Crearea și publicarea evenimentelor (v.1)

Această secțiune descrie procedura veche de creare și publicare a evenimentelor. Pentru cea mai recentă variantă, vă rugăm să consultați Crearea, publicarea și gestionarea unui eveniment (cea mai nouă versiune).

Doar administratorii au dreptul de a crea și gestiona evenimente.

CUPRINS

• Crearea evenimentului
  • Creare eveniment
  • Vizualizare și gestionare evenimente existente
  • Publicarea unui eveniment
• Subiecte conexe

Creare eveniment

1. Autentificați-vă în platforma Online Booking Tool. 

2. Selectați Evenimente din meniul Călătorii . Se va deschide pagina Evenimente .  

3. Apăsați pe Eveniment nou. Pagina de creare a evenimentului va fi afișată. . 

4. Introduceți denumirea evenimentului în câmpul Nume eveniment . Acesta va fi numele vizibil pentru toți participanții invitați.

5. Introduceți locația evenimentului în câmpul Locație .

6. Alegeți o imagine de copertă pentru eveniment (aceasta va fi inclusă în invitația trimisă participanților), dacă doriți. De asemenea, puteți apăsa pe Încărcați pentru a adăuga o imagine personalizată.

7. Stabiliți data de început și de sfârșit a evenimentului în câmpurile Date eveniment . 

8. Stabiliți perioada de călătorie pentru eveniment în câmpurile Date călătorie . 

   • Data de început a călătoriei ar trebui să fie înainte de începerea evenimentului. Luați în calcul aspecte precum fusul orar, distanța parcursă sau eventuale escale.

   • Data de sfârșit ar trebui să fie după terminarea evenimentului.

9. Adăugați o descriere a evenimentului în câmpul Descriere . Textul poate fi formatat după preferințe: bold, italic, liste, alegere font, culoare, indentare sau adăugare de linkuri. 

10. Configurați tipurile de rezervare permise pentru acest eveniment. Doar tipurile activate de administrator vor fi disponibile participanților invitați. Dacă este nevoie de un tip suplimentar după publicarea evenimentului, administratorul poate efectua rezervarea respectivă pentru invitat. 

11. Pentru Zbor:
    

    • Pentru a alege tipurile de zbor permise, selectați una sau mai multe opțiuni din meniul Tipuri de zbor permise :

      • Doar dus

      • Dus-întors

      • Punctul de sosire poate fi diferit față de cel de plecare – util dacă participanții trebuie să ajungă la mai multe evenimente 

    • Apăsați pe Adăugați pentru a seta aeroporturile permise. Câmpulaeroport permis va apărea. Folosiți acest câmp pentru a specifica toate aeroporturile din care participanții pot rezerva zboruri pentru a ajunge la eveniment (participanții pot rezerva din orice aeroport de plecare ). De asemenea, puteți alege să nu setați acest câmp. .

      • Începeți să introduceți numele sau codul aeroportului dorit. Vor fi afișate sugestii pe măsură ce scrieți. 

      • Selectați aeroportul dorit. 

      • Pentru a adăuga mai multe aeroporturi, apăsați din nou pe Adăugați și repetați procesul. 

    • Folosiți calendarul și câmpurile de oră de la secțiunile Sosire recomandată înainte de și Plecare recomandată după pentru a stabili când vor fi încurajați participanții să își rezerve zborurile. Implicit, aceste date sunt preluate din câmpurile Date eveniment . Participanții vor fi încurajați să rezerve zboruri în aceste intervale de dată și oră. 

12. Pentru Hotel:

    • Apăsați pe Adăugați pentru a seta hotelurile permise. Câmpul Hotel 

    • va apărea. Folosiți acest câmp pentru a specifica toate hotelurile unde participanții pot rezerva cazare pentru eveniment. De asemenea, puteți alege să nu setați acest câmp. 

    • Începeți să introduceți numele hotelului dorit. Vor apărea sugestii în funcție de ce scrieți.  

    • Selectați hotelul dorit. Pentru a adăuga mai multe hoteluri, apăsați din nou pe Adăugați 

13. și repetați procesul. PentruMașină, nu sunt necesare setări suplimentare. 

14. Pentru Trennu sunt necesare setări suplimentare. 

15. Stabiliți metoda de plată pe care o vor folosi participanții pentru a face rezervările necesare participării la eveniment.

    • Pentru a adăuga o singură metodă de plată valabilă pentru toate tipurile de rezervări, dați clic în câmpul Selectați opțiunea de plată și apăsați pe Adăugați un card nou. Se va deschide pagina pentru adăugarea cardului. Completați toate câmpurile ca de obicei. Implicit, toate tipurile de rezervări vor fi permise, dar puteți modifica acest lucru din setările Aplicabil pentru . Asigurați-vă că fiecare tip de rezervare are asociată o metodă de plată. Tipurile de rezervare pentru care metoda de plată este valabilă sunt indicate prin pictograme. .  

