Luo ja julkaise tapahtumia (v.1)

Tässä ohjeessa käydään läpi vanha tapa tapahtumien luomiseen ja julkaisemiseen. Uudempaan menettelyyn löydät ohjeet kohdasta Luo, julkaise ja hallinnoi tapahtumaa (uusin versio).

Vain järjestelmänvalvojat voivat luoda ja hallinnoida tapahtumia.

SISÄLLYSLUETTELO

• Tapahtuman luominen
  • Luo tapahtuma
  • Tarkastele ja hallinnoi olemassa olevia tapahtumia
  • Julkaise tapahtuma
• Aiheeseen liittyvät ohjeet

Luo tapahtuma

1. Kirjaudu Online Booking Tooliin. 

2. Valitse Tapahtumat kohta Matkat valikosta. Tapahtumat sivu avautuu.  

3. Napsauta Uusi tapahtuma. Tapahtuman luominen sivu avautuu. 

4. Kirjoita tapahtuman nimi Tapahtuman nimi kenttään. Tämä nimi näkyy osallistujille kutsussa.

5. Kirjoita tapahtuman sijainti Sijainti kenttään.

6. Voit valita tapahtumalle kansikuvan (tämä näkyy osallistujille lähetettävässä kutsussa). Halutessasi voit myös napsauttaa Lataa ladataaksesi oman kuvan.

7. Aseta tapahtuman alku- ja loppupäivämäärät Tapahtuman päivämäärät kenttiin. 

8. Aseta matkan alku- ja loppupäivämäärät Matkan päivämäärät kenttiin. 

   • Matkan aloituspäivän kannattaa olla ennen tapahtuman alkua. Muista ottaa huomioon esimerkiksi aikaero, matkustusaika ja mahdolliset vaihdot.

   • Loppupäivän tulee olla tapahtuman päättymisen jälkeen.

9. Kirjoita tapahtuman kuvaus Kuvaus kenttään. Voit muotoilla tekstiä esimerkiksi lihavoinnilla, kursiivilla, luettelomerkeillä, fonttivalinnoilla, väreillä ja sisennyksillä sekä lisätä linkkejä tarpeen mukaan. 

10. Määritä, mitkä varaustyypit ovat sallittuja tässä tapahtumassa. Osallistujille näkyvät vain ne varaustyypit, jotka järjestelmänvalvoja on sallinut kyseiselle tapahtumalle. Jos tapahtuman julkaisemisen jälkeen tarvitaan uusi varaustyyppi, järjestelmänvalvoja voi tehdä varauksen vieraan puolesta. 

11. Lennot: Lento:
    

    • Aseta sallitut lentotyypit valitsemalla yksi tai useampi seuraavista Sallitut lentotyypit valikosta:

      • Meno

      • Meno-paluu

      • Paluulento voi olla eri kentälle kuin lähtö – hyödyllinen, jos osallistujan täytyy käydä useammassa tapahtumassa 

    • Napsauta Lisää asettaaksesi sallitut lentokentät. Sallittulentokenttä kenttä tulee näkyviin. Tässä voit määrittää kaikki lentokentät, joihin osallistujat voivat varata lennot tapahtumaa varten (osallistuja voi lähteä miltä tahansa lähtökentältä ). Voit myös jättää tämän kentän tyhjäksi. Voit alkaa kirjoittaa haluamasi lentokentän nimeä tai koodia. Kentät ehdottavat vaihtoehtoja kirjoittamasi perusteella.

      • Valitse haluamasi lentokenttä. 

      • Jos haluat lisätä useampia lentokenttiä, napsauta 

      • Lisää uudelleen ja toista edellä mainitut vaiheet. . 

    • Voit käyttää kalenteria ja kellonaikakenttiä kohdissa Ehdotettu saapuminen ennen ja Ehdotettu lähtö jälkeen asettaaksesi, milloin osallistujille ehdotetaan lentojen varaamista. Oletuksena nämä päivämäärät perustuvat tapahtuman päivämääräkenttiin. Osallistujia kehotetaan varaamaan lennot näiden päivien ja aikojen sisällä. . 

