Kreiranje i objavljivanje događaja (v.1)

Ova tema opisuje staru proceduru za kreiranje i objavljivanje događaja. Za najnoviju proceduru pogledajte Kreiranje, objavljivanje i upravljanje događajem (najnovija verzija).

Samo administratori imaju mogućnost kreiranja i upravljanja događajima.

SADRŽAJ

• Kreiranje događaja
  • Kreirajte događaj
  • Pregled i upravljanje postojećim događajima
  • Objavljivanje događaja
• Povezane teme

Kreirajte događaj

1. Prijavite se na Online Booking Tool. 

2. Odaberite Događaji u izborniku Putovanja . Prikazat će se stranica Događaji .  

3. Kliknite na Novi događaj. Otvorit će se stranica Kreiraj događaj . 

4. Unesite naziv događaja u polje Naziv događaja . Ovo je ime koje će biti vidljivo svim učesnicima koje pozovete.

5. Unesite lokaciju događaja u polje Lokacija .

6. Ako želite, odaberite naslovnu sliku za događaj (ona će biti prikazana u pozivu). Također možete kliknuti na Otpremi da biste postavili vlastitu sliku.

7. Unesite datum i vrijeme početka i završetka događaja u polja Datumi događaja . 

8. Unesite datume početka i završetka putovanja u polja Datumi putovanja . 

   • Početni datum putovanja treba biti prije samog događaja. Vodite računa o vremenskoj razlici, udaljenosti i mogućim presjedanjima.

   • Krajnji datum putovanja treba biti nakon završetka događaja.

9. Opis događaja unesite u polje Opis . Tekst možete dodatno urediti podebljavanjem, kurzivom, nabrajanjem, izborom fonta, bojom, uvlačenjem ili dodavanjem linkova. 

10. Odaberite tipove rezervacija koji su dozvoljeni za ovaj događaj. Učesnicima će biti prikazani samo oni tipovi rezervacija koje je administrator omogućio za ovaj događaj. Ako je potreban dodatni tip rezervacije nakon objave događaja, administrator može izvršiti tu rezervaciju za gosta. 

11. Za Avio karte:
    

    • Da biste odredili dozvoljene vrste letova, iz izbornika Dozvoljeni tipovi letova odaberite jednu ili više opcija:

      • Jedan smjer

      • Povratna karta

      • Povratna lokacija može biti drugačija od polazne – korisno ako putnici prisustvuju na više događaja 

    • Kliknite na Dodaj da postavite odabrane aerodrome. Prikazat će se polje Dozvoljeni aerodrom . U ovo polje unesite sve aerodrome sa kojih učesnici mogu rezervisati letove do da bi prisustvovali događaju (putnici mogu rezervisati sa bilo kojeg polaznog aerodroma). Ova polja nisu obavezna.

      • Počnite unositi ime ili šifru aerodroma koji želite dodati. Prikazat će se prijedlozi na osnovu unosa. 

      • Odaberite željeni aerodrom. 

      • Ako želite dodati još aerodroma, kliknite na Dodaj i ponovite postupak. 

    • Pomoću kalendara i polja za vrijeme pod Predloženi dolazak prije i Predloženi povratak poslije možete podesiti kada će putnicima biti ponuđeno da rezervišu let. Početni i završni datumi su po defaultu preuzeti iz polja Datumi događaja . Putnici će biti podstaknuti da rezervišu letove unutar ovih datuma i vremena. 

12. Za Hotel:

    • Kliknite na Dodaj da biste odabrali željene hotele. Prikazat će se polje Hotel . U ovo polje unesite sve hotele u kojima učesnici mogu odsjesti radi događaja. Ova polja nisu obavezna. 

    • Počnite unositi naziv hotela koji želite dodati. Prikazat će se prijedlozi na osnovu unosa. 

    • Odaberite željeni hotel.  

    • Ako želite dodati još hotela, kliknite na Dodaj i ponovite postupak. 

13. Za Automobil, nisu potrebna dodatna podešavanja. 

14. Za Voz, nisu potrebna dodatna podešavanja. 

15. Odredite način plaćanja koji će učesnici koristiti za rezervacije potrebne za dolazak na događaj.

    • Ako želite dodati jednu metodu plaćanja za sve tipove rezervacija, kliknite u polje Odaberite opciju plaćanja i odaberite Dodaj novu karticu. Prikazat će se stranica Dodaj kreditnu karticu . Popunite sva polja kao i inače. Svi tipovi rezervacija su po defaultu dozvoljeni, ali to možete promijeniti u postavkama Primjenjuje se na . Provjerite da svaki tip rezervacije ima odgovarajući način plaćanja. Ikonice pored svake metode pokazuju za koje tipove rezervacija se može koristiti.  

