Crear i publicar esdeveniments (v.1)
Aquest apartat explica el procediment antic per crear i publicar esdeveniments. Si voleu consultar el procediment més actualitzat, aneu a Crear, publicar i gestionar un esdeveniment (darrera versió).
Només les persones administradores poden crear i gestionar esdeveniments.ÍNDEX
Crear un esdeveniment
Accediu a l'eina de reserves en línia.
Seleccioneu Esdeveniments al menú de Viatges . Es mostrarà la pàgina Esdeveniments .
Feu clic a Nou esdeveniment. Es mostrarà la pàgina Crear esdeveniment .
Introduïu el nom de l'esdeveniment al camp Nom de l'esdeveniment . Aquest serà el nom que veuran les persones assistents que convideu.
Indiqueu la ubicació de l'esdeveniment al camp Ubicació .
Si ho desitgeu, podeu seleccionar una imatge de portada per a l'esdeveniment (aquesta imatge apareixerà a la invitació que rebran les persones assistents). També podeu fer clic a Pujar per pujar una imatge personalitzada.
Indiqueu les dates d'inici i de finalització de l'esdeveniment als camps Dates de l'esdeveniment .
Indiqueu les dates d'inici i de finalització dels desplaçaments als camps Dates del viatge .
La data d'inici del viatge hauria de ser abans que comenci l'esdeveniment. Tingueu en compte aspectes com el jet lag, la distància o les possibles connexions.
La data de finalització hauria de ser posterior a la fi de l'esdeveniment.
Afegiu una descripció de l'esdeveniment al camp Descripció . Podeu donar format al text (negreta, cursiva, vinyetes, tipus de lletra, color, sagnat) i afegir-hi enllaços si cal.
Configureu els tipus de reserva permesos per a aquest esdeveniment. Només es mostraran als assistents convidats aquells tipus de reserva que l'administrador hagi activat per a l'esdeveniment. Tingueu en compte que, si cal afegir un tipus de reserva addicional després de publicar l'esdeveniment, l'administrador el podrà reservar per a l'assistent.
Per a Vol:
Per definir els tipus de vol permesos, seleccioneu una o més opcions del menú Tipus de vol permesos :
Només anada
Anada i tornada
La destinació de tornada pot ser diferent de la de sortida – útil si les persones assistents han d'anar a més d'un esdeveniment
Feu clic a Afegir per indicar els aeroports assignats. Es mostrarà el camp Aeroport permès. Utilitzeu aquest camp per especificar tots els aeroports des d'on les persones assistents poden reservar el vol per assistir a l'esdeveniment (es pot reservar des de qualsevol aeroport d'origen ). També podeu optar per no definir aquest camp. Comenceu a escriure el nom o el codi de l'aeroport que voleu assignar. Es mostraran opcions d'aeroports segons el que hàgiu introduït.
Seleccioneu l'aeroport desitjat.
Per afegir més aeroports, feu clic a
Afegir de nou i repetiu el procés. Utilitzeu el calendari i els camps d'hora sota
Arribada recomanada abans de i Sortida recomanada després de per configurar quan es recomanarà a les persones assistents reservar els vols. Per defecte, aquestes dates es basen en les que hàgiu establert als camps Dates de l'esdeveniment . Es recomanarà reservar els vols dins d'aquests intervals de dates i hores. Per a
Hotel :Feu clic a
Afegir per definir els hotels assignats. Es mostrarà el camp Hotel . Utilitzeu aquest camp per especificar tots els hotels on les persones assistents poden allotjar-se per assistir a l'esdeveniment. També podeu optar per no definir aquest camp. Comenceu a escriure el nom de l'hotel que voleu assignar. Es mostraran opcions d'hotels segons el que hàgiu introduït.
Seleccioneu l'hotel desitjat.
Per afegir més hotels, feu clic a
Afegir de nou i repetiu el procés. Per a
Vehicle , no cal fer cap configuració addicional.Per a
Tren , tampoc no cal fer cap configuració addicional.Indiqueu la forma de pagament que utilitzaran les persones assistents per fer les reserves necessàries per assistir a l'esdeveniment.
