Crear y publicar eventos (v.1)

En este tema se explica el procedimiento anterior para crear y publicar eventos. Si desea consultar el procedimiento más actualizado, vea Crear, publicar y gestionar un evento (versión más reciente).

Sólo los administradores pueden crear y gestionar eventos.

TABLA DE CONTENIDOS

• Creación de eventos
  • Crear un evento
  • Ver y gestionar eventos existentes
  • Publicar un evento
• Temas relacionados

Crear un evento

1. Inicie sesión en la herramienta de reservas en línea. 

2. Seleccione Eventos en el menú Viajes . Se mostrará la página de Eventos .  

3. Haga clic en Nuevo evento. Se abrirá la página de Crear evento . 

4. Ingrese el nombre del evento en el campo Nombre del evento . Ese será el nombre que verán los asistentes que invite.

5. Escriba la ubicación del evento en el campo Ubicación .

6. Si lo desea, seleccione una imagen de portada para el evento (ésta aparecerá en la invitación que recibirán los asistentes). También puede hacer clic en Subir para cargar una imagen personalizada.

7. Indique las fechas de inicio y fin del evento en los campos Fechas del evento . 

8. Indique las fechas de inicio y fin de viaje en los campos Fechas de viaje . 

   • La fecha de inicio debe ser antes del comienzo del evento. Considere factores como el desfase horario, la distancia y las conexiones.

   • La fecha de regreso debe ser posterior al final del evento.

9. Agregue una descripción del evento en el campo Descripción . Puede dar formato al texto (negrita, cursiva, viñetas, tipo de letra, color, sangría) y añadir enlaces si lo necesita. 

10. Configure los tipos de reserva permitidos para este evento. Solo se mostrarán a los asistentes invitados los tipos de reserva que el administrador haya habilitado para el evento. Si después de publicar el evento necesita habilitar un tipo de reserva adicional, el administrador podrá gestionarlo directamente para el invitado. 

11. Para Vuelo:
    

    • Para definir los tipos de vuelo permitidos, seleccione una o varias de las siguientes opciones en el menú Tipos de vuelo permitidos :

      • Sólo ida

      • Ida y vuelta

      • El lugar de regreso puede ser diferente al de salida: útil si los viajeros asisten a más de un evento 

    • Haga clic en Añadir para establecer los aeropuertos permitidos. El campo Aeropuerto permitido aparecerá. Utilice este campo para indicar todos los aeropuertos desde los que los asistentes pueden reservar vuelos a para asistir al evento (pueden reservar desde cualquier aeropuerto de origen ). También puede dejar este campo sin completar si lo prefiere.

      • Comience a escribir el nombre o el código del aeropuerto que desea designar. Se mostrarán sugerencias según lo que haya escrito. 

      • Seleccione el aeropuerto que corresponda. 

      • Para agregar más aeropuertos, haga clic en Añadir nuevamente y repita el proceso. 

    • Utilice el calendario y los campos de hora en Llegada sugerida antes de y Salida sugerida después de para definir cuándo se sugerirá a los viajeros reservar sus vuelos. Por defecto, estas fechas se basarán en las que haya indicado en los campos Fechas del evento . Se recomendará a los viajeros reservar vuelos dentro de estos intervalos de fechas y horas. 

12. Para Hotel:

    • Haga clic en Añadir para establecer los hoteles permitidos. El campo Hotel aparecerá. Utilice este campo para indicar todos los hoteles en los que los asistentes pueden alojarse para asistir al evento. También puede dejar este campo sin completar si lo prefiere. 

    • Comience a escribir el nombre del hotel que desea designar. Se mostrarán sugerencias según lo que haya escrito. 

    • Seleccione el hotel correspondiente.  

    • Para agregar más hoteles, haga clic en Añadir nuevamente y repita el proceso. 

13. Para Auto, no es necesario realizar configuraciones adicionales. 

14. Para Tren, tampoco se requieren configuraciones adicionales. 

15. Indique el método de pago que deberán utilizar los asistentes para realizar las reservas necesarias para el evento.

    • Si desea agregar un único método de pago para todos los tipos de reserva, haga clic en el campo Seleccionar opción de pago y seleccione Añadir nueva tarjeta. Se abrirá la página de Añadir tarjeta de crédito . Complete todos los campos como lo haría normalmente. Por defecto, todos los tipos de reserva estarán permitidos, pero puede modificarlo en la configuración de Aplicable a . Verifique que cada tipo de reserva tenga un método de pago asignado. Los tipos de reserva para los que es válido cada método de pago se indican con pequeños iconos.  

