Crea e pubblica eventi (v.1)

In questo argomento viene illustrata la procedura precedente per la creazione e pubblicazione di eventi. Per la modalità più aggiornata, consulta Crea, pubblica e gestisci un evento (ultima versione).

Solo gli amministratori possono creare e gestire eventi.

INDICE DEGLI ARGOMENTI

• Creazione evento
  • Crea un evento
  • Visualizza e gestisci eventi esistenti
  • Pubblica un evento
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Crea un evento

1. Accedi allo strumento di prenotazione online. 

2. Seleziona Eventi dal menu Viaggi . Verrà visualizzata la pagina Eventi .  

3. Fai clic su Nuovo evento. Verrà visualizzata la pagina Crea evento . 

4. Inserisci il nome dell’evento nel campo Nome evento . Questo sarà il nome che comparirà agli invitati.

5. Indica la sede dell’evento nel campo Luogo .

6. Se vuoi, puoi scegliere un’immagine di copertina per l’evento (verrà mostrata nell’invito agli ospiti). Puoi anche fare clic su Carica per caricare un’immagine personalizzata.

7. Imposta le date di inizio e fine dell’evento nei campi Date evento . 

8. Imposta le date di inizio e fine viaggio nei campi Date viaggio . 

   • La data di inizio viaggio dovrebbe essere precedente all’inizio dell’evento. Ricorda di considerare eventuali fusi orari, distanza e coincidenze.

   • La data di fine viaggio deve essere successiva alla conclusione dell’evento.

9. Aggiungi una descrizione dell’evento nel campo Descrizione . Qui puoi formattare il testo con grassetto, corsivo, elenchi puntati, scegliere il carattere, il colore, l’indentazione e inserire link, secondo necessità. 

10. Scegli le tipologie di prenotazione consentite per questo evento. Solo le tipologie abilitate dall’amministratore saranno visibili agli invitati. Se dopo la pubblicazione dell’evento dovesse servire un’ulteriore tipologia di prenotazione, l’amministratore potrà effettuarla per conto dell’ospite. 

11. Per Volo:
    

    • Per impostare le tipologie di volo consentite, seleziona una o più delle seguenti opzioni dal menu Tipi di volo consentiti :

      • Solo andata

      • Andata e ritorno

      • La località di ritorno può essere diversa da quella di partenza – Utile se i viaggiatori devono partecipare a più eventi 

    • Fai clic su Aggiungi per impostare gli aeroporti autorizzati. Il campo Aeroportoconsentito verrà visualizzato. Usa questo campo per specificare tutti gli aeroporti dai quali gli invitati possono prenotare il volo per partecipare all’evento (gli invitati possono partire da qualsiasi aeroporto di origine ). Puoi anche scegliere di non impostare questo campo.

      • Inizia a digitare il nome o il codice dell’aeroporto che vuoi indicare. Verranno mostrati i nomi degli aeroporti corrispondenti. 

      • Seleziona l’aeroporto desiderato. 

      • Per aggiungere altri aeroporti, fai clic su Aggiungi di nuovo e ripeti la procedura. 

    • Usa il calendario e i campi orario sotto Arrivo consigliato prima di e Partenza consigliata dopo per impostare quando i viaggiatori riceveranno il suggerimento di prenotare i voli. Per impostazione predefinita, queste date corrispondono a quelle inserite nei campi Date evento . I viaggiatori saranno invitati a prenotare il volo entro questi periodi e orari. 

12. Per Hotel:

    • Fai clic su Aggiungi per impostare gli hotel autorizzati. Il campo Hotel verrà visualizzato. Usa questo campo per indicare tutti gli hotel dove gli invitati possono soggiornare per partecipare all’evento. Puoi anche scegliere di non impostare questo campo. 

    • Inizia a digitare il nome dell’hotel che vuoi indicare. Verranno mostrati i nomi degli hotel corrispondenti. 

    • Seleziona l’hotel desiderato.  

    • Per aggiungere altri hotel, fai clic su Aggiungi di nuovo e ripeti la procedura. 

13. Per Auto, non sono necessarie ulteriori impostazioni. 

14. Per Treno, non sono necessarie ulteriori impostazioni. 

15. Indica la modalità di pagamento che gli invitati dovranno utilizzare per effettuare le prenotazioni necessarie a partecipare all’evento.

    • Per aggiungere un unico metodo di pagamento valido per tutte le tipologie di prenotazione, fai clic nel campo Seleziona opzione di pagamento e poi su Aggiungi una nuova carta. Verrà visualizzata la pagina Aggiungi carta di credito . Compila tutti i campi come di consueto. Di default, tutte le tipologie di prenotazione saranno abilitate, ma puoi modificarle tramite le impostazioni Applicabile a . Assicurati che ogni tipologia di prenotazione abbia un metodo di pagamento associato. Le tipologie per cui ogni metodo è valido sono indicate dalle apposite icone.  