    • Ako želite koristiti postojeću metodu plaćanja za sve tipove rezervacija, kliknite u polje Odaberite opciju plaćanja i izaberite željenu opciju. Ikonice pored svake metode pokazuju za koje tipove rezervacija se može koristiti.

    • Ako želite da svaki putnik koristi svoj podrazumijevani način plaćanja, kliknite u polje Odaberite opciju plaćanja i odaberite Koristi podrazumijevani način plaćanja putnika. Svaki učesnik će tada koristiti svoj način plaćanja za rezervacije. Ako pozivate goste na događaj, provjerite da je za njih unaprijed podešen način plaćanja (pogledajte odjeljak Preduslovi ). 

    • Da biste postavili poseban način plaćanja za svaki tip rezervacije, omogućite opciju Odredi način plaćanja po tipu rezervacije . Zatim slijedite upute iz ovog odjeljka za odabir načina plaćanja za svaki tip rezervacije. 

16. Polje Kontakt osoba će automatski biti postavljeno na osobu koja kreira događaj. Ovo možete promijeniti na drugog korisnika. To je osoba kojoj se putnici mogu obratiti za sva pitanja vezana za događaj.

17. Po želji postavite svoja prilagođena polja u odjeljku Prilagođena polja . Možete dodati dodatna polja i unijeti odgovore na pitanja iz tih polja. Za dodavanje prilagođenih polja, kliknite na + Prilagođena polja i odaberite željeno iz izbornika. 

    • Ako je za prilagođeno polje u definiciji polja postavljeno Tip putovanja na “Sva putovanja”, možete odgovoriti na pitanje umjesto putnika ili ostaviti da oni sami odgovore. Ako vi unesete odgovor, polje neće biti prikazano putnicima. Na primjer, ako postoji polje Razlog putovanja, možete postaviti odgovor “Konferencija” za sve. 

    • Ako je za prilagođeno polje u definiciji polja postavljeno Tip putovanja na "Samo događaji" , možete odabrati želite li prikazatito određeno polje za ovaj događaj. Na primjer, ako postoji polje Preferirano vrijeme shuttle prijevoza , možete odlučiti hoće li se prikazivati u vašem događaju.Sve promjene na prilagođenim poljima nakon objave događaja uticat će samo na rezervacije koje još nisu napravljene.

    • Zatim odaberite jednu od sljedećih opcija: 

18. kliknite na

    • Sačuvaj kao nacrt (da sačuvate događaj kao nacrt i dodate putnike kasnije) ili kliknite na

    • Dodaj putnika (da odmah dodate putnike) .

19.  Ako ste kliknuli na Dodaj putnika, možete odmah početi pozivati učesnike na događaj.  Također imate mogućnost da otpremite listu zaposlenika ili gostiju (u CSV formatu).  

    • Za dodavanje pojedinačnih zaposlenika: Kliknite na + Dodaj putnika. Unesite ime ili e-mail osobu koju želite pozvati. Prikazat će se lista korisnika koji odgovaraju unesenim podacima. Odaberite željenog korisnika i ponovite postupak za svakog zaposlenika. 

    • Za dodavanje gosta koji nije zaposlenik vaše kompanije: Počnite unositi ime ili e-mail gosta u polje za pretragu, zatim kliknite na Dodaj gosta putnika. Unesite ime, prezime i e-mail adresu gosta kojeg želite pozvati. Odaberite odgovarajuće pravno lice. Kliknite na ikonu za potvrdu. Ponovite postupak za svakog gosta.

    • Za otpremanje liste zaposlenika ili gostiju: Kliknite na Otpremi. Preuzmite odgovarajući CSV šablon (za zaposlenike ili goste). Uredite sadržaj tako da dodate sve učesnike (za zaposlenike unesite samo poslovni e-mail svakog, za goste unesite ime, prezime i e-mail, odvojene zarezom). Povucite CSV datoteku u predviđeno polje u prozoru. Kliknite na OtpremiDalje kada završite.

20. Nakon što podesite sve tipove rezervacija (avio, hotel itd.), odredite način plaćanja i odaberete učesnike, možete objaviti događaj. Kliknite na Objavi ili pogledajte Objavljivanje događaja za više informacija.

Pregled i upravljanje postojećim događajima

1. Prijavite se na Online Booking Tool. 

2. Odaberite Događaji u izborniku Putovanja . Prikazat će se stranica Događaji . Možete filtrirati događaje po nazivu, datumu ili statusu događaja (samo za nadolazeće događaje). 

