Skapa och publicera evenemang (v.1)

I det här avsnittet beskrivs den äldre metoden för att skapa och publicera evenemang. För att använda den senaste metoden, se Skapa, publicera och hantera ett evenemang (senaste versionen).

Bara administratörer kan skapa och hantera evenemang.

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

• Skapa evenemang
  • Skapa ett evenemang
  • Visa och hantera befintliga evenemang
  • Publicera ett evenemang
• Relaterade ämnen

Skapa ett evenemang

1. Logga in i Online Booking Tool. 

2. Välj Evenemang i menyn Resor . Då visas sidan Evenemang .  

3. Klicka på Nytt evenemang. Sidan Skapa evenemang öppnas. 

4. Skriv in namnet på evenemanget i fältet Evenemangsnamn . Det är detta namn som deltagarna kommer att se när de blir inbjudna.

5. Fyll i platsen för evenemanget i fältet Plats .

6. Välj en omslagsbild för evenemanget (den visas i inbjudan till deltagarna) om du vill. Du kan också klicka på Ladda upp för att ladda upp en egen bild.

7. Ange start- och slutdatum för evenemanget i fälten Evenemangsdatum . 

8. Fyll i resans start- och slutdatum för evenemanget i fälten Resedatum . 

   • Startdatumet bör vara före evenemangets början. Tänk på saker som jetlag, restid och eventuella byten.

   • Slutdatumet ska vara efter att evenemanget är avslutat.

9. Skriv en beskrivning av evenemanget i fältet Beskrivning . Du kan formatera texten med fetstil, kursiv, punktlistor, typsnitt, färg och indrag samt lägga till länkar vid behov. 

10. Välj vilka bokningstyper som ska vara tillåtna för evenemanget. Endast de bokningstyper som administratören har aktiverat för evenemanget visas för inbjudna deltagare. Observera att om du behöver lägga till en bokningstyp efter att evenemanget redan är publicerat, kan administratören boka det alternativet åt gästen. 

11. För Flyg:
    

    • För att välja vilka flygtyper som ska vara tillåtna, markera ett eller flera av följande alternativ i menyn Tillåtna flygtyper :

      • Enkelresa

      • Turbiljett

      • Återresa kan ske från annan ort än utresan – användbart om resenären ska delta på fler än ett evenemang 

    • Klicka på Lägg till för att ange aktuella flygplatser. Fältet Tillåten flygplats visas då. Här anger du vilka flygplatser deltagarna kan boka till för att delta i evenemanget (deltagare kan boka från valfri avreseflygplats ). Du kan också välja att inte ange något här. Börja skriva namnet eller koden för den flygplats du vill ange. Förslag visas utifrån det du skriver.

      • Välj önskad flygplats. 

      • För att lägga till fler flygplatser, klicka på 

      • Lägg till igen och upprepa steget. again and repeat. 

    • Använd kalender- och tidsfälten under Föreslagen ankomst före och Föreslagen avresa efter för att ange när resenärerna uppmanas att boka sina flyg. Som standard föreslås dessa datum utifrån de Evenemangsdatum du har angett. Resenärerna uppmuntras att boka flyg inom dessa datum och tider. 

12. För Hotell:

    • Klicka på Lägg till för att ange aktuella hotell. Fältet Hotell visas då. Här anger du vilka hotell deltagarna kan boka för att delta i evenemanget. Du kan också välja att inte ange något här. 

    • Börja skriva namnet på hotellet du vill ange. Förslag visas utifrån det du skriver. 

    • Välj önskat hotell.  

    • För att lägga till fler hotell, klicka på Lägg till igen och upprepa steget. 

13. För Bilbehövs inga ytterligare inställningar. 

14. För Tågbehövs inga ytterligare inställningar. 

15. Ange vilken betalningsmetod deltagarna ska använda för att boka det som behövs för att delta i evenemanget.

    • Om du vill lägga till en betalningsmetod som gäller för alla bokningstyper, klicka i fältet Välj betalningsalternativ och klicka på Lägg till nytt kort. Sidan Lägg till kreditkort öppnas. Fyll i alla kortuppgifter som vanligt. Som standard är alla bokningstyper tillåtna, men du kan ändra det via inställningen Gäller för . Kontrollera att varje bokningstyp har en angiven betalningsmetod. Vilka bokningstyper som gäller för respektive betalningsmetod visas med små ikoner.  

