Cipta dan terbitkan acara (v.1)

Topik ini menerangkan kaedah lama untuk mencipta dan menerbitkan acara. Untuk kaedah terkini, sila rujuk Cipta, terbit dan urus acara (versi terkini).

Hanya pentadbir dibenarkan mencipta dan mengurus acara.

KANDUNGAN

• Penciptaan Acara
  • Cipta acara
  • Lihat dan urus acara sedia ada
  • Terbitkan acara
• Topik berkaitan

Cipta acara

1. Log masuk ke Alat Tempahan Dalam Talian. 

2. Pilih Events dari menu Trips . Halaman Events akan dipaparkan.  

3. Klik New Event. Paparan Create event akan ditunjukkan. 

4. Masukkan nama acara pada ruangan Event name . Nama ini akan digunakan untuk memaparkan acara kepada tetamu yang dijemput.

5. Masukkan lokasi acara pada ruangan Location .

6. Pilih imej muka depan untuk acara (imej ini akan dipaparkan dalam jemputan kepada tetamu), jika mahu. Anda juga boleh klik Upload untuk memuat naik imej pilihan sendiri.

7. Tetapkan tarikh mula dan tamat acara pada ruangan Event dates . 

8. Tetapkan tarikh mula dan tamat perjalanan untuk acara pada ruangan Travel dates . 

   • Pastikan tarikh mula perjalanan adalah sebelum acara bermula. Ambil kira faktor seperti perbezaan waktu, jarak perjalanan dan sambungan penerbangan.

   • Tarikh tamat perjalanan pula sepatutnya selepas acara berakhir.

9. Masukkan penerangan acara pada ruangan Description . Anda boleh formatkan teks di sini dengan huruf tebal, italik, senarai, pilihan fon, warna dan indentasi, serta menambah pautan jika perlu. 

10. Tetapkan jenis tempahan yang dibenarkan untuk acara ini. Hanya jenis tempahan yang telah diaktifkan oleh pentadbir akan dipaparkan kepada tetamu jemputan. Jika anda perlukan jenis tempahan tambahan selepas acara diterbitkan, pentadbir boleh membuat tempahan tersebut untuk tetamu. 

11. Bagi Flight:
    

    • Untuk menetapkan jenis penerbangan yang dibenarkan, pilih satu atau lebih daripada pilihan berikut pada menu Allowed flight types :

      • Sekali jalan

      • Pergi balik

      • Lokasi ketibaan boleh berbeza dari lokasi berlepas – Sesuai jika peserta perlu hadir lebih dari satu acara 

    • Klik Add untuk menetapkan lapangan terbang yang dibenarkan. Ruangan Allowed airport akan dipaparkan. Gunakan ruangan ini untuk menyenaraikan semua lapangan terbang yang boleh digunakan oleh peserta untuk menempah penerbangan ke acara ini (peserta boleh menempah dari mana-mana lapangan terbang asal). Anda juga boleh memilih untuk tidak menetapkan ruangan ini.

      • Mula taip nama atau kod lapangan terbang yang ingin ditetapkan. Nama lapangan terbang akan dipaparkan berdasarkan input anda. 

      • Pilih lapangan terbang yang dikehendaki. 

      • Untuk menambah lebih banyak lapangan terbang, klik Add semula dan ulang langkah tadi. 

    • Gunakan ruangan kalendar dan masa di bawah Suggested arrival before dan Suggested departure after untuk menetapkan bila peserta akan digalakkan menempah penerbangan mereka. Secara lalai, tarikh ini akan mengikut apa yang anda tetapkan pada ruangan Event dates . Peserta akan disarankan menempah penerbangan dalam lingkungan tarikh dan masa ini. 

12. Bagi Hotel:

    • Klik Add untuk menetapkan hotel yang dibenarkan. Ruangan Hotel akan dipaparkan. Gunakan ruangan ini untuk menyenaraikan semua hotel yang boleh ditempah oleh peserta untuk menghadiri acara. Anda juga boleh memilih untuk tidak menetapkan ruangan ini. 

    • Mula taip nama hotel yang ingin ditetapkan. Nama hotel akan dipaparkan berdasarkan input anda. 

    • Pilih hotel yang dikehendaki.  

    • Untuk menambah lebih banyak hotel, klik Add semula dan ulang langkah tadi. 

13. Bagi Car, tiada tetapan tambahan diperlukan. 

14. Bagi Rail, tiada tetapan tambahan diperlukan. 

15. Tetapkan kaedah pembayaran yang akan digunakan oleh peserta untuk membuat tempahan bagi menghadiri acara.

    • Untuk menambah satu kaedah pembayaran untuk semua jenis tempahan, klik pada ruangan Select payment option dan klik Add a new card. Paparan Add credit card akan ditunjukkan. Isikan semua maklumat kad kredit seperti biasa. Secara lalai, semua jenis tempahan akan dibenarkan, namun anda boleh ubah melalui tetapan Applicable to . Pastikan setiap jenis tempahan mempunyai kaedah pembayaran yang ditetapkan. Jenis tempahan yang sah untuk setiap kaedah pembayaran akan ditunjukkan dengan ikon kecil.  

