Δημιουργία και δημοσίευση εκδηλώσεων (έκδ. 1)

Σε αυτήν την ενότητα περιγράφεται η παλαιότερη διαδικασία δημιουργίας και δημοσίευσης εκδηλώσεων. Για να δείτε την πιο πρόσφατη διαδικασία, ανατρέξτε στην ενότητα Δημιουργία, δημοσίευση και διαχείριση εκδήλωσης (τελευταία έκδοση).

Μόνο οι διαχειριστές έχουν τη δυνατότητα να δημιουργούν και να διαχειρίζονται εκδηλώσεις.

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ

• Δημιουργία εκδήλωσης
  • Δημιουργία νέας εκδήλωσης
  • Προβολή και διαχείριση υπαρχουσών εκδηλώσεων
  • Δημοσίευση εκδήλωσης
• Σχετικές ενότητες

Δημιουργία νέας εκδήλωσης

1. Συνδεθείτε στο Online Booking Tool. 

2. Επιλέξτε Εκδηλώσεις από το μενού Ταξίδια . Θα εμφανιστεί η σελίδα Εκδηλώσεις .  

3. Πατήστε Νέα εκδήλωση. Θα ανοίξει η σελίδα Δημιουργία εκδήλωσης . 

4. Συμπληρώστε το όνομα της εκδήλωσης στο πεδίο Όνομα εκδήλωσης . Αυτό είναι το όνομα που θα βλέπουν οι προσκεκλημένοι σας.

5. Συμπληρώστε την τοποθεσία της εκδήλωσης στο πεδίο Τοποθεσία .

6. Επιλέξτε μια εικόνα εξωφύλλου για την εκδήλωση (θα εμφανίζεται στην πρόσκληση προς τους συμμετέχοντες), αν το επιθυμείτε. Μπορείτε επίσης να πατήσετε Μεταφόρτωση για να ανεβάσετε δική σας εικόνα.

7. Ορίστε τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης της εκδήλωσης στα πεδία Ημερομηνίες εκδήλωσης . 

8. Ορίστε τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης του ταξιδιού στα πεδία Ημερομηνίες ταξιδιού . 

   • Η ημερομηνία έναρξης του ταξιδιού πρέπει να προηγείται της εκδήλωσης. Λάβετε υπόψη σας παράγοντες όπως το jet lag, την απόσταση και τις συνδέσεις.

   • Η ημερομηνία λήξης πρέπει να είναι μετά το τέλος της εκδήλωσης.

9. Συμπληρώστε μια περιγραφή για την εκδήλωση στο πεδίο Περιγραφή . Μπορείτε να μορφοποιήσετε το κείμενο με έντονα, πλάγια, κουκκίδες, επιλογή γραμματοσειράς, χρώμα, εσοχές και να προσθέσετε συνδέσμους, αν το επιθυμείτε. 

10. Ορίστε τους τύπους κρατήσεων που θα επιτρέπονται για την εκδήλωση. Μόνο οι τύποι κρατήσεων που έχει ενεργοποιήσει ο διαχειριστής για τη συγκεκριμένη εκδήλωση θα είναι διαθέσιμοι στους προσκεκλημένους. Αν χρειαστεί να προσθέσετε επιπλέον τύπο κράτησης μετά τη δημοσίευση, ο διαχειριστής μπορεί να κάνει κράτηση για τον επισκέπτη. 