12. Hotellit: Hotelli:

    • Napsauta Lisää asettaaksesi sallitut hotellit. Hotelli kenttä tulee näkyviin. Tässä voit määrittää kaikki hotellit, joissa osallistujat voivat yöpyä tapahtuman aikana. Voit myös jättää tämän kentän tyhjäksi. 

    • Ala kirjoittaa haluamasi hotellin nimeä. Kenttä ehdottaa vaihtoehtoja kirjoittamasi perusteella. 

    • Valitse haluamasi hotelli.  

    • Jos haluat lisätä useampia hotelleja, napsauta Lisää uudelleen ja toista edellä mainitut vaiheet. 

13. Auto: Auto, ei vaadi lisäasetuksia. 

14. Juna: Juna, ei vaadi lisäasetuksia. 

15. Määritä, mitä maksutapaa osallistujat käyttävät tehdessään tapahtumaan liittyviä varauksia.

    • Jos haluat lisätä yhden maksutavan kaikkiin varaustyyppeihin, napsauta Valitse maksutapa kenttää ja valitse Lisää uusi kortti. Lisää luottokortti sivu avautuu. Täytä kaikki korttitiedot normaalisti. Oletuksena kaikki varaustyypit ovat sallittuja, mutta voit muuttaa tätä Koskee varauksia asetuksista. Varmista, että jokaiselle varaustyypille on määritetty maksutapa. Pienet ikonit kertovat, mihin varaustyyppeihin maksutapa soveltuu.  

    • Jos haluat käyttää jo olemassa olevaa maksutapaa kaikkiin varaustyyppeihin, napsauta Valitse maksutapa kenttää ja valitse haluamasi vaihtoehto. Pienet ikonit kertovat, mihin varaustyyppeihin maksutapa soveltuu.

    • Jos haluat käyttää osallistujan omaa oletusmaksutapaa, napsauta Valitse maksutapa kenttää ja valitse Käytä matkustajan oletusmaksutapaa. Tällöin jokainen osallistuja käyttää omaa oletusmaksutapaansa varauksissa. Huomaathan, että jos kutsut tapahtumaan vieraita, heidän maksutapansa tulee olla määritetty etukäteen (katso ohjeet kohdasta Edellytykset ). 

    • Jos haluat määrittää eri maksutavan jokaiselle varaustyypille, ota käyttöön Määritä maksutavat varaustyypeittäin kenttä. Seuraa tämän kohdan ohjeita valitaksesi maksutavan jokaiselle varaustyypille erikseen. 

16. Oletuksena Yhteyshenkilö kenttään tulee tapahtuman luonut käyttäjä. Voit vaihtaa tämän toiseen käyttäjään. Tämä henkilö toimii tapahtumaan osallistuvien yhteyshenkilönä.

17. Määritä omat kenttäsi Omat kentät osiossa haluamallasi tavalla. Voit lisätä lisäkenttiä ja vastata niihin. Jos haluat lisätä kentän, napsauta + Omat kentät ja valitse kenttä valikosta. 

    • Jos omassa kentässä Matkatyyppi kentäksi on määritetty “Kaikki matkat” (omien kenttien määrityksissä), voit vastata matkustajien puolesta tai antaa heidän vastata itse. Jos vastaat puolesta, kenttä ei näy matkustajille. Esimerkiksi jos kenttä on Matkan syy, voit asettaa arvoksi “Konferenssi” kaikille. 

    • Jos omassa kentässä Matkatyyppi kentäksi on määritetty "Vain tapahtumamatkat" (omien kenttien määrityksissä), voit valita, haluatko näyttää tämän kentän kyseisessä tapahtumassa. Esimerkiksi jos kenttä on Toivottu kuljetusaika, voit valita, näytetäänkö se tapahtumassasi.