    • Untuk memilih kaedah pembayaran sedia ada untuk semua jenis tempahan, klik pada ruangan Select payment option dan pilih kaedah tersebut. Jenis tempahan yang sah untuk setiap kaedah pembayaran akan ditunjukkan dengan ikon kecil.

    • Untuk menetapkan supaya setiap peserta menggunakan kaedah pembayaran lalai mereka, klik pada ruangan Select payment option dan pilih Use each traveler’s default payment method. Setiap peserta akan menggunakan kaedah pembayaran lalai mereka sendiri untuk membuat tempahan. Jika anda menjemput tetamu ke acara, pastikan kaedah pembayaran telah disediakan untuk mereka terlebih dahulu (rujuk bahagian Prerequisites ). 

    • Untuk menetapkan kaedah pembayaran khusus bagi setiap jenis tempahan, aktifkan ruangan Set payment methods by booking type . Kemudian, ikut arahan dalam bahagian ini untuk memilih kaedah pembayaran bagi setiap jenis tempahan. 

16. Ruangan Point of contact akan secara automatik memaparkan pengguna yang mencipta acara. Anda boleh menukarnya kepada pengguna lain. Individu ini adalah orang yang boleh dihubungi oleh peserta sekiranya ada sebarang pertanyaan.

17. Tetapkan medan tersuai anda di bahagian Custom fields seperti yang dikehendaki. Anda boleh menambah medan tambahan dan menjawab soalan medan tersuai tersebut. Untuk menambah medan tersuai, klik + Custom fields dan pilih daripada menu. 

    • Bagi medan tersuai di mana ruangan Trip type telah ditetapkan kepada “All trips” (dalam definisi medan tersuai), anda boleh menjawab soalan tersebut bagi pihak peserta atau biarkan peserta menjawab sendiri. Jika anda menjawab bagi pihak peserta, medan tersebut tidak akan dipaparkan kepada mereka. Contohnya, jika ada medan tersuai untuk Reason for travel, anda boleh tetapkan kepada “Conference” untuk semua orang. 

    • Bagi medan tersuai di mana ruangan Trip type telah ditetapkan kepada "Event trips only" (dalam definisi medan tersuai), anda boleh pilih sama ada mahu paparkan medan tersuai tersebut dalam acara ini. Contohnya, jika ada medan tersuai untuk Preferred shuttle time , anda boleh pilih sama ada mahu ia dipaparkan dalam acara anda.

    • Sebarang perubahan pada medan tersuai selepas acara diterbitkan hanya akan memberi kesan kepada tempahan yang belum dibuat. 

18. Kemudian, pilih salah satu pilihan berikut:

    • klik Save as draft (untuk simpan draf acara dan tambah peserta kemudian)

    • klik Add traveler (untuk tambah peserta)

19.  Jika anda klik Add traveler, anda boleh mula menjemput peserta ke acara.  Anda juga boleh memuat naik senarai peserta (pekerja atau tetamu) dalam format CSV.  

    • Untuk menambah peserta pekerja secara individu: Klik + Add traveler. Masukkan nama atau emel pengguna yang ingin dijemput. Senarai pengguna yang sepadan akan dipaparkan. Pilih pengguna yang ingin dijemput. Ulang langkah ini untuk setiap peserta pekerja syarikat anda. 

    • Untuk menambah tetamu yang bukan pekerja syarikat: Mula taip nama atau emel mereka di ruangan carian, kemudian klik Add guest traveler. Masukkan nama pertama, nama akhir dan alamat emel tetamu yang ingin dijemput. Pilih entiti undang-undang yang berkaitan. Klik ikon tanda betul. Ulang langkah ini untuk setiap tetamu anda.

    • Untuk memuat naik senarai pekerja atau tetamu: Klik Upload. Muat turun templat CSV yang sesuai (pekerja atau tetamu). Edit kandungan fail tersebut untuk memasukkan peserta anda (bagi pekerja, masukkan emel perniagaan setiap peserta; bagi tetamu, masukkan nama pertama, nama akhir dan emel setiap peserta, dipisahkan dengan koma). Gunakan ruang tengah pada kotak pop-up untuk memuat naik fail CSV anda. Klik UploadNext bila selesai.

20. Sebaik sahaja anda selesai tetapkan semua jenis tempahan (penerbangan, hotel dan sebagainya), pilih kaedah pembayaran dan peserta, anda boleh menerbitkan acara anda. Anda boleh klik Publish atau rujuk Terbitkan acara untuk maklumat lanjut.

Lihat dan urus acara sedia ada

1. Log masuk ke Alat Tempahan Dalam Talian. 

2. Pilih Events dari menu Trips . Halaman Events akan dipaparkan. Anda boleh tapis mengikut nama acara, tarikh acara atau status acara (hanya untuk acara yang akan datang). 