11. Για Αεροπορικά εισιτήρια:
    

    • Για να ορίσετε τους τύπους πτήσεων που θα επιτρέπονται, επιλέξτε έναν ή περισσότερους από τους παρακάτω τύπους στο μενού Επιτρεπόμενοι τύποι πτήσεων :

      • Μονής διαδρομής

      • Με επιστροφή

      • Η τοποθεσία επιστροφής μπορεί να διαφέρει από την τοποθεσία αναχώρησης – Χρήσιμο αν οι ταξιδιώτες πρέπει να παρευρεθούν σε περισσότερες από μία εκδηλώσεις 

    • Πατήστε Προσθήκη για να ορίσετε τα αεροδρόμια. Το πεδίο Επιτρεπόμενο αεροδρόμιο θα εμφανιστεί. Εδώ μπορείτε να δηλώσετε όλα τα αεροδρόμια από τα οποία μπορούν να κάνουν κράτηση οι συμμετέχοντες ώστε να παρευρεθούν στην εκδήλωση (οι συμμετέχοντες μπορούν να ξεκινήσουν από οποιοδήποτε αεροδρόμιο αναχώρησης ). Μπορείτε επίσης να αφήσετε αυτό το πεδίο κενό. Ξεκινήστε να πληκτρολογείτε το όνομα ή τον κωδικό του αεροδρομίου που θέλετε να προσθέσετε. Θα εμφανιστούν προτάσεις με βάση τα στοιχεία που εισάγετε.

      • Επιλέξτε το επιθυμητό αεροδρόμιο. 

      • Για να προσθέσετε περισσότερα αεροδρόμια, πατήστε ξανά 

      • Προσθήκη και επαναλάβετε. Χρησιμοποιήστε τα πεδία ημερολογίου και ώρας στις επιλογές 

    • Προτεινόμενη άφιξη πριν και Προτεινόμενη αναχώρηση μετά για να ορίσετε πότε θα προτείνεται στους ταξιδιώτες να κάνουν κράτηση πτήσης. Από προεπιλογή, οι ημερομηνίες αυτές βασίζονται στις Ημερομηνίες εκδήλωσης που έχετε ορίσει. Οι συμμετέχοντες θα ενθαρρύνονται να κάνουν κράτηση πτήσης εντός αυτών των ημερομηνιών και ωρών. Για 

12. Ξενοδοχείο :Πατήστε

    • Προσθήκη για να ορίσετε τα ξενοδοχεία. Το πεδίο Ξενοδοχείο θα εμφανιστεί. Εδώ μπορείτε να δηλώσετε όλα τα ξενοδοχεία στα οποία μπορούν να διαμείνουν οι συμμετέχοντες για να παρευρεθούν στην εκδήλωση. Μπορείτε επίσης να αφήσετε αυτό το πεδίο κενό. Ξεκινήστε να πληκτρολογείτε το όνομα του ξενοδοχείου που θέλετε να προσθέσετε. Θα εμφανιστούν προτάσεις με βάση τα στοιχεία που εισάγετε. 

    • Επιλέξτε το επιθυμητό ξενοδοχείο. 

    • Για να προσθέσετε περισσότερα ξενοδοχεία, πατήστε ξανά  

    • Προσθήκη και επαναλάβετε. Για 

13. Ενοικίαση αυτοκινήτου , δεν απαιτούνται επιπλέον ρυθμίσεις.Για 

14. Σιδηροδρομικά ταξίδια , δεν απαιτούνται επιπλέον ρυθμίσεις.Ορίστε τον τρόπο πληρωμής που θα χρησιμοποιήσουν οι συμμετέχοντες για τις κρατήσεις που απαιτούνται για την εκδήλωση. 

15. Για να προσθέσετε έναν τρόπο πληρωμής που θα χρησιμοποιείται για όλους τους τύπους κρατήσεων, κάντε κλικ στο πεδίο

    • Επιλογή τρόπου πληρωμής και επιλέξτε Προσθήκη νέας κάρτας . Θα ανοίξει η σελίδαΠροσθήκη πιστωτικής κάρτας . Συμπληρώστε όλα τα απαραίτητα στοιχεία της κάρτας όπως συνήθως. Από προεπιλογή, θα επιτρέπονται όλοι οι τύποι κρατήσεων, αλλά μπορείτε να το αλλάξετε από τις ρυθμίσεις Ισχύει για . Βεβαιωθείτε ότι κάθε τύπος κράτησης έχει ορισμένο τρόπο πληρωμής. Οι τύποι κρατήσεων για τους οποίους ισχύει κάθε τρόπος πληρωμής φαίνονται με μικρά εικονίδια. Για να επιλέξετε έναν υπάρχοντα τρόπο πληρωμής που θα χρησιμοποιείται για όλους τους τύπους κρατήσεων, κάντε κλικ στο πεδίο  