   1. Odaberite karticu Nadolazeći za pregled nadolazećih ili događaja u toku. 

   2. Odaberite karticu Završeni za pregled prošlih događaja.

   3. Odaberite karticu Otkazani za prikaz otkazanih događaja.

3. Svi kreirani događaji prikazani su kao redovi. Za svaki događaj prikazana je lokacija, datumi, broj putnika i tip rezervacije. Za neobjavljene događaje imate mogućnost da ih objavite (sa ili bez slanja e-mail obavijesti).  

4. Pronađite događaj koji želite pregledati i kliknite na njega. Otvorit će se detalji događaja. 

5. Možete pregledati i uređivati detalje događaja i listu učesnika. 

   • Postavke događaja (glavna stranica) - Možete promijeniti naziv, datume putovanja, naslovnu sliku i opis događaja (dok god događaj nije objavljen).

   • Putnici (možda ćete trebati kliknuti na Dodaj putnika) - Za svakog učesnika vidjet ćete ime, e-mail, datume putovanja, status poziva i status rezervacija. Zelena ikona označava da je rezervacija završena. Možete filtrirati po Status poziva (Pozvan, Nije još pozvan) ili po statusu bilo kojeg tipa rezervacije (Rezervisano, Nije rezervisano, Odustao). Da biste filtrirali po tipu rezervacije, kliknite na odgovarajuću ikonu i izaberite željeni status iz izbornika.

     • Da biste podsjetili učesnika da dovrši potrebne rezervacije, možete mu ponovo poslati e-mail pozivnicu klikom na ikonu pošte (prelaskom mišem desno od kolone Pozivnica ). Ova opcija je dostupna samo za objavljene događaje. 

     • Da biste poslali pozivnicu ili podsjetnik više učesnika odjednom, označite kvadratić pored njihovih imena i kliknite na Pošalji e-mail u alatnoj traci. Ako su među njima i novi i već pozvani učesnici, bit ćete upitani da potvrdite ovu radnju. Sadržaj podsjetnika će biti malo drugačiji od originalne pozivnice.

     • Za uklanjanje učesnika kliknite na ikonu kante (prelaskom mišem desno od kolone Pozivnica ). Za uklanjanje više učesnika odjednom, označite kvadratić pored njihovih imena i kliknite na dugme za brisanje u alatnoj traci. Nakon što je učesnik uklonjen, on više neće vidjeti događaj. Napomena: Prije uklanjanja učesnika, potrebno je otkazati sve rezervacije koje je napravio za taj događaj.

     • Za otpremanje liste učesnika, kliknite na Otpremi i pratite upute iz odjeljka Kreirajte događaj na ovoj stranici iznad.

     • Za preuzimanje trenutne liste učesnika, kliknite na Preuzmi u alatnoj traci.

Objavljivanje događaja

Nakon što kreirate događaj, možete ga pregledati ili odmah objaviti. Prilikom objave možete odabrati želite li da učesnici dobiju e-mail pozivnice. 

1. Prijavite se na Online Booking Tool. 

2. Odaberite Događaji u izborniku Putovanja . Prikazat će se stranica Događaji .

3. Odaberite karticu Nadolazeći za pregled nadolazećih događaja. Svi kreirani događaji prikazani su kao redovi, sa lokacijom, datumima, brojem putnika i tipom rezervacije. 

   • Da biste pregledali događaj prije objave, pronađite željeni događaj i kliknite na njegov red. 

   • Za pregled pozivnice na e-mail, kliknite na Pregled e-maila (pozivnica će biti poslata na vašu e-mail adresu) za odabrani događaj.

   • Za objavu događaja bez slanja pozivnica učesnicima, kliknite na Samo objavi za odabrani događaj.

   • Za objavu događaja i slanje pozivnica učesnicima, kliknite na Objavi i pošalji pozivnicu za odabrani događaj.

   • Ako želite urediti već objavljen događaj, kliknite na Uredi. 

4. Nakon objave događaja, moguće je mijenjati samo sljedeće stavke:

   • Naziv događaja

   • Opis događaja

   • Proširenje datuma putovanja (npr. raniji početak ili kasniji završetak)

   • Načini plaćanja dostupni učesnicima 

   • Dodavanje aerodroma ili hotela (ako su dozvoljene avio ili hotelske rezervacije)

   • Dodavanje putnika

   • Uklanjanje putnika (koji još nisu napravili rezervacije)

   • Prilagođena polja

Povezane teme

• Događaji (Pregled)
• Rezervacija putovanja za događaj (zaposlenik/organizator)
• Rezervacija putovanja za događaj (nezaposlenik/gost)