   1. Pilih tab Upcoming untuk melihat acara yang akan datang atau sedang berlangsung. 

   2. Pilih tab Completed untuk melihat acara yang telah lepas.

   3. Pilih tab Canceled untuk melihat acara yang dibatalkan.

3. Setiap acara yang telah dicipta akan dipaparkan sebagai satu baris. Untuk setiap acara, lokasi, tarikh, bilangan peserta dan jenis tempahan akan ditunjukkan. Untuk acara yang belum diterbitkan, anda juga boleh menerbitkan acara tersebut (dengan atau tanpa pemberitahuan emel).  

4. Cari acara yang ingin anda lihat dan klik padanya. Paparan butiran acara akan dipaparkan. 

5. Anda boleh semak dan sunting butiran acara serta senarai peserta. 

   • Tetapan acara (halaman utama) - Anda boleh menukar nama, tarikh mula dan tamat perjalanan, imej muka depan dan penerangan (selagi acara belum diterbitkan).

   • Peserta (anda mungkin perlu klik Add Traveler) - Untuk setiap peserta, anda akan lihat nama, emel, tarikh perjalanan, status jemputan dan status tempahan mereka. Ikon hijau menandakan mereka telah melengkapkan tempahan tersebut. Anda boleh tapis mengikut Status jemputan (Diundang, Belum diundang) atau status mana-mana jenis tempahan (Telah ditempah, Belum ditempah, Tidak sertai). Untuk menapis mengikut jenis tempahan, klik ikon berkaitan, kemudian pilih status yang diingini dari menu.

     • Untuk mengingatkan peserta supaya melengkapkan tempahan yang diperlukan, anda boleh hantar semula jemputan emel dengan klik ikon surat (arahkan kursor ke kanan lajur Invitation ). Tindakan ini hanya boleh dilakukan selepas acara diterbitkan. 

     • Untuk menghantar jemputan atau emel peringatan kepada beberapa peserta serentak, tandakan kotak di sebelah nama mereka dan klik Send email pada bar alat. Jika peserta yang anda hubungi terdiri daripada gabungan yang sudah diundang dan yang baru, anda akan diminta untuk mengesahkan tindakan ini. Kandungan emel peringatan akan sedikit berbeza daripada emel jemputan asal.

     • Untuk membuang peserta, klik ikon tong sampah (arahkan kursor ke kanan lajur Invitation ). Untuk membuang beberapa peserta serentak, tandakan kotak di sebelah nama mereka dan klik butang tong sampah/padam pada bar alat. Sebaik sahaja peserta dibuang, mereka tidak lagi dapat melihat acara tersebut. Nota: Anda perlu batalkan sebarang tempahan untuk acara yang telah dibuat oleh peserta sebelum mereka boleh dibuang.

     • Untuk memuat naik senarai peserta, klik Upload dan rujuk arahan di bahagian Cipta acara di atas halaman ini.

     • Untuk memuat turun senarai peserta semasa, klik Download pada bar alat.

Terbitkan acara

Sebaik sahaja anda mencipta acara, anda boleh pratonton atau terbitkan acara tersebut. Semasa menerbitkan, anda boleh tentukan sama ada peserta akan menerima jemputan emel. 

1. Log masuk ke Alat Tempahan Dalam Talian. 

2. Pilih Events dari menu Trips . Halaman Events akan dipaparkan.

3. Pilih tab Upcoming untuk melihat acara yang akan datang. Setiap acara yang telah dicipta akan dipaparkan sebagai satu baris. Untuk setiap acara, lokasi, tarikh, bilangan peserta dan jenis tempahan akan ditunjukkan. 

   • Untuk menyemak acara sebelum diterbitkan, cari acara yang ingin anda lihat dan klik pada baris tersebut. 

   • Untuk pratonton jemputan acara, klik Preview Mail (jemputan akan dihantar ke alamat emel anda) untuk acara berkaitan.

   • Untuk menerbitkan acara tanpa menghantar jemputan emel kepada peserta, klik Publish only untuk acara berkaitan.

   • Untuk menerbitkan acara dan menghantar jemputan emel kepada peserta, klik Publish and send invite untuk acara berkaitan.

   • Untuk menyunting acara yang telah diterbitkan, klik Edit. 

4. Sebaik sahaja acara diterbitkan, hanya perubahan berikut yang dibenarkan:

   • Nama acara

   • Penerangan acara

   • Lanjutkan tarikh perjalanan (cth. tetapkan tarikh mula lebih awal, atau tarikh tamat lebih lewat)

   • Kaedah pembayaran yang tersedia untuk peserta 

   • Tambah lapangan terbang atau hotel (jika tempahan penerbangan dan hotel dibenarkan)

   • Tambah peserta

   • Buang peserta (yang belum membuat sebarang tempahan)

   • Medan tersuai

Topik berkaitan

• Events (Gambaran Umum)
• Tempah perjalanan untuk acara (pekerja/pengatur)
• Tempah perjalanan untuk acara (bukan pekerja/tetamu)