    • För att välja en befintlig betalningsmetod som ska användas för alla bokningstyper, klicka i fältet Välj betalningsalternativ och välj önskat alternativ. Vilka bokningstyper som gäller för respektive betalningsmetod visas med små ikoner.

    • För att använda varje resenärs egna standardbetalningsmetod, klicka i fältet Välj betalningsalternativ och välj Använd varje resenärs standardbetalningsmetod. Då använder varje deltagare sin egen standardbetalningsmetod vid bokning. Observera att om du bjuder in gäster till evenemanget behöver du säkerställa att en betalningsmetod är registrerad för dem i förväg (se avsnittet Förutsättningar ). 

    • För att ange en särskild betalningsmetod för varje bokningstyp, aktivera fältet Ange betalningsmetod per bokningstyp . Följ sedan instruktionerna i detta avsnitt för att välja betalningsmetod för respektive bokningstyp. 

16. Fältet Kontaktperson kommer automatiskt att vara den användare som skapar evenemanget. Du kan ändra till en annan användare om du vill. Det är denna person som resenärerna kan kontakta vid frågor.

17. Lägg till egna fält i avsnittet Egna fält om du vill. Du kan lägga till extra fält och besvara frågor kopplade till dessa. För att lägga till egna fält, klicka på + Egna fält och välj ett alternativ i menyn. 

    • För egna fält där Restyp har satts till “Alla resor” (i definitionen av det egna fältet) kan du antingen besvara frågan åt resenärerna eller låta dem svara själva. Om du svarar åt dem döljs fältet för resenärerna. Till exempel, om det finns ett eget fält för Resans syfte, kan du ange “Konferens” för alla. 

    • För egna fält där Restyp är satt till "Bara evenemangsresor" (i definitionen av det egna fältet)kan du välja om du vill visa det specifika egna fältet för just detta evenemang. Om det till exempel finns ett eget fält för Önskad tid för transferkan du välja om det ska visas i ditt evenemang.

    • Observera att ändringar i egna fält efter att evenemanget publicerats endast påverkar bokningar som ännu inte är gjorda. 

18. Gör sedan något av följande:

    • klicka på Spara som utkast (för att spara evenemanget som utkast och lägga till resenärer senare)

    • klicka på Lägg till resenär (för att lägga till resenärer)

19.  Om du klickade på Lägg till resenärkan du nu börja bjuda in deltagare till evenemanget.  Du kan även ladda upp en lista med anställda eller gäster (som en CSV-fil).  

    • För att lägga till enskilda anställda: Klicka på + Lägg till resenär. Skriv namnet eller e-postadressen på den du vill bjuda in. En lista med matchande användare visas. Välj rätt person och upprepa steget för varje anställd deltagare. 

    • För att lägga till en gäst som inte är anställd: Börja skriva namn eller e-post i sökfältet och klicka sedan på Lägg till gästresenärFyll i förnamn, efternamn och e-postadress för gästen du vill bjuda in. Välj rätt juridisk enhet. Klicka på bock-ikonen. Upprepa steget för varje gäst.

    • För att ladda upp en lista med anställda eller gäster: Klicka på Ladda upp. Ladda ner rätt CSV-mall (anställd eller gäst). Redigera filen så att dina deltagare finns med (för anställda: ange bara arbetsmail, för gäster: ange förnamn, efternamn och e-post separerat med kommatecken). Använd mittenytan i popup-rutan för att ladda upp din CSV-fil. Klicka på Ladda uppNästa när du är klar.

20. När du har valt vilka bokningstyper som ska tillåtas (flyg, hotell osv.), angivit betalningsmetod och valt deltagare kan du publicera ditt evenemang. Klicka på Publicera eller läs mer under Publicera ett evenemang för mer information.

Visa och hantera befintliga evenemang

1. Logga in i Online Booking Tool. 

2. Välj Evenemang i menyn Resor . Då visas sidan Evenemang . Du kan filtrera på evenemangsnamn, datum eller status (endast för kommande evenemang). 