Per afegir una única forma de pagament per a tots els tipus de reserva, feu clic al camp
Selecciona opció de pagament i feu clic a Afegir una nova targeta . Es mostrarà la pàginaAfegir targeta de crèdit . Ompliu tots els camps de la targeta de crèdit com de costum. Per defecte, es permetran tots els tipus de reserva, però podeu modificar-ho a la configuració Aplicable a . Assegureu-vos que cada tipus de reserva tingui una forma de pagament assignada. Els tipus de reserva permesos per a cada forma de pagament es mostren amb petits icones. Per seleccionar una forma de pagament ja existent per a tots els tipus de reserva, feu clic al camp
Selecciona opció de pagament i seleccioneu-la. Els tipus de reserva permesos per a cada forma de pagament es mostren amb petits icones. Per fer servir la forma de pagament per defecte de cada viatger, feu clic al camp
Selecciona opció de pagament i seleccioneu Utilitza la forma de pagament per defecte de cada viatger . Així, cada assistent utilitzarà la seva forma de pagament habitual per fer les reserves. Si convideu convidats externs, assegureu-vos que tinguin una forma de pagament configurada prèviament (vegeu la seccióRequisits previs ). Per assignar una forma de pagament diferent segons el tipus de reserva, activeu el camp
Estableix formes de pagament per tipus de reserva . A continuació, seguiu les instruccions d'aquesta secció per escollir la forma de pagament per a cada tipus de reserva. El camp
Persona de contacte es defineix per defecte com la persona que crea l'esdeveniment. Podeu canviar-ho per un altre usuari. Aquesta serà la persona de referència per a qualsevol dubte dels assistents. Configureu els camps personalitzats a la secció
Camps personalitzats segons us convingui. Podeu afegir camps addicionals i respondre les preguntes corresponents. Per afegir camps personalitzats, feu clic a + Camps personalitzats i seleccioneu-ne un del menú. En els camps personalitzats on el camp
Tipus de viatge s'ha definit com a “ Tots els viatges” (a la definició del camp personalitzat), podeu respondre la pregunta per a totes les persones assistents o deixar que la responguin elles mateixes. Si responeu vosaltres, el camp quedarà ocult per als assistents. Per exemple, si hi ha un camp personalitzat per aMotiu del viatge , podeu indicar “Congrés” per a tothom.En els camps personalitzats on el camp
Tipus de viatge s'ha definit com a " Només per a esdeveniments"(a la definició del camp personalitzat) , podeu triar si voleu mostraraquest camp concret dins l'esdeveniment. Per exemple, si hi ha un camp per a Horari preferit de llançadora , podeu decidir si voleu que aparegui al vostre esdeveniment.Qualsevol canvi als camps personalitzats un cop publicat l'esdeveniment només afectarà les reserves que encara no s'hagin fet.
A continuació, feu una d'aquestes accions:
feu clic a
Desar com a esborrany (per desar l'esdeveniment com a esborrany i afegir-hi assistents més endavant) feu clic a
Afegir assistent (per afegir assistents) Si heu fet clic a
- Afegir assistent , ja podeu començar a convidar persones a l'esdeveniment.També teniu l'opció de pujar una llista d'assistents (empleats o convidats) mitjançant un fitxer CSV .Per afegir empleats individualment:
Feu clic a + Afegir assistent . Introduïu el nom o el correu electrònic de la persona que voleu convidar. Es mostrarà una llista d'usuaris que coincideixin amb el que heu escrit. Seleccioneu la persona que vulgueu convidar. Repetiu aquest pas per a cada empleat de la vostra empresa.Per afegir un convidat que no sigui empleat de la vostra empresa:
Comenceu a escriure el seu nom o correu electrònic al camp de cerca, després feu clic a Afegir assistent convidat . Introduïu el nom, cognoms i correu electrònic del convidat que voleu convidar. Seleccioneu l'entitat legal corresponent. Feu clic a la icona de verificació. Repetiu aquest pas per a cada convidat.Per pujar una llista d'empleats o convidats:
Feu clic a Pujar . Baixeu la plantilla CSV corresponent (empleat o convidat). Editeu el fitxer descarregat afegint-hi els assistents (per a empleats, només cal posar el correu electrònic corporatiu de cada persona; per a convidats, el nom, cognoms i correu electrònic separats per comes). Utilitzeu l'espai central de la finestra emergent per pujar el fitxer CSV. Feu clic aPujarSegüent quan acabeu .Quan ja hàgiu configurat tots els tipus de reserva (vol, hotel, etc.), assignat la forma de pagament i seleccionat les persones assistents, podreu publicar l'esdeveniment. Podeu fer clic a
Publicar o consultar Publicar un esdeveniment per a més detalls .Veure i gestionar esdeveniments existents
Accediu a l'eina de reserves en línia.
Seleccioneu
Esdeveniments al menú de Viatges . Es mostrarà la pàgina Esdeveniments . Podeu filtrar per nom d'esdeveniment, data o estat (només per a esdeveniments futurs). Seleccioneu la pestanya
Propers per veure esdeveniments futurs o en curs. Seleccioneu la pestanya
Finalitzats per consultar esdeveniments passats. Seleccioneu la pestanya
- Cancel·lats per veure esdeveniments cancel·lats. Cada esdeveniment creat es mostra en una fila. Per a cada esdeveniment, es mostra la ubicació, les dates, el nombre d'assistents i el tipus de reserva. Si l'esdeveniment encara no s'ha publicat, podeu publicar-lo (amb o sense notificació per correu electrònic).