    • Huomioithan, että omien kenttien muutokset julkaistun tapahtuman jälkeen vaikuttavat vain niihin varauksiin, joita ei ole vielä tehty. 

18. Seuraavaksi voit valita jonkin seuraavista:

    • napsauta Tallenna luonnoksena (jos haluat tallentaa tapahtuman luonnoksena ja lisätä osallistujat myöhemmin)

    • tai napsauta Lisää osallistuja (jos haluat lisätä osallistujat heti)

19.  Jos valitsit Lisää osallistuja, voit nyt alkaa kutsua osallistujia tapahtumaan.  Voit myös ladata osallistujalistan (henkilöstö tai vieraat) CSV-tiedostona.  

    • Lisätäksesi yksittäisiä työntekijöitä: Napsauta + Lisää osallistuja. Kirjoita kutsuttavan nimi tai sähköposti. Näet listan vastaavista käyttäjistä. Valitse haluamasi käyttäjä. Toista tämä jokaiselle työntekijälle. 

    • Lisätäksesi vieraan, joka ei ole yrityksesi työntekijä: Ala kirjoittaa vieraan nimeä tai sähköpostia hakukenttään, ja napsauta sitten Lisää vieras. Syötä vieraan etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite. Valitse oikea juridinen yksikkö. Napsauta valintamerkkiä. Toista tämä jokaiselle vieraalle.

    • Listan lataaminen työntekijöistä tai vieraista: Napsauta Lataa. Lataa oikea CSV-pohja (henkilöstö tai vieras). Lisää osallistujatiedot tiedostoon (henkilöstölle riittää sähköpostiosoite, vieraille etu- ja sukunimi sekä sähköposti pilkuilla eroteltuna). Vedä CSV-tiedosto popup-ikkunan keskelle. Napsauta LataaSeuraava kun olet valmis.

20. Kun olet määrittänyt kaikki sallitut varaustyypit (lento, hotelli jne.), valinnut maksutavan ja lisännyt osallistujat, voit julkaista tapahtuman. Voit napsauttaa Julkaise tai katsoa lisätietoja kohdasta Julkaise tapahtuma ..

Tarkastele ja hallinnoi olemassa olevia tapahtumia

1. Kirjaudu Online Booking Tooliin. 

2. Valitse Tapahtumat kohta Matkat valikosta. Tapahtumat sivu avautuu. Voit suodattaa tapahtumia nimen, päivämäärän tai tilan mukaan (tulevat tapahtumat). 

   1. Valitse Tulevat välilehti nähdäksesi tulevat tai käynnissä olevat tapahtumat. 

   2. Valitse Valmistuneet välilehti nähdäksesi menneet tapahtumat.

   3. Valitse Peruutetut välilehti nähdäksesi peruutetut tapahtumat.

3. Jokainen luotu tapahtuma näkyy omalla rivillään. Näet tapahtuman sijainnin, päivämäärät, osallistujamäärän ja varaustyypit. Julkaisemattomissa tapahtumissa voit julkaista tapahtuman joko sähköposti-ilmoituksella tai ilman.  

4. Etsi haluamasi tapahtuma ja napsauta sitä. Tapahtuman tiedot avautuvat. 

5. Voit tarkastella ja muokata tapahtuman tietoja sekä osallistujalistaa. 

   • Tapahtuma-asetukset (etusivu) – Voit muuttaa nimeä, matkan alkamis- ja päättymispäivää, kansikuvaa ja kuvausta (niin kauan kuin tapahtumaa ei ole julkaistu).

   • Osallistujat (sinun täytyy ehkä napsauttaa Lisää osallistuja) – Näet jokaisen osallistujan nimen, sähköpostin, matkan päivämäärät, kutsun tilan ja varausten tilan. Vihreä ikoni tarkoittaa, että varaus on tehty. Voit suodattaa osallistujia kutsun tilan mukaan Kutsun tila (Kutsuttu, Ei vielä kutsuttu) tai varaustyypin tilan mukaan (Varattu, Ei varattu, Jättäytynyt pois). Suodata varaustyypin mukaan napsauttamalla ikonia ja valitsemalla haluamasi tila valikosta.