    • Per selezionare un metodo di pagamento già esistente valido per tutte le tipologie di prenotazione, fai clic nel campo Seleziona opzione di pagamento e selezionalo. Le tipologie per cui ogni metodo è valido sono indicate dalle apposite icone.

    • Per impostare come metodo di pagamento quello predefinito di ciascun viaggiatore, fai clic nel campo Seleziona opzione di pagamento e scegli Usa il metodo di pagamento predefinito di ciascun viaggiatore. In questo modo, ogni partecipante userà il proprio metodo di pagamento predefinito. Se inviti ospiti esterni, assicurati che per loro sia già stato inserito un metodo di pagamento (vedi la sezione Requisiti preliminari ). 

    • Per impostare un metodo di pagamento specifico per ciascuna tipologia di prenotazione, attiva il campo Imposta i metodi di pagamento per tipologia di prenotazione . Poi segui le istruzioni di questa sezione per scegliere il metodo per ciascuna tipologia. 

16. Il campo Referente verrà compilato automaticamente con il nome dell’utente che sta creando l’evento. Puoi modificarlo e indicare un altro utente. Questa sarà la persona di riferimento per chi partecipa all’evento.

17. Se desideri, puoi impostare i tuoi campi personalizzati nella sezione Campi personalizzati . Puoi aggiungere altri campi e fornire risposte alle relative domande. Per aggiungere un campo personalizzato, fai clic su + Campi personalizzati e seleziona quello che ti interessa dal menu. 

    • Per i campi personalizzati in cui il campo Tipo di viaggio è impostato su “Tutti i viaggi” (nella definizione del campo personalizzato), puoi rispondere tu stesso alla domanda oppure lasciare che siano i viaggiatori a rispondere. Se rispondi tu, il campo non sarà visibile ai viaggiatori. Ad esempio, se c’è un campo personalizzato per Motivo del viaggio, puoi impostarlo su “Conferenza” per tutti. 

    • Per i campi personalizzati in cui il campo Tipo di viaggio è impostato su "Solo viaggi evento" (nella definizione del campo personalizzato), puoi scegliere se mostrare quel campo specifico all’interno di questo evento. Ad esempio, se c’è un campo per Orario navetta preferito, puoi decidere se farlo comparire nel tuo evento.

    • Le modifiche ai campi personalizzati apportate dopo la pubblicazione dell’evento avranno effetto solo sulle prenotazioni non ancora effettuate. 

18. Successivamente, puoi scegliere tra le seguenti opzioni:

    • fai clic su Salva come bozza (per salvare l’evento come bozza e aggiungere i partecipanti in un secondo momento)

    • fai clic su Aggiungi partecipante (per aggiungere subito i partecipanti)

19.  Se hai scelto Aggiungi partecipante, puoi subito iniziare a invitare persone all’evento.  Hai anche la possibilità di caricare un elenco di dipendenti o ospiti (in formato CSV).  

    • Per aggiungere singoli dipendenti: Fai clic su + Aggiungi partecipante. Inserisci il nome o l’email della persona che vuoi invitare. Comparirà un elenco di utenti corrispondenti. Seleziona la persona desiderata. Ripeti questa operazione per ogni dipendente che vuoi invitare. 

    • Per aggiungere un ospite che non è dipendente dell’azienda: Inizia a digitare il nome o l’email nel campo di ricerca, poi fai clic su Aggiungi ospite. Inserisci nome, cognome ed email dell’ospite che vuoi invitare. Seleziona la relativa entità legale. Fai clic sull’icona di conferma. Ripeti per ogni ospite che desideri aggiungere.

    • Per caricare un elenco di dipendenti o ospiti: Fai clic su Carica. Scarica il modello CSV corrispondente (dipendente o ospite). Compila il file inserendo i partecipanti (per i dipendenti inserisci solo l’email aziendale; per gli ospiti, nome, cognome ed email separati da virgola). Trascina il file CSV nell’area centrale della finestra di caricamento. Fai clic su CaricaSuccessivo quando hai terminato.

20. Dopo aver configurato tutte le tipologie di prenotazione (volo, hotel, ecc.), scelto il metodo di pagamento e selezionato i partecipanti, potrai pubblicare l’evento. Puoi fare clic su Pubblica o consultare Pubblica un evento per maggiori dettagli.