   1. Välj fliken Kommande för att visa kommande eller pågående evenemang. 

   2. Välj fliken Avslutade för att visa tidigare evenemang.

   3. Välj fliken Avbrutna för att visa avbokade evenemang.

3. Varje evenemang visas som en rad. För varje evenemang visas plats, datum, antal resenärer och bokningstyp. För opublicerade evenemang kan du även publicera evenemanget (med eller utan e-postnotifiering).  

4. Leta upp det evenemang du vill visa och klicka på det. Då öppnas evenemangsdetaljerna. 

5. Du kan granska och redigera evenemangsdetaljer och deltagarlista. 

   • Inställningar för evenemang (huvudsidan) - Du kan ändra namn, resans start- och slutdatum, omslagsbild och beskrivning (så länge evenemanget inte är publicerat).

   • Resenärer (du kan behöva klicka på Lägg till resenär) - För varje deltagare visas namn, e-post, resedatum, inbjudningsstatus och status för deras bokningar. En grön ikon visar att bokningen är klar. Du kan filtrera på Inbjudningsstatus (Inbjuden, Ej inbjuden ännu) eller status för respektive bokningstyp (Bokad, Ej bokad, Avstått). För att filtrera på en bokningstyp, klicka på relevant ikon och välj önskad status i menyn.

     • Om du vill påminna en deltagare om att slutföra bokningar kan du skicka om inbjudan via e-post genom att klicka på mejlikonen (håll muspekaren till höger om kolumnen Inbjudan ). Detta är endast möjligt när evenemanget är publicerat. 

     • För att skicka inbjudan eller påminnelse till flera deltagare samtidigt, markera kryssrutan bredvid deras namn och klicka på Skicka e-post i verktygsfältet. Om deltagarna är en blandning av redan inbjudna och nya, får du bekräfta åtgärden. Påminnelsemejlet skiljer sig något från den ursprungliga inbjudan.

     • För att ta bort en deltagare, klicka på papperskorgsikonen (håll muspekaren till höger om kolumnen Inbjudan ). För att ta bort flera deltagare samtidigt, markera kryssrutan bredvid deras namn och klicka på papperskorgen i verktygsfältet. När en deltagare tagits bort ser hen inte längre evenemanget. Obs: Du måste avboka eventuella bokningar som deltagaren redan har gjort för evenemanget innan du kan ta bort personen.

     • För att ladda upp en deltagarlista, klicka på Ladda upp och följ instruktionerna i avsnittet Skapa ett evenemang på denna sida ovan.

     • För att ladda ner aktuell deltagarlista, klicka på Ladda ner i verktygsfältet.

Publicera ett evenemang

När du har skapat ditt evenemang kan du förhandsgranska eller publicera det. Vid publicering kan du välja om deltagarna ska få e-postinbjudningar. 

1. Logga in i Online Booking Tool. 

2. Välj Evenemang i menyn Resor . Då visas sidan Evenemang .

3. Välj fliken Kommande för att visa kommande evenemang. Varje evenemang visas som en rad med plats, datum, antal resenärer och bokningstyp. 

   • För att granska evenemanget innan publicering, leta upp evenemanget och klicka på raden. 

   • För att förhandsgranska inbjudan, klicka på Förhandsgranska mejl (en inbjudan skickas till din e-postadress) för aktuellt evenemang.

   • För att publicera ett evenemang utan att skicka e-postinbjudningar till deltagarna, klicka på Endast publicera för aktuellt evenemang.

   • För att publicera ett evenemang och samtidigt skicka e-postinbjudningar till deltagarna, klicka på Publicera och skicka inbjudan för aktuellt evenemang.

   • För att redigera ett redan publicerat evenemang, klicka på Redigera. 

4. När ett evenemang är publicerat kan du bara ändra följande:

   • Evenemangsnamn

   • Evenemangsbeskrivning

   • Utöka resedatum (t.ex. tidigare start eller senare slut)

   • Tillgängliga betalningsmetoder för deltagare 

   • Lägg till flygplatser eller hotell (om flyg- och hotellbokningar är tillåtna)

   • Lägg till resenärer

   • Ta bort resenärer (som ännu inte har gjort några bokningar)

   • Egna fält

Relaterade ämnen

• Evenemang (översikt)
• Boka resa till evenemang (anställd/arrangör)
• Boka resa till evenemang (icke-anställd/gäst)