    • Si desea seleccionar un método de pago ya existente para todos los tipos de reserva, haga clic en el campo Seleccionar opción de pago y selecciónelo. Los tipos de reserva para los que es válido cada método de pago se indican con pequeños iconos.

    • Si desea que se utilice el método de pago predeterminado de cada viajero, haga clic en el campo Seleccionar opción de pago y seleccione Utilizar el método de pago predeterminado de cada viajero. Así, cada asistente usará su propio método de pago predeterminado. Tenga en cuenta que si invita a invitados externos, deberá asegurarse de que tengan un método de pago configurado previamente (consulte la sección de Requisitos previos ). 

    • Para asignar un método de pago específico a cada tipo de reserva, active la opción Asignar métodos de pago por tipo de reserva . Luego, siga las instrucciones de esta sección para seleccionar el método de pago correspondiente a cada tipo de reserva. 

16. El campo Punto de contacto se asignará por defecto al usuario que está creando el evento. Puede cambiarlo a otro usuario si lo desea. Esta será la persona de contacto para los asistentes en caso de dudas.

17. Configure los campos personalizados en la sección Campos personalizados según sus necesidades. Puede incluir campos adicionales y responder a las preguntas de los campos personalizados. Para agregar campos personalizados, haga clic en + Campos personalizados y seleccione uno del menú. 

    • En los campos personalizados donde el campo Tipo de viaje se haya definido como “Todos los viajes” (en la definición del campo personalizado), puede responder a la pregunta por los viajeros o dejar que ellos mismos la respondan. Si responde por los viajeros, el campo personalizado no será visible para ellos. Por ejemplo, si hay un campo personalizado para Motivo del viaje, puede establecerlo como “Conferencia” para todos. 

    • En los campos personalizados donde el campo Tipo de viaje se haya definido como "Sólo viajes de evento" (en la definición del campo personalizado), puede elegir si desea mostrar ese campo personalizado específico dentro de este evento. Por ejemplo, si hay un campo personalizado para Horario de traslado preferido, puede decidir si lo muestra en su evento.

    • Cualquier cambio en los campos personalizados después de publicar el evento sólo afectará a las reservas que aún no se hayan realizado. 

18. A continuación, puede elegir entre las siguientes opciones:

    • haga clic en Guardar como borrador (para guardar el evento como borrador y añadir asistentes más adelante)

    • o haga clic en Añadir asistente (para añadir asistentes)

19.  Si seleccionó Añadir asistente, ya puede comenzar a invitar a los asistentes al evento.  También tiene la opción de cargar una lista de empleados o invitados (en formato CSV).  

    • Para añadir asistentes empleados de forma individual: Haga clic en + Añadir asistente. Escriba el nombre o correo electrónico del usuario que desea invitar. Aparecerá una lista de usuarios que coincidan. Seleccione el usuario que desee invitar. Repita este paso para cada empleado de su empresa que vaya a asistir. 

    • Para añadir un invitado que no sea empleado de su empresa: Comience a escribir su nombre o correo electrónico en el campo de búsqueda, luego haga clic en Añadir invitado. Ingrese el nombre, apellidos y correo electrónico del invitado que desea invitar. Seleccione la entidad legal correspondiente. Haga clic en el icono de verificación. Repita este paso para cada invitado.

    • Para cargar una lista de empleados o invitados: Haga clic en Subir. Descargue la plantilla CSV correspondiente (empleados o invitados). Edite el archivo descargado para incluir a sus asistentes (para empleados, sólo escriba el correo electrónico corporativo de cada uno; para invitados, escriba el nombre, apellidos y correo electrónico de cada uno, separados por comas). Utilice el espacio central de la ventana emergente para cargar su archivo CSV. Haga clic en SubirSiguiente cuando termine.

20. Una vez que haya configurado todos los tipos de reserva permitidos (vuelo, hotel, etc.), asignado el método de pago y seleccionado a los asistentes, podrá publicar el evento. Puede hacer clic en Publicar o consultar Publicar un evento para más detalles.

Ver y gestionar eventos existentes

1. Inicie sesión en la herramienta de reservas en línea. 

2. Seleccione Eventos en el menú Viajes . Se mostrará la página de Eventos . Puede filtrar por nombre del evento, fecha o estado (sólo para eventos próximos). 