    • Επιλογή τρόπου πληρωμής και επιλέξτε τον επιθυμητό. Οι τύποι κρατήσεων για τους οποίους ισχύει κάθε τρόπος πληρωμής φαίνονται με μικρά εικονίδια. Για να ορίσετε ως τρόπο πληρωμής την προεπιλεγμένη μέθοδο κάθε ταξιδιώτη, κάντε κλικ στο πεδίο

    • Επιλογή τρόπου πληρωμής και επιλέξτε Χρήση προεπιλεγμένου τρόπου πληρωμής κάθε ταξιδιώτη . Έτσι, κάθε συμμετέχων θα χρησιμοποιήσει τη δική του προεπιλεγμένη μέθοδο πληρωμής για τις κρατήσεις του. Σημειώστε ότι αν καλέσετε επισκέπτες στην εκδήλωση, θα χρειαστεί να έχετε ορίσει τρόπο πληρωμής και για αυτούς εκ των προτέρων (δείτε την ενότηταΠροϋποθέσεις ). Για να ορίσετε διαφορετικό τρόπο πληρωμής για κάθε τύπο κράτησης, ενεργοποιήστε το πεδίο 

    • Ορισμός τρόπων πληρωμής ανά τύπο κράτησης . Στη συνέχεια, ακολουθήστε τις οδηγίες αυτής της ενότητας για να επιλέξετε τρόπο πληρωμής για κάθε τύπο κράτησης. Το πεδίο 

16. Υπεύθυνος επικοινωνίας θα συμπληρωθεί αυτόματα με τον χρήστη που δημιουργεί την εκδήλωση. Μπορείτε να το αλλάξετε σε άλλον χρήστη. Αυτό το άτομο θα είναι το σημείο επικοινωνίας για τους ταξιδιώτες που θα συμμετάσχουν στην εκδήλωση. Ορίστε τα προσαρμοσμένα πεδία σας στην ενότητα

17. Προσαρμοσμένα πεδία όπως επιθυμείτε. Μπορείτε να προσθέσετε επιπλέον πεδία και να απαντήσετε στις ερωτήσεις των προσαρμοσμένων πεδίων. Για να προσθέσετε προσαρμοσμένα πεδία, πατήστε + Προσαρμοσμένα πεδία και επιλέξτε από το μενού. Για προσαρμοσμένα πεδία όπου το πεδίο 

    • Τύπος ταξιδιού έχει οριστεί σε “ Όλα τα ταξίδια” (στον ορισμό του πεδίου), μπορείτε να απαντήσετε εσείς στην ερώτηση για λογαριασμό των ταξιδιωτών ή να τους αφήσετε να απαντήσουν μόνοι τους. Αν απαντήσετε εσείς, το πεδίο δεν θα εμφανίζεται στους ταξιδιώτες. Για παράδειγμα, αν υπάρχει πεδίο γιαΛόγος ταξιδιού , μπορείτε να το ορίσετε ως “Συνέδριο” για όλους.Για προσαρμοσμένα πεδία όπου το πεδίο 

    • Τύπος ταξιδιού έχει οριστεί σε " Μόνο εκδηλώσεις"(στον ορισμό του πεδίου) , μπορείτε να επιλέξετε αν θέλετε να εμφανίζεται το συγκεκριμένο πεδίο στην εκδήλωσή σας. Για παράδειγμα, αν υπάρχει πεδίο γιαΠροτιμώμενη ώρα μεταφοράς , μπορείτε να επιλέξετε αν θα εμφανίζεται στην εκδήλωσή σας. Οποιαδήποτε αλλαγή στα προσαρμοσμένα πεδία μετά τη δημοσίευση της εκδήλωσης θα επηρεάσει μόνο κρατήσεις που δεν έχουν ακόμη πραγματοποιηθεί.Στη συνέχεια, επιλέξτε μία από τις παρακάτω ενέργειες:

