouter un voyageur invité. Entrez le prénom, le nom et l'adresse e-mail de l'invité que vous souhaitez inviter. Sélectionnez l'entité juridique pertinente. Cliquez sur l'icône de coche. Répétez cette étape pour chacun de vos invités. 

    • Pour télécharger une liste d'employés ou d'invités : Cliquez sur Télécharger. Téléchargez le modèle CSV pertinent (employé ou invité). Modifiez le contenu du fichier téléchargé pour inclure vos participants (pour les employés, entrez simplement l'adresse e-mail professionnelle de chaque participant ; pour les invités, entrez le prénom, le nom et l'e-mail de chaque participant séparés par des virgules. Utilisez l'espace central de la boîte contextuelle pour télécharger votre fichier CSV. Cliquez sur Suivant lorsque vous avez terminé.

20. Une fois que vous avez configuré tous les types de réservation (vol, hôtel, etc.) qui seront autorisés, désigné une méthode de paiement et sélectionné vos participants, vous pourrez publier votre événement. Vous pouvez cliquer sur Publier ou consulter Publier un événement pour plus de détails.

Afficher et gérer les événements existants

1. Connectez-vous à l'outil de réservation en ligne. 

2. Sélectionnez Événements dans le menu Voyages. La page Événements s'affichera. Vous pouvez filtrer par nom d'événement, date de l'événement ou statut de l'événement (uniquement pour les événements à venir). 

   1. Sélectionnez l'onglet À venir pour afficher les événements à venir ou en cours. 

   2. Sélectionnez l'onglet Terminés pour afficher les événements passés.

   3. Sélectionnez l'onglet Annulés pour les événements annulés.

3. Chaque événement créé sera affiché sous forme de ligne. Pour chaque événement, le lieu, les dates, le nombre de voyageurs et le type de réservation sont indiqués. Pour les événements non publiés, vous avez également la possibilité de publier l'événement (avec ou sans notifications par e-mail).  

4. Localisez l'événement que vous souhaitez consulter et cliquez dessus. La page des détails de l'événement s'affichera. 

5. Vous pouvez examiner et modifier les détails de l'événement et la liste des participants. 

   • Paramètres de l'événement (page principale) - Vous pouvez modifier le nom, les dates de début et de fin de voyage, l'image de couverture et la description (tant que l'événement n'a pas encore été publié).

   • Voyageurs (vous devrez peut-être cliquer sur Ajouter un voyageur) - Pour chaque participant, vous verrez son nom, son e-mail, ses dates de voyage, son statut d'invitation et le statut de ses réservations. Une icône verte indique qu'il a terminé ce type de réservation. Vous pouvez filtrer par Statut de l'invitation (Invité, Pas encore invité) ou par le statut de l'un des types de réservation (Réservé, Non réservé, Refusé). Pour filtrer sur un type de réservation, cliquez sur l'icône correspondante, puis sélectionnez le statut souhaité dans le menu.

     • Pour rappeler à un participant de finaliser les réservations requises, vous pouvez renvoyer l'e-mail d'invitation en cliquant sur l'icône de messagerie (survolez à droite de la colonne Invitation). Cette action n'est possible qu'une fois l'événement publié. 

     • Pour envoyer un e-mail d'invitation ou de rappel à plusieurs participants à la fois, sélectionnez la case à cocher à côté de chaque nom, puis cliquez sur Envoyer un e-mail dans la barre d'outils. Si les participants contactés sont un mélange de participants déjà invités et de nouveaux participants, vous devrez confirmer cette action. Le contenu de l'e-mail de rappel sera légèrement différent de l'e-mail d'invitation original.

     • Pour supprimer un participant, cliquez sur l'icône de corbeille (survolez à droite de la colonne Invitation). Pour supprimer plusieurs participants à la fois, sélectionnez la case à cocher à côté de chaque nom, puis cliquez sur le bouton de corbeille/suppression dans la barre d'outils. Une fois un participant supprimé, il ne verra plus l'événement. Remarque : Vous devez annuler toutes les réservations pour l'événement que le participant a pu faire avant de pouvoir le supprimer.

     • Pour télécharger une liste de participants, cliquez sur Télécharger, puis reportez-vous aux instructions de la section Créer un événement de cette page ci-dessus.

     • Pour télécharger la liste actuelle des participants, cliquez sur Télécharger dans la barre d'outils.

Publier un événement

Une fois votre événement créé, vous pouvez le prévisualiser ou le publier. Lorsque vous publiez votre événement, vous pouvez spécifier si vous souhaitez que les participants reçoivent des invitations par e-mail. 

1. Connectez-vous à l'outil de réservation en ligne. 

2. Sélectionnez Événements dans le menu Voyages. La page Événements s'affichera.

3. Sélectionnez l'onglet À venir pour afficher les événements à venir. Chaque événement créé s'affichera sous forme de ligne. Pour chaque événement, le lieu, les dates, le nombre de voyageurs et le type de réservation sont indiqués. 

   • Pour examiner l'événement avant de le publier, localisez l'événement que vous souhaitez consulter et cliquez sur sa ligne. 

   • Pour prévisualiser l'invitation à l'événement, cliquez sur Prévisualiser l'e-mail (une invitation sera envoyée à votre adresse e-mail) pour l'événement concerné.

   • Pour publier un événement sans envoyer d'invitations par e-mail aux participants, cliquez sur Publier uniquement pour l'événement concerné.

   • Pour publier un événement et envoyer des invitations par e-mail aux participants, cliquez sur Publier et envoyer une invitation pour l'événement concerné.

   • Pour modifier un événement déjà publié, cliquez sur Modifier. 

4. Une fois qu'un événement a été publié, les modifications que vous pouvez apporter à l'événement sont limitées aux éléments suivants :

   • Nom de l'événement

   • Description de l'événement

   • Étendre les dates de voyage (par exemple, définir une date de début plus tôt ou une date de fin plus tard)

   • Méthodes de paiement disponibles pour les participants 

   • Ajouter des aéroports ou des hôtels (si les réservations aériennes et hôtelières sont autorisées)

   • Ajouter des voyageurs

   • Supprimer des voyageurs (qui n'ont pas encore effectué de réservations)

   • Champs personnalisés

Sujets associés

• Événements (Aperçu)
• Réserver un voyage pour un événement (employé/organisateur)
• Réserver un voyage pour un événement (non-employé/invité)