    • Pentru a selecta o metodă de plată existentă valabilă pentru toate tipurile de rezervări, dați clic în câmpul Selectați opțiunea de plată și selectați metoda dorită. Tipurile de rezervare pentru care metoda de plată este valabilă sunt indicate prin pictograme.

    • Pentru a folosi metoda de plată implicită a fiecărui participant, dați clic în câmpul Selectați opțiunea de plată și alegeți Folosește metoda de plată implicită a fiecărui participant. Astfel, fiecare invitat va folosi metoda sa de plată implicită pentru rezervare. Dacă invitați și persoane din afara companiei, asigurați-vă că și pentru aceștia există deja configurată o metodă de plată (consultați secțiunea Cerințe preliminare ). 

    • Pentru a seta o metodă de plată diferită pentru fiecare tip de rezervare, activați câmpul Setează metodele de plată pe tip de rezervare . Apoi, urmați instrucțiunile din această secțiune pentru a selecta metoda de plată pentru fiecare tip de rezervare. 

16. Câmpul Persoană de contact va fi completat automat cu utilizatorul care creează evenimentul. Puteți schimba această persoană cu alt utilizator. Acesta va fi contactul la care pot apela participanții dacă au întrebări.

17. Adăugați câmpuri personalizate în secțiunea Câmpuri personalizate după preferință. Aveți posibilitatea să adăugați câmpuri suplimentare și să răspundeți la întrebările din aceste câmpuri. Pentru a adăuga câmpuri personalizate, apăsați pe + Câmpuri personalizate și selectați unul din meniu. 

    • Pentru câmpurile personalizate la care Tipul călătoriei a fost setat ca „Toate călătoriile” (în definiția câmpului), puteți răspunde la întrebare în numele participanților sau puteți lăsa participanții să răspundă ei. Dacă răspundeți dvs., câmpul nu va mai fi afișat participanților. De exemplu, dacă există un câmp pentru Motivul călătoriei, puteți seta „Conferință” pentru toți. 

    • Pentru câmpurile personalizate la care Tipul călătoriei a fost setat ca „Doar pentru evenimente" (în definiția câmpului), puteți alege dacă doriți ca acel câmp să apară în cadrul acestui eveniment. De exemplu, dacă există un câmp pentru Ora preferată pentru transfer , puteți alege dacă să fie vizibil sau nu în eveniment..

    • Orice modificare adusă câmpurilor personalizate după publicarea evenimentului va afecta doar rezervările care nu au fost încă efectuate. 

18. Apoi, alegeți una dintre următoarele opțiuni:

    • apăsați pe Salvează ca schiță (pentru a salva evenimentul ca schiță și a adăuga participanții ulterior)

    • apăsați pe Adaugă participant (pentru a adăuga participanți)

19.  Dacă ați apăsat pe Adaugă participant, puteți începe să invitați participanții la eveniment.  De asemenea, aveți opțiunea de a încărca o listă de angajați sau invitați (fișier CSV).  

    • Pentru a adăuga individual angajați participanți: Apăsați pe + Adaugă participant. Introduceți numele sau adresa de e-mail a persoanei pe care doriți să o invitați. Va apărea o listă cu utilizatorii corespunzători. Selectați persoana dorită. Repetați acest pas pentru fiecare angajat participant. 

    • Pentru a adăuga un invitat care nu este angajat al companiei: Începeți să introduceți numele sau adresa de e-mail în câmpul de căutare, apoi apăsați pe Adaugă invitat. Completați prenumele, numele și adresa de e-mail a invitatului. Selectați entitatea juridică relevantă. Apăsați pe pictograma de bifă. Repetați pentru fiecare invitat.

    • Pentru a încărca o listă de angajați sau invitați: Apăsați pe Încărcați. Descărcați șablonul CSV corespunzător (angajat sau invitat). Completați fișierul cu participanții (pentru angajați, introduceți doar e-mailul de serviciu, pentru invitați: prenume, nume și e-mail, separate prin virgulă). Folosiți spațiul central din fereastra pop-up pentru a încărca fișierul CSV. Apăsați pe ÎncărcareUrmător după ce ați terminat.

20. După ce ați configurat toate tipurile de rezervări permise (zbor, hotel etc.), ați ales metoda de plată și ați selectat participanții, puteți publica evenimentul. Puteți apăsa pe Publică sau consultați Publicarea unui eveniment pentru detalii suplimentare.

Vizualizare și gestionare evenimente existente

1. Autentificați-vă în platforma Online Booking Tool. 

2. Selectați Evenimente din meniul Călătorii . Se va deschide pagina Evenimente. . Puteți filtra după numele evenimentului, data evenimentului sau starea evenimentului (doar pentru cele viitoare). 