Cerqueu l'esdeveniment que voleu consultar i feu-hi clic. Es mostrarà la pàgina de detalls de l'esdeveniment.
Podeu revisar i modificar els detalls de l'esdeveniment i la llista d'assistents.
Configuració de l'esdeveniment
(pàgina principal) - Podeu canviar el nom, les dates de viatge, la imatge de portada i la descripció (mentre l'esdeveniment no s'hagi publicat). Assistents
(potser haureu de fer clic a Afegir assistent )- Per a cada assistent, veureu el nom, el correu electrònic, les dates de viatge, l'estat de la invitació i l'estat de les reserves. Una icona verda indica que ja ha completat aquell tipus de reserva. Podeu filtrar per Estat de la invitació ( Convidat,Encara no convidat ) o per l'estat de qualsevol tipus de reserva (Reservat,No reservat ,Ha declinat ). Per filtrar per tipus de reserva, feu clic a la icona corresponent i seleccioneu l'estat desitjat al menú.Per recordar a una persona assistent que completi les reserves, podeu reenviar la invitació per correu electrònic fent clic a la icona de correu (passeu el cursor per la dreta de la columna
Invitació ). Aquesta acció només està disponible si l'esdeveniment ja s'ha publicat. Per enviar una invitació o un recordatori per correu electrònic a diverses persones alhora, marqueu la casella al costat del seu nom i feu clic a
Envia correu a la barra d'eines. Si les persones seleccionades inclouen tant convidats nous com ja convidats, se us demanarà confirmació. El contingut del recordatori serà lleugerament diferent de la invitació inicial. Per eliminar una persona assistent, feu clic a la icona de paperera (passeu el cursor per la dreta de la columna
Invitació ). Per eliminar diverses persones alhora, marqueu la casella al costat del seu nom i feu clic a la paperera a la barra d'eines. Quan elimineu una persona assistent, ja no podrà veure l'esdeveniment. Nota: Abans d'eliminar una persona assistent, cal cancel·lar qualsevol reserva que ja hagi fet per a l'esdeveniment .Per pujar una llista d'assistents, feu clic a
Pujar i després consulteu les instruccions de la secció Crear un esdeveniment d'aquesta mateixa pàgina. Per descarregar la llista actual d'assistents, feu clic a
Descarregar a la barra d'eines. Publicar un esdeveniment
Un cop creat l'esdeveniment, podeu previsualitzar-lo o publicar-lo. En publicar-lo, podeu decidir si voleu que les persones assistents rebin la invitació per correu electrònic.
Accediu a l'eina de reserves en línia.
Seleccioneu
Esdeveniments al menú de Viatges . Es mostrarà la pàgina Esdeveniments . Seleccioneu la pestanya
Propers per veure els esdeveniments futurs. Cada esdeveniment creat es mostra en una fila. Per a cada esdeveniment, es mostra la ubicació, les dates, el nombre d'assistents i el tipus de reserva. Per revisar l'esdeveniment abans de publicar-lo, localitzeu-lo i feu clic a la seva fila.
Per previsualitzar la invitació, feu clic a
Previsualitza correu (rebreu la invitació al vostre correu electrònic) per a l'esdeveniment corresponent. Per publicar un esdeveniment sense enviar invitacions per correu electrònic, feu clic a
Només publicar per a l'esdeveniment corresponent. Per publicar un esdeveniment i enviar invitacions per correu electrònic, feu clic a
Publicar i enviar invitació per a l'esdeveniment corresponent. Per editar un esdeveniment ja publicat, feu clic a
Edita .Un cop publicat l'esdeveniment, només podreu modificar el següent:
Nom de l'esdeveniment
Descripció de l'esdeveniment
Ampliar les dates de viatge (per exemple, avançar la data d'inici o endarrerir la de finalització)
Formes de pagament disponibles per als assistents
Afegir aeroports o hotels (si es permeten reserves d'avió i d'hotel)
Afegir assistents
Eliminar assistents (que encara no hagin fet cap reserva)
Camps personalitzats
Temes relacionats
Esdeveniments (Visió general)
- Reservar viatge per a un esdeveniment (empleat/gestor)
- Reservar viatge per a un esdeveniment (no empleat/convidat)
- ...
T'ha resultat útil aquest article?
Genial!
Gràcies pels teus comentaris
Sentim que no t'hàgim pogut ajudar
Gràcies pels teus comentaris
Comentaris enviats
T'agraïm el teu esforç i intentarem arreglar l'article