   1. Seleccione la pestaña Próximos para ver los eventos próximos o en curso. 

   2. Seleccione la pestaña Finalizados para ver los eventos pasados.

   3. Seleccione la pestaña Cancelados para ver los eventos cancelados.

3. Cada evento creado se mostrará como una fila. Para cada evento se indica la ubicación, las fechas, el número de asistentes y el tipo de reserva. Para los eventos no publicados, también podrá publicarlos (con o sin notificación por correo electrónico).  

4. Busque el evento que desea consultar y haga clic sobre él. Se abrirá la página de detalles del evento. 

5. Podrá revisar y editar los detalles del evento y la lista de asistentes. 

   • Configuración del evento (página principal) - Puede cambiar el nombre, las fechas de viaje, la imagen de portada y la descripción (siempre que el evento aún no haya sido publicado).

   • Asistentes (puede que deba hacer clic en Añadir asistente) - Para cada asistente podrá ver su nombre, correo electrónico, fechas de viaje, estado de invitación y estado de sus reservas. Un icono verde indica que ya ha completado ese tipo de reserva. Puede filtrar por Estado de la invitación (Invitado, Aún no invitado) o por el estado de cualquier tipo de reserva (Reservado, No reservado, No participa). Para filtrar por tipo de reserva, haga clic en el icono correspondiente y seleccione el estado deseado en el menú.

     • Si necesita recordar a un asistente que complete sus reservas, puede reenviarle la invitación por correo electrónico haciendo clic en el icono de sobre (coloque el cursor a la derecha de la columna Invitación ). Esta acción solo está disponible una vez publicado el evento. 

     • Para enviar una invitación o recordatorio por correo electrónico a varios asistentes a la vez, marque la casilla junto a sus nombres y luego haga clic en Enviar correo electrónico en la barra de herramientas. Si los asistentes seleccionados incluyen tanto invitados nuevos como ya invitados, se le pedirá que confirme la acción. El contenido del recordatorio será ligeramente diferente al de la invitación original.

     • Para eliminar a un asistente, haga clic en el icono de papelera (coloque el cursor a la derecha de la columna Invitación ). Para eliminar a varios asistentes a la vez, marque las casillas junto a sus nombres y haga clic en el botón de eliminar/papelera en la barra de herramientas. Una vez eliminado un asistente, ya no podrá ver el evento. Nota: Debe cancelar cualquier reserva que el asistente ya haya realizado para el evento antes de poder eliminarlo.

     • Para cargar una lista de asistentes, haga clic en Subir y consulte las instrucciones en la sección Crear un evento de esta misma página.

     • Para descargar la lista actual de asistentes, haga clic en Descargar en la barra de herramientas.

Publicar un evento

Una vez creado el evento, puede previsualizarlo o publicarlo. Al publicarlo, puede decidir si desea que los asistentes reciban la invitación por correo electrónico. 

1. Inicie sesión en la herramienta de reservas en línea. 

2. Seleccione Eventos en el menú Viajes . Se mostrará la página de Eventos .

3. Seleccione la pestaña Próximos para ver los eventos próximos. Cada evento creado se mostrará como una fila. Para cada evento se indica la ubicación, las fechas, el número de asistentes y el tipo de reserva. 

   • Para revisar el evento antes de publicarlo, busque el evento deseado y haga clic en su fila. 

   • Para previsualizar la invitación al evento, haga clic en Vista previa de correo (se enviará una invitación a su dirección de correo electrónico) para el evento correspondiente.

   • Para publicar un evento sin enviar invitaciones por correo electrónico a los asistentes, haga clic en Sólo publicar en el evento correspondiente.

   • Para publicar un evento y enviar invitaciones por correo electrónico a los asistentes, haga clic en Publicar y enviar invitación en el evento correspondiente.

   • Para editar un evento que ya ha sido publicado, haga clic en Editar. 

4. Una vez publicado el evento, sólo podrá modificar lo siguiente:

   • Nombre del evento

   • Descripción del evento

   • Ampliar fechas de viaje (por ejemplo, establecer una fecha de inicio anterior o una fecha de fin posterior)

   • Métodos de pago disponibles para los asistentes 

   • Añadir aeropuertos u hoteles (si se permiten reservas de vuelo y hotel)

   • Añadir asistentes

   • Eliminar asistentes (que aún no hayan realizado ninguna reserva)

   • Campos personalizados

Temas relacionados

• Eventos (Descripción general)
• Reservar viaje para un evento (empleado/gestor)
• Reservar viaje para un evento (no empleado/invitado)