     • Jos haluat muistuttaa osallistujaa tekemään tarvittavat varaukset, voit lähettää kutsun uudelleen napsauttamalla kirjekuori-ikonia (näkyy kutsun oikealla puolella). Tämä on mahdollista vain, kun tapahtuma on julkaistu. Kutsu sarakkeessa). 

     • Jos haluat lähettää kutsun tai muistutuksen usealle osallistujalle kerralla, valitse heidän nimensä vieressä oleva valintaruutu ja napsauta Lähetä sähköposti työkalupalkista. Jos mukana on sekä kutsuttuja että uusia osallistujia, sinua pyydetään vahvistamaan tämä toimenpide. Muistutussähköpostin sisältö poikkeaa hieman alkuperäisestä kutsusta.

     • Jos haluat poistaa osallistujan, napsauta roskakori-ikonia (näkyy kutsun oikealla puolella). Kutsu sarakkeessa). Jos haluat poistaa useita osallistujia kerralla, valitse heidän nimensä vieressä oleva valintaruutu ja napsauta roskakori/poista-painiketta työkalupalkissa. Kun osallistuja on poistettu, hän ei enää näe tapahtumaa. Huom: Sinun täytyy peruuttaa osallistujan mahdollisesti tekemät varaukset ennen kuin voit poistaa hänet tapahtumasta.

     • Jos haluat ladata osallistujalistan, napsauta Lataa ja katso ohjeet tämän sivun Luo tapahtuma kohdasta yllä.

     • Jos haluat ladata nykyisen osallistujalistan, napsauta Lataa tiedot työkalupalkista.

Julkaise tapahtuma

Kun olet luonut tapahtuman, voit esikatsella tai julkaista sen. Julkaistaessa voit valita, lähetetäänkö osallistujille sähköpostikutsut. 

1. Kirjaudu Online Booking Tooliin. 

2. Valitse Tapahtumat kohta Matkat valikosta. Tapahtumat sivu avautuu.

3. Valitse Tulevat välilehti nähdäksesi tulevat tapahtumat. Jokainen luotu tapahtuma näkyy omalla rivillään. Näet tapahtuman sijainnin, päivämäärät, osallistujamäärän ja varaustyypit. 

   • Jos haluat tarkistaa tapahtuman ennen julkaisua, etsi tapahtuma ja napsauta riviä. 

   • Jos haluat esikatsella kutsun, napsauta Esikatsele sähköposti (kutsu lähetetään omaan sähköpostiisi) kyseisen tapahtuman kohdalta.

   • Jos haluat julkaista tapahtuman ilman sähköpostikutsujen lähettämistä osallistujille, napsauta Vain julkaise kyseisen tapahtuman kohdalta.

   • Jos haluat julkaista tapahtuman ja lähettää sähköpostikutsut osallistujille, napsauta Julkaise ja lähetä kutsu kyseisen tapahtuman kohdalta.

   • Jos haluat muokata jo julkaistua tapahtumaa, napsauta Muokkaa. 

4. Julkaisun jälkeen tapahtumaan voi tehdä vain seuraavia muutoksia:

   • Tapahtuman nimi

   • Tapahtuman kuvaus

   • Matkapäivien laajentaminen (esim. aiempi aloitus- tai myöhäisempi päättymispäivä)

   • Osallistujille tarjolla olevat maksutavat 

   • Lentokenttien tai hotellien lisääminen (jos lennot ja hotellit sallittu)

   • Osallistujien lisääminen

   • Osallistujien poistaminen (jos he eivät ole vielä tehneet varauksia)

   • Omat kentät

Aiheeseen liittyvät ohjeet

• Tapahtumat (yleiskatsaus)
• Varaa matka tapahtumaan (työntekijä/järjestäjä)
• Varaa matka tapahtumaan (ei-työntekijä/vieras)