    • πατήστε 

18. Αποθήκευση ως πρόχειρο

    • (για να αποθηκεύσετε την εκδήλωση ως πρόχειρη και να προσθέσετε ταξιδιώτες αργότερα) ή πατήστε Προσθήκη ταξιδιώτη

    • (για να προσθέσετε ταξιδιώτες) Αν επιλέξατε Προσθήκη ταξιδιώτη

19.  , μπορείτε τώρα να ξεκινήσετε να προσκαλείτε συμμετέχοντες στην εκδήλωση. Υπάρχει επίσης η δυνατότητα να ανεβάσετε λίστα με εργαζόμενους ή προσκεκλημένους (σε αρχείο CSV).  Για να προσθέσετε μεμονωμένους εργαζόμενους:Πατήστε  

    • + Προσθήκη ταξιδιώτη . Πληκτρολογήστε το όνομα ή το email του χρήστη που θέλετε να προσκαλέσετε. Θα εμφανιστεί λίστα με χρήστες που ταιριάζουν. Επιλέξτε τον χρήστη που θέλετε να προσκαλέσετε. Επαναλάβετε για κάθε εργαζόμενο της εταιρείας σας. Για να προσθέσετε προσκεκλημένο που δεν είναι εργαζόμενος της εταιρείας:Ξεκινήστε να πληκτρολογείτε το όνομα ή το email του στο πεδίο αναζήτησης και πατήστε 

    • Προσθήκη προσκεκλημένου ταξιδιώτη . Συμπληρώστε το όνομα, το επώνυμο και το email του προσκεκλημένου που θέλετε να προσκαλέσετε. Επιλέξτε τη σχετική νομική οντότητα. Πατήστε το εικονίδιο με το τικ. Επαναλάβετε για κάθε προσκεκλημένο σας. Για να ανεβάσετε λίστα με εργαζόμενους ή προσκεκλημένους:Πατήστε

    • Μεταφόρτωση . Κατεβάστε το κατάλληλο πρότυπο CSV (για εργαζόμενους ή προσκεκλημένους). Επεξεργαστείτε το αρχείο και προσθέστε τους συμμετέχοντες (για εργαζόμενους, μόνο το email εργασίας, για προσκεκλημένους, όνομα, επώνυμο και email χωρισμένα με κόμμα). Χρησιμοποιήστε το κεντρικό μέρος του αναδυόμενου παραθύρου για να ανεβάσετε το αρχείο CSV. Πατήστε ΜεταφόρτωσηΕπόμενοόταν ολοκληρώσετε . Αφού ολοκληρώσετε τη ρύθμιση όλων των τύπων κρατήσεων (πτήση, ξενοδοχείο κ.λπ.), ορίσετε τρόπο πληρωμής και επιλέξετε τους συμμετέχοντες, μπορείτε να δημοσιεύσετε την εκδήλωση. ΠατήστεΔημοσίευση

20. ή δείτε την ενότητα Δημοσίευση εκδήλωσης για περισσότερες λεπτομέρειες . Προβολή και διαχείριση υπαρχουσών εκδηλώσεωνΣυνδεθείτε στο Online Booking Tool.