Visualizza e gestisci eventi esistenti

1. Accedi allo strumento di prenotazione online. 

2. Seleziona Eventi dal menu Viaggi . Verrà visualizzata la pagina Eventi . Puoi filtrare per nome evento, data evento o stato evento (solo per eventi futuri). 

   1. Seleziona la scheda In programma per vedere gli eventi prossimi o in corso. 

   2. Seleziona la scheda Completati per visualizzare gli eventi passati.

   3. Seleziona la scheda Annullati per vedere gli eventi annullati.

3. Ogni evento creato viene visualizzato come una riga. Per ciascun evento sono mostrati luogo, date, numero di partecipanti e tipologia di prenotazione. Per gli eventi non ancora pubblicati, puoi scegliere di pubblicarli (con o senza notifica email).  

4. Individua l’evento che vuoi visualizzare e fai clic su di esso. Si aprirà la pagina con i dettagli dell’evento. 

5. Puoi consultare e modificare i dettagli dell’evento e l’elenco dei partecipanti. 

   • Impostazioni evento (pagina principale) - Puoi modificare nome, date di viaggio, immagine di copertina e descrizione (finché l’evento non è stato pubblicato).

   • Partecipanti (potresti dover fare clic su Aggiungi partecipante) - Per ogni partecipante vedi nome, email, date di viaggio, stato dell’invito e stato delle prenotazioni. Un’icona verde indica che la prenotazione è stata completata. Puoi filtrare per Stato invito (Invitato, Non ancora invitato) o per stato delle prenotazioni (Prenotato, Non prenotato, Rinuncia). Per filtrare per tipologia di prenotazione, fai clic sull’icona corrispondente e seleziona lo stato desiderato dal menu.

     • Per ricordare a un partecipante di completare le prenotazioni richieste, puoi inviare nuovamente l’invito via email facendo clic sull’icona della busta (passa il mouse a destra della colonna Invito ). Questa azione è possibile solo dopo la pubblicazione dell’evento. 

     • Per inviare un invito o un promemoria a più partecipanti contemporaneamente, seleziona la casella accanto ai loro nomi e poi fai clic su Invia email nella barra degli strumenti. Se tra i destinatari ci sono sia nuovi invitati che già invitati, ti verrà chiesta conferma. Il testo del promemoria sarà leggermente diverso rispetto all’invito iniziale.

     • Per rimuovere un partecipante, fai clic sull’icona del cestino (passa il mouse a destra della colonna Invito ). Per rimuovere più partecipanti insieme, seleziona la casella accanto ai loro nomi e fai clic sul pulsante elimina nella barra degli strumenti. Dopo la rimozione, il partecipante non vedrà più l’evento. Nota: Per poter rimuovere un partecipante, è necessario prima annullare eventuali prenotazioni già effettuate per quell’evento.

     • Per caricare un elenco di partecipanti, fai clic su Carica e segui le istruzioni nella sezione Crea un evento di questa pagina.

     • Per scaricare l’elenco attuale dei partecipanti, fai clic su Scarica nella barra degli strumenti.

Pubblica un evento

Dopo aver creato l’evento, puoi visualizzarne l’anteprima o pubblicarlo. Al momento della pubblicazione, puoi scegliere se inviare o meno gli inviti via email ai partecipanti. 

1. Accedi allo strumento di prenotazione online. 

2. Seleziona Eventi dal menu Viaggi . Verrà visualizzata la pagina Eventi .

3. Seleziona la scheda In programma per vedere gli eventi futuri. Ogni evento creato viene visualizzato come una riga. Per ciascun evento sono mostrati luogo, date, numero di partecipanti e tipologia di prenotazione. 

   • Per rivedere l’evento prima di pubblicarlo, individua l’evento desiderato e fai clic sulla relativa riga. 

   • Per visualizzare l’anteprima dell’invito, fai clic su Anteprima email (un invito verrà inviato al tuo indirizzo email) per l’evento selezionato.

   • Per pubblicare un evento senza inviare email agli invitati, fai clic su Pubblica solo per l’evento selezionato.

   • Per pubblicare un evento e inviare anche le email di invito, fai clic su Pubblica e invia invito per l’evento selezionato.

   • Per modificare un evento già pubblicato, fai clic su Modifica. 

4. Dopo la pubblicazione di un evento, potrai modificarne solo i seguenti dati:

   • Nome evento

   • Descrizione evento

   • Estensione delle date di viaggio (ad esempio, anticipare la partenza o posticipare il rientro)

   • Metodi di pagamento disponibili per i partecipanti 

   • Aggiunta di aeroporti o hotel (se sono consentite prenotazioni di volo e hotel)

   • Aggiunta di partecipanti

   • Rimozione di partecipanti (che non hanno ancora effettuato prenotazioni)

   • Campi personalizzati

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