   1. Selectați fila Viitoare pentru a vedea evenimentele viitoare sau în desfășurare. 

   2. Selectați fila Finalizate pentru a vizualiza evenimentele trecute.

   3. Selectați fila Anulate pentru evenimentele anulate.

3. Fiecare eveniment creat va fi afișat pe un rând. Pentru fiecare eveniment vor fi afișate locația, datele, numărul de participanți și tipul de rezervare. Pentru evenimentele care nu au fost publicate, aveți opțiunea de a le publica (cu sau fără notificare pe e-mail).  

4. Găsiți evenimentul pe care doriți să-l vizualizați și apăsați pe el. Se va deschide pagina cu detaliile evenimentului. 

5. Puteți consulta și edita detaliile evenimentului, precum și lista participanților. 

   • Setări eveniment (pagina principală) - Puteți modifica numele, perioada de călătorie, imaginea de copertă și descrierea (atât timp cât evenimentul nu a fost publicat).

   • Participanți (este posibil să fie nevoie să apăsați pe Adaugă participant) - Pentru fiecare participant, veți vedea numele, e-mailul, perioada de călătorie, starea invitației și starea rezervărilor. O pictogramă verde indică faptul că rezervarea respectivă a fost finalizată. Puteți filtra după Stare invitație (Invitat, Neinvitat încă) sau după starea oricărui tip de rezervare (Rezervat, Ne rezervat, Renunțat). Pentru a filtra după un tip de rezervare, apăsați pe pictograma corespunzătoare, apoi selectați starea dorită din meniu.

     • Pentru a reaminti unui participant să finalizeze rezervările, puteți retrimite invitația pe e-mail apăsând pe pictograma de e-mail (apare la dreapta coloanei Invitație ). Această acțiune este posibilă doar după publicarea evenimentului. 

     • Pentru a trimite invitații sau remindere pe e-mail către mai mulți participanți simultan, bifați căsuța de lângă numele fiecăruia și apoi apăsați pe Trimite e-mail dintre opțiunile din bara de instrumente. Dacă printre destinatari se află atât persoane deja invitate, cât și noi participanți, vi se va cere să confirmați acțiunea. Conținutul e-mailului de reamintire va fi ușor diferit față de invitația inițială.

     • Pentru a elimina un participant, apăsați pe pictograma de coș de gunoi (apare la dreapta coloanei Invitație ). Pentru a elimina mai mulți participanți simultan, bifați căsuța de lângă numele fiecăruia și apăsați butonul de ștergere din bara de instrumente. După eliminare, participantul nu va mai vedea evenimentul. Atenție: Trebuie să anulați orice rezervare făcută deja pentru eveniment de către participant înainte de a-l putea elimina.

     • Pentru a încărca o listă de participanți, apăsați pe Încărcați și consultați instrucțiunile din secțiunea Creare eveniment de mai sus.

     • Pentru a descărca lista actuală de participanți, apăsați pe Descarcă din bara de instrumente.

Publicarea unui eveniment

După ce ați creat evenimentul, îl puteți previzualiza sau publica. La publicare, puteți alege dacă participanții să primească sau nu invitații pe e-mail. 

1. Autentificați-vă în platforma Online Booking Tool. 

2. Selectați Evenimente din meniul Călătorii . Se va deschide pagina Evenimente. .

3. Selectați fila Viitoare pentru a vedea evenimentele viitoare. Fiecare eveniment creat va fi afișat pe un rând, cu locația, datele, numărul de participanți și tipul de rezervare. 

   • Pentru a verifica evenimentul înainte de publicare, găsiți evenimentul dorit și apăsați pe rândul respectiv. 

   • Pentru a previzualiza invitația la eveniment, apăsați pe Previzualizare e-mail (o invitație va fi trimisă pe adresa dvs. de e-mail) pentru evenimentul respectiv.

   • Pentru a publica evenimentul fără a trimite invitații pe e-mail, apăsați pe Publică doar pentru evenimentul respectiv.

   • Pentru a publica evenimentul și a trimite invitații pe e-mail, apăsați pe Publică și trimite invitație pentru evenimentul respectiv.

   • Pentru a edita un eveniment deja publicat, apăsați pe Editează. 

4. După publicarea evenimentului, modificările pe care le puteți face sunt limitate la următoarele:

   • Nume eveniment

   • Descriere eveniment

   • Extinderea perioadei de călătorie (de exemplu, puteți seta o dată de început mai devreme sau o dată de final mai târziu)

   • Metode de plată disponibile pentru participanți 

   • Adăugarea de aeroporturi sau hoteluri (dacă sunt permise rezervări de zbor sau hotel)

   • Adăugarea de participanți

   • Eliminarea participanților (care nu au făcut încă nicio rezervare)

   • Câmpuri personalizate

Subiecte conexe

• Evenimente (Prezentare generală)
• Rezervarea călătoriei pentru un eveniment (angajat/organizator)
• Rezervarea călătoriei pentru un eveniment (neangajat/invitat)