Επιλέξτε

1. Εκδηλώσεις 

2. από το μενού Ταξίδια . Θα εμφανιστεί η σελίδα Εκδηλώσεις . Μπορείτε να φιλτράρετε με βάση το όνομα εκδήλωσης, την ημερομηνία ή την κατάστασή της (μόνο για επερχόμενες εκδηλώσεις). Επιλέξτε την καρτέλα Επερχόμενες 

   1. για να δείτε εκδηλώσεις που πρόκειται να πραγματοποιηθούν ή βρίσκονται σε εξέλιξη. Επιλέξτε την καρτέλα Ολοκληρωμένες 

   2. για να δείτε παλαιότερες εκδηλώσεις. Επιλέξτε την καρτέλα Ακυρωμένες

   3. για να δείτε ακυρωμένες εκδηλώσεις. Κάθε εκδήλωση που έχει δημιουργηθεί εμφανίζεται ως γραμμή. Για κάθε εκδήλωση εμφανίζονται η τοποθεσία, οι ημερομηνίες, ο αριθμός ταξιδιωτών και ο τύπος κράτησης. Για εκδηλώσεις που δεν έχουν δημοσιευθεί, μπορείτε να τις δημοσιεύσετε (με ή χωρίς ειδοποίηση μέσω email). Βρείτε την εκδήλωση που θέλετε να δείτε και πατήστε πάνω της. Θα εμφανιστεί η σελίδα με τις λεπτομέρειες της εκδήλωσης.

3. Μπορείτε να ελέγξετε και να επεξεργαστείτε τα στοιχεία της εκδήλωσης καθώς και τη λίστα συμμετεχόντων.  

4. Ρυθμίσεις εκδήλωσης 

5. (κεντρική σελίδα) 

   • - Μπορείτε να αλλάξετε το όνομα, τις ημερομηνίες ταξιδιού, την εικόνα εξωφύλλου και την περιγραφή (εφόσον η εκδήλωση δεν έχει δημοσιευθεί ακόμη). Ταξιδιώτες (ενδέχεται να χρειαστεί να πατήσετε

   • Προσθήκη ταξιδιώτη ) - Για κάθε συμμετέχοντα εμφανίζονται το όνομα, το email, οι ημερομηνίες ταξιδιού, η κατάσταση πρόσκλησης και η κατάσταση των κρατήσεων. Το πράσινο εικονίδιο δείχνει ότι έχει ολοκληρώσει τον συγκεκριμένο τύπο κράτησης. Μπορείτε να φιλτράρετε ανάΚατάσταση πρόσκλησης ( Προσκεκλημένος ,Δεν έχει προσκληθεί ακόμη) ή ανά κατάσταση κράτησης ( Έγινε κράτηση,Δεν έγινε κράτηση, Αποχώρησε). Για να φιλτράρετε ανά τύπο κράτησης, πατήστε το σχετικό εικονίδιο και επιλέξτε την επιθυμητή κατάσταση από το μενού. Για να υπενθυμίσετε σε συμμετέχοντα να ολοκληρώσει τις κρατήσεις του, μπορείτε να ξαναστείλετε την πρόσκληση μέσω email πατώντας το εικονίδιο με το φάκελο (που εμφανίζεται δεξιά στη στήληΠρόσκληση

     • ). Αυτή η ενέργεια είναι διαθέσιμη μόνο αφού έχει δημοσιευθεί η εκδήλωση. Για να στείλετε πρόσκληση ή υπενθύμιση σε πολλούς συμμετέχοντες ταυτόχρονα, επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα σε κάθε όνομα και πατήστε Αποστολή email 

     • στη γραμμή εργαλείων. Αν οι συμμετέχοντες που επιλέξατε είναι μείγμα προσκεκλημένων και νέων, θα σας ζητηθεί να επιβεβαιώσετε την ενέργεια. Το περιεχόμενο του email υπενθύμισης θα διαφέρει ελαφρώς από το αρχικό email πρόσκλησης. Για να αφαιρέσετε έναν συμμετέχοντα, πατήστε το εικονίδιο του κάδου (που εμφανίζεται δεξιά στη στήλη Πρόσκληση

     • ). Για να αφαιρέσετε πολλούς συμμετέχοντες ταυτόχρονα, επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα σε κάθε όνομα και πατήστε το κουμπί διαγραφής στη γραμμή εργαλείων. Αφού αφαιρεθεί ένας συμμετέχων, δεν θα μπορεί πλέον να βλέπει την εκδήλωση. Σημείωση: Πρέπει να ακυρώσετε τυχόν κρατήσεις που έχει ήδη κάνει ο συμμετέχων για την εκδήλωση πριν μπορέσετε να τον αφαιρέσετε . Για να ανεβάσετε λίστα συμμετεχόντων, πατήστεΜεταφόρτωση

     • και ακολουθήστε τις οδηγίες στην ενότητα Δημιουργία εκδήλωσης παραπάνω σε αυτή τη σελίδα. Για να κατεβάσετε τη λίστα συμμετεχόντων, πατήστε Λήψη

     • στη γραμμή εργαλείων. Δημοσίευση εκδήλωσης Αφού δημιουργήσετε την εκδήλωσή σας, μπορείτε να την προβάλετε ή να τη δημοσιεύσετε. Κατά τη δημοσίευση, μπορείτε να επιλέξετε αν οι συμμετέχοντες θα λάβουν πρόσκληση μέσω email.

Συνδεθείτε στο Online Booking Tool.

Επιλέξτε 

1. Εκδηλώσεις 

2. από το μενού Ταξίδια . Θα εμφανιστεί η σελίδα Εκδηλώσεις . Επιλέξτε την καρτέλα Επερχόμενες

3. για να δείτε τις επερχόμενες εκδηλώσεις. Κάθε εκδήλωση εμφανίζεται ως γραμμή με στοιχεία όπως τοποθεσία, ημερομηνίες, αριθμός ταξιδιωτών και τύπος κράτησης. Για να ελέγξετε την εκδήλωση πριν τη δημοσιεύσετε, βρείτε την εκδήλωση που θέλετε και πατήστε πάνω της. Για να δείτε προεπισκόπηση της πρόσκλησης, πατήστε 

   • Προεπισκόπηση email 

   • (θα σταλεί πρόσκληση στο email σας) για τη συγκεκριμένη εκδήλωση. Για να δημοσιεύσετε μια εκδήλωση χωρίς να σταλούν προσκλήσεις μέσω email, πατήστε Μόνο δημοσίευση

   • για τη συγκεκριμένη εκδήλωση. Για να δημοσιεύσετε μια εκδήλωση και να σταλούν προσκλήσεις μέσω email, πατήστε Δημοσίευση και αποστολή πρόσκλησης

   • για τη συγκεκριμένη εκδήλωση. Για να επεξεργαστείτε εκδήλωση που έχει ήδη δημοσιευθεί, πατήστε Επεξεργασία

   • . Μετά τη δημοσίευση μιας εκδήλωσης, οι αλλαγές που μπορείτε να κάνετε περιορίζονται στα εξής:Όνομα εκδήλωσης 

4. Περιγραφή εκδήλωσης

   • Επέκταση ημερομηνιών ταξιδιού (π.χ., να ορίσετε νωρίτερη έναρξη ή μεταγενέστερη λήξη)

   • Τρόποι πληρωμής διαθέσιμοι στους συμμετέχοντες

   • Προσθήκη αεροδρομίων ή ξενοδοχείων (αν επιτρέπονται κρατήσεις αεροπορικών ή ξενοδοχείων)

   • Προσθήκη ταξιδιωτών 

   • Αφαίρεση ταξιδιωτών (που δεν έχουν κάνει ακόμη κρατήσεις)

   • Προσαρμοσμένα πεδία

   • Σχετικές ενότητες

   • Εκδηλώσεις (Επισκόπηση)

Κράτηση ταξιδιού για εκδήλωση (εργαζόμενος/υπεύθυνος)

• Κράτηση ταξιδιού για εκδήλωση (μη εργαζόμενος/προσκαλεσμένος)
• Book travel for an event (employee/arranger)
• Book travel for an event (non-employee/guest)